畫板的資料管理功能如何運作

畫板是在 Slack 中進行協作和分享資訊的一種安全方式。請繼續閱讀,深入瞭解在畫板中工作時,安全性與資料管理功能如何運作。

資料保留、編輯與刪除

畫板將依照貴組織的檔案保留設定予以保留。請注意,檔案保留政策無法像保留訊息政策那樣精準制定,並將適用於任何畫板,包括在對話中建立的畫板。

在刪除畫板之前,系統將保留畫板的下列資料:

  • 畫板內容
  • 版本記錄
  • 留言對話串

注意:任何人編輯畫板後,系統將重設畫板的保留期。

 

匯出工具

在 Business+ 和 Enterprise Grid 方案中,工作空間擁有者和組織擁有者可以申請匯出資料,包括從所有公開頻道、私人頻道和私訊 (DM) 匯出。畫板將以 HTML 格式匯出,並僅包含目前的修訂內容。含有畫板的匯出資料將包含下列內容:

包含在

  • 目前的畫板文字內容。
  • 若有錨定留言,會有對應檔案對話訊息參照。
  • 若有內嵌檔案,會有包含該檔案的對應頻道訊息參照。
  • 匯出日期。

不包含

  • 版本記錄 (僅在產品內提供)。
  • 檔案的下載網址,不過有包含檔案的對應頻道訊息參照。該訊息包含檔案下載網址。
  • 畫板留言文字內容。若畫板中的文字有錨定留言,匯出檔案會包含檔案對話訊息的參照,而檔案對話訊息應包含文字。如果留言並沒有錨定,就完全不需要在匯出檔案中包含參照。

 

Discovery API 和 Audit log API

在 Enterprise Grid 方案中,組織擁有者可以使用 eDiscovery 和防止資料遺失 (DLP) 解決方案來審查和監管畫板中的內容。現有 Discovery API 端點可用於下載和掃描畫板,以及執行將內容刪除或加上刪除標記等操作。

Discovery API

可執行的操作:

  • 查看畫板編輯時間
  • 取得畫板的直接連結
  • 擷取畫板中的留言
  • 加上刪除標記及還原訊息中分享的畫板
  • 刪除使用 API 的畫板

稽核記錄 API

系統會擷取畫板的下列稽核記錄活動

  • 畫板已建立
  • 畫板已編輯
  • 畫板已刪除
  • 畫板已加上刪除標記
  • 畫板已還原
  • 畫板已開啟
  • 畫板已分享
  • 畫板已取消分享
  • 畫板存取權已授予
  • 畫板存取權已撤銷
  • 畫板存取權已升級
  • 畫板存取權已降級
  • 畫板已下載
  • 連結分享已啟用
  • 連結分享已停用

 

企業金鑰管理

企業金鑰管理 (EKM) 讓客戶可以使用自己的加密金鑰控制資料。畫板將使用與 Slack 訊息和檔案等內容相同的金鑰程序進行加密。如果貴組織已經在使用 EKM,便無需為畫板進行額外設定。

  • 金鑰輪替
    若輪替加密金鑰,系統會使用新的金鑰將畫板資料重新加密。
  • 金鑰撤銷
    你可以依照撤銷檔案的程序撤銷畫板存取權。

 

資料常駐

Slack 的資料常駐功能可讓貴組織選擇儲存特定類型的資料的地區。靜態畫板資料將儲存在你所選取的地區。如果已設定 Slack 資料常駐功能,就無需為畫板進行額外設定。

 

法律封存

在 Enterprise Grid 組織中,凡具有合規性管理員系統角色的成員,都可以為特定成員設定法律保留,藉此保留該成員在 Slack 中的訊息和檔案。

在對話中建立的畫板

單獨建立的畫板

如果畫板所在對話的保管人目前是或曾是對話成員,那麼畫板會受到法律保留限制。在保留的有效期限內,頻道或畫板內無需有任何活動。
如要成為法律保留的對象,畫板必須:
  • 與保留設定的保管人之一相關聯,且
  • 在保留期間處於活躍狀態。

 

重要定義

保留的頻道
「保留的頻道」是指保管人目前是或曾是成員的頻道。如果保留設定的建立者指定這項設定僅適用於私訊,便只有私訊對話屬於「保留的頻道」。

與保管人相關聯
下列條件決定畫板是否與保管人相關聯:

  • 在保留期結束前由保管人建立
  • 在保留期結束前已分享至某個保留的頻道
  • 在保留期結束前由保管人編輯

在決定畫板是否與保管人相關聯時,不需考慮下列條件:

  • 保管人檢視過畫板
  • 保管人在畫板的檔案對話中
  • 保管人已儲存畫板/將畫板加上星號

在保留期間處於活躍狀態
如要將畫板視為在保留期間處於活躍狀態,畫板必須:

  • 曾在保留期間建立
  • 曾在保留期間刪除
  • 曾在保留期間分享至某個保留頻道
  • 曾在保留期間由任何人編輯內容
  • 曾在保留期間由任何人建立、編輯或刪除留言

注意:在保留期間讀取畫板不能使畫板符合「在保留期間處於活動狀態」標準。