Como os recursos de gerenciamento de dados se aplicam aos canvas e às listas

Os canvas e as listas são modos seguros de colaborar e compartilhar informações no Slack. Continue lendo para saber mais sobre como os recursos de segurança e gerenciamento de dados se aplicam quando você trabalha com essas ferramentas no Slack.

Observação: No momento, as exportações de dados do Slack, inclusive aquelas que contêm canvas retidos para cumprir obrigações legais, incluem apenas a versão mais recente do canvas. Proprietários principais podem entrar em contato com a equipe de suporte para solicitar uma exportação do histórico de versões do canvas, se necessário.

 

Retenção, edição e exclusão de dados

Os canvas e as listas compartilham uma política de retenção. A política que você selecionar será aplicada a todos os canvas (incluindo os de canais) e listas. As políticas de retenção disponíveis dependerão do seu plano.

Os seguintes dados serão retidos para canvas e listas até que sejam excluídos, manualmente ou pela sua política de retenção:

  • Conteúdo em canvas e listas
  • Histórico de versões
  • Conversas com comentários

Observação: se sua política de retenção estiver definida para manter os canvas e as listas por um determinado número de dias, o período de retenção será redefinido sempre que alguém editar o canvas ou a lista.

 

Ferramentas de exportação

Canvas

Quando você exporta os dados do seu workspace, a versão atual do canvas é incluída no formato HTML. O que esperar em uma exportação que inclui um canvas:

  • O conteúdo de texto atual do canvas
  • Comentários ancorados
    Se o canvas tiver algum comentário, a exportação incluirá uma referência à mensagem da conversa do arquivo que contém o texto do comentário.
  • Arquivos incorporados
    Se um arquivo tiver sido incorporado ao canvas, a exportação incluirá uma referência à mensagem do canal que contém o URL de download.


Listas

Quando você exporta os dados do seu workspace, a versão atual da lista é incluída no formato JSON. O que esperar em uma exportação que inclui uma lista:

  • Um resumo da versão mais recente da lista
    O resumo incluirá todas as visualizações salvas, registros da lista que está sendo compartilhada, campos e dados limitados dos itens.
  • Comentários sobre itens
    Se a lista tiver algum comentário, a exportação incluirá uma referência à mensagem da conversa do arquivo que contém o texto do comentário.
  • Histórico de versões
    O histórico de versões das listas será incluído para workspaces e organizações que se inscreveram para exportar dados de todos os canais públicos, canais privados e mensagens diretas (MDs). 

Dica: saiba mais sobre como ler as exportações de dados do Slack.

 

API de descoberta e API de logs de auditoria

No plano Enterprise Grid, os proprietários de organizações podem usar os apps de eDiscovery e Prevenção contra perda de dados (DLP) para analisar e regular o conteúdo nos canvas e nas listas. É possível usar os pontos de extremidade existentes da API de descoberta para baixar e examinar os canvas e as listas, além de realizar operações como ocultar ou excluir conteúdo.

API de descoberta

API de logs de auditoria

Operações disponíveis para canvas:

  • Excluir um canvas usando a API
  • Buscar o link direto para um canvas
  • Buscar canvas criados ou editados recentemente
  • Descobrir quando um canvas foi editado
  • Recuperar os comentários em um canvas
  • Marcar para exclusão um canvas compartilhado em uma mensagem e restaurá-lo


Operações disponíveis para listas:

  • Obter metadados de listas
  • Buscar o link direto para uma lista e baixar as versões atuais e anteriores no formato JSON
  • Buscar mensagens de conversas de listas, mensagens de conversas excluídas ou edições de mensagens
  • Buscar listas criadas ou editadas recentemente
  • Ocultar e restaurar uma lista compartilhada em uma mensagem

Os seguintes eventos de log de auditoria são coletados dos canvas:

  • Canvas criado, editado ou excluído
  • Canvas ocultado ou restaurado
  • Canvas aberto
  • Canvas compartilhado ou com compartilhamento cancelado
  • Canvas baixado
  • Acesso a canvas concedido, revogado, com upgrade ou com downgrade
  • Histórico de versões do canvas ativado ou desativado
  • Compartilhamento de link ativado ou desativado


Os seguintes eventos de log de auditoria são coletados das listas:

