Utilizar las listas en Slack

Nota: Las listas se están implementando de forma gradual. Gracias por tu paciencia mientras se van implementando a largo de las próximas semanas.  

Las listas en Slack se pueden utilizar para realizar seguimientos de los proyectos, gestionar tareas, planificar objetivos y mucho más. Crea una lista nueva o elige una plantilla personalizable para empezar, luego, añade tareas, consigue un resumen visual con diferentes vistas y preferencias de orden y trabaja directamente con otras personas en los elementos de la lista. Se trata de una herramienta versátil que puedes personalizar para adaptarla a todas tus necesidades de seguimiento.

Descubre más: Consulta nuestras guías de configuración para ver tutoriales de tareas habituales que puedes realizar con las listas.

 

Componentes de una lista

Antes de empezar, te será de ayuda invertir algo de tiempo en familiarizarte con los componentes de una lista y cómo personalizarlos de forma que te ayuden a organizarte. Revisa el gráfico que aparece a continuación para ver una descripción de cada componente.

lists components.png

Componente

Definición

1. Elementos

Los elementos en una lista son las tareas en las que estás trabajando o de las llevas un seguimiento. Puedes hacer clic sobre un elemento para añadir o ver información adicional de la tarea, como campos y comentarios en el hilo del elemento.

2. Campos

Los campos contienen la información que te gustaría que apareciera junto a cada elemento. Se pueden personalizar y los datos de cada campo se pueden introducir de distintas formas: como texto, una selección de un menú desplegable, casillas de verificación y mucho más.

3. Vistas

Puedes guardar tus preferencias de filtros, orden y diseño como una vista. Guardar una vista permite a todo el mundo con acceso a la lista cambiar rápidamente entre distintas visualizaciones de los datos en una lista.

4. Filtros y diseños

Ordena, filtra, oculta y agrupa elementos para acotar una lista a las tareas que más te interesen. Puedes utilizar cualquiera de los campos que hayas creado a modo de filtro y utilizar diferentes opciones de diseño: 

  • Diseño de tabla
    En este diseño los elementos se organizan en filas y campos por columnas.
  • Diseño de tablero
    En el diseño de tablero los elementos se agrupan por campo, y puedes hacer clic en los elementos y moverlos entre las distintas columnas.

5. Hilos de conversaciones

Puedes utilizar los hilos de conversaciones en las listas para organizar los debates sobre elementos específicos. Menciona a otras personas en un hilo para avisarles de que deben prestar atención a un elemento de la lista.

 

Crear una lista

Para crear una lista en Slack, puedes hacerlo desde cero o utilizar una plantilla.

Empezar desde cero

Ordenador

Móvil

  1. Desde tu ordenador, pasa el cursor sobre   Más y, después, selecciona   Listas.
    Una imagen del cursor sobre el icono de Más en la aplicación para ordenador de Slack.
  2. En la esquina superior derecha, haz clic en   Nueva y, a continuación, selecciona   Lista.
  1. En la pestaña   Inicio, pulsa en la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla.
  2. Pulsa en Listas y luego en   Crear una lista.
  3. Ponle un nombre a la lista, escoge un emoji y añade, si quieres, una descripción, después, pulsa en Listo.
  4. Cuando hayas acabado, pulsa Listo para crear la lista.

Consejo: Puedes importar un archivo .CSV a una lista. Haz clic en   Nuevo y luego selecciona   Importar un CSV.


Usar una plantilla

Desde el ordenador, puedes seleccionar una plantilla para ahorrar el tiempo de la aplicación de formato al crear una lista.

  1. Desde tu ordenador, pasa el cursor sobre   Más y, después, selecciona   Listas.
    Una imagen del cursor sobre el icono de Más en la aplicación para ordenador de Slack.
  2. En la esquina superior derecha, haz clic en   Nueva y, a continuación, selecciona   Lista.
  3. Elige una plantilla de la columna a la izquierda y, a continuación, haz clic en Utilizar esta plantilla.

