Zugriff und Berechtigungen für den Workflow-Builder verwalten

Wer kann diese Funktion benutzen?
  • InhaberInnen/AdministratorInnen von Organisationen und InhaberInnen/AdministratorInnen von Workspaces
  • Standard-, Plus- und Enterprise Grid-Plan

Der Workflow-Builder bietet eine Reihe von Tools zur Automatisierung von Routineprozessen in Form von Workflows innerhalb von Slack. Standardmäßig sind alle Mitglieder (aber keine Gäste) eines Workspace in der Lage, Workflows zu erstellen. 

  • Im Rahmen des Standard- und Plus-Plans können InhaberInnen/AdministratorInnen von Workspaces die Workflow-Erstellung auf bestimmte Mitglieder beschränken.
  • Im Rahmen des Enterprise Grid-Plans können InhaberInnen/AdministratorInnen von Organisationen den Workflow-Builder für ihre Organisation deaktivieren oder eine Organisationsrichtlinie festlegen, um zu bestimmen, welche Workspace-Mitglieder Workflows erstellen dürfen.

Hinweis: Die von Workflows erhobenen Daten sind noch nicht durch Slack Enterprise Key Management (EKM) verschlüsselt.

 

Berechtigungen für den Workflow-Builder einrichten

Standard- und Plus-Plan

Enterprise Grid-Plan

Im Rahmen des Standard- und Plus-Plans können InhaberInnen/AdministratorInnen von Workspaces die Workflow-Erstellung einschränken.

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Verwaltung und dann Workspace-Einstellungen aus dem Menü.
  3. Klicke auf Berechtigungen.
  4. Klicke neben „Workflow-Builder“ auf Erweitern.
  5. Bestimme, wer Workflows erstellen kann.
  6. Klicke auf Speichern.

Hinweis: Wenn du Mitglieder die Berechtigung zum Erstellen von Workflows entziehst, können sie die von ihnen zuvor erstellten Workflows weiterhin verwalten.

Im Rahmen des Enterprise Grid-Plans haben InhaberInnen/AdministratorInnen von Organisationen die Möglichkeit, den Workflow-Builder für ihre Organisation zu deaktivieren, eine Organisationsrichtlinie festzulegen, um zu bestimmen, wer Workflows erstellen darf, oder InhaberInnen/AdministratorInnen von Workspaces die Verwaltung des Zugriffs auf ihre Workspaces zu erlauben.

Wenn keine Organisationsrichtlinie für den Workflow-Builder festgelegt ist, können alle Mitglieder (außer Gäste) Workflows erstellen, es sei denn, einzelne InhaberInnen/AdministratorInnen von Workspaces entscheiden sich dafür, die Erstellung auf bestimmte Mitglieder zu beschränken.

Workflow-Builder deaktivieren

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Verwaltung und dann Organisations-Einstellungen aus dem Menü aus.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Einstellungen. Wähle dann Organisationseinstellungen aus.
  4. Klicke neben „Workflow-Builder“ auf Deaktivieren.
  5. Wähle zur Bestätigung Deaktivieren aus.

Hinweis: Alle Workflows, die vor der Deaktivierung des Workflow-Builders erstellt wurden, bleiben aktiv und stehen allen zur Verfügung. Um zu verhindern, dass Mitglieder Workflows starten, aktiviere den Workflow-Builder vorübergehend erneut und bitte dann die MitarbeiterInnen der Workflows, diese zu entfernen.


Eine Organisationsrichtlinie festlegen

Wenn du eine Organisationsrichtlinie für den Workflow-Builder gesendet hast, können einzelne InhaberInnen/AdministratorInnen von Workspaces die Berechtigungen zur Erstellung von Workflows für ihre Workspaces nicht verwalten.

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Verwaltung und dann Organisations-Einstellungen aus dem Menü aus.
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf  Einstellungen. Wähle danach Richtlinien der Organisation aus.
  4. Klicke neben „Workflow-Builder“ auf Richtlinie hinzufügen.
  5. Bestimme, wer Workflows erstellen kann. 
  6. Klicke auf Richtlinie speichern und wähle dann zum Bestätigen Richtlinie erstellen aus.

Zugriff für einen Workspace festlegen

Wenn der Workflow-Builder aktiviert und nicht auf Organisationsebene eingeschränkt ist, können alle InhaberInnen/AdministratorInnen von Workspaces in einer Enterprise Grid-Organisation den Zugriff auf die Workflow-Erstellung für ihre Workspaces verwalten.

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Verwaltung und dann Workspace-Einstellungen aus dem Menü.
  3. Klicke auf Berechtigungen.
  4. Klicke neben „Workflow-Builder“ auf Erweitern.
  5. Bestimme, wer Workflows erstellen kann. 
  6. Klicke auf Speichern.

 

Veröffentlichte Workflows einsehen

InhaberInnen und AdministratorInnen können alle veröffentlichten Workflows einsehen, die von Mitgliedern ihres Workspace erstellt wurden. 

Hinweis: Es ist derzeit nicht möglich, alle Workflows, die über Workspaces hinweg erstellt wurden, in einer Enterprise Grid-Organisation einzusehen.

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Workflow-Builder aus.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Alle veröffentlichten Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du einsehen möchtest, auf das Symbol mit den drei Punkten ( ). Wähle danach Anzeigen aus.

 

Veröffentlichte Workflows verwalten

InhaberInnen und AdministratorInnen können Workflows bearbeiten, ihre Veröffentlichung rückgängig machen oder sie aus Slack entfernen. Um einen Workflow zu verwalten, musst du ein/e MitarbeiterIn sein.

Tipp: Wenn der/die einzige MitarbeiterIn eines Workflows deinen Workspace verlässt, kann sich jede/r InhaberIn und AdministratorIn als MitarbeiterIn hinzufügen, um ihn zu verwalten.

Dich selbst als MitarbeiterIn hinzufügen

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Workflow-Builder aus.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Alle veröffentlichten Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du verwalten möchtest, auf das Symbol mit den drei Punkten.
  5. Wähle Bearbeiten aus und klicke dann auf Hinzufügen, um als MitarbeiterIn hinzugefügt zu werden.

Hinweis: Wenn du dich selbst hinzufügst, sendet Slackbot allen MitarbeiterInnen eines Workflows eine Nachricht.

Workflows verwalten

  1. Klicke auf deinem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle im Menü die Option Workflow-Builder aus.
  3. Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
  4. Klicke neben dem Workflow, den du verwalten musst, auf das Symbol mit den drei Punkten ( ).
  5. Wähle eine Option aus dem Menü aus und speichere deine Änderungen oder bestätige die Aktion.