整理團隊工作

若工作項目分散在不同的電子郵件、聊天和通話內容中,團隊成員可能很難掌握保持井然有序所需的情境資訊。

在此教學中,你會學到如何使用 Slack 來:

  • 透過同一個介面通訊
  • 撰寫及分享資訊
  • 追蹤工作和截止期限
  • 節省處理例行工作的時間

 

透過同一個介面通訊

不論你是否正在啟動新專案,或是團隊需要持續討論主題的空間,你都可以建立頻道,讓相關的對話井然有序。

建立頻道

新增團隊成員

邀請外部人員

假設你正要啟動新專案。建立頻道以便將相關資訊放在同一處。在 Slack 中按一下加號按鈕,即可建立頻道

提示:在專案專用頻道中使用首碼 project-

透過將正確的人員聚集在頻道,讓團隊能夠共同檢視所做的工作。當你準備好與團隊成員一起展開專案時,請將其新增至頻道中按一下 Slack 中頻道標題的選項,將團隊成員新增至頻道中
如果你在處理的專案需要與非公司內部人員溝通,請在頻道中使用 Slack Connect 與外部人員(例如客戶或廠商)配合。在 Slack 中瀏覽外部交流,可以建立一個與其他公司合作專用的頻道

 

撰寫及分享資訊

將關鍵資訊新增到畫板中,讓每個人都能快速掌握資訊。畫板是內建於 Slack 的介面,你可以在這裡建立及分享完全符合格式的內容,例如專案摘要和會議筆記。

新增至畫板

建立畫板

如要整理團隊經常需要查看的資訊,可以將資訊新增至團隊頻道中的畫板。你可以新增關於團隊、即將到來的日子或重要資源的重要詳細資訊,或是團隊需要能夠輕鬆查看的任何資訊。在內建於頻道的畫板中新增內容

試試看:按一下頻道標題中的「 畫板圖示」以開啟畫板。

你可以建立一個畫板,用於儲存你正在處理中的任何內容(例如專案計畫草稿),之後可在任意對話中分享內容。你建立的畫板可以保持不公開,只限特定人員查看。在 Slack 中按一下加號,就能建立畫板並在畫板中新增內容

 

追蹤工作和截止期限

需要統一步調並整理已經在 Slack 中進行的工作時,可以使用清單。建立清單後可以用於規劃及指派專案工作,也可以用於和團隊一起決定待進行工作的優先順序。H&L_Lists_GIF_16x9.gif

試試看:按一下側欄中的「  更多」,然後選取「  清單」就能開始使用。

 

節省處理例行工作的時間

自動處理例行工作,不必花太多時間整理團隊工作。例如,你可以建立一個簡易的表單,用於收集專案意見或設定週期提醒,供專案頻道中的團隊使用。瞭解我們的現成工作流程範本,立即開始使用。在 Slack 的「更多」功能表裡瀏覽找到「自動化」,隨意瀏覽現成的工作流程範本

試試看:按一下側欄中的「  更多」,然後選取「  自動化」就能開始使用。