Schritte zu einem Workflow hinzufügen

Wer kann diese Funktion benutzen?
  • Alle Mitglieder (Standard)
  • Standard-, Plus- und Enterprise Grid-Plan

Workflows sind automatisierte Aufgaben oder Prozesse mit mehreren Schritten, die in deinem Slack-Workspace beginnen – keine Programmierung erforderlich! Sie können direkt in Slack ausgeführt oder mit anderen Tools und Services verbunden werden.

Nachdem du die erste Workflow-Einrichtung abgeschlossen hast, kannst du Schritte hinzufügen und diese anpassen. Die Schritte in deinem Workflow werden in der von dir gewählten Reihenfolge ausgeführt und können zum Sammeln oder Senden von Informationen in Slack oder zwischen Slack und anderen Services verwendet werden.

Die folgenden Themen erwarten dich


Übersicht über Workflow-Schritte

Schritte sind eine Reihe von Aktionen, die zum Abschließen eines Workflows ausgeführt werden. Sobald dein Workflow startet, wird er die von dir hinzugefügten Schritte in der von dir angegebenen Reihenfolge anzeigen. Es gibt drei Arten von Schritten, die du zu Workflows hinzufügen kannst: Nachrichten, Formulare und Schritte von Apps, die in deinem Workspace installiert sind.

Nachrichten-Schritte

Du kannst als Teil deines Workflows Nachrichten senden, um Informationen an die Person zu übermitteln, die den Anstoß dazu gegeben hat, oder an andere in Slack, die aufgrund von Informationen, die in einen Workflow eingegeben wurden, Maßnahmen ergreifen müssen. Mit Nachrichten-Schritten kannst du Direktnachrichten (DMs) an bestimmte Leute senden oder in einem Channel oder Thread posten. Nachrichten in Workflow-Builder unterstützen die automatische Nachrichtenformatierung und Hyperlinks.

Formular-Schritte

Du kannst Formulare zu deinem Workflow hinzufügen, um Informationen zu organisieren und zu sammeln. Formulare können Platz für benutzerdefinierte Antworten enthalten oder Leute dazu auffordern, Optionen aus einer Liste auszuwählen. Sobald ein Formular ausgefüllt wurde, kannst du Antworten an einen Channel oder per DM an eine bestimmte Person senden.

Hinweis: Sobald Formularantworten per Workflow-Builder übermittelt wurden, können sie nicht mehr bearbeitet werden.

Schritte aus Apps

Einige Slack-App-Entwickler bieten benutzerdefinierte Workflow-Schritte für ihre Apps. Schritte aus Apps sind individuell und ermöglichen es dir, einen Workflow in Slack auf eine bestimmte Art und Weise mit anderen Services zu verbinden. Um die Schritte einer App im Workflow-Builder verwenden zu können, musst du zunächst die App zu deinem Workspace hinzufügen. Dafür ist möglicherweise die Genehmigung des Administrators erforderlich. 

Wenn eine App zu deinem Workspace hinzugefügt wurde, kannst du deinen Account verbinden, um Aktionen in einem anderen Service durchzuführen, ohne Slack zu verlassen. Schritte aus Apps sind ähnlich – durch Hinzufügen eines Schritts aus einer App zu einem Workflow kannst du von deinem Workflow gesammelte Informationen an einen anderen Service senden oder Informationen von diesem Service in Slack abrufen. Anschließend kannst du in weiteren Schritten deines Workflows auf diese Informationen verweisen, oder andere können vom Service aus Maßnahmen ergreifen – ohne dass jemand irgendwelche Informationen zwischen den Tools kopieren muss.

Denke daran, dass App-Entwickler wählen, wie die Workflow-Schritte für ihre Apps funktionieren. In vielen Fällen können Schritte aus Apps angepasst werden, nachdem sie zu deinem Workflow hinzugefügt wurden. Es ist jedoch nicht möglich, die zentrale Funktion zu ändern, die ein Schritt bieten soll.

Bibliothek für Workflow-Schritte

Wenn du Schritte zu deinem Workflow hinzufügen möchtest, kannst du sie in der Schritt-Bibliothek im Workflow-Builder suchen und hinzufügen. Du kannst nach bestimmten Schritten suchen oder alle für deinen Workspace verfügbaren Schritte durchsuchen.

Schritt-Bibliothek in Workflow-Builder, die Schritte aus Slack und verschiedenen Apps zeigt

Um von Slack erstellte Schritte anzuzeigen (wie Nachrichten- oder Formular-Schritte), klicke in der linken Spalte auf Entwickelt von Slack. Klicke auf den Namen deiner Organisation, um alle Schritte anzuzeigen, die als Teil von benutzerdefinierten Apps verfügbar sind, die von Mitgliedern deines Workspace entwickelt wurden. Wähle eine App aus, um Workflow-Schritte anzuzeigen, die vom Entwickler der App erstellt wurden. 

Hinweis: Wenn eine App in deinem Workspace installiert ist und ihre Schritte nicht im Workflow-Builder angezeigt werden, musst du sie möglicherweise neu installieren oder die Genehmigung für die aktuellste Version beantragen.


Schritte mit Buttons und Variablen anpassen

Beim Hinzufügen von Schritten zu Workflows kann es vorkommen, dass du auf Informationen verweisen möchtest, die in deinem Workflow eingereicht wurden (z. B. eine Antwort auf eine der Fragen in einem Formular oder den Namen der Person, die den Workflow gestartet hat). Möglicherweise soll der Workflow auch bei einem bestimmten Schritt angehalten werden, während die Person, die ihn verwendet, eine bestimmte Aktion ausführt oder eine bestimmte Aufgabe abschließt.

