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在 Slack 中使用清單

誰可以使用此功能？

使用清單功能，即可整理及協作處理 Slack 中的工作，輕鬆管理工作、追蹤專案進度及處理其他任務。你可以從頭開始建立新的清單，或者選擇可自訂的範本來快速建立清單，然後新增工作並直接與其他人協作處理清單項目。

提示：多數的範本都含有清單，這是一種預先設定好的工具組合，可以用來快速建立特定目的適用的頻道，例如管理專案。如果你不使用範本，那麼可以深入瞭解清單的使用方法。

 

清單的元件

開始使用前，花些時間熟悉清單元件及如何自訂元件以協助保持條理，將會很有幫助。檢視下表，查看各元件說明。

Slack 清單圖表，呈現可在哪裡找到清單項目、子工作、欄位、檢視畫面、篩選工具和留言對話串

項目

定義

1.項目

項目是你需要完成的工作，或你想要追蹤的交付內容。

2.子工作

子工作是項目下的細分工作，擁有與項目相同的欄位，但可以設定不一樣的到期日和指派對象。

3.欄位

包含你想在各項目旁顯示資訊的欄位。欄位可自訂，新增至各欄位的資料可透過多種格式輸入，如文字、從下拉式功能表選擇、核取方塊等。

4.檢視畫面

將篩選、排序和版面配置偏好設定儲存為檢視畫面。只要可以存取清單，任何人員都能快速在檢視畫面之間切換。

5.篩選工具和版面配置

排序、篩選、隱藏並將項目進行分組，將清單內容縮減至與你最相關的工作。你可以使用清單中特定欄位篩選項目，並套用不同的版面配置選項：表格版面配置 (依列整理項目，依欄整理欄位) 或是看板版面配置 (項目依欄位分組，且可以在欄之間移動項目)。

6.對話串

你可以在任何清單項目中發起對話串，以整理特定工作的相關討論。在對話串中提及其他人員，告知對方需要其留意的清單項目。

 

建立清單

你可以自行從頭開始建立清單，也可以使用範本。

從頭開始

根據預設，清單包括 4 個欄位，分別為「已完成」、「名稱」、「指派對象」和「到期日」，都有助於輕鬆指派和追蹤工作。 

  1. 在「 首頁」標籤上，將游標暫留在「 更多」上方，然後選取「  清單」。
    顯示游標放在 Slack 桌面應用程式中「更多圖示」上的圖片。
  2. 按一下右上角的「  新增」，然後選取「  清單」。
  1. 點選畫面底部的「  更多」。
  2. 點選「 清單」，然後點選右上角的「加號圖示」。
  3. 為清單命名、選擇表情符號並視需要新增一段說明，然後點選「完成」。

注意：如果移除其中一個工作追蹤欄位，系統將提示你一併移除其他欄位。所有相關資料都將隱藏，但只要將工作追蹤欄位加回清單即可還原。 


使用範本

建立清單時，可以在桌面上選擇範本，以節省設定及格式化的時間。

  1. 在「 首頁」標籤上，將游標暫留在「 更多」上方，然後選取「  清單」。
    顯示游標放在 Slack 桌面應用程式中「更多圖示」上的圖片。
  2. 按一下右上角的「 新增」，然後選取「 清單」。
  3. 從左側欄位選擇範本，然後按一下「使用範本」。

提示：你可以從桌面上的 Slack 將 .CSV 檔案匯入清單中。按一下「  新增」，然後選取「  匯入 CSV」。要將清單匯出為 CSV 檔案，開啟清單，按一下「  三個點圖示」，然後選取「  下載 CSV」。


自訂欄位

新增或編輯欄位以納入特定詳細資訊，例如優先順序、狀態等。

  1. 按一下清單第一列的某個欄位，然後選取「 編輯欄位」。
  2. 視需要可更改欄位名稱，或是從欄位類型下拉式功能表選擇一個選項來變更資料格式。
  3. 按一下「儲存」。
  4. 若要新增欄位，按一下第一列結尾處的「 加號圖示」。如要移除欄位，請從清單頂端選取欄位並按一下「 刪除欄位」。 
  1. 點選清單中的「 篩選」圖示。
  2. 點選「管理欄位」，然後選取一個欄位進行自訂。
  3. 編輯名稱、欄位類型或其他詳細資料，然後點選「完成」。
  4. 要新增欄位，點選「 新增欄位」。如要移除欄位，請從清單選取欄位並點選「 刪除欄位」。 

提示：如要將工作追蹤欄位新增至不含這些欄位的清單，請開啟清單，並從「欄位類型」下拉式功能表中選取「工作追蹤欄位」。 


將項目新增至清單

清單中的項目是你需要完成的工作，或你想要追蹤的交付內容。清單中的每一列皆為獨立項目。

新增項目

  1. 按一下「未命名的項目」並輸入說明。
  2. 對於每個項目，請按一下欄位儲存格以輸入相關資料。 
  3. 要新增更多項目，請按一下清單最下方的「 新增項目」。
  1. 點選空白項目，然後輸入說明。
  2. 點選欄位儲存格以輸入相關資料。 
  3. 若要新增更多項目，請返回清單，然後點選「 新增項目」。

