Zugriff und Berechtigungen für Workflow-Builder verwalten
- Workspace-Inhaberinnen bzw. -Inhaber/-Administratorinnen bzw. -Administratoren und Organisationsinhaberinnen bzw. -inhaber/-administratorinnen bzw. administratoren
- Verfügbar für kostenpflichtige Pläne
Workflow-Builder bietet eine einfache Reihe von Tools zur Automatisierung von Routineprozessen innerhalb von Slack an. Kein Programmieren erforderlich. Als Standardeinstellung haben alle Mitglieder (aber nicht Gäste) Zugang zu Workflow-Builder, um benutzerdefinierte Workflows zu erstellen.
Danach läuft es folgendermaßen ab:
- Inhaber und Administratoren können den Zugriff auf Workflow-Builder für bestimmte Mitglieder einschränken.
- Inhaber und Administratoren können den Zugriff auf zusätzliche Workflow-Funktionen verwalten.
- Inhaber und Administratoren können in Workspaces, die sie verwalten, alle veröffentlichten Workflows anzeigen und sich selbst als Mitarbeiter zu diesen Workflows hinzufügen, um Aktionen durchzuführen.
- Im Rahmen des Enterprise Grid-Plans können Organisationsinhaber und -administratoren Workflow-Builder für ihre Organisation deaktivieren.
Zugriff auf Workflow-Builder verwalten
Pro-Pläne und Business+ Pläne
Enterprise Grid-Plan
Standardmäßig können alle Mitglieder eines Workspace Workflows erstellen. Workspace-Inhaber und -Administratoren können den Zugriff auf bestimmte Leute beschränken, wenn sie möchten:
- Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
- Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke auf Workspace-Einstellungen.
- Klicke oben auf der Seite auf den Tab Berechtigungen.
- Klicke neben Workflow-Erstellung auf Erweitern.
- Bestimme, wer Workflows erstellen kann. Wenn du Alle Inhaber oder Administratoren wählst, kannst du das Kontrollkästchen neben Auch bestimmte Benutzer und Gruppen einbeziehen aktivieren, um bestimmten Mitgliedern oder Benutzergruppen Zugriff zu gewähren.
- Klicke auf Speichern.
Hinweis: Wenn du Mitgliedern den Zugriff auf Workflow-Builder entziehst, können sie immer noch Workflows verwalten, die sie vor dem Verlust des Zugriffs erstellt haben.
Standardmäßig können alle Mitglieder einer Enterprise Grid-Organisation Workflows erstellen. Organisationsinhaber und Administratoren können Workflow-Builder für ihre Organisation deaktivieren oder eine Organisationsrichtlinie festlegen, um zu verwalten, welche Mitglieder ihrer Organisation Zugriff auf Workflow Builder haben.
Hinweis: Wenn Workflow-Builder aktiviert und keine Organisationsrichtlinie festgelegt ist, können Workspace-Inhaber und Administratoren die Erstellung von Workspaces, die sie verwalten, einschränken.
Workflow-Builder aktivieren oder deaktivieren
Gehe folgendermaßen vor, um den Workflow-Builder für deine Organisation zu aktivieren oder zu deaktivieren:
- Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
- Wähle Einstellungen und Verwaltung aus dem Menü aus und klicke dann auf Organisations-Einstellungen.
- Klicke in der linken Seitenleiste auf Einstellungen. Wähle dann Organisationseinstellungen aus.
- Wähle neben Workflow-Builder Aktivieren oder Deaktivieren aus. Klicke dann zum Bestätigen auf Aktivieren oder Deaktivieren.
Alle Workflows, die vor der Deaktivierung des Workflow-Builder erstellt wurden, bleiben aktiv und für alle zugänglich. Füge dich als Mitarbeiter hinzu, um zu verhindern, dass Mitglieder Workflows starten können und entferne sie oder bitte einen bestehenden Mitarbeiter darum.
Organisationsrichtlinie für die Workflow-Erstellung festlegen
Wenn Workflow-Builder aktiviert ist, können Organisationsinhaber und Administratoren eine Organisationsrichtlinie festlegen, um zu verwalten, welche Personen Workflows erstellen können:
- Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
- Wähle Einstellungen und Verwaltung aus dem Menü aus und klicke dann auf Organisations-Einstellungen.
- Klicke in der linken Seitenleiste auf Einstellungen. Wähle danach Organisationsrichtlinien aus.
- Klicke auf das Tab Berechtigungen.
- Klicke neben Workflow-Erstellung auf Richtlinie hinzufügen.
- Bestimme, wer Workflows erstellen kann. Wenn du Alle Inhaber oder Administratoren oder Organisationsinhaber und Administratoren auswählst, kannst du das Kontrollkästchen neben Diese spezifischen Benutzer ebenfalls berücksichtigen aktivieren, um bestimmten Mitgliedern Zugriff zu erteilen.
- Klicke auf Richtlinie speichern und dann zum Bestätigen auf Richtlinie erstellen.
Workflow-Erstellung für einen Workspace verwalten
Wenn keine Organisationsrichtlinie für die Workflow-Erstellung festgelegt wurde, können Workspace-Inhaber und Administratoren die Workflow-Erstellung auf bestimmte Mitglieder ihres Workspace beschränken:
- Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
- Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke auf Workspace-Einstellungen.
