Zugriff auf Connector-Schritte in Workflow-Builder verwalten

Wenn Mitglieder deines Workspace oder deiner Enterprise Grid-Organisation Workflows im Workflow-Builder erstellen, können sie Schritte für verschiedenste Aktionen hinzufügen. Schritte aus Drittanbieter-Apps werden als Connector-Schritte bezeichnet. Mit ihnen kann ein Workflow Aktionen in einem anderen Dienst ausführen. Hier erfährst du mehr über Connectors und wie du den Zugriff auf sie verwalten kannst.

Danach läuft es folgendermaßen ab:

  • Wenn eine App-Genehmigung erforderlich ist, müssen Mitglieder Zugriff zu den Connectors anfordern. Standardmäßig sind alle Connectors für Mitglieder deines Workspace oder deiner Enterprise Grid-Organisation sichtbar und sie können den Zugriff darauf anfragen. Einige Connectors umfassen mehrere Schritte und andere enthalten möglicherweise nur einen.
  • Eine Automatisierungsregel versendet Anfragen an Administrator:innen zur Überprüfung (entweder als Direktnachricht von Slackbot oder im Administratoren-Dashboard). Mehr Infos über diese Regel und wie du Änderungen vornehmen kannst, findest du unten.
  • Nachdem ein Connector in einem Workflow verwendet wurde (oder eine Anfrage genehmigt wurde), können verschiedene Zugriffsberechtigungen für einzelne Schritte eingerichtet werden und bei Bedarf zulässige Domänen angegeben werden.


Connector-Anfragen überprüfen

Von Slackbot gesendete Anfragen überprüfen

Anfragen von Slackbot enthalten den Namen des Connectors, der Person, die die Anfrage gestellt hat, eine Liste der Schritte, die der Connector umfasst, sowie ihre Funktion und gegebenenfalls zusätzliche Kommentare. So funktioniert die Überprüfung:

  1. Wenn du eine Anfrage erhältst, öffne deine DM mit Slackbot.
  2. Klicke auf Genehmigen oder Ablehnen. Wenn du eine Anfrage ablehnst, wird der Zugriff zu dem Connector im Workflow-Builder entzogen.

Nachdem eine Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde, aktualisiert Slack die ursprüngliche Anfragenachricht entsprechend dem Status und die Person, die die Anfrage gestellt hat, wird benachrichtigt.

Anfragen über das Dashboard überprüfen

Du kannst Connector-Anfragen auch im Ordner Anfragen des Administratoren-Dashboards ansehen und verwalten. 

Pro-Pläne und Business+ Pläne

Enterprise Grid-Plan

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke auf Apps verwalten.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf Anfragen.
  4. Klicke neben einem Connector auf das  Symbol mit den drei Punkten.
  5. Wähle Genehmigen oder Ablehnen aus.
  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke dann auf Organisationseinstellungen.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Integrationen und dann auf Anfragen.
  4. Klicke neben einem Connector auf das  Symbol mit den drei Punkten.
  5. Wähle Genehmigen oder Ablehnen aus.

Tipp: Du kannst alle genehmigten Konnektoren aus dem Abschnitt Lösungen der Seite Apps verwalten (Pro- und Business+ Pläne) oder unter Lösungen im Abschnitt Integrationen des Administratoren-Dashboards (Enterprise Grid-Plan) anzeigen.


Automatisierungsregeln verwalten

Standardmäßig ist die Automatisierungsregel für Connector-Anfragen so eingestellt, dass alle Anfragen zur Überprüfung versendet werden. Du kannst diese Regel anpassen, um bestimmte Connectors automatisch zu genehmigen oder einzuschränken.

Pro-Pläne und Business+ Pläne

Enterprise Grid-Plan

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke auf Apps verwalten.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf Anfragen.
  4. Klicke auf Automatisierungsregeln, um dir eine Liste über alle bestehenden Regeln anzeigen zu lassen, klicke dann auf das  Symbol mit den drei Punkten neben der Regel Connector-Anfragen und wähle Regel bearbeiten aus.
  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke dann auf Organisationseinstellungen.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf Integrationen und dann auf Anfragen.
  4. Klicke auf Automatisierungsregeln, um dir eine Liste über alle bestehenden Regeln anzeigen zu lassen, klicke dann auf das Symbol mit den drei Punkten neben der Regel Connector-Anfragen und wähle Bearbeiten aus.