Consejo: Para reutilizar una lista que ya has creado, haz clic en el   icono con tres puntos y selecciona Hacer una copia.


Personalizar campos

Añade o edita campos para realizar un seguimiento de determinada información, como las fechas de entrega, las personas asignadas y la prioridad, entre otros.

Ordenador

Móvil

  1. Haz clic en un campo de la fila superior de la lista y selecciona   Editar campo.
  2. Edita el nombre del campo y selecciona un Tipo de campo para cambiar el formato de los datos.
  3. Haz clic en Guardar.
  4. Para añadir más campos, haz clic en el signo más   que aparece al final de la fila superior.

Nota: También puedes añadir más campos abriendo un elemento. En el diseño de la tabla o el tablero, haz clic en cualquier elemento para abrirlo y luego haz clic en   Añadir campo en el panel de la derecha.

  1. En una lista, haz clic en Formularios en la esquina superior derecha, después haz clic en Configurar un formulario o en Añadir un formulario.
  2. Revisa las preguntas, haz clic en el   icono del ojo para excluir los campos que no deberían aparecer en el formulario y haz clic en Publicar flujo de trabajo.
  3. Para editar el formulario, haz clic en   Abrir en el creador de flujos de trabajo. Si no quieres aplicar cambios, haz clic en   Compartir formulario o en Listo.

Cuando un miembro envíe el formulario, se añadirá un nuevo elemento a la lista y los datos de los campos se rellenarán con las respuestas del formulario.


Añadir artículos

Cada fila en una lista es un elemento independiente. Los elementos son tareas individuales que debes completar o entregas que te gustaría seguir.

Ordenador

Móvil

  1. Haz clic en Elemento sin título e introduce una descripción.
  2. Para cada elemento, haz clic en las celdas de campo para introducir los datos pertinentes. Según el tipo de campo, los datos se ajustarán a su formato.
  3. Si quieres agregar más elementos, haz clic en   Añadir elemento en la parte inferior de la lista.
  1. Pulsa en un elemento en blanco e introduce un título.
  2. Pulsa en cada campo para introducir tus datos. Según el tipo de campo, los datos se ajustarán a su formato.
  3. Para añadir más elementos, vuelve a la lista y pulsa en   Añadir.

Consejo: Para borrar un elemento desde el ordenador, haz clic derecho en cualquier elemento y selecciona Eliminar elemento.


Añadir mensajes a una lista

Añade cualquier mensaje en Slack a una lista sin salir de la conversación.

Ordenador

Móvil

  1. Pasa el cursor sobre el mensaje que te gustaría añadir a una lista.
  2. Haz clic en el   icono con tres puntos y selecciona Añadir a la lista.
  3. Busca y selecciona una lista (o selecciona Crear una nueva lista) desde el menú desplegable, luego haz clic en Añadir.
  4. Se abrirá una vista detallada del elemento. Haz clic en cualquier campo para actualizarlo, o bien haz clic en la X para cerrarlo.
  1. Mantén pulsado el mensaje que te gustaría añadir a una lista.
  2. Selecciona Añadir a la lista.
  3. Busca y selecciona una lista (o pulsa en Crear una nueva lista), a continuación, haz clic en Añadir.
  4. Se abrirá una vista detallada del elemento. Pulsa en cualquier campo para actualizarlo.

 

Consultar los datos de la lista

Tanto si has creado una lista como si estás viendo la de otra persona, puedes ajustar cómo aparecen los datos de la lista para que te resulte más fácil encontrar lo que más te interesa. Puedes agrupar, ordenar y filtrar elementos por campo y elegir si los elementos se muestran en una vista de tabla o de tablero.

Cambiar el diseño de la lista

Ordenador

Móvil

  1. Desde una lista, haz clic en el   icono de filtros.
  2. En Diseño, selecciona el diseño de Tablero o de Tabla.
  1. Desde una lista, pulsa en el   icono de filtros.
  2. Pulsa en Tablero, selecciona la forma en que deben agruparse los elementos y pulsa en Listo.
  3. Para volver a la vista de tabla, pulsa en el   icono de filtros y luego en Lista.


