Cómo añadir pasos a un flujo de trabajo

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Los flujos de trabajo son tareas de varios pasos o procesos automatizados, sin necesidad de código, y que comienzan en tu espacio de trabajo de Slack. Se pueden llevar a cabo directamente en Slack o usando otras herramientas y servicios.

Una vez completada la configuración inicial del flujo de trabajo, podrás añadir y personalizar los pasos. Los pasos del flujo de trabajo aparecerán en el orden que decidas, y se pueden usar para recopilar o enviar información en Slack o entre Slack y otros servicios.

Aprenderás lo siguiente


Resumen general de los pasos de un flujo de trabajo

Los pasos son un conjunto de acciones que se llevan a cabo para completar un flujo de trabajo. Una vez comenzado el flujo de trabajo, aparecerán los pasos en el orden que indiques. Hay tres tipos de pasos que se pueden añadir a los flujos de trabajo: mensajes, formularios y pasos de las aplicaciones instaladas en tu espacio de trabajo.

Pasos de mensajes

Envía mensajes como parte de tu flujo de trabajo para enviar información a la persona que lo ha empezado o a otros usuarios de Slack que necesiten conocer esa información para usar el flujo de trabajo. Los pasos de mensajes se pueden usar para enviar mensajes directos a algunas personas, o también se pueden publicar en un canal o en un hilo de la conversación. Los mensajes en el Creador de flujos de trabajo admiten formatos automáticos de mensajes e hipervínculos.

Pasos de formulario

Añade formularios a tu flujo de trabajo para organizar y recopilar información. Los formularios pueden incluir espacios para respuestas personalizadas o mensajes para pedir a los usuarios que seleccionen las opciones de una lista. Una vez completado el formulario, puedes elegir entre enviar las respuestas a un canal o a una persona en concreto mediante un mensaje directo.

Nota: las respuestas del formulario no se pueden editar una vez enviadas usando el Creador de flujos de trabajo.

Pasos de aplicaciones

Algunos desarrolladores de aplicaciones de Slack incluyen pasos de flujo de trabajo personalizados para sus aplicaciones. Los pasos de las aplicaciones son exclusivos y te permiten conectar un flujo de trabajo de Slack a otros servicios, de determinadas maneras. Para usar los pasos de aplicaciones en el Creador de flujos de trabajo, debes añadir la aplicación al espacio de trabajo, lo que podría necesitar la aprobación de un administrador. 

Cuando se añade una aplicación al espacio de trabajo, podrás conectar tu cuenta para llevar a cabo acciones en otro servicio sin abandonar la interfaz de Slack. Los pasos de aplicaciones son similares: al añadir un paso de una aplicación a un flujo de trabajo, podrás enviar la información recopilada por el flujo de trabajo a otro servicio o incorporar la información de ese servicio en Slack. Después, puedes hacer referencia a esa información en pasos adicionales de tu flujo de trabajo. También, otros usuarios pueden realizar acciones desde el servicio, sin que ninguno tenga que copiar la información entre herramienta y herramienta.

Ten en cuenta que los desarrolladores de aplicaciones deciden cómo funcionan los pasos del flujo de trabajo para sus aplicaciones. En muchos casos, puedes personalizar los pasos de las aplicaciones después de añadirlos a tu flujo de trabajo, pero no es posible modificar la experiencia para la que está diseñada un paso.

Biblioteca de pasos de flujo de trabajo

Cuando tengas todo listo para añadir pasos a tu flujo de trabajo, podrás encontrarlos y añadirlos desde la biblioteca de pasos del Creador de flujos de trabajo. Puedes buscar pasos en concreto o explorar todos los pasos disponibles de tu espacio de trabajo.

Biblioteca de pasos del Creador de flujos de trabajo mostrando pasos de Slack y otras aplicaciones

Para ver los pasos creados por Slack (como los pasos de mensajes y de formularios), haz clic en Creados por Slack en la columna izquierda. Haz clic en el nombre de tu organización para ver los pasos disponibles como parte de las aplicaciones personalizadas creadas por miembros de tu espacio de trabajo. Selecciona una aplicación para ver los pasos de flujo de trabajo creados por el desarrollador de esa aplicación. 

Nota: Si una aplicación se instala en tu espacio de trabajo y no puedes ver sus pasos en el Creador de flujos de trabajo, debes volver a realizar la instalación o solicitar una aprobación para usar la versión más reciente.


