Переход с электронной почты на Slack

Slack позволяет упорядочить беседы. Главное отличие от одного переполненного почтового ящика: беседы в Slack ведутся по отдельности — в каналах. Ниже мы расскажем о преимуществах переноса бесед из электронной почты в Slack. 

Преимущества

  • Работать становится удобнее, когда все участники процесса понимают свои задачи, а работа сосредоточена в одном месте.
  • Нужные данные в переписке команд можно найти быстрее.
  • Повышается эффективность совместной работы.


Шаг 1. Пригласите пользователей в рабочее пространство

В отличие от электронной почты, Slack позволяет объединить всех членов команды в одном центре совместной работы, поэтому им проще организовывать взаимодействие и отслеживать его. Чтобы сотрудники вашей компании лучше работали вместе, пригласите коллег стать участниками вашего рабочего пространства.


Приглашение новых участников

По умолчанию любой пользователь в рабочем пространстве может пригласить новых участников, однако владельцы и администраторы рабочего пространства могут ограничить это право.

💡 Узнайте, как пригласить новых участников в рабочее пространство.


Подключение партнеров за пределами вашего рабочего пространства

Нет необходимости использовать электронную почту и Slack одновременно. Просто добавьте пользователей за пределами вашего рабочего пространства в качестве гостей и управляйте их доступом к каналам. 

Чтобы связаться с пользователями Slack в другой организации, можно предоставить им доступ к каналам и создать общее пространство для совместной работы.


Приглашение участников присоединиться к каналам

Присоединившись к рабочему пространству, участники смогут просматривать каналы и присоединяться к ним, а вы сможете заранее приглашать участников в каналы. Мы рекомендуем создавать инструкции по присваиванию имен каналам, чтобы пользователям было удобнее находить каналы для работы.

Совет. Чтобы каждый участник понимал, что ему нужно делать, назначьте набор первоначальных каналов по умолчанию. Любой, кто присоединится к вашему рабочему пространству, автоматически станет участником этих каналов. 


Шаг 2. Перейдите к возможностям Slack

Существует множество возможностей, благодаря которым вы сможете перейти на Slack с электронной почты быстро и удобно.

  • Отправьте письмо в Slack
    Чтобы перенаправить все входящие письма в Slack, можно включить переадресацию либо подключить приложение электронной почты к рабочему пространству.
  • Укажите ссылку на профиль Slack в подписи электронной почты
    Помогите другим пользователям найти вас в Slack. Для этого можно добавить ссылку на свой профиль к подписи электронной почты. Ссылка будет открываться только для участников вашего рабочего пространства, поэтому вы легко сможете рассказать о Slack в закрытом формате.
  • Используйте группы пользователей как списки рассылки
    Хотите отправить сообщение определенной группе пользователей? Создайте группу пользователей, например @маркетинг, @юристы, @команда-по-продажам, чтобы отправить сообщение сразу нескольким пользователям.
     

Шаг 3. Перенесите общение в Slack

Совместная работа над документами

В каналах очень удобно вместе работать над документом, а поиск комментариев и отзывов доступен каждому участнику. Просматривайте изменения и анализируйте ход принятия решений — теперь не нужно искать данные в цепочках электронных писем.

Добавлять файлы в Slack можно с любого устройства. Инструменты из Каталога приложений Slack, например Google Диск для Slack, даже позволяют управлять правами файлов из рабочего пространства. Вы можете давать пользователям разрешение на просмотр, комментирование и редактирование документа.


Сообщения по срочным задачам 

Обращайте внимание пользователей на приоритет сообщений — публикуйте сообщения в специальном канале для объявлений, а не просто указывайте тему сообщения заглавными буквами в строке темы.

Переименуйте канал #общий в #объявления. Каждый сотрудник является участником этого канала, поэтому вашу публикацию увидит вся компания. Ограничивайте число пользователей, которые могут делать публикации в канале, чтобы в него попадала только срочная и важная информация. Можно также создавать каналы объявлений с учетом конкретных потребностей.

  • #объявления-общие: объявления для всей организации.
  • #объявления-продажи: объявления для конкретного отдела или команды.
  • #объявления-москва: объявления для конкретного офиса или местоположения. 

Совет. С мобильными приложениями Slack для iOS и Android вы будете получать актуальную информацию, где бы вы ни находились.

Уведомление конкретных участников

Включите в сообщение @упоминание, чтобы привлечь внимание нужного пользователя или группы пользователей. Упомяните участника, чтобы уведомить его лично, и управляйте группами пользователей, чтобы гарантировать, что уведомление получат нужные пользователи.


Составление длинных сообщений

Если ваше сообщение получается длинным или вы хотите включить в него форматирование, вы можете создать публикациюВ публикациях можно использовать дополнительные варианты форматирования, например заголовки и контрольные списки. Чтобы на ваше сообщение было проще ссылаться, закрепите законченную публикацию в любом канале или личном сообщении.


Шаг 4. Помните о главных задачах из списка

Если у вас нет времени просмотреть файл или ответить на сообщения, наши встроенные инструменты помогут вам упорядочить сообщения и поработать с ними позже.