Automatiza tus tareas cotidianas con el creador de flujos de trabajo

¿Quién puede usar esta función?
  • Todos los miembros (por defecto)
  • Planes Estándar, PlusEnterprise Grid

El Generador de flujos de trabajo permite automatizar procesos y tareas de rutina directamente en Slack, sin necesidad de codificación. Crea un flujo de trabajo y agrégalo a un canal para recopilar información de otros miembros, compartirla con las personas adecuadas y hacer circular el trabajo.

Consejo: Lee nuestra Guía del Generador de flujos de trabajo para obtener más información sobre los flujos de trabajo y sobre cómo puedes usarlos en Slack.

 

Crear un flujo de trabajo

Para crear un flujo de trabajo, deberás elegir cómo comenzar el flujo de trabajo y, luego, agregar una serie de pasos. Se pueden realizar ciertos pasos en orden una vez que se inicia un flujo de trabajo. Cuando añades los pasos, puedes incluir variables (marcadores de posición para datos como un miembro o el nombre de un canal) para personalizarlos.  

Iniciar flujo de trabajo
  •  Menú de acciones
    Alguien selecciona un flujo de trabajo del encabezado del canal.
  •  Nuevo miembro del canal
    Alguien se une a un canal.
  •  Reacción emoji
    Alguien usa cierta reacción emoji.
  •  Fecha y hora programados
    Programa un flujo de trabajo para que se inicie en una fecha y hora determinadas.
  •  Webhook
    Usa un webhook personalizado para iniciar un flujo de trabajo con una solicitud web desde otra app u otro servicio.
Pasos del flujo de trabajo
  • Enviar un mensaje
    Enviar un mensaje a una persona o un canal
  • Enviar un formulario
    Enviar un formulario personalizado a una persona o un canal

Paso 1: Configurar tu flujo de trabajo

La forma en la que los miembros de tu espacio de trabajo pueden interactuar con un flujo de trabajo depende de cómo se lo configure. Los miembros pueden lanzar flujos de trabajo con un desencadenante del   menú de Acciones desde un canal en cualquier momento. Otros flujos de trabajo pueden accionarse automáticamente según las acciones que toman los miembros (por ejemplo, unirse a un canal) u otros eventos (que pase cierta fecha y hora o un webhook que agregue información de otro servicio a Slack). 

  1. En la aplicación para computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Generador de flujos de trabajo del menú.
  3. En la esquina superior derecha, haz clic en Crear para generar un nuevo flujo de trabajo.
  4. Ingresa un título para tu flujo de trabajo, luego haz clic en Siguiente. No te olvides de elegir algo que facilite que otra persona entienda lo que hace tu flujo de trabajo.
  5. Decide cómo deseas que comience tu flujo de trabajo, luego haz clic en Seleccionar. Para los flujos de trabajo programados, se te pedirá que elijas una fecha, una hora y la frecuencia. 
  6. Elige un canal para tu flujo de trabajo, sigue las indicaciones y, luego, selecciona Guardar.

Consejo: Para acceder a más detalles sobre cómo crear flujos de trabajo con webhooks, visita Crear un flujo de trabajo usando un webhook.


Paso 2: Agregar pasos

  1. Haz clic en Agregar paso. Para cada paso en un flujo de trabajo, puedes elegir enviar un mensaje o mostrarles a los miembros un formulario personalizado.
  2. Selecciona Agregar junto al tipo de paso que deseas usar.
  3. En el menú desplegable, elige si deseas enviar un mensaje o un formulario a una persona o un canal específicos. Si añades un formulario, también puedes elegir dónde se enviarán las respuestas.
  4. Inserta una variable para personalizar tu paso. También puedes agregar instrucciones o un botón para acceder al siguiente paso del flujo de trabajo. 
  5. Haz clic en Guardar

Continúa agregando pasos hasta que tu flujo de trabajo esté completo.

Consejo: Cualquier colaborador de un flujo de trabajo puede descargar los datos del formulario en un archivo CSV para verlo fuera de Slack.


Paso 3: Agregar colaboradores

Agrega colaboradores para que otras personas tengan acceso para administrar tu flujo de trabajo. Cualquier colaborador puede editar un flujo de trabajo, cancelar la publicación de este o eliminarlo de Slack, y agregar o eliminar otros colaboradores.

  1. Desde el Generador de flujos de trabajo, haz clic en la pestaña Ajustes, en la parte superior de la pantalla.
  2. Junto a Colaboradores, selecciona Administrar.
  3. Abre el menú desplegable y busca las personas que deseas agregar o selecciona sus nombres de la lista. Slackbot notificará a cada persona para informarles que han sido agregadas como colaboradores.
  4. Cuando hayas terminado, haz clic en Cerrar.


