Cómo agregar pasos a un flujo de trabajo

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  • Los planes Estándar, Plus y Enterprise Grid

Los flujos de trabajo son tareas o procesos automatizados de varios pasos que no requieren codificación y que comienzan en tu espacio de trabajo de Slack. Pueden ejecutarse directamente en Slack o conectarse con otras herramientas y servicios.

Una vez que hayas completado la configuración de tu flujo de trabajo inicial, agregarás y personalizarás los pasos. Los pasos de tu flujo de trabajo se seguirán en el orden que decidas y se pueden usar para recopilar o enviar información en Slack o entre Slack y otros servicios.

Aprenderás lo siguiente:


Resumen general de los pasos del flujo de trabajo

Los pasos son una serie de acciones que se toman para completar un flujo de trabajo. Una vez que comience tu flujo de trabajo, este presentará los pasos que agregues en el orden que especifiques. Hay tres tipos de pasos que puedes agregar a los flujos de trabajo: mensajes, formularios y pasos de las aplicaciones instaladas en tu espacio de trabajo.

Pasos del mensaje

Envía mensajes como parte de tu flujo de trabajo para comunicar información a la persona que lo inició o a otras personas de Slack que necesiten tomar medidas a partir de la información enviada a un flujo de trabajo. Los pasos del mensaje se pueden utilizar para enviar mensajes directos a determinadas personas o publicar en un canal o hilo. Los mensajes del Generador de flujos de trabajo admiten el formato automático de mensajes y los hipervínculos.

Pasos del formulario

Agrega formularios a tu flujo de trabajo para organizar y recolectar información. Los formularios pueden incluir espacio para respuestas personalizadas o pedir a las personas que elijan opciones de una lista. Una vez que se completó un formulario, puedes elegir enviar respuestas a un canal o a una persona específica a través de un mensaje directo.

Nota: Las respuestas del formulario ya no se pueden editar una vez que se enviaron a través del Generador de flujos de trabajo.

Pasos desde las aplicaciones

Algunos desarrolladores de las aplicaciones de Slack ofrecen pasos de flujo de trabajo personalizados para sus aplicaciones. Los pasos de las aplicaciones son únicos y te permiten conectar un flujo de trabajo en Slack a otros servicios de formas específicas. Para usar los pasos de una aplicación en el Generador de flujos de trabajo, primero deberás agregar la aplicación a tu espacio de trabajo, lo que puede requerir la aprobación del administrador. 

Cuando se agrega una aplicación a tu espacio de trabajo, puedes conectar tu cuenta para realizar acciones en otro servicio sin abandonar Slack. Los pasos de las aplicaciones son similares: si agregas un paso de una aplicación a un flujo de trabajo, puedes enviar la información recopilada por tu flujo de trabajo a otro servicio o extraer información de ese servicio a Slack. Luego, puedes hacer referencia a esa información en pasos adicionales de tu flujo de trabajo u otros pueden realizar acciones desde el servicio, sin que nadie necesite copiar información entre herramientas.

Ten en cuenta que los desarrolladores de aplicaciones eligen cómo funcionan los pasos del flujo de trabajo para sus aplicaciones. En muchos casos, puedes personalizar los pasos de las aplicaciones después de agregarlas a tu flujo de trabajo, pero no es posible modificar la experiencia principal que un paso está diseñado para brindar.

Biblioteca de pasos de flujo de trabajo

Cuando estés listo para agregar pasos a tu flujo de trabajo, los encontrarás y agregarás desde la biblioteca de pasos en el Generador de flujos de trabajo. Puedes buscar pasos específicos o explorar todos los pasos disponibles para tu espacio de trabajo.

La biblioteca de pasos del Generador de flujos de trabajo que muestra los pasos de Slack y de varias aplicaciones

Para ver los pasos creados por Slack (como los pasos de mensajes y formulario), haz clic en Creado por Slack en la columna de la izquierda. Haz clic en el nombre de tu organización para ver los pasos disponibles como parte de las aplicaciones personalizadas creadas por miembros de tu espacio de trabajo. Selecciona una aplicación para ver los pasos del flujo de trabajo creados por el desarrollador de esa aplicación. 

Nota: Si una aplicación está instalada en tu espacio de trabajo y no ves sus pasos en el Generador de flujos de trabajo, es posible que debas volver a instalarla o solicitar la aprobación de la versión más actualizada.


