Routineaufgaben mit dem Workflow-Builder automatisieren

Wer kann diese Funktion benutzen?
  • Alle Mitglieder (Standard)
  • Standard-, Plus- und Enterprise Grid-Plan

Der Workflow-Builder ermöglicht die Automatisierung von Routineprozessen und -aufgaben direkt in Slack – ganz ohne Programmieraufwand. Erstelle einen Workflow und füge ihn einem Channel hinzu, um Informationen von anderen Mitgliedern zu sammeln, sie mit den richtigen Personen zu teilen und Arbeit effektiv zu erledigen.

Tipp: Lies unseren Guide zum Workflow-Builder, um mehr über Workflows und ihre Verwendung in Slack zu erfahren.

 

Workflows erstellen

Um einen Workflow zu erstellen, legst du fest, wie dein Workflow beginnt, und fügst dann eine Reihe von Schritten hinzu. Sobald ein Workflow gestartet ist, können Schritte der Reihe nach ausgeführt werden. Beim Hinzufügen von Schritten kannst du Variablen – Platzhalter für Daten wie z. B. Mitglieds- oder Channel-Namen – einbeziehen, um sie anzupassen.  

Workflow starten
  •   Aktionsmenü
    Jemand wählt einen Workflow über den Channel-Header aus
  •   Neues Channel-Mitglied
    Jemand tritt einem Channel bei
  •   Emoji-Reaktion
    Jemand benutzt eine bestimmte Emoji-Reaktion
  •  Geplantes Datum & Uhrzeit
    Workflow planen, der zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit beginnt
  •   Webhook
    Benutzerdefinierten Webhook verwenden, um einen Workflow mit einer Webanfrage von einer anderen App oder einem anderen Service zu starten
Workflow-Schritte
  • Nachricht senden
    Sende eine Nachricht an eine Person oder einen Channel
  • Formular senden
    Sende ein benutzerdefiniertes Formular an eine Person oder einen Channel

Schritt 1: Richte deinen Workflow ein

Es hängt von der Einstellung des Workflows ab, wie Mitglieder deines Workspace mit ihm interagieren können. Mitglieder können Workflows jederzeit von einem Channel aus durch einen Auslöser im   Aktionsmenü starten. Automatisch gestartet werden andere Workflows basierend auf von Mitgliedern durchgeführten Aktionen (z. B. durch den Beitritt zu einem Channel) oder sonstigen Ereignissen (z. B. wenn ein bestimmtes Datum und ein bestimmter Zeitraum verstrichen sind oder ein Webhook Informationen aus einem anderen Service zu Slack bringt). 

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Workflow-Builder aus.
  3. Klicke oben rechts auf Erstellen, um einen neuen Workflow zu erstellen.
  4. Gib dann einen Titel für deinen Workflow ein und klicke auf Weiter. Anhand des Titels sollten BenutzerInnen leicht verstehen können, was dein Workflow bewirkt.
  5. Entscheide, wie dein Workflow gestartet werden soll, und klicke dann auf Auswählen. Für geplante Workflows wirst du aufgefordert, ein Datum, eine Uhrzeit und eine Häufigkeit auszuwählen. 
  6. Wähle einen Channel für deinen Workflow aus, folge den Anweisungen auf dem Bildschirm und klicke dann auf Speichern.

Tipp: Weitere Details zum Erstellen von Workflows mit Webhooks findest du unter Workflows mithilfe von Webhooks erstellen.


Schritt 2: Füge Schritte hinzu

  1. Klicke auf Schritt hinzufügen. Für jeden Schritt in einem Workflow kannst du auswählen, ob eine Nachricht versendet oder den Mitgliedern ein benutzerdefiniertes Formular angezeigt werden soll.
  2. Wähle neben der Art des Schrittes, den du verwenden möchtest, die Option Hinzufügen aus.
  3. Wähle über das Drop-down-Menü aus, ob du eine Nachricht oder ein Formular an eine bestimmte Person oder einen bestimmten Channel senden möchtest. Wenn du ein Formular hinzufügst, kannst du auch festlegen, wohin ausgefüllte Formularantworten gesendet werden.
  4. Füge eine Variable ein, um deinen Schritt anzupassen. Du kannst auch Anweisungen oder eine Schaltfläche hinzufügen, um BenutzerInnen zum nächsten Schritt des Workflows zu leiten. 
  5. Klicke zum Speichern auf Save

Füge weitere Schritte hinzu, bis dein Workflow abgeschlossen ist.

