Routineaufgaben mit dem Workflow-Builder automatisieren

Wer kann diese Funktion benutzen?
  • Alle Mitglieder (Grundeinstellung)
  • Standard-, Plus- und Enterprise Grid-Plan

Der Workflow-Builder ermöglicht die Automatisierung von Routineprozessen und Aufgaben direkt in Slack – Programmieren ist nicht erforderlich. Erstelle einen Workflow und füge ihn zu einem Channel hinzu, um Informationen von anderen Mitgliedern zu sammeln, ihn mit relevanten Leuten zu teilen und Arbeit zu verteilen.

Tipp: Lies unseren Guide zum Workflow-Builder, um mehr über Workflows und ihre Verwendung in Slack zu erfahren.

 

Workflows erstellen

Um einen Workflow zu erstellen, legst du fest, wie dein Workflow beginnt, und fügst dann eine Reihe von Schritten hinzu. Sobald ein Workflow gestartet ist, können Schritte der Reihe nach ausgeführt werden. Beim Hinzufügen von Schritten kannst du Variablen – Platzhalter für Daten wie z. B. Mitglieds- oder Channel-Namen – einbeziehen, um sie anzupassen.  

Workflow starten
  •   Aktionsmenü
    Jemand wählt einen Workflow aus dem Aktionsmenü aus
  •   Neues Channel-Mitglied
    Jemand tritt einem Channel bei
  •   Emoji-Reaktion
    Jemand benutzt eine bestimmte Emoji-Reaktion
  •   Geplantes Datum und Uhrzeit
    Workflow planen, der zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit beginnt
  •  Webhook
    Benutzerdefinierten Webhook verwenden, um einen Workflow mit einer Webanfrage von einer anderen App oder einem anderen Service zu starten
Workflow-Schritte
  • Nachricht senden
    Nachricht an eine Person oder einen Channel senden
  • Formular senden
    Benutzerdefiniertes Formular an eine Person oder einen Channel senden

Schritt 1: Deinen Workflow einrichten

Es hängt von der Einstellung des Workflows ab, wie Mitglieder deines Workspace mit ihm interagieren können. Mitglieder können Workflows jederzeit von einem Channel aus durch einen Auslöser im   Aktionsmenü starten. Basierend auf von Mitgliedern durchgeführten Aktionen (z. B. durch den Beitritt zu einem Channel) oder sonstigen Ereignissen (z. B. wenn ein bestimmtes Datum und ein bestimmter Zeitraum verstrichen sind oder ein Webhook Informationen aus einem anderen Service zu Slack bringt) können andere Workflows automatisch gestartet werden. 

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools aus dem Menü aus und wähle Workflow-Builder.
  3. Klicke oben rechts auf Erstellen, um einen neuen Workflow zu erstellen.
  4. Gib einen Titel für deinen Workflow ein und klicke dann auf Weiter. Anhand des Titels sollten Benutzer leicht verstehen können, was dein Workflow bewirkt.
  5. Entscheide, wie dein Workflow gestartet werden soll, und klicke dann auf Auswählen. Für geplante Workflows wirst du aufgefordert, ein Datum, eine Uhrzeit und eine Häufigkeit auszuwählen. 
  6. Wähle einen Channel für deinen Workflow aus, folge den Anweisungen auf dem Bildschirm und klicke dann auf Speichern.

Tipp: Weitere Details zum Erstellen von Workflows mit Webhooks findest du unter Workflows mithilfe von Webhooks erstellen.


Schritt 2: Schritte hinzufügen

  1. Klicke auf Schritt hinzufügen. Für jeden Schritt in einem Workflow kannst du auswählen, ob eine Nachricht versendet oder den Mitgliedern ein benutzerdefiniertes Formular angezeigt werden soll.
  2. Wähle neben der Art des Schrittes, den du verwenden möchtest, die Option Hinzufügen aus.
  3. Wähle über das Dropdown-Menü aus, ob du eine Nachricht oder ein Formular an eine bestimmte Person oder einen bestimmten Channel senden möchtest. Wenn du ein Formular hinzufügst, kannst du auch festlegen, wohin ausgefüllte Formularantworten gesendet werden.
  4. Füge eine Variable ein, um deinen Schritt anzupassen. Du kannst auch Anweisungen oder einen Button hinzufügen, um Benutzer zum nächsten Schritt des Workflows zu leiten. 
  5. Klicke auf Speichern

Füge weitere Schritte hinzu, bis dein Workflow abgeschlossen ist.