Hinweis: Wenn du diese Regel entfernst oder pausierst, gelten alle Regeln, die du für die App-Genehmigung konfiguriert hast, für Connectors.


Zugriff zu einzelnen Schritten verwalten

Nachdem ein Connector in einem Workflow hinzugefügt wurde (oder eine Anfrage genehmigt wurde), können verschiedene Zugriffsberechtigungen für einzelne Schritte eingerichtet werden. 

Pro-Pläne und Business+ Pläne

Enterprise Grid-Plan

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke auf Apps verwalten.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf Workflow-Schritte und wähle dann einen Connector aus der Liste aus.
  4. Klicke neben dem Schritt, den du verwalten möchtest, auf das  Symbol mit den drei Punkten.
  5. Wähle Bearbeite, wer diesen Schritt benutzen kann aus.
  6. Wähle eine Option aus dem Drop-down-Menü aus und klicke dann auf Speichern.
  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke dann auf Organisationseinstellungen.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Integrationen und dann auf Workflow-Schritte.
  4. Wähle einen Connector aus der Liste aus und klicke auf den Tab Schritte.
  5. Klicke neben dem Schritt, den du verwalten möchtest, auf das  Symbol mit den drei Punkten.
  6. Wähle Bearbeite, wer diesen Schritt benutzen kann aus.
  7. Wähle eine Option aus dem Drop-down-Menü aus und klicke dann auf Speichern.


Erlaubte Domains verwalten

Um Connector-Schritte hinzufügen zu können, muss die Person, die den Workflow erstellt, ihren Account verknüpfen. Standardmäßig können Accounts in allen Domains genutzt werden. Du kannst aber eine Positivliste erstellen, um festzulegen, welche Domains von den Mitgliedern deines Workspace oder deiner Organisation verwendet werden können.

Pro-Pläne und Business+ Pläne

Enterprise Grid-Plan

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke auf Apps verwalten.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf Workflow-Schritte.
  4. Klicke neben einem Connector auf das  Symbol mit den drei Punkten und wähle Domains und Authentifizierung verwalten aus.
  5. Füge deine Domains hinzu und klicke dann auf Speichern.
  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke dann auf Organisationseinstellungen.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Integrationen und dann auf Workflow-Schritte.
  4. Klicke neben einem Connector auf das  Symbol mit den drei Punkten und wähle Domains und Authentifizierung verwalten aus.
  5. Füge deine Domains hinzu und klicke dann auf Speichern.


Authentifizierungsberechtigungen verwalten

Ersteller:innen von Workflows, die ihren Workflows Connector-Schritte hinzufügen, können wählen, ob sich Personen mit ihrem eigenen Account für andere Dienste authentifizieren oder die Anmeldeinformationen der/des Ersteller:in verwenden. Wenn du verhindern möchtest, dass Ersteller:innen anderen Personen erlauben können, sich mit den Anmeldedaten der erstellenden Person zu authentifizieren, führe die folgenden Schritte aus:

Pro-Pläne und Business+ Pläne

Enterprise Grid-Plan

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke anschließend auf Apps verwalten
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf Workflow-Schritte
  4. Klicke neben einem Connector auf das  Symbol mit den drei Punkten und wähle Domains und Authentifizierung verwalten aus. 
  5. Wähle unter Wie sich Workflow-Benutzer:innen authentifizieren die Option Benutzerkonto anfordern aus. 
  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke dann auf Organisationseinstellungen
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Integrationen und dann auf Workflow-Schritte.
  4. Klicke neben einem Connector auf das  Symbol mit den drei Punkten und wähle Domains und Authentifizierung verwalten aus.
  5. Wähle unter Wie sich Workflow-Benutzer:innen authentifizieren die Option Benutzerkonto anfordern aus. 
Wer kann diese Funktion benutzen?
  • Organisationsinhaber:innen/-administrator:innen und Workspace-Inhaber:innen/-Administrator:innen
  • Verfügbar für kostenpflichtige Pläne

Mitglieder in deinem Workspace oder deiner Enterprise Grid-Organisation können ihren Workflows Schritte hinzufügen, die eine Verbindung mit Drittanbieter-Apps herstellen und dort Aktionen durchführen. In manchen Fällen musst du die Nutzung der Apps genehmigen oder ablehnen oder weitere Details konfigurieren, um sie für deine Mitglieder zu aktivieren.