Mit Buttons und Variablen kannst du deine Workflow-Schritte auf Wunsch anpassen.

Buttons

Wenn du zu einem Schritt in deinem Workflow einen Button hinzufügst, wird der Workflow nicht fortgesetzt, bis jemand auf den Button klickt. Buttons können nur einmal pro Workflow angeklickt werden. Wir raten daher davon ab, sie zu Workflows hinzuzufügen, die von mehreren Leuten benutzt werden müssen – z. B. einen Workflow für ein geplantes Datums und eine geplante Uhrzeit, der ein Team von fünf Leuten daran erinnert, ihre täglichen Status-Updates zu einem Projekt zu teilen.

Variablen

Mit Variablen kannst du Informationen aus früheren Schritten in nachfolgenden Schritten in deinen Workflow einfügen. Dadurch kannst du deine Workflows noch flexibler anpassen und Informationen über verschiedene Schritte hinweg miteinander verbinden. Welche Variablen dir zur Verfügung stehen, hängt davon ab, wie dein Workflow startet, wer an verschiedenen Stellen mit den Schritten interagiert und welche Informationen in den Workflow gelangen (z. B. Antworten auf ein Formular). Wenn du Schritte aus Apps verwendest, kannst du möglicherweise auch eindeutige Variablen für diese Schritte verwenden.


Setzen wir das Gelernte in die Praxis um

Befolge die unten aufgeführten Schritte, um Schritte zu deinem Workflow hinzuzufügen und sie auf Wunsch mit Buttons und Variablen anzupassen.

Schritt 1: Schritte zu deinem Workflow hinzufügen

  1. Öffne deinen Workflow im Workflow-Builder.
  2. Klicke auf Schritt hinzufügen, um die Schritt-Bibliothek zu öffnen.
  3. Suche nach dem Schritt, den du hinzufügen möchtest, oder wähle eine Option in der linken Spalte, um einen Schritt aus Slack oder einer App auszuwählen.
  4. Klicke neben dem Schritt, den du verwenden möchtest, auf Hinzufügen.

Workflow-Builder in Slack, der einen ausgewählten Trigger und Button zum Hinzufügen von Schritten zeigt.


Schritt 2: Deine Schritte anpassen

Füge Text und Buttons oder Variablen zu Nachrichten-Schritten hinzu, richte benutzerdefinierte Formulare ein und konfiguriere Schritte von Apps aus, falls du welche verwendest.

Nachrichten-Schritte

Formular-Schritte

Schritte aus Apps

Grundlegende Einrichtung von Schritten

  1. Wähle unter Diese Nachricht senden an einen Channel oder eine Person aus dem Dropdown-Menü aus.
  2. Gib den Inhalt deiner Nachricht in das Feld Nachrichtentext ein.
  3. Klicke auf Speichern.


Buttons oder Variablen hinzufügen

  • Aktiviere das Kontrollkästchen neben Einen Button einbinden, um einen Button hinzuzufügen, auf den Leute, die deinen Workflow verwenden, klicken können, um zum nächsten Schritt zu wechseln.
  • Klicke auf Variable einfügen, um in deinem Nachrichtentext auf eine Variable zu verweisen. Variablen werden blau hervorgehoben, damit sie leicht von anderen Elementen deiner Nachricht zu unterscheiden sind.

Workflow-Builder in Slack, der einen Workflow-Nachrichten-Schritt mit einer Variablen und einem Button zeigt

  1. Wähle einen Channel oder eine Person aus dem Dropdown-Menü aus.
  2. Wenn du möchtest, kannst du auf das  Bleistift-Symbol klicken, um den Nachrichten- und Button-Text zu bearbeiten, der zusammen mit deinem Formular angezeigt wird. Klicke auf Fertig, wenn du fertig bist.
  3. Gib einen Titel für das Formular ein.
  4. Füge eine Frage zu deinem Formular hinzu und wähle den Fragentyp aus dem Dropdown-Menü aus. Klicke auf Frage hinzufügen, um weitere Fragen hinzuzufügen.
  5. Wähle aus, wohin abgeschlossene Antworten auf dein Formular gesendet werden sollen.
  6. Klicke auf Speichern.
Jeder Workflow-Schritt aus einer App ist anders aufgebaut und bietet verschiedene Anpassungsoptionen. Nachdem du auf Hinzufügen geklickt hast, um einen Schritt aus einer App in deinem Workflow zu verwenden, kannst du den Eingabeaufforderungen im Schritt folgen, um den Schritt anzupassen und alle verfügbaren Variablen hinzuzufügen.

Tipp: Du kannst Antworten auf Formularfragen als Variablen in allen Nachrichten-Schritten verwenden, die du deinem Workflow nach einem Formular-Schritt hinzufügst.


Nächster Schritt Mitarbeiter zu deinem Workflow hinzufügen

Nachdem du jetzt Schritte hinzugefügt hast, ist es an der Zeit, weitere Mitglieder deines Workspace als Mitarbeiter zu deinem Workflow hinzuzufügen. Du kannst diesen Schritt aber auch überspringen, wenn du keine Mitarbeiter hinzufügen möchtest, und stattdessen mit der Veröffentlichung deines Workflows fortfahren.