Tipp: Alle MitarbeiterInnen eines Workflows können Formulardaten als CSV-Datei herunterladen, um sie sich außerhalb von Slack anzeigen zu lassen.


Schritt 3: Füge MitarbeiterInnen hinzu

Füge MitarbeiterInnen hinzu, um anderen den Zugriff auf die Verwaltung deines Workflows zu ermöglichen. Jede/r MitarbeiterIn kann einen Workflow bearbeiten, dessen Veröffentlichung rückgängig machen oder ihn aus Slack entfernen sowie andere MitarbeiterInnen hinzufügen oder entfernen.

  1. Klicke im Workflow-Builder oben auf dem Bildschirm auf den Tab Einstellungen.
  2. Wählen neben „MitarbeiterInnen“ die Option Verwalten aus.
  3. Öffne das Dropdown-Menü und suche nach Personen, die du hinzufügen möchtest, oder wähle deren Namen aus der Liste aus. Slackbot benachrichtigt die einzelnen Personen, um sie darüber zu informieren, dass sie als MitarbeiterIn hinzugefügt wurden.
  4. Wenn du fertig bist, klicke auf Schließen.


Schritt 4: Veröffentliche deinen Workflow

Bevor du deinen Workflow veröffentlichst, ist er nur für MitarbeiterInnen im Workflow-Builder sichtbar. Mitglieder können ihn nicht starten.

  1. Überprüfe deinen Workflow, um sicherzustellen, dass alle Schritte korrekt sind.
  2. Klicke auf Veröffentlichen.
  3. Klicke auf Slack öffnen, um deinen Workflow in Slack anzuzeigen.

Tipp: Um eine Vorschau eines Workflows zu erhalten, kannst du ihn zu einem Test-Channel hinzufügen. Sobald du sicher bist, dass alles ordnungsgemäß funktioniert, kannst du deinen Workflow bearbeiten, um ihn in den richtigen Channel zu verschieben.

 

Einen Workflow durch Importieren einer Datei erstellen

Wenn du einen Workflow herunterlädst, wird er als Datei mit der Dateierweiterung  .slackworkflow  exportiert, um die Daten in der richtigen Form zu erhalten. Für die automatische Erstellung eines Workflows kannst du eine .slackworkflow-Datei in den Workflow-Builder importieren.

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Workflow-Builder aus.
  3. Klicke oben rechts auf Importieren.
  4. Wähle die Workflow-Datei aus und lade sie über deinen Computer hoch.
  5. Ändere bei Bedarf den Titel und klicke dann auf Weiter.
  6. Überprüfe die Schritte und nimm alle erforderlichen Änderungen vor.
  7. Klicke auf Veröffentlichen.

Tipp: Falls du Anregungen benötigst, kannst du dir unsere Beispiel-Workflows ansehen. Du kannst jeden dieser Workflows herunterladen und dann in den Workflow-Builder hochladen, um ihn mit deinem Team zu verwenden.

 

Workflow-Sichtbarkeit

Bevor du einen Workflow veröffentlichst, ist er nur für dich und alle von dir hinzugefügten MitarbeiterInnen sichtbar. Sobald du einen Workflow veröffentlichst, können Workspace-InhaberInnen und -AdministratorInnen ihn einsehen und sich selbst als MitarbeiterInnen hinzufügen. Wenn ein/e InhaberIn oder AdministratorIn zu einer/m MitarbeiterIn eines Workflows wird, kann er/sie diesen bearbeiten, seine Veröffentlichung rückgängig machen oder ihn vollständig aus Slack entfernen.

Alle anderen MitarbeiterInnen werden von Slackbot benachrichtigt, wenn ein/e MitarbeiterIn hinzugefügt oder entfernt wird.

Hinweis: Wenn sich dein Workflow in einem geschlossenem Channel befindet, dem ein/e InhaberIn oder AdministratorIn nicht angehört, kann er/sie den Namen des geschlossenen Channels nicht sehen.