So funktioniert es

  • Standardmäßig sind alle Connector-Schritte für Mitglieder deines Workspace oder deiner Enterprise Grid-Organisation sichtbar und können beim Erstellen eines Workflows angefordert werden. Wenn App-Genehmigung aktiviert ist, müssen Mitglieder den Zugriff auf Schritte von Drittanbietern anfordern
  • Einige Connector-Schritte müssen zusätzlich konfiguriert werden, damit sie einem Workflow hinzugefügt werden können. Mitglieder fordern diese Konfiguration an, wenn sie einem Workflow erstmals einen Connector-Schritt hinzufügen.

Hinweis: Wenn die App-Genehmigung aktiviert ist, werden alle Anfragen für Connector-Schritte durch eine Automatisierungsregel zur Überprüfung eingereicht. Um bestimmte Schritte von Drittanbietern automatisch zu genehmigen oder einzuschränken oder um festzulegen, wohin Anfragen gesendet werden, kannst du die Regel bearbeiten.

 

Standardsichtbarkeit für die Connector-Schritte festlegen

Du kannst auswählen, ob den Mitgliedern deines Workspace oder der Enterprise Grid-Organisation alle verfügbaren Connector-Schritte oder nur die von dir genehmigten Schritte angezeigt werden.  

Pro und Business+

Enterprise Grid

  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Workspace-Namen.
  2. Bewege den Mauszeiger über Tools und Einstellungen und klicke dann auf Workspace-Einstellungen.
  3. Klicke auf den Tab Berechtigungen.
  4. Klicke neben Standardmäßige Sichtbarkeit der Schritte von Drittanbietern auf Erweitern.
  5. Aktiviere oder deaktiviere das Kontrollkästchen neben Nur genehmigte Schritte von Drittanbietern im Workflow-Builder anzeigen.
  6. Klicke auf Speichern.
  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Organisationsnamen.
  2. Bewege den Mauszeiger über Tools und Einstellungen und klicke dann auf Organisationseinstellungen.
  3. Klicke links auf  Einstellungen und wähle dann Organisationseinstellungen aus.
  4. Klicke neben Standardmäßige Sichtbarkeit der Schritte von Drittanbietern auf Bearbeiten.
    Aktiviere oder deaktiviere das Kontrollkästchen neben Nur genehmigte Schritte von Drittanbietern im Workflow-Builder anzeigen.
  5. Klicke auf Speichern.

 

Connector-Schritte verwalten

Status eines Connector-Schritts ändern

Du kannst den Zugriff auf Schritte genehmigen oder ablehnen, noch bevor du Anfragen von deinen Mitgliedern erhältst, oder du kannst sie so festlegen, dass eine Genehmigungsanfrage erforderlich ist. 

Pro und Business+

Enterprise Grid

  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü Tools und Einstellungen aus und klicke auf Apps konfigurieren.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf Workflow-Schritte.
  4. Klicke neben einer Drittanbieter-App auf das  Symbol mit den drei Punkten.
  5. Wähle Genehmigen, Ablehnen oder Änderung der Genehmigung erforderlich aus.
  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Organisationsnamen.
  2. Wähle im Menü Tools und Einstellungen aus und klicke auf Organisationseinstellungen.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf Workflow-Schritte.
  4. Klicke neben einer Drittanbieter-App auf das  Symbol mit den drei Punkten.
  5. Wähle Genehmigen, Ablehnen oder Änderung der Genehmigung erforderlich aus.

Hinweis: Wenn die App-Genehmigung nicht aktiviert ist, sind alle Connector-Schritte standardmäßig im Workflow-Builder sichtbar und weisen den Status Genehmigt auf. Wenn die App-Genehmigung aktiviert ist, werden Connector-Schritte standardmäßig ausgeblendet.


