Personnaliser la conservation des messages et des fichiers

Par défaut, Slack conserve tous les messages et tous les fichiers tant que votre espace de travail existe. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir une période de temps après laquelle les messages seront supprimés. 

Ce que vous avez besoin de savoir

  • La suppression des messages et des fichiers est définitive. Tenez-en compte lorsque vous modifiez ces règles.
  • Les paramètres de conservation s’appliquent à tous les messages et à tous les fichiers, y compris ceux qui sont épinglés ou enregistrés.
  • Avec les forfaits Standard et Plus, vous pouvez ajuster les paramètres de conservation pour l’ensemble de l’espace de travail ou pour des canaux spécifiques.
  • Avec un forfait Enterprise Grid, vous pouvez définir des règles de conservation qui s’appliquent à chaque espace de travail de l’organisation.
  • Dans les canaux partagés, les paramètres de conservation s’appliquent aux messages, aux fichiers et aux autres contenus envoyés par les membres de votre organisation. Le contenu envoyé par des membres d’une organisation externe sera soumis aux paramètres de conservation de leur espace de travail ou organisation Enterprise Grid.
  • L’ajustement des paramètres de conservation n’entraîne pas la suppression immédiate de contenu. Les suppressions ayant lieu une fois par jour, toute suppression de votre part sera donc effective lors de la prochaine mise en œuvre de vos règles, généralement à 21 h heure du Pacifique.
  • Les suppressions régies par des règles de conservation des messages ont lieu une fois par jour selon un cycle.
  • Lorsque les règles de conservation sont modifiées, Slackbot envoie une notification à chaque propriétaire d’espace de travail.

Remarque : si votre demande d’utilisation de l’exportation Corporative est approuvée et que vous avez activé cet outil, les paramètres de conservation personnalisés seront définis sur le paramètre par défaut afin que tous les fichiers soient conservés.


Conservation des messages

Vous disposez de quatre options pour la conservation des messages dans les canaux ou dans les messages directs. Gardez à l’esprit que les paramètres de conservation influent sur le contenu d’un fichier d’exportation.

  • Tout conserver
    Slack conserve tous les messages échangés dans votre espace de travail, ainsi que les journaux de modifications et de suppressions.
  • Conserver tous les messages, mais ne pas effectuer le suivi des révisions
    Slack conserve tous les messages, mais pas les journaux des messages originaux (avant révision ou suppression).
  • Supprimer les messages et leurs révisions après... 
    Ce paramètre vous permet de fixer une période après laquelle Slack supprimera définitivement les messages (y compris les révisions des messages et les journaux de suppression) provenant des canaux et des messages directs. La période minimale est fixée à un jour.
  • Autoriser les membres de l’espace de travail à modifier ces paramètres
    Ce paramètre permet aux membres de définir leur propre période de conservation des messages et des fichiers (plus courte ou plus longue) pour les canaux privés. Grâce à cette option, les propriétaires de l’espace de travail peuvent ajuster les paramètres de conservation des canaux publics.

 

Ajuster les paramètres de conservation des messages

Forfaits Standard et Plus

Forfait Enterprise Grid

  1. Sur votre ordinateur, cliquez sur le nom de votre espace de travail en haut à gauche.
  2. Dans le menu, sélectionnez Paramètres et administration, puis cliquez sur Paramètres de l’espace de travail.
  3. Cliquez sur l’onglet Applications en haut de la page.
  4. En regard de Conservation et suppression des messages, cliquez sur Développer.
  5. Sélectionnez vos paramètres de conservation préférés.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Cochez la case Oui, appliquer ces nouveaux paramètres, puis cliquez sur Confirmer les paramètres.

Rappelez-vous : si les membres sont autorisés à définir des paramètres de conservation différentes pour les messages directs et les canaux privés dont ils font partie, ces paramètres remplaceront ceux définis pour l’espace de travail.

Définir les règles de conservation des messages au niveau de l’organisation

Les propriétaires d’une organisation peuvent définir des règles de conservation des messages qui s’appliquent à tous les espaces de travail de l’organisation. Pour ce faire, contactez-nous.

Lorsque ces règles sont définies, Slackbot envoie une notification au propriétaire principal de l’organisation pour lui demander d’approuver l’application des règles. Une fois que les règles ont été appliquées, les propriétaires des espaces de travail n’ont plus la possibilité de modifier les paramètres de conservation des messages dans leur propre espace de travail.


Consulter les règles de conservation des messages au niveau de l’organisation

  1. Sur votre ordinateur, cliquez sur le nom de votre espace de travail en haut à gauche.
  2. Dans le menu, sélectionnez Paramètres et administration, puis cliquez sur Paramètres de l’organisation.
  3. Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale gauche, puis sélectionnez Messages et fichiers.
  4. Vérifiez votre règle sous Règles de conservation des messages.

Définir des paramètres de conservation des messages au niveau de l’espace de travail

Remarque : Si une règle de conservation a été définie au niveau de l’organisation, les propriétaires d’espace de travail ne pourront pas ajuster les paramètres de conservation des messages pour leurs espaces de travail.

  1. Sur votre ordinateur, cliquez sur le nom de votre espace de travail en haut à gauche.
  2. Dans le menu, sélectionnez Paramètres et administration puis cliquez sur Paramètres de l’espace de travail.
  3. Dans l’onglet Paramètres, recherchez Conservation et suppression des messages.
  4. Cliquez sur Développer et sélectionnez vos paramètres de conservation préférés.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Cochez la case Oui, appliquer ces nouveaux paramètres, puis cliquez sur Confirmer les paramètres.

