ワークフロービルダーで毎日のタスクを自動化

この機能を使えるのは誰ですか?
  • メンバー全員(デフォルト)
  • スタンダードプラスEnterprise Grid の各プラン

ワークフロービルダーは、定型的なプロセスやタスクを自動化し、Slack から直接実行できるようにするツールです。コーディングの必要はありません。ワークフローを作成してチャンネルに追加すれば、ほかのメンバーから情報を収集して適切なメンバーと共有し、業務をスムーズに進められるようになります。

Tip :  ワークフローの詳細とその Slack での使い方についてはワークフロービルダーガイドを参照してください。

 

ワークフローを作成する

ワークフローを作成するには、ワークフローの開始方法を選び、一連のステップを追加します。ワークフローが開始されると、順番にステップが実行されます。ステップを追加する際は、変数 (メンバー名やチャンネル名などのデータのプレースホルダー) を組み込んでカスタマイズすることができます。  

ワークフローの開始
  •  ショートカットメニュー
    ユーザーがショートカットメニューからワークフローを選択する時に使用
  •  チャンネルの新しいメンバー
    ユーザーがチャンネルに参加する時に使用
  •  絵文字リアクション
    ユーザーが絵文字リアクションを利用する時に使用
  •  スケジュールされた日付と時間
    ワークフローを一定の日付と時間に起動させるためにスケジュールを設定
  •  Webhook
    別のアプリやサービスからウェブリクエストでワークフローを開始するためにカスタム Webhook を利用
ワークフローのステップ
  • メッセージを送信する
    特定の人やチャンネルにメッセージを送信
  • フォームを送信する
    人またはチャンネルにカスタムフォームを送信

ステップ 1 : ワークフローを設定する

ワークスペースのメンバーがワークフローをどのように使用できるかは、そのワークフローの設定よって異なります。メンバーは、 「ショートカット」メニューをトリガーとして使い、チャンネルからいつでもワークフローを起動できます。メンバーが行うアクション(チャンネルへの参加など)や、その他のイベント(ある一定の日時の経過や Webhook による別のサービスから Slack への情報の送信など)に基づいて、ほかのワークフローを自動的に起動させることができます。 

  1. デスクトップの画面左上にあるワークスペース名をクリックします。
  2. メニューから「ツール」を選択し、「ワークフロービルダー」をクリックします。
  3. 右上の「作成」をクリックして新しいワークフローを作成します。
  4. ワークフローのタイトルを入力して「次へ」をクリックします。ワークフローの内容がわかりやすいタイトルをつけるようにしましょう。
  5. ワークフローの開始方法を決めて「選択する」をクリックします。スケジュール指定のワークフローでは、日付と時刻、そして頻度を選ぶ画面が表示されます。 
  6. ワークフローを設置するチャンネルを選択し、プロンプトに従って「保存」を選択します。

Tip : Webhook を使用したワークフロー作成に関する詳細は、「Webhook を使用したワークフローの作成」を参照してください。


ステップ 2 : ステップを追加する

  1. 「ステップを追加」をクリックします。ワークフローの各ステップについて、メッセージを送信するか、メンバーにカスタムフォームを表示するかを選択できます。
  2. 使いたいステップのタイプの横にある「追加」を選択します。
  3. ドロップダウンメニューから、特定のメンバーやチャンネルにメッセージとフォームのどちらを送信するかを選択します。フォームを追加する場合、入力後の返信の送信先も選択できます。
  4. 変数を挿入してステップをカスタマイズします。指示を追加したり、ワークフローの次のステップに移動するボタンを追加したりもできます。 
  5. 「保存する」をクリックします。 

ステップの追加を続けてワークフローを完了させます。

Tip : ワークフローのコラボレーターであれば誰でも、データを CSV ファイル形式でダウンロードして Slack 外で表示できます。


ステップ 3 : コラボレーターを追加する

コラボレーターを追加してワークフローの管理権限を付与します。コラボレーターは、ワークフローの編集や公開停止、Slack からワークフローを削除することが可能です。また、ほかのコラボレーターの追加や削除を行うこともできます。

  1. ワークフロービルダーで、画面上部の「設定」タブをクリックします。
  2. コラボレーターの横にある「管理」を選択します。
  3. ドロップダウンメニューを開き、追加するユーザーを検索するか、リストから名前を選択します。コラボレーターとして追加されたユーザーには、Slackbot から通知が届きます。
  4. 完了したら、「閉じる」をクリックします。


ステップ 4 : ワークフローを公開する

ワークフローを公開するまでの間は、ワークフロービルダー内でそのワークフローを表示できるのはコラボレーターだけです。メンバーがそのワークフローを起動することはできません。

  1. ワークフローを確認し、すべてのステップが正しいことを確認します。
  2. 「公開する」をクリックします。
  3. Slack でワークフローを確認するには、「Slack を開く」をクリックします。

Tip : ワークフローをプレビューするには、テストチャンネルに追加します。正常に動作することが確認できたら、ワークフローを編集して適切なチャンネルに移動できます。 


ファイルをインポートしてワークフローを作成する

ワークフローをダウンロードする際は、データが正しい形式で保存されるよう、ワークフローが .slackworkflow の拡張子とともにファイルとしてエクスポートされます。この .slackworkflow ファイルをワークフロービルダーにインポートすると、ワークフローを自動作成できます。

  1. デスクトップの画面左上にあるワークスペース名をクリックします。
  2. メニューから「ツール」を選択し、「ワークフロービルダー」をクリックします。
  3. 右上の「インポート」をクリックします。
  4. コンピューターからワークフローファイルを選択してアップロードします。
  5. 必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
  6. ステップを確認し、必要な変更を加えます。
  7. 「公開する」をクリックします。

Tip :  アイデアやインスピレーションが必要な場合には、ワークフローの例を参考にしてみましょう。気に入ったワークフローをダウンロードし、ワークフロービルダーにアップロードすればチームで使用できます。 


ワークフローの可視性

ワークフローを公開する前は、自分自身とコラボレーターのみがワークフローにアクセスできます。

ワークフローを公開すると、ワークスペースのオーナーと管理者がワークフローを表示し、各自をコラボレーターとして追加できるようになります。オーナーや管理者がワークフローのコラボレーターになると、Slack でワークフローの編集、公開停止、削除ができるようになります。コラボレーターが追加または削除されると、ほかのコラボレーター全員に Slackbot から通知が届きます。

注意 : オーナーや管理者が参加していないプライベートチャンネルにワークフローがある場合、そのプライベートチャンネルの名前はオーナーや管理者に表示されません。