提示：要刪除桌面上的項目，在該項目上按滑鼠右鍵，並選取「刪除項目」。在行動裝置上，長按該項目，然後點選「刪除項目」。


建立子工作

  1. 在桌面版的清單中，將游標放在某個項目上方，然後按一下「 開啟項目」。
  2. 在「子工作」下方，按一下「 新增子工作」。
  3. 新增子工作說明，並填寫其他任何欄位。
  4. 如要檢視詳細資訊，將游標放在子工作上方，然後按一下「 開啟圖示」。


在清單中新增訊息

從對話中即可在清單中新增任何 Slack 訊息。

  1. 將游標暫留在要新增至清單的訊息上方。
  2. 按一下「 三個點圖示」，然後選取「新增至清單」。
  3. 搜尋及選取清單，然後按一下「新增」。要在新的清單中新增訊息，按一下「建立新的清單」。
  4. 詳細的項目檢視畫面將隨即開啟。按一下任一欄位新增資訊，或按一下「x」關閉。
  1. 長按要新增至清單的訊息。
  2. 選取「新增至清單」。
  3. 選取要新增訊息的清單。
  4. 詳細的項目檢視畫面將隨即開啟。點選任一欄位新增資訊。

提示：按一下清單右上角的「工作流程」，即可建立表單以供人員提交項目。如果想深入瞭解工作流程和清單，請參閱為 Slack 中的清單設定自動化功能。


修改清單檢視畫面

無論是自己建立清單，還是檢視別人建立的清單，你都可以調整資訊的顯示方式。建立清單的人也可以為他們的清單設定預設檢視畫面。


篩選和排序

對清單進行篩選及排序，以輕鬆呈現最相關的項目。

  1. 按一下清單中的「 篩選圖示」。
  2. 選擇要如何篩選、排序、隱藏和將清單項目分組。
  1. 點選清單中的「 篩選圖示」。
  2. 選擇要如何篩選、排序、隱藏和將清單項目分組，然後點選「完成」。


變更清單的版面配置

以下是選擇清單項目要顯示在表格或看板版面配置的方法： 

  1. 按一下清單中的「 篩選圖示」。
  2. 在「版面配置」下方，選取「 看板」或「 表格」。
  1. 點選清單中的「 篩選圖示」。
  2. 點選「 看板」，然後點選「分組依據」，選擇應如何在看板檢視畫面中顯示項目。
  3. 如要切換回表格檢視畫面，請點選「 篩選圖示」，然後點選「
     表格」(可根據需要取消選取「分組依據」)。


建立及儲存檢視畫面

你可以將排序及版面配置選項另存為檢視畫面，以供具有清單存取權的任何人使用。例如，你可能想要建立一個依指派對象或優先順序來整理清單項目的檢視畫面。視需要，你可以設定預設檢視畫面，讓每個人打開你的清單時都能看到該畫面。 

  1. 在清單的「所有項目」檢視畫面上，按一下「篩選工具」圖示。然後選擇要如何篩選、排序、隱藏，或是將清單中的項目進行分組。
  2. 按一下「另存為新檢視畫面」。 
  3. 若要在檢視畫面間切換，按一下「 所有項目」，然後選取檢視畫面。要設定預設檢視畫面，按一下該檢視畫面旁邊的「 三個點圖示」，然後按一下「
     設定為預設檢視畫面」。 
  1. 在清單的「所有項目」檢視畫面中，點選「 篩選圖示」，然後選擇要如何篩選、隱藏，或是將清單項目分組。
  2. 點選「 看板」以變更版面配置。
  3. 點選「另存為新檢視畫面」，然後為該檢視畫面命名後點選「儲存」。
  4. 如要在檢視畫面之間切換，請點選「 所有項目」，然後選取檢視畫面。要設定預設檢視畫面，點選檢視畫面旁邊的「三個點圖示」，然後點選「設定為預設檢視畫面」。 

注意：你需要編輯存取權，才能在非你所建立的清單上儲存檢視畫面。

 

與他人合作

你可以在 Slack 的任何位置分享清單、指派項目和子工作，並在對話串中針對項目新增留言。

分享清單

預設條件下，人員或你直接與其分享頻道的人員可以看到清單。你也可以設定一般存取權限，以決定在 Slack 中搜尋發現你的總覽表的人員是否可檢視或進行編輯。

  1. 按一下清單右上角的「分享」。
  2. 輸入人員或頻道名稱，然後按一下「可以編輯」下拉式功能表，以決定他們是否可以檢視或編輯清單，然後選取「分享」。接著，總覽表會透過訊息傳送給你指定的人員或頻道。
  3. 要設定一般權限，按一下「 僅受邀者可以存取」。然後選擇「  [組織] 中的任何人都可以檢視」或「 [組織] 中的任何人都可以編輯」。