  • Lista criada
  • Lista excluída
  • Título de lista atualizado
  • Ícone de lista atualizado
  • Lista convertida em modelo
  • Modelo de lista revertido
  • Célula de lista atualizada
  • Coluna de lista criada, atualizada, excluída ou revertida
  • Linha de lista criada, atualizada ou excluída
  • Visualização de lista criada, atualizada ou excluída
  • Acesso a lista revogado, adicionado, com upgrade ou com downgrade
  • Lista baixada
  • Compartilhamento de link de lista ativado ou desativado
  • Lista aberta
  • Lista ocultada ou restaurada
  • Propriedade de lista transferida

 

Enterprise Key Management

Com o Enterprise Key Management (EKM), os clientes podem usar as próprias chaves de criptografia para controlar os dados. Os canvas e as listas usam o mesmo processo principal para criptografia que as mensagens e os arquivos do Slack. Portanto, se já tiver configurado o EKM para a sua organização, você não precisará de nenhuma outra configuração para os canvas ou as listas.

  • Rotação de chaves
    Quando uma nova chave de criptografia é gerada, os dados do canvas são recriptografados com essa chave.
  • Revogação de chaves
    É possível revogar o acesso aos canvas com o mesmo processo que a revogação de arquivo.

 

Residência de dados

Com a residência de dados do Slack, você pode escolher a região onde alguns dados são armazenados. Os dados de canvas e listas que você criar após configurar a residência de dados serão armazenados na região selecionada. Os dados de qualquer canvas ou lista que você criou antes de ativar a residência de dados permanecerão armazenados nos EUA.

 

Retenções legais

Em uma organização Enterprise Grid, todos que têm a função de sistema Administrador de retenções legais podem impor retenções legais a membros específicos para preservar mensagens e arquivos no Slack. Uma retenção legal imposta a um membro substituirá a política de retenção de dados de canvas e listas. Canvas e listas não serão eliminados quando excluídos nem serão automaticamente eliminados devido ao período de existência.

Canvas de canal ou MD

Canvas independentes

Listas

Um canvas de canal ou mensagem direta (MD) estará sujeito à retenção legal se estiver em uma conversa em que um guardião seja ou tenha sido membro. Não há nenhuma exigência de que as atividades ocorram no canal ou no canvas durante o período ativo da retenção.
Um canvas poderá ser colocado em retenção legal se atender aos dois critérios abaixo:
  • Estar associado a um dos guardiões da retenção.
  • Estar ativo durante o período de retenção.

Associado ao guardião
As seguintes condições determinam se um canvas está associado ao guardião:

  • Foi criado pelo guardião antes do final do período de retenção.
  • O guardião o compartilhou com um canal retido antes do final do período de retenção.
  • O guardião o editou antes do final do período de retenção

Os seguintes pontos não são considerados ao determinar se um canvas está associado a um guardião:

  • O guardião viu o canvas.
  • O guardião está na conversa do arquivo do canvas.
  • O guardião adicionou o canvas aos favoritos ou o salvou em Mais tarde.

Ativo durante o período de retenção
Para que um canvas seja considerado ativo durante o período de retenção, ele deve atender às seguintes condições:

  • Ter sido criado ou excluído durante o período de retenção.
  • Ter sido compartilhado com um canal retido durante o período de retenção.
  • Ter tido seu conteúdo editado, por qualquer pessoa, durante o período de retenção.
  • Ter tido um comentário criado, editado ou excluído, por qualquer pessoa, durante o período de retenção.
Uma lista poderá ser colocada em retenção legal se atender aos dois critérios abaixo:
  • Estar associada a um dos guardiões da retenção.
  • Estar ativa durante o período de retenção.

Associado ao guardião
As seguintes condições determinam se uma lista está associada ao guardião:

  • Foi criado pelo guardião antes do final do período de retenção.
  • O guardião o compartilhou com um canal retido antes do final do período de retenção.
  • O guardião o editou antes do final do período de retenção

Os seguintes pontos não são considerados ao determinar se uma lista está associada a um guardião:

  • A lista ou o registro foi aberto pelo guardião.
  • O guardião adicionou a lista aos favoritos ou a salvou em Mais tarde.
  • O guardião realizou/cancelou a assinatura de itens da lista.

Ativo durante o período de retenção
Para que uma lista seja considerada ativa durante o período de retenção, ela deve atender às seguintes condições:

  • Ter sido criada ou excluída durante o período de retenção.
  • Ter sido compartilhado com um canal retido durante o período de retenção.
  • Ter tido seu conteúdo editado, por qualquer pessoa, durante o período de retenção.

Observação: ler um canvas ou uma lista durante o período de retenção não torna esse arquivo “ativo durante o período de retenção”.