Cómo personalizar pasos con botones y variables

Al añadir pasos a flujos de trabajos, es posible que, a veces, quieras hacer referencia a la información enviada a tu flujo de trabajo (como la respuesta a una de las preguntas de un formulario, o el nombre de la persona que ha comenzado el flujo de trabajo). También puede que quieras que tu flujo de trabajo se detenga en un determinado paso, mientras la persona que lo usa lleva a cabo una acción en concreto o completa una determinada tarea.

Si quieres, puedes usar los botones y las variables para personalizar los pasos del flujo de trabajo.

Botones

Al añadir un botón a un paso en tu flujo de trabajo, el flujo no se iniciará hasta que alguien haga clic en el botón. Solo se puede hacer clic en los botones una vez por flujo de trabajo, por lo que no recomendamos añadirlos a flujos de trabajo que impliquen a varias personas, por ejemplo, un flujo de trabajo con fecha y hora programadas que recuerde a un equipo de cinco personas que deben compartir su progreso diario en un proyecto.

Variables

Las variables permiten insertar información de pasos anteriores en tu flujo de trabajo en los siguientes flujos, lo que te permitirá personalizar los flujos de trabajo a tu antojo y conectar la información de diferentes pasos. Las variables disponibles dependen de la forma en la que comience su flujo de trabajo, quién interactúe con los pasos en determinados puntos del proceso y la información que se transfiere al flujo de trabajo (como las respuestas a un formulario). Si usas uno de los pasos de las aplicaciones, también podrás usar variables exclusivas para esos pasos.


Pon en práctica lo que has aprendido

Sigue los pasos que aparecen a continuación para añadir pasos a tu flujo de trabajo y personalizarlos con los botones y variables que prefieras.

Paso 1: cómo añadir pasos al flujo de trabajo

  1. Abre el flujo de trabajo en el Creador de flujos de trabajo.
  2. Haz clic en Añadir paso para abrir la biblioteca de pasos.
  3. Busca el paso que quieras añadir o selecciona una opción de la columna izquierda para elegir un paso de Slack o una aplicación.
  4. Haz clic en Añadir, junto al paso que quieras usar.

El Creador de flujos de trabajo de Slack mostrando un activador seleccionado y un botón para añadir pasos


Paso 2: cómo personalizar tus pasos

Añade texto y botones o variables a los pasos de mensajes, crea formularios personalizados y configura los pasos de las aplicaciones, si usas alguna.

Pasos de mensajes

Pasos de formulario

Pasos desde aplicaciones

Configuración básica de pasos

  1. En Enviar este mensaje a, selecciona un canal o una persona desde el menú desplegable.
  2. Añade el contenido de tu mensaje en el campo Texto del mensaje.
  3. Haz clic en Guardar.


Cómo añadir botones o variables

  • Marca la casilla junto a Incluir un botón para añadir un botón en el que los usuarios puedan hacer clic para pasar al siguiente paso del flujo de trabajo.
  • Haz clic en Insertar una variable para hacer referencia a una variable en tu mensaje de texto. Las variables se resaltarán en azul para que se puedan distinguir de otros elementos de tu mensaje.

El Creador de flujos de trabajo de Slack mostrando un paso de mensaje del flujo de trabajo con una variable y un botón

  1. Elige un canal o una persona desde el menú desplegable.
  2. Si quieres, haz clic en el icono del lápiz   para editar el mensaje y el texto del botón que se incluirán en tu formulario. Haz clic en Listo cuando hayas terminado.
  3. Escribe el título del formulario.
  4. Añade una pregunta al formulario y selecciona el tipo de pregunta desde el menú desplegable. Haz clic en Añadir pregunta para añadir más.
  5. Elige dónde se mandarán las respuestas completadas del formulario.
  6. Haz clic en Guardar.
Cada paso del flujo de trabajo de una aplicación se crea de forma diferente y tiene distintas opciones de personalización. Después de hacer clic en Añadir para usar un paso de una aplicación de tu flujo de trabajo, puedes seguir las indicaciones que aparecen en el paso para personalizarlo y añadir variables.

Consejo: puedes usar las respuestas de las preguntas del formulario como variables en cualquier paso de mensaje que añadas a tu flujo de trabajo, después de un paso de formulario.


Siguiente: Cómo añadir colaboradores a tu flujo de trabajo

Ahora que has añadido los pasos, es el momento de añadir otros miembros de tu espacio de trabajo como colaboradores de tu flujo de trabajo. Puedes omitir este paso si no vas a añadir ningún colaborador y quieres pasar a publicar tu flujo de trabajo.