你可以在行動裝置上與人員或頻道分享清單，但是無法設定一般存取權限。

  1. 從清單上點選清單名稱。然後點選「在 Slack 中分享」。
  2. 輸入人員或頻道名稱，然後選擇他們是否可以編輯或檢視該清單。
  3. 視需要新增訊息，然後點選「傳送」。接著，總覽表會透過訊息傳送給你指定的人員或頻道。

提示：將其他人員新增為清單擁有者，以授予他們與你這個建立者相同的權限。


新增指派對象

將人員新增為指派對象後，對方就能從「清單」頁面的「指派給你」區段檢視指派給自己的工作。如果你的清單沒有「指派對象」欄位，可以新增「人員」欄位。

  1. 在清單中，從「指派對象」或「人員」欄位的功能表中選取一或多位人員。
  2. 如果尚未將「人員」欄位新增至清單，請按一下清單頂端列結尾處的「 加號圖示」。
  3. 新增欄位名稱，然後從「欄位類型」下拉式功能表中選取「 人員」。
  4. 選擇是否允許選取多位人員，以及是否要在清單中顯示名稱，然後按一下「儲存」。
  1. 在清單中，點選「指派對象」或「人員」欄位，並選取一或多位人員。
  2. 如果尚未將「人員」欄位新增至清單，請點選「 篩選工具圖示」。然後，點選「管理欄位」。
  3. 點選「 新增欄位」，選取「 人員」，然後點選「完成」。
  4. 新增欄位名稱，選擇是否允許選取多位人員、是否要在清單中顯示名稱，以及是否應通知人員關於項目的最新資訊。然後點選「完成」。

提示：將某人新增至「 人員」欄位後，如果已與新增對象分享清單，對方會在「 活動」中收到通知。


為項目或子工作新增留言

清單中的每個項目和子工作都有專用訊息對話串，無論在哪裡分享這些項目和子工作，該對話串都會隨之顯示。開啟項目或子工作，在對話串中新增問題、留言或更新。

  1. 將游標放在某個項目或子工作上方，然後按一下「 新增留言」或「檢視留言」繼續對話串討論。
  2. 輸入並傳送訊息。
  1. 點選項目或子工作，然後點選「 新增留言」。
  2. 輸入並傳送訊息。

注意：若你在項目對話串中提及某人，只要與其分享清單，對方就會在其「 活動」摘要中收到通知。


檢視版本記錄

你可以存取舊版本的清單，或檢視個別項目變更的詳細資料。

  1. 在桌面上的清單中，按一下「 三個點圖示」。 
  2. 從功能表中選取「檢視版本歷程記錄」。 
  3. 按一下任一列即可檢視特定日期與時間的清單版本。有變更的資訊都會以反黃底醒目顯示。
  4. 欲檢視項目的詳細歷程記錄，將游標暫留在該項目上，然後選取「 開啟」。然後按一下「 三個點圖示」並選取「 檢視歷程記錄」。 


封存清單項目或子工作

使用 Pro 和 Business+ 方案時，清單最多可以有 1,000 個項目和子工作；使用 Enterprise Grid 時，則最多 5,000 個項目和子工作。如果清單達到數量上限，系統會自動封存最舊的項目，你也可以隨時手動封存個別的項目、子工作或項目群組。

封存項目

  1. 在桌面上的 Slack 開啟清單。
  2. 在要封存的項目上按滑鼠右鍵。
  3. 從功能表選取「 封存項目」。


封存子工作

  1. 在桌面上的 Slack 開啟清單。
  2. 開啟包含要封存的子工作的項目。
  3. 將游標放在子工作上方，然後按一下「 開啟圖示」。
  4. 按一下「 三個點圖示」，然後選取「 封存項目」。


封存多個項目

要一次封存數個項目，可以封存完整的檢視畫面：

  1. 在桌面上的 Slack 開啟清單。
  2. 開啟清單頂端的「檢視畫面」下拉式功能表。
  3. 在一檢視畫面旁邊按一下「 三個點圖示」。
  4. 選取「 封存檢視畫面中的項目」，然後按一下「封存」以確認。

提示：要在清單中檢視所有已封存的項目，按一下右上角的「 三個點圖示」，然後選取「檢視封存的項目」。


刪除或還原清單

你可以刪除你建立或你擁有的清單，也能在刪除後 24 小時內還原。

刪除一份清單

  1. 從桌面開啟清單。
  2. 按一下「 三個點圖示」，然後選取「刪除清單」。
  3. 按一下「刪除清單」。 


還原已刪除的清單

清單刪除後 24 小時內都可還原。

  1. 在桌面上，將游標放在「 更多」上方，然後選取「 清單」。
    顯示游標放在 Slack 桌面應用程式中「更多圖示」上的圖片。
  2. 按一下側欄中的「已刪除」。
  3. 找到要還原的清單，然後按一下「 還原清單圖示」。 
  4. 按一下「還原清單」。
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