Cómo personalizar pasos con botones y variables

Cuando se agregan pasos a los flujos de trabajo, puede haber ocasiones en las que quieras hacer referencia a la información enviada a tu flujo de trabajo (como una respuesta a una de las preguntas de un formulario o el nombre de la persona que inició el flujo de trabajo). También es posible que quieras que tu flujo de trabajo se detenga en un determinado paso mientras la persona que lo usa realiza una determinada acción o completa una tarea en particular.

Si quieres, puedes usar botones y variables para personalizar los pasos de tu flujo de trabajo.

Botones

Cuando agregas un botón a un paso en tu flujo de trabajo, este último no continuará hasta que alguien haga clic en el botón. Solo se puede hacer clic en los botones una vez por flujo de trabajo, por lo que no recomendamos agregarlos a los flujos de trabajo que pueden necesitar varias personas. Por ejemplo, un flujo de trabajo con fecha y hora programadas que recuerda a un equipo de cinco personas que compartan sus actualizaciones de estado diarias en un proyecto.

Variables

Las variables te permiten insertar información de pasos anteriores en tu flujo de trabajo en pasos posteriores, lo que te brinda aún más flexibilidad para personalizar tus flujos de trabajo y conectar información en varios pasos. Las variables disponibles para ti dependerán de cómo comience tu flujo de trabajo, quién interactúa con los pasos en varios puntos y la información que se transmite al flujo de trabajo (como las respuestas a un formulario). Si usas algún paso de las aplicaciones, también puedes utilizar variables exclusivas de esos pasos.


Pon en práctica lo que aprendiste

Sigue los pasos a continuación para agregar pasos a tu flujo de trabajo y personalizarlos con botones y variables si lo deseas.

Paso 1: Cómo agregar pasos a tu flujo de trabajo

  1. Abre tu flujo de trabajo en el Generador de flujos de trabajo.
  2. Haz clic en Agregar paso para abrir la biblioteca de pasos.
  3. Busca el paso que quieres agregar o selecciona una opción en la columna de la izquierda para elegir un paso de Slack o de una aplicación.
  4. Haz clic en Agregar junto al paso que quieres usar.

El Generador de flujos de trabajo en Slack que muestra un desencadenante y un botón seleccionados para agregar pasos


Paso 2: Cómo personalizar tus pasos

Agrega texto y botones o variables a los pasos de los mensajes, configura los formularios personalizados y los pasos de las aplicaciones si estás usando alguna.

Pasos del mensaje

Pasos del formulario

Pasos desde las aplicaciones

Configuración básica de pasos

  1. Debajo de Enviar este mensaje a, elige un canal o una persona del menú desplegable.
  2. Agrega el contenido de tu mensaje en el campo de texto del mensaje.
  3. Haz clic en Guardar.


Cómo agregar botones o variables

  • Marca la casilla junto a Incluir un botón para agregar un botón en el que las personas que usan tu flujo de trabajo puedan hacer clic para pasar al siguiente paso.
  • Haz clic en Insertar una variable para hacer referencia a una variable en el texto de tu mensaje. Las variables se resaltarán en azul para que sean fáciles de distinguir de otros elementos de tu mensaje.

El Generador de flujos de trabajo en Slack que muestra un paso del mensaje de flujo de trabajo con una variable y un botón

  1. Elige un canal o una persona del menú desplegable.
  2. Si quieres, haz clic en el ícono de lápiz  para editar el texto del botón y del mensaje que se entregará junto con tu formulario. Haz clic en Listo cuando hayas terminado.
  3. Escríbele un título al formulario.
  4. Agrega una pregunta a tu formulario y elige el tipo de pregunta en el menú desplegable. Haz clic en Agregar pregunta para agregar más.
  5. Elige dónde se enviarán las respuestas completas a tu formulario.
  6. Haz clic en Guardar.
Cada paso del flujo de trabajo de una aplicación se crea de manera diferente y ofrece diferentes opciones de personalización. Después de hacer clic en Agregar para usar un paso de una aplicación en tu flujo de trabajo, puedes seguir las indicaciones del paso para personalizarlo y agregar las variables disponibles.

Consejo: Puedes usar las respuestas a las preguntas del formulario como variables en cualquier paso de mensaje que agregues a tu flujo de trabajo después de un paso de formulario.


Próximo paso: Agrega colaboradores a tu flujo de trabajo

Ahora que agregaste pasos, es hora de agregar a otros miembros de tu espacio de trabajo como colaboradores en tu flujo de trabajo. No dudes en omitir este paso si no necesitas agregar colaboradores y pasar a publicar tu flujo de trabajo.