畫板的資料管理功能如何運作
畫板是在 Slack 中協作和分享資訊的方式,相當安全。請繼續閱讀,深入瞭解在畫板中工作時,安全性與資料管理功能如何運作。
資料保留、編輯與刪除
設定畫板適用的保留政策時,所有畫板一律套用設定好的政策 (包括頻道畫板在內)。可用的保留政策以你的方案為準。
在你手動刪除畫板,或者系統依據保留政策刪除畫板之前,會保留畫板的下列資料:
- 畫板內容
- 版本記錄
- 留言對話串
注意:若保留政策設定是在特定天數內保留畫板,則只要有人編輯畫板,這段保留期間就會重設。
匯出工具
在 Business+ 和 Enterprise Grid 方案中,工作空間擁有者和組織擁有者可以申請匯出資料,包括從所有公開頻道、私人頻道和私訊 (DM) 匯出。當你匯出工作空間資料時,HTML 格式就會包含最新一個版本的畫板。含有畫板的匯出資料會包含下列內容:
- 目前的畫板文字內容
- 匯出日期
-
錨定留言
若畫板有任何留言,匯出資料會加註相關檔案對話訊息的參照 (訊息是指包含該則留言文字的訊息)。 -
內嵌檔案
若畫板含內嵌檔案,匯出資料會加註相關頻道訊息的參照 (訊息是指包含下載網址的訊息)。
提示:深入瞭解如何讀取 Slack 資料匯出內容。
Discovery API 和稽核記錄 API
在 Enterprise Grid 方案中,組織擁有者可以使用 eDiscovery 和防止資料遺失 (DLP) 應用程式審查和管制畫板中的內容。現有 Discovery API 端點可用於下載和掃描畫板,也可用於執行將內容刪除或加上刪除標記等操作。
Discovery API
可執行的操作:
- 查看畫板編輯時間
- 取得畫板的直接連結
- 擷取畫板中的留言
- 加上刪除標記及還原訊息中分享的畫板
- 刪除使用 API 的畫板
稽核記錄 API
系統會擷取畫板的下列稽核記錄活動:
- 畫板已建立
- 畫板已編輯
- 畫板已刪除
- 畫板已加上刪除標記
- 畫板已還原
- 畫板已開啟
- 畫板已分享
- 畫板已取消分享
- 畫板存取權已授予
- 畫板存取權已撤銷
- 畫板存取權已升級
- 畫板存取權已降級
- 畫板已下載
- 連結分享已啟用
- 連結分享已停用
企業金鑰管理
企業金鑰管理 (EKM) 讓客戶可以使用自己的加密金鑰控制資料。畫板和 Slack 訊息及檔案使用相同的重要加密流程,所以,若你已經設定了組織的企業金鑰管理,就不需要再另外為畫板進行任何設定。
-
金鑰輪替
若輪替加密金鑰,系統會使用新的金鑰將畫板資料重新加密。 -
金鑰撤銷
你可以依照撤銷檔案的程序撤銷畫板存取權。
資料常駐
Slack 的資料常駐支援你選擇要將特定類型的資料儲存在哪一個區域。對於你在設定資料常駐之後建立的畫板,當中的資料將儲存在你選取的區域中。對於你在啟用資料常駐之前建立的任何畫板,當中的資料仍會儲存在美國。
法律封存
在 Enterprise Grid 組織中,凡有法律封存管理員系統角色的成員,都可以為特定成員設定法律封存,保留該成員在 Slack 中的訊息和檔案。
頻道或私訊畫板
單獨建立的畫板
- 與其中一名封存保管人相關。
- 在保留期間處於活躍狀態。
與保管人相關聯
下列條件決定畫板是否與保管人相關聯:
- 是保管人在封存期間結束前建立的。
- 在封存期間結束前分享至某個已經封存的頻道。
- 在保留期結束前由保管人編輯
在決定畫板是否與保管人相關聯時,不需考慮下列條件:
- 保管人檢視過該畫板。
- 保管人在該畫板的檔案對話中。
- 保管人已將該畫板加上星號/儲存起來。
在保留期間處於活躍狀態
如要將畫板視為在保留期間處於活躍狀態,畫板必須:
- 是在封存期間建立的。
- 是在封存期間刪除的。
- 是在封存期間分享到某個已經封存的頻道。
- 在封存期間有任何人編輯過其內容。
- 曾在保留期間由任何人建立、編輯或刪除留言
注意:在保留期間讀取畫板不能使畫板符合「在保留期間處於活動狀態」標準。