新增步驟至工作流程

誰可以使用此功能?

工作流程指的是自動化多步驟工作或流程,會在你的 Slack 工作空間啟動,而且完全不需要編寫程式碼!工作流程可以直接在 Slack 中執行,或是連結至其他工具和服務。

完成初步的工作流程設定之後,就可以新增和自訂步驟。工作流程中的步驟會依照你決定的順序排列,並且可以用於在 Slack 或者在 Slack 與其他服務之間收集或傳送資訊。

你將學習到


工作流程步驟概覽

步驟是完成工作流程所需採取的一系列動作。工作流程啟動之後,就會顯示你以指定順序新增的步驟。你可以將三種類型的步驟新增至工作流程:訊息、表單,以及安裝至工作空間的應用程式提供的步驟

訊息步驟

將傳送訊息納入你的工作流程,即可和他人溝通資訊,如啟動工作流程的人,或者其他需要針對提交至工作流程的資訊採取動作的 Slack 使用者。訊息步驟可以用於傳送私訊 (DM) 給特定人員,或是將訊息張貼在頻道或對話串。「工作流程建立」中的「訊息」功能支援自動訊息格式和超連結。

表單步驟

新增表單至你的工作流程,即可組織並收集資訊。表單可以包含自訂回應的空間,或是提示人員從清單中選擇選項。表單完成之後,你可以選擇將回應傳送至頻道,或者透過 DM 傳送給特定人員。

備註:表單回應透過「工作流程建立」提交之後就無法再編輯。

應用程式提供的步驟

部份 Slack 應用程式開發人員會在他們的應用程式中提供自訂工作流程步驟的功能。應用程式提供的步驟各有不同,讓你可以透過特定方式連結 Slack 的工作流程和其他服務。如果要在「工作流程建立」使用應用程式提供的步驟,你必須先將該應用程式新增至你的工作空間,此操作可能需要管理員核准。 

將應用程式新增至工作空間之後,你就可以連結自己的帳號,這樣一來,不需要離開 Slack 就可以在其他服務中採取動作。應用程式提供的步驟也是類似的操作方法:從應用程式將步驟新增至工作流程之後,你就可以將工作流程收集的資訊傳送至其他服務,或是從該服務提取資訊至 Slack。接著,你可以在工作流程的其他步驟中參照上述的資訊,或者其他人也可以透過該服務採取動作,任何人都不需要在不同工具之間複製任何資訊。

請注意,應用程式開發人員會決定工作流程步驟在其應用程式的執行方式。在多數情況下,你可以在將應用程式提供的步驟新增至工作流程之後進行自訂,但是你無法修改步驟原先設計的核心體驗。

工作流程步驟資源庫

準備好將步驟新增至工作流程之後,你可以從「工作流程建立」的步驟資源庫中找到並新增步驟。你可以搜尋特定的步驟,或是瀏覽所有可用於工作空間的步驟。

「工作流程建立」步驟資源庫會顯示 Slack 和數種應用程式提供的步驟

若要檢視 Slack 建立的步驟 (例如訊息和表單步驟),請按一下的左側欄的由 Slack 建置」。按一下你的組織名稱即可檢視所有可用的步驟,這些步驟可以用於由工作空間成員建立的自訂小程式。選取任一應用程式即可檢視由該應用程式開發人員建立的工作流程步驟。 

備註:如果應用程式已安裝在你的工作空間,你卻沒有在「工作流程建立」中看到應用程式提供的步驟,可能需要重新安裝,或是請求核准最新版本。


運用按鈕和變數自訂步驟

將步驟新增至工作流程的過程中,有時候你可能會想要參照提交至工作流程的資訊 (例如對表單內其中一個問題的回應,或是啟動工作流程的人員名稱)。你也可能會希望工作流程在執行特定步驟時暫停,讓使用者可以採取特定動作或是完成特定工作。

如果有需要,你可以使用按鈕變數來自訂工作流程步驟。

按鈕

如果你在工作流程的步驟新增按鈕,必須要有使用者按一下該按鈕,工作流程才會繼續執行。在各個工作流程中,按鈕只能按一次,因此我們不建議在可能有多人需要使用的工作流程中新增按鈕,例如:用途是提醒五人團隊分享他們每日的專案狀態更新的「排程的日期和時間」工作流程。

變數

變數讓你可以將工作流程中前面步驟的資訊插入後續步驟,提供你更多彈性來個人化工作流程,並且連結橫跨多個步驟的資訊。你可以使用的變數取決於工作流程啟動的方式、在不同時間與步驟互動的對象,以及傳入工作流程的資訊 (例如對表單的回應)。如果你使用應用程式提供的任何步驟,或許也可以運用這些步驟獨有的變數。


實際操作所學內容

依照下列步驟將步驟新增至你的工作流程,如果有需要也可以利用按鈕和變數來自訂步驟。

步驟 1:將步驟新增至工作流程

  1. 在「工作流程建立」開啟工作流程。
  2. 按一下「新增步驟」以開啟步驟資源庫。
  3. 搜尋你想要新增的步驟,或是在左側欄選取選項,來選擇要從 Slack 或是應用程式新增步驟。
  4. 在你想要使用的步驟旁按一下「新增」。

Slack 的「工作流程建立」顯示已選取的觸發方式和用於新增步驟的按鈕


步驟 2:自訂你的步驟

你可以將文字和按鈕或變數新增至訊息步驟、建立自訂表單,以及設定你使用的應用程式提供的步驟。

訊息步驟

表單步驟

應用程式提供的步驟

基本的步驟設定

  1. 在「傳送此訊息的對象」下方,從下拉式功能表中選擇頻道或人員。
  2. 在「訊息文字」欄位新增你的訊息內容。
  3. 按一下「儲存」。


新增按鈕或變數

  • 勾選「包含按鈕」旁的方塊即可新增按鈕,讓使用工作流程的人員可以按下按鈕來前往下一步驟。
  • 按一下「插入變數」即可在你的訊息文字中參照變數。變數會以藍色反白顯示,因此很容易和訊息中的其他元素區分。

Slack 的「工作流程建立」顯示有變數和按鈕的工作流程訊息步驟

  1. 從下拉式功能表中選擇頻道或人員。
  2. 如果有需要,按一下  鉛筆圖示即可編輯會和表單一起呈現的訊息和按鈕文字。完成後,按一下「完成」。
  3. 輸入表單標題。
  4. 在表單中新增問題,並且從下拉式功能表選擇問題類型。按一下「新增問題」即可新增更多問題。
  5. 選擇已完成的表單回應要傳送到何處。
  6. 按一下「儲存」。
各種應用程式提供的工作流程步驟都有不同的設計,也會提供不同的自訂選項。按一下「新增」並將應用程式提供的步驟用於你的工作流程之後,你就可以依照步驟中的提示來自訂步驟,並新增任何可用的變數。

提示:你可以把對表單問題的回應當作變數,並用於你新增至工作流程並排列在表單步驟之後的任何訊息步驟。


下一步是什麼:

🔗 建立工作流程

📍新增步驟至工作流程

🔗 管理工作流程共同作業者

🔗 發布工作流程

🔗 管理工作流程