Aggiungere passaggi a un workflow

Chi può utilizzare questa funzione?

I workflow sono attività automatiche suddivise in più passaggi o processi, che si avviano nella tua area di lavoro di Slack senza dover ricorrere al codice. Possono essere eseguiti direttamente su Slack o essere connessi ad altri strumenti e servizi.

Una volta completata la configurazione iniziale del workflow, potrai aggiungere e personalizzare i passaggi. I passaggi nel workflow saranno eseguiti nell’ordine da te stabilito e possono essere utilizzati per raccogliere e inviare informazioni su Slack o tra Slack e altri servizi.

Ecco cosa imparerai


Panoramica dei passaggi del workflow

I passaggi sono una serie di azioni da seguire per completare un workflow. Una volta avviato il workflow, verranno presentati i passaggi che aggiungi, nell’ordine prestabilito. Ci sono tre tipi di passaggi da poter aggiungere ai workflow: messaggi, moduli e passaggi di app installate nella tua area di lavoro.

Passaggi dei messaggi

Invia messaggi come parte del workflow, per condividere informazioni con la persona che l’ha avviato o con altre persone su Slack che devono agire a partire dalle informazioni inviate a un workflow. I passaggi dei messaggi possono essere utilizzati per inviare messaggi diretti (MD) a determinate persone o postare in canali o conversazioni specifiche. I messaggi in Workflow Builder supportano la formattazione automatica dei messaggi e i collegamenti ipertestuali.

Passaggi dei moduli

Aggiungi i moduli al workflow per organizzare e raccogliere le informazioni. I moduli possono includere uno spazio per le risposte personalizzate o per indirizzare le persone a selezionare delle opzioni da un elenco. Una volta completato il modulo, puoi scegliere di inviare le risposte a un canale o a una persona specifica tramite MD.

Attenzione: Le risposte dei moduli non possono essere modificate una volta inoltrate con Workflow Builder.

Passaggi delle app

Alcuni sviluppatori delle app di Slack offrono dei passaggi di workflow personalizzati per le proprie app. I passaggi delle app sono unici e ti consentono di connettere un workflow su Slack con altri servizi secondo modalità specifiche. Per utilizzare i passaggi di un app in Workflow Builder, dovrai innanzitutto aggiungere l’app alla tua area di lavoro, per farlo potrebbe essere necessaria l’approvazione dell’amministratore. 

Quando un’app viene aggiunta alla tua area di lavoro, puoi connettere il tuo account per eseguire delle azioni su un altro servizio, senza dover lasciare Slack. I passaggi delle app sono simili: aggiungendo un passaggio da un’app a un workflow, puoi inviare le informazioni raccolte dal tuo workflow a un altro servizio oppure raccogliere le informazioni da quel servizio e trasportarle su Slack. Poi, puoi fare riferimento a queste informazioni nei passaggi aggiuntivi del tuo workflow, oppure altri utenti possono eseguire delle azioni a partire dal quel servizio, senza dover copiare le informazioni tra i due strumenti.

Ricorda che gli sviluppatori delle app stabiliscono il funzionamento dei passaggi del workflow per la propria app. In molti casi puoi personalizzare i passaggi delle applicazioni dopo averli aggiunti al tuo workflow ma non è possibile modificare l’esperienza di base prevista dai passaggi.

Biblioteca dei passaggi dei workflow

Quando è il momento di aggiungere i passaggi al tuo workflow, potrai cercarli e aggiungerli tramite la biblioteca dei passaggi di Workflow Builder. Puoi cercare dei passaggi specifici oppure sfogliare tutti i passaggi disponibili per la tua area di lavoro.

La biblioteca dei passaggi di Workflow Builder mostra i passaggi da Slack e altre app

Per visualizzare i passaggi creati da Slack (come messaggi e passaggi di moduli), clicca su Realizzato da Slack nella colonna sinistra. Clicca sul nome dell’organizzazione per vedere tutti i passaggi disponibili tra le app personalizzate realizzate dai membri della tua area di lavoro. Seleziona un’app per visualizzare i passaggi del workflow creati dallo sviluppatore dell’app. 

Attenzione: se un’app è installata nella tua area lavoro ma non riesci a vedere i passaggi su Workflow Builder, potrebbe essere necessario installarla nuovamente o richiedere l’approvazione della versione più aggiornata.


