ワークフロービルダーで毎日のタスクを自動化

この機能を使えるのは誰?
  • メンバー全員 (デフォルト)
  • スタンダードプラスEnterprise Grid の各プラン

ワークフロービルダーは、定型的なタスクやプロセスを自動化し、Slack から直接実行できるようにするツールです。コーディングの必要はありません。ワークフローを作成してチャンネルに追加すれば、他のメンバーから情報を収集し、適切なメンバーと共有して、業務をスムーズに進められるようになります。

Tip : ワークフローの詳細とその Slack での使い方についてはワークフロービルダーガイドを参照してください。

 

ワークフローを作成する

ワークフローを作成するには、開始する方法を選び、一連のステップを追加します。ワークフローが始まると、順番にステップを進めることができます。ステップを追加する時は、変数 ( メンバー名やチャンネル名などのデータのプレースホルダー ) を含めることが可能です。  

ワークフローの開始
ワークフローのステップ
  • メッセージを送信する
    特定の人やチャンネルにメッセージを送信します
  • フォームを送信する特定の人やチャンネルにカスタムフォームを送信します

Step 1 : ワークフローを設定する

ワークスペースのメンバーがワークフローでどのようにやり取りできるかは、そのワークフローの設定よって異なります。メンバーは アクションメニューのトリガーでチャンネルからいつでもワークフローを起動することができます。メンバーが行うアクション (チャンネルへの参加など) またはその他のイベント (ある一定の日時が経過している、または Webhook により別のサービスから Slack へ情報が移行されるなど) を基にして、他のワークフローを自動的に起動させることができます。 

  1. デスクトップの画面左上にあるワークスペース名をクリックします。
  2. メニューから「ワークフロービルダー」を選択します。
  3. 右上の「作成」をクリックして新しいワークフローを作成します。
  4. ワークフローのタイトルを入力して「次へ」をクリックします。ワークフローの内容がわかりやすいタイトルを付けるようにしましょう。
  5. ワークフローを起動する方法を決めて「選択する」をクリックします。スケジュール指定のワークフローでは、日付と時刻、そして頻度を選ぶ画面が表示されます。 
  6. ワークフローを設置するチャンネルを選択し、プロンプトに従って「保存」を選択します。

Tip : Webhook を使用したワークフロー作成に関する詳細は、 「Webhook を使用したワークフローの作成」 を参照してください。


Step 2 : ステップを追加する

  1. 「ステップを追加」をクリックします。ワークフローの各ステップにつき、メッセージを送信するか、メンバーにカスタムフォームを表示するかを選択できます。
  2. 使いたいステップのタイプの横にある「追加」を選択します。
  3. ドロップダウンメニューから、特定の人やチャンネルにメッセージとフォームのどちらを送信するかを選択します。フォームを追加する場合、入力後の返信の送信先も選択することができます。
  4. 変数を挿入してステップをカスタマイズします。指示を追加したり、ワークフローの次のステップに移動するボタンを追加したりもできます。 
  5.  Save をクリックして設定終了です。

ステップの追加を続けてワークフローを完了させます。

Tip : ワークフローのコラボレーターであれば誰でも、データを CSV ファイル形式でダウンロードして Slack 外から確認することができます。


Step 3 : コラボレーターを追加する

コラボレーターを追加してワークフローの管理権限を付与します。コラボレーターは、ワークフローを編集、公開を停止、Slack から削除することができます。また、他のコラボレーターの追加や削除を行うこともできます。

  1. ワークフロービルダーから、画面上部の「設定」タブをクリックします。
  2. コラボレーターの横にある「管理」を選択します。
  3. ドロップダウンメニューを開き、追加するユーザーを検索するか、リストから名前を選択します。コラボレーターとして追加されたユーザーには、Slackbot から通知が届きます。
  4. 完了したら、「閉じる」をクリックします。


Step 4 : ワークフローを公開する

ワークフローを公開するまでの間は、ワークフロービルダー内でそのワークフローを表示できるのはコラボレーターだけです。メンバーがそのワークフローを起動することはできません。

  1. ワークフローを確認して、すべてのステップが正しいことを確認します。
  2. 「公開する」をクリックします。
  3. Slack でワークフローを確認するには、「Slack を開く」をクリックします。

Tip : ワークフローをプレビューするには、テストチャンネルに追加します。正常に動作することが確認できたら、ワークフローを編集して適切なチャンネルに移動することができます。

 

ファイルをインポートしてワークフローを作成する

ワークフローをダウンロードする際は、データが正しい形式で保存されるよう、ワークフローが .slackworkflow の拡張子と共にファイルとしてエクスポートされます。この .slackworkflow ファイルをワークフロービルダーにインポートすると、ワークフローを自動作成することができます。

  1. デスクトップの画面左上にあるワークスペース名をクリックします。
  2. メニューから「ワークフロービルダー」を選択します。
  3. 右上の「インポート」をクリックします。
  4. コンピューターからワークフローファイルを選択してアップロードします。
  5. 必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
  6. ステップを確認し、必要な変更を加えます。
  7. 「公開する」をクリックします。

Tip : アイデアやインスピレーションが必要な場合には、ワークフローの例を参考にしてみましょう。気に入ったワークフローをダウンロードし、ワークフロービルダーにアップロードすればチームで使用することができます。

 

ワークフローの可視性

ワークフローを公開する前は、自分自身とコラボレーターのみがワークフローにアクセスできます。ワークフローを公開すると、ワークスペースのオーナーと管理者がワークフローを表示し、各自をコラボレーターとして追加できるようになります。オーナーや管理者がワークフローのコラボレーターになると、Slack でワークフローの編集、公開の停止や削除ができるようになります。

コラボレーターが追加または削除されると、他のコラボレーター全員に Slackbot から通知が届きます。

注意 : オーナーや管理者が参加していないプライベートチャンネルにワークフローがある場合には、そのプライベートチャンネルの名前はオーナーや管理者に表示されません。