Crear un flujo de trabajo nuevo en Slack

¿Quién puede usar esta función?
  • Todos los miembros (de manera predeterminada)
  • Disponible en planes de pago

Usa el Generador de flujos de trabajo para automatizar tus tareas diarias y trabajar de forma más eficiente en Slack. De forma predeterminada, cualquier persona que cuente con un plan de pago puede crear flujos de trabajo. Los propietarios y administradores pueden optar por restringir el acceso al Generador de flujos de trabajo. Si no ves esta opción, ponte en contacto con un propietario o un administrador para pedirle ayuda.

¿Es la primera vez que usas los flujos de trabajo? Consulta nuestros tutoriales ¿Qué es un flujo de trabajo de Slack? y Crear un flujo de trabajo para obtener información sobre los aspectos básicos.


Abre el Generador de flujos de trabajo

  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Herramientas en el menú y haz clic en Generador de flujos de trabajo
  3. En la esquina superior derecha, haz clic en Crear flujo de trabajo.


Paso 1: Elige cómo comienza tu flujo de trabajo
 

  1. Selecciona una opción de la lista:

       Desde un enlace en Slack
        En un programa
        Cuando se usa una reacción emoji
        Cuando una persona se une a un canal
        Desde un webhook
  2. Sigue las indicaciones y, después, haz clic en Continuar

 

Paso 2: Cómo agregar pasos a tu flujo de trabajo

Cuando hayas decidido cómo iniciar tu flujo de trabajo, tendrás que agregar pasos para realizar la tarea o el proceso. Los pasos son las piezas fundamentales de cualquier flujo de trabajo; pueden realizar diversas acciones dentro y fuera de Slack, y se realizarán en el orden que especifiques. 

Tipos de pasos

Tipo de paso Descripción Quién puede agregar
Slack Realiza una acción de Slack, como enviar un mensaje o agregar a alguien a un canal. Todos (opción predeterminada)
Conector Realiza una acción en un servicio de terceros, como agregar una fila a una hoja de cálculo de Google o crear una nueva reunión por Zoom. Todos (si se aprueba)*
Personalizado Creado específicamente para que tu organización realice cualquier acción que especifique el desarrollador Colaboradores de la aplicación (una vez aprobada la aplicación)**

* Disponible como opción predeterminada si no se requiere aprobación de la aplicación para tu espacio de trabajo u organización Enterprise Grid
** A menos que el desarrollador haya establecido otros permisos


Más detalles acerca de los pasos del conector

Los conectores incluyen pasos de flujo de trabajo que puedes usar para realizar acciones en otros servicios, como agregar una fila a una hoja de cálculo de Google o iniciar una reunión por Zoom. Si se necesita la aprobación de la aplicación para tu espacio de trabajo u organización Enterprise Grid, es posible que debas solicitar acceso a los pasos del conector antes de poder agregarlos a un flujo de trabajo.

Cuando agregas un paso de conector a tu flujo de trabajo, solicitamos la autenticación con ese servicio. Los creadores de flujos de trabajo pueden elegir si necesitan que las personas que usan sus flujos de trabajo se autentiquen con sus propias cuentas o usen sus propias credenciales.

En algunos casos, solo tendrá sentido que las personas usen sus propias cuentas, como si un paso de tu flujo de trabajo se asociara con la persona que lo usa. En otros, usar tu cuenta te da más flexibilidad. Por ejemplo, si tu flujo de trabajo recopila y envía respuestas de formularios a una hoja de cálculo privada de Google a la que no quieres que todas las personas tengan acceso.

Nota: De forma predeterminada, los creadores de flujos de trabajo pueden elegir cómo quieren que se autentiquen las personas, pero los propietarios y los administradores pueden restringir ese permiso. Si no ves esta opción, comunícate con un propietario o un administrador para pedirle ayuda. 


Agregar pasos

Para agregar pasos a tu flujo de trabajo, búscalos y selecciónalos en la biblioteca de pasos.

  1. Busca un paso o elige uno de la lista.
  2. Sigue las indicaciones para configurar el paso y, luego, haz clic en Guardar.

Nota: Para configurar un paso para enviar mensajes a un canal, debes tener permisos de publicación para ese canal. Si no tienes permisos de publicación, pídele a un propietario o administrador que te los conceda.


Personalizar los pasos

Ciertos pasos se pueden personalizar para incluir información que se envió a tu flujo de trabajo (como una respuesta a una de las preguntas de un formulario o el nombre de la persona que inició el flujo de trabajo). Si quieres, puedes usar variables y botones para personalizar los pasos.