Von Slackbot gesendete Genehmigungsanfragen überprüfen

Wenn die App-Genehmigung für deinen Workspace oder deine Enterprise Grid-Organisation aktiviert ist, müssen Mitglieder eine Genehmigung anfordern, um Schritte von Drittanbietern in dem von ihnen erstellten Workflow zu verwenden. Standardmäßig werden Anfragen mit Slackbot per DM an dich gesendet. Sie enthalten den Namen der Drittanbieter-App, der Person, die die Anfrage gestellt hat, eine Liste der Connector-Schritte, die die App umfasst, sowie ihre Funktion und gegebenenfalls zusätzliche Kommentare. So funktioniert die Überprüfung:

  1. Wenn du eine Anfrage erhältst, öffne deine DM mit Slackbot.
  2. Klicke auf Genehmigen oder Ablehnen. Wenn du eine Anfrage ablehnst, wird der Zugriff auf die Connector-Schritte im Workflow-Builder entzogen.

Nachdem eine Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde, aktualisiert Slack die Anfragenachricht entsprechend dem Status und die Person, die die Anfrage gestellt hat, wird benachrichtigt.

 

Connector-Schritte konfigurieren

Connector-Schritte müssen möglicherweise zusätzlich konfiguriert werden, damit zu Workflows hinzugefügt werden können. Wenn du die App-Genehmigung aktiviert hast, wirst du zur Konfiguration von Apps aufgefordert, sobald du deren Workflow-Schritte genehmigst. Wenn die App-Genehmigung nicht aktiviert ist oder der Connector-Schritt genehmigt, aber nicht konfiguriert wurde, müssen deine Mitglieder Konfigurationen für Connector-Schritt anfordern.


Von Slackbot gesendete Konfigurationsanfragen überprüfen

Mitglieder können die Konfiguration für Connectors und deren Schritte aus der Schritt-Bibliothek im Workflow-Builder anfordern. Anfragen enthalten den Namen des Drittanbieter-Connectors, der Person, die die Anfrage gestellt hat, eine Liste der Schritte, die der Connector umfasst, sowie ihre Funktion und gegebenenfalls zusätzliche Kommentare. So funktioniert die Überprüfung:

  1. Wenn du eine Anfrage erhältst, öffne deine DM mit Slackbot.
  2. Klicke auf Konfigurieren und folge dann den Anweisungen, um die App für die Verwendung mit dem Workflow-Builder zu konfigurieren.
  3. Wenn die App-Genehmigung aktiviert ist, kehre zu deiner Slackbot-DM zurück und klicke dann auf Genehmigen

Nachdem du die angeforderte Konfiguration abgeschlossen und den Schritt ggf. genehmigt hast, aktualisiert Slack die Anfragenachricht entsprechend dem Status und die Person, die die Anfrage gestellt hat, wird benachrichtigt.

 

Noch offene Anfragen prüfen

Pro und Business+

Enterprise Grid

Du kannst Anfragen und Konfigurationen von Connector-Schritten auch über den Abschnitt Anfragen auf der Seite Apps verwalten anzeigen und verwalten.

  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü Tools und Einstellungen aus und klicke auf Apps verwalten.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf Anfragen.
  4. Klicke neben einer Drittanbieter-App auf das  Symbol mit den drei Punkten.
  5. Wähle Genehmigen, Ablehnen oder Konfigurieren und genehmigen aus. 

Hinweis: Der Abschnitt Anfragen wird nur dann auf der Seite Apps verwalten angezeigt, wenn App-Genehmigung aktiviert ist.

Du kannst Anfragen und Konfigurationen von Connector-Schritten auch über den Abschnitt Anfragen im Administratoren-Dashboard anzeigen und verwalten. 

  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Organisationsnamen.
  2. Wähle im Menü Tools und Einstellungen aus und klicke auf Organisationseinstellungen.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Integrationen und dann auf Anfragen.
  4. Klicke neben einer Drittanbieter-App auf das  Symbol mit den drei Punkten.
  5. Wähle Genehmigen, Ablehnen oder Konfigurieren und genehmigen aus.

Tipp: Du kannst alle genehmigten Connectors im Abschnitt Workflow-Schritte der Seite Apps verwalten (Pro- und Business+ Pläne) oder unter Workflow-Schritte im Abschnitt  Integrationen des Administratoren-Dashboards (Enterprise Grid-Plan) anzeigen.

 

Spezifische Zugriffsberechtigungen festlegen

Nachdem einem Workflow ein Connector-Schritt hinzugefügt wurde (oder die angeforderte App genehmigt wurde), können spezifische Zugriffsberechtigungen für einzelne Schritte eingerichtet werden. 