- Klicke auf Berechtigungen.
- Klicke neben Workflow-Erstellung auf Erweitern.
- Bestimme, wer Workflows erstellen kann. Wenn du Alle Inhaber oder Administratoren wählst, kannst du das Kontrollkästchen Auch bestimmte Benutzer und Gruppen einbeziehen aktivieren, um bestimmten Mitgliedern oder Benutzergruppen Zugriff zu gewähren.
- Klicke auf Speichern.
Zugriff auf Workflow-Funktionen verwalten
Hinweis: Im Rahmen von Pro- und Business+ Plänen sind diese Workflow-Funktionen standardmäßig verfügbar. Im Rahmen eines Enterprise Grid-Plans sind diese Funktionen nur verfügbar, wenn sie von einem Organisationsinhaber oder -administrator aktiviert werden.
Inhaber und Administratoren können den Zugriff auf bestimmte Funktionen von Workflow-Builder verwalten:
- Workflows mit Webhooks erstellen
- Herunterladen von Workflow-Formulardaten als CSV-Datei
- Schritte aus Apps in Workflows verwenden
Pro-Pläne und Business+ Pläne
Enterprise Grid-Plan
- Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
- Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke auf Workspace-Einstellungen.
- Klicke oben auf der Seite auf den Tab Berechtigungen.
- Klicke neben der Funktion, für die du den Zugriff verwalten möchtest, auf Erweitern. Aktiviere oder deaktiviere dann das Kontrollkästchen.
- Klicke auf Speichern.
Eine Zugriffs-Richtlinie für Workflow-Features festlegen
Organisationsinhaber und Administratoren können Organisationsrichtlinien festlegen, um den Zugriff auf Workflow-Funktionen zu verwalten.
- Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
- Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke dann auf Organisationseinstellungen.
- Klicke in der linken Seitenleiste auf Einstellungen. Wähle danach Organisationsrichtlinien aus.
- Klicke auf das Tab Berechtigungen.
- Klicke neben der Richtlinie, die du festlegen möchtest, auf Richtlinie hinzufügen.
- Befolge die Anweisungen und wähle dann Richtlinie speichern aus. Klicke zur Bestätigung auf Richtlinie erstellen.
Zugriff auf Workflow-Funktionen für einen Workspace verwalten
Wenn keine Organisationsrichtlinien für den Zugriff auf eine Workflow-Funktion festgelegt wurden, können Workspace-Inhaber und Administratoren den Zugriff für die von ihnen verwalteten Workspaces bestimmen.
- Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
- Wähle im Menü die Option Einstellungen und Verwaltung aus und klicke auf Workspace-Einstellungen.
- Klicke auf Berechtigungen.
- Klicke neben der Workflow-Builder-Berechtigung, die du verwalten möchtest, auf Erweitern.
- Nimm die gewünschten Änderungen vor und klicke abschließend auf Speichern.
Veröffentlichte Workflows einsehen
Inhaber und Administratoren von Workspaces können alle veröffentlichten Workflows einsehen, die von Mitgliedern ihres Workspace erstellt wurden.
Hinweis: Es ist derzeit für Organisationsinhaber und -administratoren nicht möglich, alle in einer Enterprise Grid-Organisation erstellten Workflows anzuzeigen. Als Workspace-Inhaber oder -Administrator kannst du alle Workflows in einem Workspace ansehen.
- Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
- Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder.
- Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Alle veröffentlichten Workflows.
- Klicke neben dem Workflow, den du einsehen möchtest, auf das Symbol mit den drei Punkten. Wähle danach Anzeigen aus.
Veröffentlichte Workflows verwalten
Workspace-Inhaber und -Administratoren können sich selbst als Mitarbeiter zu jedem Workflow in ihrem Workspace hinzufügen. Mitarbeiter an einem Workflow können die Schritte des Workflows bearbeiten und ihn umbenennen, die Veröffentlichung rückgängig machen oder ihn löschen.
Dich selbst als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter hinzufügen
- Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
- Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder.
- Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Alle veröffentlichten Workflows. Klicke auf
Filter, um die Ergebnisse nach Mitarbeiter:in einzugrenzen. - Klicke neben dem Workflow, den du verwalten möchtest, auf das Symbol mit den drei Punkten.
- Wähle Bearbeiten aus und klicke dann auf Hinzufügen, um als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter hinzugefügt zu werden.
Hinweis: Slackbot benachrichtigt vorhandene Mitarbeiter, wenn du dich selbst als Mitarbeiter in einem Workflow hinzufügst.
Workflows verwalten
- Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
- Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder.
- Klicke oben auf dem Bildschirm auf den Tab Deine Workflows.
- Klicke neben dem Workflow, den du verwalten musst, auf das Symbol mit den drei Punkten.
- Wähle eine Option aus dem Menü aus und speichere deine Änderungen oder bestätige die Aktion.
Tipp: Wenn der einzige Mitarbeiter eines Workflows deinen Workspace verlässt, können sich alle Workspace-Inhaber und -Administratoren selbst als Mitarbeiter hinzufügen, um ihn zu verwalten.