Passer de l’e-mail à Slack

Vous pouvez améliorer votre productivité en déplaçant dans votre espace de travail Slack des informations importantes qui restent souvent enfouies dans votre boîte de réception. Vous favorisez ainsi la transparence, vous êtes mieux connecté(e) à votre environnement de travail et votre équipe peut facilement retrouver tout ce dont elle a besoin.

Les avantages

  • Les membres ont accès aux conversations qui se déroulent dans l’espace de travail.
  • Tout contenu rendu public dans l’espace de travail est archivé et accessible par la fonctionnalité de recherche. 
  • Votre équipe peut collaborer en temps réel et envoyer immédiatement une notification aux bonnes personnes. 

Vous trouverez ci-dessous des suggestions qui vous permettront de centraliser les flux de communication de votre équipe en transférant les conversations par e-mail dans votre espace de travail. 

1re étape : inviter des collaborateurs dans votre espace de travail

Contrairement à l’e-mail, Slack simplifie la communication en regroupant tous les membres de votre équipe sur une plateforme collaborative unique. Pour rassembler les forces de travail de votre entreprise et favoriser la collaboration, invitez vos collègues et vos employés à devenir membres de votre espace de travail.

Inviter de nouveaux membres à vous rejoindre

Par défaut, toute personne appartenant à votre espace de travail peut inviter de nouveaux membres, mais les propriétaires et les administrateurs de l’espace de travail peuvent choisir de restreindre à certaines personnes uniquement la possibilité d’envoyer des invitations

💡 Consultez notre article de référence pour découvrir comment inviter de nouveaux membres à rejoindre votre espace de travail.

Communiquer avec des partenaires en dehors de votre espace de travail

Plutôt que de jongler entre Slack et l’e-mail, vous pouvez ajouter en tant qu’invités des personnes qui n’appartiennent pas à votre espace de travail et contrôler les chaînes auxquelles elles ont accès. 

Pour communiquer avec des personnes qui utilisent Slack dans une autre organisation, vous pouvez partager des chaînes afin de mettre en place un espace de collaboration commun.

Inviter des membres à rejoindre des chaînes

Lorsque les membres rejoignent votre espace de travail, ils peuvent explorer et rejoindre ses chaînes. Vous pouvez également inviter des membres à rejoindre des chaînes spécifiques. Nous vous recommandons de créer des directives pour les noms des chaînes afin que les membres puissent trouver plus facilement les chaînes qui les concernent.

Conseil : pour que tout le monde démarre sur les mêmes bases, définissez un ensemble de chaînes par défaut dont toute personne qui rejoint votre espace de travail deviendra automatiquement membre. 


2e étape : utiliser les fonctionnalités Slack

De nombreuses fonctionnalités vous aideront à passer de l’e-mail à Slack :

  • Envoyer des e-mails à Slack
    Vous pouvez transférer dans Slack tous les e-mails que vous recevez en activant une adresse de transfert ou en connectant l’application E-mail à votre espace de travail.
  • Ajouter dans votre signature d’e-mail un lien vers votre profil Slack
    Aidez vos collaborateurs à vous trouver sur Slack en partageant un lien vers votre profil dans votre signature d’e-mail. Le lien ne fonctionnant que pour les membres de votre espace de travail, c’est un excellent moyen de présenter Slack en interne.
  • Utiliser les groupes d’utilisateurs comme listes de distribution
    Vous souhaitez envoyer un message à un groupe de personnes ? Créez un groupe d’utilisateurs (tel que @marketing, @juridique ou @équipe-vente) pour contacter plusieurs personnes à la fois.
     

3e étape : transférer les communications dans Slack

📝 Travailler ensemble sur des documents

Les chaînes facilitent la collaboration sur un document, et les commentaires y sont accessibles par tous grâce à la fonctionnalité de recherche. Passez en revue les changements et comprenez comment les décisions ont été prises sans perdre de temps à faire des recherches dans tous vos e-mails.

Vous pouvez ajouter des fichiers dans Slack à partir de n’importe quel appareil. Avec les outils de la liste des applications Slack, tels que Google Drive pour Slack, vous pouvez même contrôler les autorisations sur les fichiers sans quitter votre espace de travail. Vous pouvez notamment décider qui peut consulter un document, le modifier et y ajouter un commentaire.


📣 Attirer l’attention sur des éléments urgents
 

Indiquez la priorité d’un message en le partageant sur une chaîne dédiée aux annonces, plutôt que d’écrire l’objet de l’e-mail tout en majuscules !

Renommez la chaîne #général en #annonces. Tous les utilisateurs étant membres de cette chaîne, l’ensemble de l’entreprise verra ce que vous publiez. Limitez les personnes autorisées à publier du contenu sur cette chaîne pour qu’elle reste consacrée aux informations urgentes et pertinentes. Vous pouvez également créer des chaînes d’annonces en fonction de vos besoins :

  • #annonces-global : annonces concernant l’ensemble de l’organisation.
  • #annonces-vente : annonces pour un département ou une équipe spécifique.
  • #annonces-paris : annonces s’adressant à un site ou à un emplacement spécifique. 

Conseil : avec l’application mobile Slack, vous pouvez consulter les annonces où que vous soyez !

🛎 Envoyer une notification à des membres spécifiques

Attirez l’attention d’un membre ou d’un groupe de membres en utilisant la fonction @mention dans votre message afin d’envoyer une notification à cette personne ou à ce groupe d’utilisateurs. Mentionnez un membre pour envoyer une notification à une personne, et gérez des groupes d’utilisateurs pour vous assurer que toutes les personnes concernées reçoivent la notification.


📜 Composer de longs messages

Si votre message est long ou si vous souhaitez le mettre en forme, vous pouvez créer un mémoAvec les mémos, vous disposez d’options de mise en forme supplémentaires, comme les en-têtes, les listes de tâches et les liens hypertexte.

Les brouillons des mémos sont conservés dans Vos fichiers. Pour y accéder, vous n’avez qu’à cliquer sur Plus d’éléments  en haut à droite. Si vous voulez retrouver facilement votre message, épinglez le mémo terminé sur une chaîne ou dans un message direct.


4e étape : garder un œil sur votre liste de tâches à faire

Lorsque vous n’avez pas le temps de revoir un fichier ou de répondre à des messages, nos outils intégrés vous permettent de rester organisé(e) et de reprendre votre travail plus tard.

  • Définissez des rappels pour les tâches futures. Vous pouvez définir un rappel à partir d’un message ou d’un fichier partagé dans votre espace de travail, ou utiliser la commande barre oblique /rappeler.
  • Ajoutez aux favoris les messages sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard. Par exemple, pour lire un message plus tard, vous pouvez l’ajouter aux favoris et le retrouver ensuite facilement dans la section Liste des favoris.
  • Marquez des messages comme non lus, comme vous le faites pour vos e-mails. Maintenez le curseur sur un message et cliquez sur le bouton Autres actions , puis sélectionnez Marquer comme non lu.