メールから Slack に移行する
Slack で会話をスッキリ整理しましょう。溜まり過ぎている受信箱の代わりに、Slack ではチャンネルという専用スペースで会話が交わされます。 ここでは、メールでのやり取りを Slack に移行するためのヒント紹介します。
利点
- メンバー全員が同じページ、同じ場所を見られるため、作業がスムーズになります。
- チームの会話を検索すれば疑問もスパっと解決できます。
- チームのコラボレーションの質が上がり、仕事の効率がアップします。
ステップ 1 : ワークスペースにメンバーを招待する
メールと違い、Slack ではコラボレーションのためのハブに一緒に仕事をする人たち全員が集まるので、会話もフォローも手軽にできます。会社全体の連携がスムーズに行われるように、必要な人をワークスペースのメンバーとして招待しましょう。
新しいメンバーを招待する
デフォルトでは、ワークスペースのメンバーなら誰でも新しいメンバーを招待できます。ただし、オーナーと管理者はこの権限を制限することもできます。
社外のメンバーともやり取りしていますか？
Slack とメールの使い分けが面倒になったら、ワークスペースに入っていない人をゲストとして追加し、ゲストがアクセスできるチャンネルを制限することもできます。
別々のオーガナイゼーションに属している Slack ユーザーをつなげるには、Slack コネクトを使って、共同作業のための共通のスペースを作ることができます。
メンバーをチャンネルに招待する
ワークスペースに加わったメンバーは、チャンネルの閲覧と参加ができます。また、前もってチャンネルにメンバーを招待しておくこともできます。メンバーが適切なチャンネルを見つけて、仕事を効率よく進められるように、チャンネルの命名規則を作っておくことをおすすめします。
Tip : メンバー全員がスタート地点で同じ認識を共有できるように、ワークスペースの参加時にメンバーが自動的に参加するデフォルトのチャンネルをいくつか設定しておくといいでしょう。
ステップ 2 : Slack の機能に切り替える
メールをスムーズに移行するには、様々なやり方があります。
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Slack へメールを送信する
転送アドレスを有効にするか、ワークスペースにメールアプリを連携させると、すべての受信メールを Slack に転送できます。 -
Slack のプロフィールをメールの署名にリンクする
他のユーザーが Slack であなたを見つられるように、メールの署名にプロフィールへのリンクの共有を追加します。 このリンクはワークスペースのメンバーしか開けません。社内で Slack を広めるのにも役立ちます。 -
ユーザーグループを配信リストとして利用する
メッセージを選択したユーザーグループにまとめて送るには、@マーケティング、@法務、@セールス-チームなどのユーザーグループを作成しましょう。複数の人にメッセージを一括送信できます。
ステップ 3 :コミュニケーションの場を Slack へ移行する
ドキュメント上でのコラボレーション
チャンネルを使えばドキュメント上でのコラボレーションが簡単になり、コメントやフィードバックは誰でも検索できるようになります。変更を見直したり、どんないきさつで決まったかを確認するのに、大量のメールを掘り出す必要はもうありません。
どのデバイスからでもファイルを Slack に追加できます。Slack のための Google ドライブなど Slack Marketplace にあるツールを使えば、ドキュメントの閲覧、コメントの追加、編集など、ファイルのアクセス許可をワークスペースで管理することもできます。
緊急アイテムに注目を集める
専用の通知チャンネルでメッセージを送れば、メッセージの優先度が伝わります。メールの件名に「緊急」などを入れる必要はもうありません！
general チャンネルの名前を #社内通知に変更しましょう。 #general チャンネルはメンバー全員がすでに参加しているので、全社向けの投稿を発信できます。このチャンネルに投稿できるメンバーを限定すれば、緊急度の高い重要な情報に注目を集めることができます。次のように、ニーズに応じて特定の社内通知チャンネルを作成することもできます。
- #社内通知-全社 : 組織全体に向けたアナウンス
- #社内通知-セールス : 特定の部門やチーム向けのアナウンス
- #社内通知-NYC : 特定のオフィスや拠点に向けたアナウンス
Tip : iOS や Android 向けのモバイル版 Slack アプリを使えば、 どこにいても通知を確認できます。
特定のメンバーに知らせる
特定のメンバーやグループの注目を効率的に集めるには、メッセージの中でそのメンバーやユーザーグループをメンション (@mention) の機能を使って知らせましょう。個人宛ての場合はメンバーをメンションします。該当するメンバーに確実にメッセージを届けるには、ユーザーグループの管理も行ってください。
ステップ 4 : To-Do リストを常に把握する
時間がなくてファイルの確認やメッセージへの返信ができない時も、後でフォローできるように、組み込みツールを使って情報を整理することができます。
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対応が必要な項目には、リマインダーを設定します。
- フォローできるように、メッセージとファイルを保存することもできます。
- メールと同じようにメッセージを未読にすることもできます。