Remarque : les membres peuvent définir des paramètres de conservation différents pour leurs messages directs et leurs canaux privés si à la fois les règles de l’organisation et les paramètres de l’espace de travail le permettent.

Conseil : Les fichiers étant stockés au niveau de l’organisation, les propriétaires des espaces de travail ne peuvent pas définir leur propre règle de conservation des fichiers. Apprenez-en davantage sur la définition d’une règle de conservation de fichiers ci-dessous.


Configurer les 
paramètres pour un canal spécifique

S’ils y sont autorisés, les membres peuvent configurer des paramètres de conservation des messages pour les canaux individuels, y compris les canaux partagés. Tous les paramètres de conservation personnalisés remplacent les paramètres définis pour votre espace de travail. Notez bien que :

  • si vous voulez définir des paramètres de conservation pour un canal spécifique, vous devez d’abord activer l’option qui permet aux membres de modifier les règles de conservation des messages de l’espace de travail.
  • les canaux qui appartiennent à plusieurs espaces de travail suivent les règles de conservation de l’organisation. Dans les cas où le règlement de l’organisation n’est pas encore établi, le paramètre par défaut est de conserver tous les messages et les fichiers.
  • dans les canaux partagés, les paramètres de conservation s’appliquent uniquement aux messages et aux fichiers envoyés par les membres de votre organisation.
  1. Sur votre ordinateur, ouvrez le canal dont vous souhaitez configurer les paramètres de conservation.
  2. Cliquez sur  Détails en haut à droite.
  3. Cliquez sur Plus  , puis sélectionnez Plus d’options.
  4. Sélectionnez Modifier la conservation des messages.
  5. Sélectionnez Utiliser des paramètres de conservation personnalisés pour cette conversation.
  6. Choisissez la durée pendant laquelle vous souhaitez conserver les messages dans le canal et cliquez sur Enregistrer.
  7. Cochez la case Oui, appliquer ces nouveaux paramètres, puis cliquez sur Appliquer les paramètres. Un message de Slackbot qui confirme ces nouveaux paramètres sera publié dans le canal.

Remarque : les membres peuvent ajouter des paramètres de conservation différents pour leurs messages directs et leurs canaux privés si à la fois les règles de l’organisation et les paramètres de l’espace de travail le permettent.

 

Conservation des fichiers

Lorsque vous définissez des paramètres de conservation des fichiers, vous avez le choix entre deux options :

  • Conserver tous les fichiers
    Slack conserve tous vos fichiers partagés tant que votre espace de travail existe.
  • Conserver tous les fichiers pendant un nombre de jours donné
    Slack supprimera définitivement les fichiers (extraits, publications, fichiers chargés et fichiers partagés via des applis tierces telles que Dropbox et Google Drive) qui arrivent à la fin de la durée que vous aurez définie (en nombre de jours).

Remarque : Les fichiers partagés avec des applis comme Dropbox ou Google Drive sont stockés sur le serveur d’origine. La suppression de ces fichiers dans Slack n’a donc aucune incidence sur les fichiers originaux.

 

Ajuster les paramètres de conservation des fichiers

Configurez les paramètres de conservation pour les fichiers partagés dans votre espace de travail ou organisation Enterprise Grid en procédant comme suit. Il n’est actuellement pas possible de définir des paramètres de conservation des fichiers pour des conversations spécifiques.

Forfaits Standard et Plus

Forfaits Enterprise Grid

    1. Sur votre ordinateur, cliquez sur le nom de votre espace de travail en haut à gauche.
    2. Dans le menu, sélectionnez Administration, puis cliquez sur Paramètres de l’espace de travail.
    3. Cliquez sur l’onglet Applications en haut de la page.
    4. En regard de Conservation et suppression des fichiers, cliquez sur Développer.
    5. Sélectionnez vos paramètres de conservation préférés.
    6. Cliquez sur Enregistrer.
    7. Cochez la case Oui, appliquer ces nouveaux paramètres, puis cliquez sur Confirmer les paramètres.

Définir les règles de conservation des fichiers

Les propriétaires d’une organisation peuvent définir des règles de conservation des fichiers qui s’appliquent à tous les espaces de travail de l’organisation. Pour ce faire, contactez-nous.

Lorsque ces règles sont définies, Slackbot envoie une notification au propriétaire principal de l’organisation pour lui demander d’approuver l’application des règles. Si des règles sont définies au niveau de l’organisation, les membres ne pourront pas modifier les paramètres de conservation pour leurs canaux et leurs messages directs.


Consulter les règles de conservation des fichiers

Les propriétaires principaux et propriétaires de l’organisation peuvent vérifier les règles de conservation des fichiers en suivant les étapes ci-dessous :

    1. Sur votre ordinateur, cliquez sur le nom de votre espace de travail en haut à gauche.
    2. Dans le menu, sélectionnez Administration, puis cliquez sur Paramètres de l’espace de travail.
    3. Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale gauche, puis sélectionnez Messages et fichiers.
    4. Vérifiez votre règle sous Règles de conservation des fichiers.
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
  • Les propriétaires de l’espace de travail et les propriétaires de l’organisation.
  • Disponible avec les forfaits Standard, Plus et Enterprise Grid.