Ordenar y filtrar

Puedes ordenar y filtrar una lista para mostrar los elementos que más te interesen con facilidad.

Ordenador

Móvil

  1. Desde una lista, haz clic en el   icono de filtros.
  2. Escoge la forma en la que quieres ordenar, filtrar, ocultar y agrupar los elementos en la lista.
  1. Desde una lista, pulsa en el   icono de filtros.
  2. Escoge la forma en la que quieres ordenar, filtrar, ocultar y agrupar los elementos en la lista y luego pulsa en Listo.


Crear y guardar vistas

Puedes guardar las preferencias de orden y diseño como una vista para que cualquiera que tenga acceso las pueda usar.

Ordenador

Móvil

  1. Desde una lista, haz clic en el   icono de filtros y escoge la forma en la que quieres ordenar, filtrar, ocultar y agrupar los elementos de la lista.
  2. Haz clic en el   icono de filtros para cambiar el diseño.
  3. Haz clic en Guardar vista y, después, en Guardar cambios o Guardar como una nueva vista.
  4. Para alternar entre las vistas guardadas, haz clic en   Todos los elementos y selecciona una vista de la lista.
  1. Desde una lista, pulsa en el   icono de filtros y escoge la forma en la que quieres ordenar, filtrar, ocultar y agrupar los elementos de la lista.
  2. Pulsa el   icono de filtros y, a continuación, elige Lista o Tablero.
  3. Pulsa en el   icono de filtrosy después en Guardar en la vista nueva.
  4. Puedes ponerle un nombre a la vista si quieres y selecciona la forma en que deben agruparse los elementos.
  5. Pulsa Guardar.
  6. Para alternar entre las vistas guardadas, pulsa en   Todos los elementos y selecciona una vista de la lista.

Nota: Precisas de acceso de edición para guardar las vistas en una lista que no has creado tú.

 

Colabora con otras personas

Colabora en tareas donde ya estás trabajando con tu equipo. Puedes compartir listas en cualquier lugar de Slack, asignar tareas a personas y añadir comentarios a los elementos de un hilo, lo que facilita la participación de las personas correspondientes en la conversación.

Compartir una lista

Puedes compartir una lista en una canal o directamente con miembros del equipo para empezar a colaborar. También puedes definir permisos de acceso generales para decidir si las personas que encuentran tus listas al buscarlas en Slack pueden verlas o editarlas. 

Ordenador

Móvil

  1. En la esquina superior derecha de una lista, haz clic en Compartir.
  2. Desde la pestaña General puedes definir si todas las personas de tu espacio de trabajo tendrán acceso de tipo Restringido, Puede ver o Puede editar. Después, haz clic en Guardar.
  3. Desde las pestañas Canales o Personas, añade los nombres de las personas o los canales que pueden colaborar en la lista y luego selecciona Compartir. De esta forma, enviarás la lista mediante un mensaje a las personas o canales especificados.
  1. Desde una lista, pulsa en su nombre y luego en   Compartir lista.
  2. Selecciona Editor o Lector, añade los nombres de las personas o los canales que pueden colaborar en la lista y, después, pulsa en el   icono de envío. De esta forma, enviarás la lista mediante un mensaje a las personas o canales especificados.

Nota: No se pueden definir permisos generales para las listas desde un dispositivo móvil.

Consejo: Para exportar una lista a un archivo con formato CSV, haz clic en el   icono con tres puntos y selecciona
  Descargar CSV.


Añadir personas asignadas

Crea un campo para controlar quién está trabajando en cada tarea y establece su tipo como Personas. En el momento en el que añadas una persona asignada, esta recibirá una notificación en Actividad cuando se actualice el elemento.

