Zusammenarbeit

NEW WORK SE: „Slack hat die interne Transparenz weiter erhöht“

Sie wollten noch mehr Transparenz und eine effizientere Kommunikation. Mit Slack hat die NEW WORK SE den perfekten Partner gefunden.

Vom Slack-Team18. Dezember 2020

Die NEW WORK SE engagiert sich mit Marken wie dem Business-Netzwerk XING dem Arbeitgeberbewertungsportal kununu oder dem Bewerbermanagementsystem Prescreen in vielfältiger Weise für den Wandel der Arbeitswelt. Dabei stehen die knapp 2.000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an weltweit acht Standorten selbst immer wieder vor neuen Herausforderungen, die die dynamischen Veränderungen der Arbeitswelt mit sich bringen.

Eine dieser Herausforderungen besteht darin, eine transparente Kommunikation zu etablieren, um jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter über alles Wichtige zu informieren und ihnen immer genau die Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie für ihre jeweilige Tätigkeit benötigen. 

Mit diesem Anforderungsprofil hat sich die NEW WORK SE auf die Suche nach einem Kollaborationstool gemacht und sich letztlich für Slack entschieden. Ausschlaggebend dafür waren noch mehr Transparenz und eine effizientere Kommunikation, die weitere Verbesserung der Zusammenarbeit und vor allem auch die Möglichkeit, den verschiedenen Nutzertypen mit den App-Integrationen die bestmögliche Nutzungserfahrung bieten zu können. 

„Uns war es sehr wichtig ein Tool einzuführen, das unsere Entwicklerinnen und Entwickler spannend finden, das aber auch für alle anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter intuitiv zu nutzen ist.“

Franziska PuchertCollaboration & Communications Manager, NEW WORK SE

Slack Channels als Basis für eine offene und transparente Kommunikation

Vor der Einführung von Slack waren die Kommunikationsstrukturen nicht einheitlich und übersichtlich genug. „Wir hatten vorher schon zwei Messenger im Einsatz, aber die sind nie einheitlich von allen Kolleginnen und Kollegen genutzt worden“, erklärt Franziska Puchert, Collaboration & Communications Manager bei der NEW WORK SE. Da sie so nie genau wussten, welcher Kollege oder welche Kollegin welches Tool verwendet, haben sie für die digitale Kommunikation vorwiegend E-Mails genutzt.

Heute, rund ein Jahr nach der Einführung von Slack, hat sich das Bild stark verändert. „Wir kommunizieren nur noch wenig über E-Mail und es gibt auch kaum Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Slack nicht nutzen“, sagt Puchert. Offene und transparente Kommunikation wurde auch vom Vorstand schon immer vorgelebt und gefördert – über alle 10 Marken der NEW WORK SE hinweg. Das analoge Company-Meeting, bei welchem sich viele Beteiligte in einem Raum versammelt haben und weitere Standorte digital zugeschaltet wurden, wird derzeit digital durchgeführt. „Wir haben seit Beginn der Corona-Pandemie einmal die Woche ein digitales Company-Meeting, das sogenannte „Campfire”, das sich an alle Marken richtet und in welchem auch der Vorstand Updates gibt und sich den Fragen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stellt“, erklärt Sina Reintjes aus der internen Kommunikation der NEW WORK SE.

Für die tägliche Kommunikation ist Slack während der Corona-Pandemie noch wichtiger geworden, vor allem die Zahl der Slack-Calls ist nochmals stark gestiegen. „Wir haben vermehrt Calls und Meetings über Slack, weil man sich nicht mehr persönlich in den Offices treffen kann“, sagt Reintjes. Die Kolleginnen und Kollegen haben für ihre neuen Bedürfnisse schnell und einfach neue Channels eröffnet, um sich gegenseitig zu unterstützen und zu helfen: „In einer selbst gegründeten Community wurde sogar gezeigt, wie man Masken selbst basteln kann“, nennt Reintjes als eins von vielen Beispielen für die hohe Agilität bei der Verwendung von Channels. Wann immer es sinnvoll oder nötig ist, kann ohne großen Aufwand schnell ein neuer Channel erstellt werden, damit die Informationen immer im richtigen Kontext bleiben. Funktionen wie Slack-Calls und neue Channels haben in der Pandemie-Zeit dafür gesorgt, dass sich vieles auf Slack konzentrierte und die Nutzung als noch wertvoller angesehen wird.