Tipp: Alle Mitarbeiter eines Workflows können Formulardaten als CSV-Datei herunterladen, um sie sich außerhalb von Slack anzeigen zu lassen.


Schritt 3: Mitarbeiter hinzufügen

Füge Mitarbeiter hinzu, um anderen den Zugriff auf die Verwaltung deines Workflows zu ermöglichen. Alle Mitarbeiter können einen Workflow bearbeiten, dessen Veröffentlichung rückgängig machen oder ihn aus Slack entfernen sowie andere Mitarbeiter hinzufügen oder entfernen.

  1. Klicke im Workflow-Builder oben auf dem Bildschirm auf das Tab Einstellungen.
  2. Wählen neben „Mitarbeiter“ die Option Verwalten aus.
  3. Öffne das Dropdown-Menü und suche nach Leuten, die du hinzufügen möchtest oder wähle deren Namen aus der Liste aus. Slackbot schickt eine Nachricht an alle Personen, um ihnen mitzuteilen, dass sie als Mitarbeiter hinzugefügt wurden.
  4. Wenn du fertig bist, klicke auf Schließen.


Schritt 4: Deinen Workflow veröffentlichen

Bevor du deinen Workflow veröffentlichst, ist er nur für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Workflow-Builder sichtbar. Mitglieder können ihn nicht starten.

  1. Überprüfe deinen Workflow, um sicherzustellen, dass alle Schritte korrekt sind.
  2. Klicke auf Veröffentlichen.
  3. Klicke auf Slack öffnen, um deinen Workflow in Slack anzuzeigen.

Tipp: Füge den Workflow zu einem Test-Channel hinzu, um eine Vorschau des Workflows anzusehen. Sobald du sicher bist, dass alles richtig funktioniert, kannst du deinen Workflow bearbeiten, um ihn in den richtigen Channel zu verschieben. 


Einen Workflow durch Importieren einer Datei erstellen

Wenn du einen Workflow herunterlädst, wird er als Datei mit der Dateierweiterung .slackworkflow exportiert, um die Daten in der richtigen Form zu erhalten. Für die automatische Erstellung eines Workflows kannst du eine .slackworkflow-Datei in den Workflow-Builder importieren.

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools aus dem Menü aus und wähle Workflow-Builder.
  3. Klicke oben rechts auf Importieren.
  4. Wähle die Workflow-Datei aus und lade sie über deinen Computer hoch.
  5. Ändere bei Bedarf den Titel und klicke dann auf Weiter.
  6. Überprüfe die Schritte und nimm alle erforderlichen Änderungen vor.
  7. Klicke auf Veröffentlichen.

Tipp: Sieh dir unsere Beispiel-Workflows an, wenn du ein wenig Inspiration brauchst. Du kannst alle Workflows aus der Bibliothek herunterladen und dann in den Workflow-Builder importieren, um sie mit deinem Team zu verwenden. 


Workflow-Sichtbarkeit

Bevor du einen Workflow veröffentlichst, ist er nur für dich und alle von dir hinzugefügten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sichtbar.

Sobald du einen Workflow veröffentlichst, können Workspace-Inhaberinnen und -Inhaber und -Administratorinnen und Administratoren ihn einsehen und sich selbst als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinzufügen. Wenn eine Inhaberin oder ein Inhaber oder eine Administratorin oder ein Administrator zu einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter eines Workflows wird, kann er/sie diesen bearbeiten, seine Veröffentlichung rückgängig machen oder ihn vollständig aus Slack entfernen. Alle anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden von Slackbot benachrichtigt, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter hinzugefügt oder entfernt wird.

Hinweis: Wenn sich dein Workflow in einem geschlossenem Channel befindet, dem ein Inhaber oder Administrator nicht angehört, können diese den Namen des geschlossenen Channels nicht sehen.