Ordenador

Móvil

  1. Haz clic en el   signo más al final de la fila superior de una lista para crear un nuevo campo. Si tu lista ya tiene un campo para personas, ve al paso 4.
  2. Añade un nombre al campo, luego selecciona   Personas en el menú desplegable Tipo de campo.
  3. Decide si quieres permitir varias selecciones o si quieres que aparezcan los nombres en la lista y haz clic en Guardar.
  4. Haz clic en el   campo de personas de un elemento, después busca y selecciona a un miembro.
  1. Desde una lista, pulsa en el   icono de filtros.
  2. Pulsa en Gestionar campos y después en   Añadir campo. Si tu lista ya tiene un campo para personas, ve al paso 5.
  3. Añade un nombre al campo, luego pulsa en Tipo y selecciona   Usuario.
  4. Decide si quieres permitir varias selecciones o si quieres que aparezcan los nombres en la lista y pulsa en Guardar.
  5. Pulsa en un elemento y luego en el   campo de personas para añadir una persona asignada.


Añadir comentarios a elementos

Cada elemento de una lista tiene un hilo de mensajes específico que permanece con él independientemente de dónde se comparta, algo ideal para conversaciones relacionadas con las tareas. Abre un elemento para añadir preguntas, comentarios o actualizaciones en el hilo del elemento.

Ordenador

Móvil

  1. Pasa el cursor sobre un elemento, a continuación, haz clic en   Añadir comentario o Ver comentario para continuar con el hilo de la conversación.
  2. Escribe tu mensaje y pulsa   Enviar.
  1. Pulsa en un elemento y luego en   Añadir un comentario.
  2. Pulsa en el campo de mensajes, escribe tu mensaje y pulsa en   Enviar.

Nota: Si mencionas a alguien en un hilo de un elemento, recibirá la notificación en su feed Actividad, siempre y cuando se le haya compartido la lista.

 

Automatizar las listas con el creador de flujos de trabajo

El creador de flujos de trabajo, una herramienta que puedes usar para automatizar cualquier tarea o proceso en Slack, impulsa las automatizaciones de lista. Cuando configuras un formulario o activas las alertas de una lista, puedes editar o personalizar aún más la automatización en el creador de flujos de trabajo.


Recopilar respuestas de un formulario

Desde el ordenador, puedes crear un formulario para compartirlo con cualquier miembro para que pueda añadir elementos a una lista sin necesidad de solicitar acceso de edición. La información enviada al formulario se incluirá en la lista, desde donde podrás priorizarla, compartir actualizaciones de estado y comunicarte con la persona que envió el formulario en el hilo del elemento.

  1. En una lista, haz clic en Formularios en la esquina superior derecha, después haz clic en Configurar un formulario o en Añadir un formulario.
  2. Revisa las preguntas, haz clic en el   icono del ojo para excluir los campos que no deberían aparecer en el formulario y haz clic en Publicar flujo de trabajo. Cuando un miembro envíe el formulario, se añadirá un nuevo elemento a la lista y los datos de los campos se rellenarán con las respuestas del formulario.
  3. Para editar el formulario, haz clic en   Abrir en el creador de flujos de trabajo. Si no quieres aplicar cambios, haz clic en   Compartir formulario o en Listo.


Activar alertas

Para no perder detalle del trabajo que se realiza, puedes configurar una lista para que cada vez que se actualice o modifique un campo se envíe una notificación a un canal.

  1. Haz clic en un campo de la fila superior de la lista y selecciona   Avisar cuando el campo cambie.
  2. Elige si las alteras deben enviarse a un canal o si prefieres que se envíe una alerta personal a tu feed Actividad.
  3. Si optas por enviar la alerta a un canal, busca y selecciona el canal al que te gustaría enviar la notificación.
  4. Haz clic en Publicar flujo de trabajo y después en Listo.

 

Consejo: Descubre otras formas de automatizar las listas al incorporar un paso de lista a los flujos de trabajo que creas en el creador de flujos de trabajo.

¿Quién puede usar esta función?