Automatiza tus tareas cotidianas con el Generador de flujos de trabajo

¿Quién puede usar esta función?
  • Todos los miembros (por defecto)
  • Planes Estándar, PlusEnterprise Grid

El Generador de flujos de trabajo permite automatizar procesos y tareas de rutina directamente en Slack, sin necesidad de codificación. Crea un flujo de trabajo y agrégalo a un canal para recopilar información de otros miembros, compartirla con las personas adecuadas y hacer circular el trabajo.

Consejo: Lee nuestra Guía del Generador de flujos de trabajo para obtener más información sobre los flujos de trabajo y sobre cómo puedes usarlos en Slack.

 

Crear un flujo de trabajo

Para crear un flujo de trabajo, deberás elegir cómo comenzar el flujo de trabajo y, luego, agregar una serie de pasos. Se pueden realizar ciertos pasos en orden una vez que se inicia un flujo de trabajo. Cuando añades los pasos, puedes incluir variables (marcadores de posición para datos como un miembro o el nombre de un canal) para personalizarlos.  

Iniciar flujo de trabajo
  •  Menú de acciones
    Alguien selecciona un flujo de trabajo del encabezado del canal.
  •  Nuevo miembro del canal
    Alguien se une a un canal.
  •  Reacción emoji
    Alguien usa cierta reacción emoji.
  •  Fecha y hora programados
    Programa un flujo de trabajo para que se inicie en una fecha y hora determinadas.
  •  Webhook
    Usa un webhook personalizado para iniciar un flujo de trabajo con una solicitud web desde otra app u otro servicio.
Pasos del flujo de trabajo
  • Enviar un mensaje
    Enviar un mensaje a una persona o un canal
  • Enviar un formulario
    Enviar un formulario personalizado a una persona o un canal

Paso 1: Configurar tu flujo de trabajo

La forma en la que los miembros de tu espacio de trabajo pueden interactuar con un flujo de trabajo depende de cómo se lo configure. Los miembros pueden lanzar flujos de trabajo con un desencadenante del   menú de Acciones desde un canal en cualquier momento. Otros flujos de trabajo pueden accionarse automáticamente según las acciones que toman los miembros (por ejemplo, unirse a un canal) u otros eventos (que pase cierta fecha y hora o un webhook que agregue información de otro servicio a Slack). 

  1. En la aplicación para computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Generador de flujos de trabajo del menú.
  3. En la esquina superior derecha, haz clic en Crear para generar un nuevo flujo de trabajo.
  4. Ingresa un título para tu flujo de trabajo, luego haz clic en Siguiente. No te olvides de elegir algo que facilite que otra persona entienda lo que hace tu flujo de trabajo.
  5. Decide cómo deseas que comience tu flujo de trabajo, luego haz clic en Seleccionar. Para los flujos de trabajo programados, se te pedirá que elijas una fecha, una hora y la frecuencia. 
  6. Elige un canal para tu flujo de trabajo, sigue las indicaciones y, luego, selecciona Guardar.

Consejo: Para acceder a más detalles sobre cómo crear flujos de trabajo con webhooks, visita Crear un flujo de trabajo usando un webhook.


Paso 2: Agregar pasos

  1. Haz clic en Agregar paso. Para cada paso en un flujo de trabajo, puedes elegir enviar un mensaje o mostrarles a los miembros un formulario personalizado.
  2. Selecciona Agregar junto al tipo de paso que deseas usar.
  3. En el menú desplegable, elige si deseas enviar un mensaje o un formulario a una persona o un canal específicos. Si añades un formulario, también puedes elegir dónde se enviarán las respuestas.
  4. Inserta una variable para personalizar tu paso. También puedes agregar instrucciones o un botón para acceder al siguiente paso del flujo de trabajo. 
  5. Haz clic en Guardar

Continúa agregando pasos hasta que tu flujo de trabajo esté completo.

Consejo: Cualquier colaborador de un flujo de trabajo puede descargar los datos del formulario en un archivo CSV para verlo fuera de Slack.


Paso 3: Agregar colaboradores

Agrega colaboradores para que otras personas tengan acceso para administrar tu flujo de trabajo. Cualquier colaborador puede editar un flujo de trabajo, cancelar la publicación de este o eliminarlo de Slack, y agregar o eliminar otros colaboradores.

  1. Desde el Generador de flujos de trabajo, haz clic en la pestaña Ajustes, en la parte superior de la pantalla.
  2. Junto a Colaboradores, selecciona Administrar.
  3. Abre el menú desplegable y busca las personas que deseas agregar o selecciona sus nombres de la lista. Slackbot notificará a cada persona para informarles que han sido agregadas como colaboradores.
  4. Cuando hayas terminado, haz clic en Cerrar.


Paso 4: Publicar tu flujo de trabajo

Hasta que publiques tu flujo de trabajo, solo estará visible para los colaboradores en el Generador de flujos de trabajo, y los miembros no podrán iniciarlo.

  1. Revisa tu flujo de trabajo para asegurarte de que todos los pasos sean correctos.
  2. Haz clic en Publicar.
  3. Para ver tu flujo de trabajo en Slack, haz clic en Abrir Slack.

Consejo: Para obtener una vista previa de un flujo de trabajo, agrégalo a un canal de prueba. Una vez que estés seguro de que funciona correctamente, puedes editar tu flujo de trabajo para moverlo al canal correcto.

 

Crea un flujo de trabajo importando un archivo

Cuando descargues un flujo de trabajo, se exportará como un archivo con una extensión .slackworkflow  para conservar los datos en el formulario correcto. Para crear un flujo de trabajo de forma automática, puedes importar un archivo .slackworkflow al Generador de flujos de trabajo.

  1. En la aplicación para computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Generador de flujos de trabajo del menú.
  3. Haz clic en Importar, en la esquina superior derecha.
  4. Selecciona y sube el archivo del flujo de trabajo desde tu computadora.
  5. Cambia el título si lo deseas y, luego, haz clic en Siguiente.
  6. Revisa los pasos y realiza las modificaciones que necesites.
  7. Haz clic en Publicar.

Consejo: Consulta nuestros ejemplos de flujos de trabajo si necesitas un poco de inspiración. Puedes descargar cualquiera de estos flujos de trabajo y, luego, subirlos al Generador de flujos de trabajo para usarlos con tu equipo.

 

Visibilidad del flujo de trabajo

Antes de publicar un flujo de trabajo, solo estará visible para los colaboradores que hayas añadido y para ti. Una vez que publicas un flujo de trabajo, los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden verlo y agregarse como colaboradores. Cuando un propietario o administrador se convierte en colaborador en un flujo de trabajo, puede editarlo, publicarlo o eliminarlo por completo de Slack.

Slackbot notificará a todos los demás colaboradores cuando se agregue o elimine un colaborador.

Nota: Si tu flujo de trabajo está en un canal privado al que no pertenece un propietario o administrador, este no podrá ver el nombre del canal privado.