Paso 4: Publicar tu flujo de trabajo

Hasta que publiques tu flujo de trabajo, solo estará visible para los colaboradores en el Generador de flujos de trabajo, y los miembros no podrán iniciarlo.

  1. Revisa tu flujo de trabajo para asegurarte de que todos los pasos sean correctos.
  2. Haz clic en Publicar.
  3. Para ver tu flujo de trabajo en Slack, haz clic en Abrir Slack.

Consejo: Para obtener una vista previa de un flujo de trabajo, agrégalo a un canal de prueba. Una vez que estés seguro de que funciona correctamente, puedes editar tu flujo de trabajo para moverlo al canal correcto.

 

Crea un flujo de trabajo importando un archivo

Cuando descargues un flujo de trabajo, se exportará como un archivo con una extensión .slackworkflow  para conservar los datos en el formulario correcto. Para crear un flujo de trabajo de forma automática, puedes importar un archivo .slackworkflow al Generador de flujos de trabajo.

  1. En la aplicación para computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Generador de flujos de trabajo del menú.
  3. Haz clic en Importar, en la esquina superior derecha.
  4. Selecciona y sube el archivo del flujo de trabajo desde tu computadora.
  5. Cambia el título si lo deseas y, luego, haz clic en Siguiente.
  6. Revisa los pasos y realiza las modificaciones que necesites.
  7. Haz clic en Publicar.

Consejo: Consulta nuestros ejemplos de flujos de trabajo si necesitas un poco de inspiración. Puedes descargar cualquiera de estos flujos de trabajo y, luego, subirlos al Generador de flujos de trabajo para usarlos con tu equipo.

 

Visibilidad del flujo de trabajo

Antes de publicar un flujo de trabajo, solo estará visible para los colaboradores que hayas añadido y para ti. Una vez que publicas un flujo de trabajo, los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden verlo y agregarse como colaboradores. Cuando un propietario o administrador se convierte en colaborador en un flujo de trabajo, puede editarlo, publicarlo o eliminarlo por completo de Slack.

Slackbot notificará a todos los demás colaboradores cuando se agregue o elimine un colaborador.

Nota: Si tu flujo de trabajo está en un canal privado al que no pertenece un propietario o administrador, este no podrá ver el nombre del canal privado.

¿Quién puede usar esta función?
  • Todos los miembros (por defecto)
  • Los planes Estándar, PlusEnterprise Grid

El creador de flujos de trabajo posibilita automatizar tareas y procesos rutinarios directamente en Slack sin necesidad de programar nada. Crea un flujo de trabajo y añádelo a un canal para recabar información de otros miembros, compártela con las personas adecuadas y saca el trabajo adelante.

Consejo: lee nuestra Guía del creador de flujos de trabajo para obtener más información sobre los flujos de trabajo y cómo puedes usarlos en Slack.

 

Cómo crear un flujo de trabajo

Para crear un flujo de trabajo, deberás elegir cómo se inicia tu flujo de trabajo y, a continuación, añadir una serie de pasos. Los pasos se pueden seguir en orden una vez que se inicia un flujo de trabajo. Al añadir pasos, puedes incluir variables (marcadores de posición para incluir datos como el nombre de un miembro o de un canal) para personalizarlos.  

Iniciar un flujo de trabajo
  • Atajos de teclado
    Alguien selecciona un flujo de trabajo desde el menú de atajos de teclado
  • Nuevo miembro del canal
    Alguien se une a un canal
  • Reacción emoji
    Alguien utiliza una determinada reacción emoji
  • Fecha y hora programadas
    Planifica un flujo de trabajo para que se inicie en una fecha y hora determinadas
  • Webhook
    Utiliza un webhook personalizado para iniciar un flujo de trabajo con una solicitud web desde otra app o servicio
Pasos del flujo de trabajo
  • Enviar un mensaje
    Envía un mensaje a una persona o canal
  • Enviar un formulario
    Envía un formulario personalizado a una persona o canal

Paso 1: configurar tu flujo de trabajo

La forma en que los miembros de tu espacio de trabajo pueden interactuar con un flujo de trabajo dependerá de cómo esté configurado. Los miembros pueden iniciar flujos de trabajo con un desencadenante de tipo Menú de atajos de teclado desde un canal en cualquier momento. Otros flujos de trabajo pueden iniciarse automáticamente en función de las acciones que realizan los miembros (como unirse a un canal) u otros eventos (una fecha y hora determinadas, o un webhook que incorpora la información de otro servicio a Slack). 

