ワークフローにステップを追加する

誰がこの機能を利用できますか?
  • メンバー全員 (デフォルト)
  • スタンダードプラスEnterprise Grid の各プラン

ワークフローとは、複数のステップで構成される自動化されたタスクまたはプロセスです。コーディングの必要はありません。ワークフローは自分の Slack ワークスペースで開始されます。Slack で直接実行することも、他のツールやサービスと連携させることもできます。

ワークフローの初期設定が完了したら、次はステップを追加してカスタマイズします。ワークフローのステップは、設定した順序で実行されます。Slack 内で、または Slack と別のサービスとの間で、情報を収集したり送信したりするために使用されます。

学習内容


ワークフローのステップの概要

ステップとは、ワークフローを完了するために実行する一連のアクションです。ワークフローが開始すると、設定で追加したステップが、指定した順序で表示されます。ワークフローに追加できるステップには、メッセージ、フォーム、そしてワークスペースにインストールしたアプリのステップという 3 つのタイプがあります。

メッセージステップ

ワークフローを開始したメンバーや、ワークフローに送信された情報に基づいてアクションを実行する必要があるメンバーに、ワークフローの一部としてメッセージを送信して情報を伝えます。メッセージステップは、特定のメンバーにダイレクトメッセージ(DM)を送信したり、チャンネルまたはスレッドに投稿したりするために使用できます。ワークフロービルダーのメッセージでは、メッセージの自動書式設定とハイパーリンクをサポートしています。

フォームステップ

ワークフローにフォームを追加すると、情報を整理して収集できます。フォームでは、カスタムの回答用のスペースを含めたり、メンバーにリストからオプションを選んでもらうようすることもできます。フォームが入力されたら、返信をチャンネルに送信するか、特定のメンバーに DM で送信するかを選べます。

注意 : フォームの返信は、ワークフロービルダーから送信された後で編集することはできません。

アプリのステップ

Slack アプリの開発者の中には、自社のアプリ向けのカスタムのワークフローステップを提供している人もいます。アプリのステップはアプリに固有で、Slack のワークフローを他のサービスに特定の方法で連携させることができます。ワークフロービルダーでアプリのステップを使用するには、先にアプリをワークスペースに追加しておく必要があり、そのためには管理者の承認が必要な場合があります。 

アプリがワークスペースに追加されていれば、アカウントを連携させて、Slack を離れることなく別のサービスのアクションを実行できます。アプリのステップはどれも似ています。アプリのステップをワークフローに追加すると、ワークフローで収集した情報を別のサービスに送信したり、そのサービスからの情報を Slack に取り込んだりできます。そうすると、ツール間で情報をコピーすることなく、その情報をワークフローの追加のステップで参照したり、他のメンバーがそのサービスからアクションを実行したりできます。

アプリのワークフローステップの機能はアプリの開発者が決めています。ワークフローに追加した後でカスタマイズできる場合が多いものの、ステップで提供するように設計されているコア機能は変更できません。

ワークフローステップのライブラリ

ワークフローにステップを追加する準備ができたら、ワークフロービルダーのステップライブラリでステップを見つけて追加してみましょう。特定のステップを検索することも、ワークスペースで利用できるすべてのステップを見ることもできます。

Slack や他のアプリが提供しているステップが表示されているワークフロービルダーのステップライブラリ

Slack で作成したステップ(メッセージステップやフォームステップなど)を見るには、左側の列にある「Slack が構築」をクリックします。オーガナイゼーションの名前をクリックすると、ワークスペースのメンバーが構築したカスタムアプリの一部として利用できるすべてのステップが表示されます。アプリを選択すると、そのアプリの開発者が作成したワークフローステップを見ることができます。

注意 : ワークスペースにアプリがインストールされているのに、ワークフロービルダーにそのアプリのステップが表示されない場合は、アプリを再インストールするか、最新バージョンにする承認をリクエストする必要がある場合があります。