Integrationen und Bots machen Slack zu einem Zentrum der Kooperation

Der große Funktionsumfang war für die NEW WORK SE ein weiterer Grund, Slack als Tool zu wählen. „Wir sehen, dass sich Slack stetig weiterentwickelt und sich dabei immer fragt: Was sind die Anforderungen der Kunden?“, erklärt Puchert. Das sei für ein Unternehmen mit vielen Entwicklerinnen und Entwicklern, die immer am Puls der Zeit agieren, ein sehr wichtiges Kriterium, so Puchert. Sie können sich mit selbst entwickelten Integrationen „austoben“, während die weniger technisch orientierten Kollegen und Kolleginnen einfach auf die zahlreichen Integrationen aus dem App-Verzeichnis von Slack zurückgreifen können.

„Die App-Integrationen sind in den einzelnen Workspaces schon sehr verbreitet“, erklärt Marcus Merheim, Senior Marketing Manager bei NEW WORK SE. Für Tools wie Confluence oder Jira wird Slack zur kollaborativen Brücke: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen nicht ständig zwischen den Tools hin und her wechseln und werden produktiver, weil alle wichtigen Informationen zentral in Slack zusammenlaufen. 

Spannende Möglichkeiten bieten zudem der Workflow-Builder und die Bots: „Wir bauen uns gerade verschiedene Workflows und Bots beispielsweise für die Themen-Abfrage für das nächste Meeting, für Erinnerungen an die regelmäßigen Stand-Ups oder sogar für den gesamten Onboarding-Prozess“, so Merheim. Mit einem einfachen Bot könne man außerdem seine Work-Life-Balance verbessern: „Besonders im Home-Office ist es ganz gut, wenn man daran erinnert wird, auch mal eine Pause zu machen oder kurz an die frische Luft zu gehen.“

 Die Unternehmensstruktur der NEW WORK SE erfordert zudem ein hohes Maß an Flexibilität. „Die einzelnen Marken haben zum Teil auch eigene Anforderungen, trotzdem wollten wir sie übersichtlich auf einer Plattform strukturieren“, erläutert Puchert den strategischen Hintergrund. Jede Marke hat nun einen eigenen Workspace und kann diesen flexibel nach den eigenen Bedürfnissen verwalten.

Eine wichtige Rolle für die individuelle Nutzung in den Projekt-Teams und Marken der NEW WORK SE spielen die Channels. „Wir nutzen Channels, um auf verschiedenen Ebenen Informationen auszutauschen und gegenüber allen Interessengruppen Transparenz zu wahren“, erzählt der Agile Project Manager Christopher Mc Farlane. So können sie offen Informationen zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen austauschen. Und die Kommunikation über Slack passt perfekt in das agile Arbeitskonzept, wie Mc Farlane erläutert: „Die asynchronen Threads helfen uns dabei, ein bestimmtes Problem genau dann anzugehen, wenn die Leute Zeit haben, anstatt erst auf ein Meeting warten zu müssen.“

„Die Kommunikation über Slack ist nicht ganz so formell wie bei einer E-Mail. Die Mitarbeiter nutzen Channels und Emojis, um zu kommunizieren und erhöhen damit die Transparenz zu anderen Kollegen. Alles ist einfacher und schneller geworden.“

Sina ReintjesInternal Communications, NEW WORK SE

Slack hat die Zusammenarbeit auf ein neues Niveau gehoben

Slack hat die Kollaboration innerhalb der NEW WORK SE nachhaltig verändert. „Auch wenn wir irgendwann wieder mehr im Office arbeiten können, wird Slack weiterhin ein wichtiges Tool bleiben, das hat sich einfach bewährt“, ist Reintjes überzeugt. Es haben sich während der kollektiven Arbeit im Home-Office neue Communities gebildet, die nicht einfach wieder verschwinden werden.  Und am Ende dürfen wir auch den menschlichen Aspekt der Zusammenarbeit nicht vergessen, wie Merheim betont: „Gerade mit Slack ist es total schön, einfach mal Kollegen oder Kolleginnen anzuschreiben, die man sonst im Büro sehen würde, um zu hören, wie es ihnen gerade geht.“

Rückschauend fasst Puchert zusammen: „Für uns hat sich ein iterativer Prozess bewährt und wir haben die Verwendung offener Channels als wichtiges Kriterium erlebt. Unsere Führungskräfte haben sich hier sehr aktiv gezeigt. Dies hat dazu beigetragen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich frühzeitig darin bestärkt sahen, selbst offen und transparent zu kommunizieren. Slack ist so innerhalb kurzer Zeit zu einem Teil der Unternehmenskultur der NEW WORK SE geworden.“

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