Personalizzare i passaggi con pulsanti e variabili

Quando aggiungi i passaggi ai workflow, potrebbe capitarti di fare riferimento a informazioni inviate al tuo workflow (come la risposta a una delle domande del modulo, oppure il nome della persona che ha avviato il workflow). Puoi anche scegliere di interrompere il tuo workflow in un determinato passaggio, se ad esempio la persona che lo utilizza sta eseguendo una determinata azione o completando un’attività specifica.

Per farlo, puoi utilizzare i pulsanti e le variabili per personalizzare i passaggi di workflow.

Pulsanti

Quando aggiungi un pulsante a un passaggio nel workflow, questo non andrà avanti a meno che un utente non prema il pulsante. È possibile cliccare sui pulsanti una sola volta per ciascun workflow, pertanto sconsigliamo di inserirli in workflow utilizzati da più persone (ad esempio un workflow pianificato in base a una data e a un orario precisi che ricorda a un team di cinque persone di condividere ogni giorno gli aggiornamenti sullo stato di un progetto).

Variabili

Le variabili ti consentono di inserire nel tuo workflow le informazioni dei passaggi precedenti in quelli successivi, offrendoti maggiore flessibilità per personalizzare i workflow e connettere le informazioni nei vari passaggi. Le variabili disponibili dipenderanno dalla modalità di avvio del workflow, dalle persone che interagiscono con i passaggi nelle varie fasi e dalle informazioni che vengono trasferite nel workflow (ad esempio le risposte a un modulo). Se stai utilizzando uno dei passaggi delle app, potresti anche utilizzare le variabili uniche a questi passaggi.


Metti in pratica ciò che hai imparato

Segui i passaggi descritti qui sotto per aggiungere passaggi al tuo workflow e personalizzarli con pulsanti e variabili.

Passaggio 1: aggiungere passaggi al workflow

  1. Apri il workflow in Workflow Builder.
  2. Clicca su Aggiungi passaggi per aprire la biblioteca dei passaggi.
  3. Cerca il passaggio che desideri aggiungere o seleziona un’opzione dalla colonna a sinistra per selezionare un passaggio da Slack o un’app.
  4. Clicca su Aggiungi accanto al passaggio che vuoi utilizzare.

Workflow Builder su Slack mostra un trigger selezionato e un pulsante per aggiungere i passaggi


Passaggio 2: Personalizzare i passaggi

Aggiungi testo, pulsanti o variabili ai passaggi dei messaggi, imposta i moduli personalizzati e configura i passaggi delle app, se ne utilizzi.

Passaggi dei messaggi

Passaggi dei moduli

Passaggi delle app

Configurazione del passaggio base

  1. Alla voce Invia messaggio a seleziona un canale o una persona dal menu a discesa.
  2. Aggiungi il contenuto del messaggio nel campo Testo del messaggio.
  3. Clicca su Salva.


Aggiungi pulsanti o variabili

  • Contrassegna la casella accanto a Inserisci pulsante per aggiungere un pulsante da premere per passare al passaggio successivo del workflow.
  • Clicca su Inserisci variabile per riferirti a una variabile nel testo del messaggio. Le variabili saranno evidenziate in blu in modo da essere facilmente riconoscibili rispetto agli altri elementi del messaggio.

Workflow Builder su Slack mostra un passaggio dei messaggi del workflow con una variabile e un pulsante

  1. Seleziona un canale o una persona dal menu a discesa.
  2. Clicca sull’ icona della matita per modificare il messaggio e il testo del pulsante che verranno consegnati insieme al modulo. Clicca su Fatto, quando hai terminato.
  3. Inserisci un titolo per il modulo.
  4. Aggiungi una domanda al tuo modulo e scegli il tipo di domanda dal menu a discesa. Clicca su Aggiungi domanda per aggiungerne altre.
  5. Scegli dove inviare le risposte complete dei moduli.
  6. Clicca su Salva.
Ogni passaggio del workflow di un’app è realizzato in modo diverso e offre opzioni di personalizzazione diverse. Dopo aver cliccato su Aggiungi per usare il passaggio di un’app nel workflow, puoi seguire le istruzioni del passaggio per personalizzarlo e aggiungere le variabili disponibili.

Suggerimento: puoi utilizzare le risposte alle domande del modulo come variabili per tutti i passaggi dei messaggi che aggiungi al tuo workflow dopo il passaggio di modulo.


Passaggi successivi:

🔗 Impostare un workflow

📍 Aggiungere passaggi a un workflow

🔗 Gestire i collaboratori del workflow

🔗 Pubblicare un workflow

🔗 Gestire un workflow