ボタンと変数を使用してステップをカスタマイズする

ワークフローにステップを追加するときに、ワークフローに送信された情報(フォームの質問に対する回答や、ワークフローを開始した人の名前など)を参照したい場合があるかもしれません。また、ワークフローを特定のステップで一時停止して、その間にメンバーが所定のアクションや特定のタスクを実行できるようにしたい場合もあるでしょう。

そのような場合は、ボタン変数を使ってワークフローステップをカスタマイズできます。

ボタン

ワークフローにボタンを追加すると、メンバーがボタンをクリックするまではワークフローが先に進まなくなります。ボタンはワークフローにつき一度しかクリックできないため、複数の人が使う必要があるワークフローにボタンを追加することはおすすめしません。例えば、スケジュールされた日付と時間のワークフローで、5 人のチームメンバーにプロジェクトのその日の進捗状況を報告するようにリマインダーを表示する場合などです。

変数

変数を使うと、ワークフローの前のステップで得た情報を後のステップに挿入できるようになるため、ワークフローをパーソナライズする自由度が高まり、さまざまなステップ間で情報を柔軟に関連付けできます。使用できる変数は、ワークフローの開始方法、ワークフローの各ポイントでステップとやり取りしているユーザー、ワークフローに渡される情報(フォームへの回答など)によって異なります。アプリのステップを使用している場合は、それらのステップに固有の変数を使用できることがあります。


学んだことを実践する

次の手順に従って、ワークフローにステップを追加し、必要に応じてボタンや変数を使ってカスタマイズしてみましょう。

ステップ 1 : ワークフローにステップを追加する

  1. ワークフロービルダーでワークフローを開きます。
  2. 「ステップを追加」をクリックして、ステップライブラリを開きます。
  3. 追加したいステップを検索するか、左側の列でオプションを選択し、Slack またはアプリから提供されているステップを選択します。
  4. 使用するステップの横にある「追加」をクリックします。

選択されたトリガーとステップに追加するボタンを表示している Slack のワークフロービルダー


ステップ 2 : ステップをカスタマイズする

メッセージステップにテキストとボタンまたは変数を追加したり、カスタムフォームを設定したり、アプリのステップを使用している場合はそれを設定したりしてみましょう。

メッセージステップ

フォームステップ

アプリのステップ

基本のステップ設定

  1. 「メッセージの送信先」の下にあるドロップダウンメニューから、チャンネルまたはメンバーを選びます。
  2. 「メッセージのテキスト」フィールドに、メッセージの内容を追加します。
  3. 「保存」をクリックします。


ボタンまたは変数を追加する

  • ボタンを追加して、ワークフローを使用するメンバーがクリックすると次のステップに進めるようにするには、「ボタンを含める」の横にあるチェックボックスをオンにします。
  • メッセージテキストで変数を参照するには、「変数を挿入する」をクリックします。変数は青色でハイライトされるので、メッセージの他の要素と簡単に区別できます。

変数とボタンを使用するワークフローのメッセージステップを表示している Slack のワークフロービルダー

  1. ドロップダウンメニューから、チャンネルまたはメンバーを選びます。
  2. 必要に応じて、 (鉛筆アイコン)をクリックして、フォームと一緒に表示されるメッセージとボタンテキストを編集します。入力が終了したら「完了」をクリックします。
  3. フォームのタイトルを入力します。
  4. フォームに質問を追加し、ドロップダウンメニューから質問のタイプを選択します。さらに質問を追加するには、「質問の追加」をクリックします。
  5. 入力後のフォーム回答の送信先を選択します。
  6. 「保存」をクリックします。
アプリのワークフローステップはそれぞれ設計が異なり、提供されているカスタマイズオプションも異なります。ワークフローでアプリのステップを使用するために「追加」をクリックしたら、ステップに表示されるメッセージに従ってステップをカスタマイズし、利用できる変数を追加します。

Tip : フォームの質問への回答は、ワークフローに追加するそのフォームステップ以降のメッセージステップで変数として使用できます。


次のテーマ : ワークフローにコラボレーターを追加する

ここまででステップを追加しました。次は、ワークスペースの他のメンバーをワークフローのコラボレーターとして追加します。コラボレーターを追加する必要がない場合はこの手順をスキップして、ワークフローを公開するに進んでください。