Pro und Business+

Enterprise Grid

  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü Tools und Einstellungen aus und klicke auf Apps verwalten.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf Workflow-Schritte und wähle dann eine Drittanbieter-App aus der Liste aus.
  4. Klicke neben dem Schritt, den du verwalten möchtest, auf das  Symbol mit den drei Punkten.
  5. Wähle Bearbeite, wer diesen Schritt benutzen kann aus.
  6. Wähle eine Option aus dem Drop-down-Menü aus und klicke dann auf Speichern.
  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Organisationsnamen.
  2. Wähle im Menü Tools und Einstellungen aus und klicke auf Organisationseinstellungen.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Integrationen und dann auf Workflow-Schritte.
  4. Wähle eine Drittanbieter-App aus der Liste aus und klicke auf den Tab Schritte.
  5. Klicke neben dem Schritt, den du verwalten möchtest, auf das  Symbol mit den drei Punkten.
  6. Wähle Bearbeite, wer diesen Schritt benutzen kann aus.
  7. Wähle eine Option aus dem Drop-down-Menü aus und klicke dann auf Speichern.

 

Erlaubte Domains verwalten

Beim Hinzufügen von Connector-Schritten zu einem Workflow muss die Person, die den Workflow erstellt, ihren Account aus dem jeweiligen Service verbinden, um dessen Verwendung durch den Workflow zu autorisieren. Standardmäßig können Accounts in allen Domains genutzt werden. Du kannst aber eine Positivliste erstellen, um festzulegen, welche Domains von den Mitgliedern deines Workspace oder deiner Organisation verwendet werden können.

Pro und Business+

Enterprise Grid

  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü Tools und Einstellungen aus und klicke auf Apps verwalten.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf Workflow-Schritte.
  4. Klicke neben einem Drittanbieter-Schritt auf das  Symbol mit den drei Punkten und wähle Domains und Authentifizierung verwalten aus.
  5. Füge deine Domains hinzu und klicke dann auf Speichern.
  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Organisationsnamen.
  2. Wähle im Menü Tools und Einstellungen aus und klicke auf Organisationseinstellungen.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Integrationen und dann auf Workflow-Schritte.
  4. Klicke neben einem Drittanbieter-Schritt auf das  Symbol mit den drei Punkten und wähle Domains und Authentifizierung verwalten aus.
  5. Füge deine Domains hinzu und klicke dann auf Speichern.

 

Authentifizierungsberechtigungen verwalten

Wenn jemand, der einen Workflow erstellt, seinem Workflow einen Connector-Schritt hinzufügt, kann er auswählen, ob Personen, die den Workflow ausführen, sich mit ihrem eigenen Account für andere Services authentifizieren oder ob sie die Anmeldeinformationen der erstellenden Person verwenden können, um den Authentifizierungsschritt zu überspringen. Wenn du verhindern möchtest, dass Ersteller:innen anderen Personen erlauben können, sich mit den Anmeldedaten der erstellenden Person zu authentifizieren, führe die folgenden Schritte aus:

Pro und Business+

Enterprise Grid

  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü Tools und Einstellungen aus und klicke auf Apps verwalten
  3. Klicke in der linken Spalte auf Workflow-Schritte
  4. Klicke neben einem Drittanbieter-Schritt auf das  Symbol mit den drei Punkten und wähle Domains und Authentifizierung verwalten aus.
  5. Wähle unter Wie sich Workflow-Benutzer:innen authentifizieren die Option Benutzerkonto anfordern aus. 
  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Organisationsnamen.
  2. Wähle im Menü Tools und Einstellungen aus und klicke auf Organisationseinstellungen
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Integrationen und dann auf Workflow-Schritte.
  4. Klicke neben einem Drittanbieter-Schritt auf das  Symbol mit den drei Punkten und wähle Domains und Authentifizierung verwalten aus.
  5. Wähle unter Wie sich Workflow-Benutzer:innen authentifizieren die Option Benutzerkonto anfordern aus. 
Wer kann diese Funktion benutzen?
  • Organisationsinhaber:innen/-administrator:innen und Workspace-Inhaber:innen/-Administrator:innen
  • Verfügbar für kostenpflichtige Pläne