  1. Desde la aplicación de ordenador, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Herramientas en el menú, y después haz clic en Creador de flujos de trabajo.
  3. Haz clic en Crear en la parte superior derecha para crear un nuevo flujo de trabajo.
  4. Ponle un nombre a tu flujo de trabajo y, a continuación, haz clic en Siguiente. Asegúrate de elegir uno que refleje claramente lo que hace tu flujo de trabajo.
  5. Decide cómo quieres que se inicie tu flujo de trabajo y, a continuación, haz clic en Seleccionar. Para los flujos de trabajo programados, se te pedirá que elijas una fecha, hora y frecuencia. 
  6. Elige un canal para tu flujo de trabajo, sigue las indicaciones y, a continuación, selecciona Guardar.

Consejo: para obtener más detalles sobre cómo crear flujos de trabajo con webhooks, visita Cómo crear un flujo de trabajo con un webhook.


Paso 2: añadir pasos

  1. Haz clic en Añadir paso. En cada paso de un flujo de trabajo, puedes elegir que se les envíe un mensaje a los miembros o se les muestre un formulario personalizado.
  2. Selecciona Añadir junto al tipo de paso que quieres usar.
  3. En el menú desplegable, elige si quieres enviar un mensaje o un formulario a una persona o canal en concreto. Si añades un formulario, puedes elegir adónde se enviarán sus respuestas.
  4. Inserta una variable para personalizar tu paso. También puedes añadir instrucciones o un botón para pasar al siguiente paso del flujo de trabajo. 
  5. Haz clic en Save para guardar. 

Sigue añadiendo pasos hasta completar tu flujo de trabajo.

Consejo: cualquiera que colabore en un flujo de trabajo puede descargar datos de formulario como archivo CSV para verlos fuera de Slack.


Paso 3: añadir colaboradores

Añade colaboradores para dar acceso a otras personas para que gestionen tu flujo de trabajo. Todos los colaboradores pueden editar, anular la publicación o eliminar un flujo de trabajo de Slack. Además, pueden añadir o eliminar a otros colaboradores.

  1. En el creador de flujos de trabajo, haz clic en la pestaña de Ajustes en la parte superior de la pantalla.
  2. Junto a Colaboradores, selecciona Gestionar.
  3. Abre el menú desplegable y busca a las personas a las que te gustaría añadir o selecciona sus nombres de la lista. Slackbot se lo notificará a cada persona para que sepa que se le ha añadido como colaborador.
  4. Cuando hayas terminado, haz clic en Cerrar.


Paso 4: publicar tu flujo de trabajo

Hasta que publiques tu flujo de trabajo, solo podrán verlo los colaboradores del creador de flujos de trabajo y los miembros no podrán iniciarlo.

  1. Revisa tu flujo de trabajo para asegurarte de que todos los pasos sean correctos.
  2. Haz clic en Publicar.
  3. Para ver tu flujo de trabajo en Slack, haz clic en Abrir Slack.

Consejo: para previsualizar un flujo de trabajo, añádelo a un canal provisional. Cuando te hayas asegurado de que funciona adecuadamente, puedes editar tu flujo de trabajo para llevarlo al canal adecuado. 


Crea un flujo de trabajo al importar un archivo

Cuando te descargas un flujo de trabajo, se exportará como un archivo con una extensión .slackworkflow para que los datos se conserven de la forma adecuada. Para crear un flujo de trabajo automáticamente, puedes importar un archivo .slackworkflow en el creador de flujos de trabajo.

  1. Desde la aplicación de ordenador, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Herramientas en el menú, y después haz clic en Creador de flujos de trabajo.
  3. Haz clic en Importar en la parte superior derecha.
  4. Selecciona y sube el archivo del flujo de trabajo desde tu ordenador.
  5. Cámbiale el nombre si lo deseas y, a continuación, haz clic en Siguiente.
  6. Revisa los pasos y haz las modificaciones que consideres oportunas.
  7. Haz clic en Publicar.

Consejo: échale un vistazo a nuestros ejemplos de flujos de trabajo por si necesitas un poco de inspiración. Puedes descargarte cualquiera de estos flujos de trabajo y luego puedes subirlos al creador de flujos de trabajo para usarlos con tu equipo. 


Visibilidad del creador de flujos de trabajo

Antes de publicar un flujo de trabajo, solo lo podréis ver tú y todos los colaboradores a los que hayas añadido.

Cuando publiques un flujo de trabajo, los propietarios y administradores del espacio de trabajo podrán verlo y añadirse a sí mismos como colaboradores. Cuando un propietario o administrador se convierte en colaborador de un flujo de trabajo, lo podrá editar, anular su publicación o eliminarlo de Slack por completo. Slackbot notificará al resto de colaboradores siempre que se añada o elimine a un colaborador.

Nota: si tu flujo de trabajo está en un canal cerrado del que no sea miembro un propietario o un administrador, este no podrá ver el nombre del canal cerrado.