Variables

Botones

Las variables te permiten insertar información de pasos anteriores de tu flujo de trabajo a pasos posteriores. Las variables disponibles para ti dependerán de cómo comience tu flujo de trabajo, quién interactúa con los pasos en varios puntos y la información que se transmite al flujo de trabajo (como las respuestas a un formulario). Si agregas pasos de conectores, también puedes utilizar variables exclusivas de esos pasos.
Cuando agregas un botón a un paso en tu flujo de trabajo, este último no continuará hasta que alguien haga clic en el botón. Solo se puede hacer clic en los botones una vez cada vez que se inicia un flujo de trabajo.


Editar y reordenar los pasos

En cualquier momento puedes cambiar y reordenar los pasos. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

  • Para editar un paso, abre un flujo de trabajo y haz clic en el  ícono del lápiz
  • Para reordenar un paso, haz clic en la  flecha hacia arriba o la  flecha hacia abajo, o arrástralo a una nueva ubicación.


Paso 3: Publicar tu flujo de trabajo

Publicar tu flujo de trabajo lo pone a disposición de las personas para que lo usen. Para publicar tu flujo de trabajo, deberás agregar algunos toques finales.

Agrega un título, una descripción y un ícono

  1. Elige un nombre para tu flujo de trabajo. Esto es lo que aparecerá cuando se comparta el enlace del flujo de trabajo, el flujo de trabajo publique un mensaje en un canal, etc.
  2. Si quieres, agrega una descripción. Para agregar un ícono, haz clic en Elegir archivo para subir una imagen.


Cómo agregar administradores de flujos de trabajo

Todos los administradores de flujos de trabajo que agregues tendrán los mismos permisos que tienes por haber creado el flujo de trabajo.

  1. Debajo de Administradores de flujos de trabajo, escribe el nombre de la persona que deseas agregar.
  2. Selecciona su nombre.


Establecer permisos de acceso

De manera predeterminada, todas las personas en tu espacio de trabajo pueden encontrar y usar tu flujo de trabajo, y solo los administradores del flujo de trabajo pueden hacer una copia. A continuación te explicamos cómo cambiar los permisos predeterminados:

  1. Abre el menú desplegable debajo de ¿Quién puede encontrar este flujo de trabajo? o ¿Quién puede copiar este flujo de trabajo?
  2. Selecciona una opción. Para asegurarte de que las personas externas con las que trabajas en Slack Connect tienen permiso para usar tu flujo de trabajo, selecciona los canales a que pertenecen.
  3. Haz clic en Publicar.

Consejo: Una vez que las personas comienzan a usar tu flujo de trabajo, puedes ver cómo interactúan con él y en el registro de actividad del flujo de trabajo puedes ver cualquier error.

¿Quién puede usar esta función?
  • Todos los miembros (de manera predeterminada)
  • Disponible en planes de pago

Usa el Generador de flujos de trabajo para automatizar tus tareas diarias y trabajar de forma más eficiente en Slack. De forma predeterminada, cualquier persona que cuente con un plan de pago puede crear flujos de trabajo. Los propietarios y administradores pueden optar por restringir el acceso al Generador de flujos de trabajo. Si no ves esta opción, ponte en contacto con un propietario o un administrador para pedirle ayuda.

¿Es la primera vez que usas los flujos de trabajo? Consulta nuestros tutoriales ¿Qué es un flujo de trabajo de Slack? y Crear un flujo de trabajo para obtener información sobre los aspectos básicos.


Abre el Generador de flujos de trabajo

  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la barra lateral.
  2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, luego, haz clic en Generador de flujos de trabajo
  3. En la esquina superior derecha, haz clic en Crear flujo de trabajo.


Paso 1: Elige cómo comienza tu flujo de trabajo
 

  1. Selecciona una opción de la lista:

       Desde un enlace en Slack
        En un programa
        Cuando se usa una reacción emoji
        Cuando una persona se une a un canal
        Desde un webhook
  2. Sigue las indicaciones y, después, haz clic en Continuar

 

Paso 2: Cómo agregar pasos a tu flujo de trabajo

Cuando hayas decidido cómo iniciar tu flujo de trabajo, tendrás que agregar pasos para realizar la tarea o el proceso. Los pasos son las piezas fundamentales de cualquier flujo de trabajo; pueden realizar diversas acciones dentro y fuera de Slack, y se realizarán en el orden que especifiques. 

Tipos de pasos

Tipo de paso Descripción Quién puede agregar
Slack Realiza una acción de Slack, como enviar un mensaje o agregar a alguien a un canal. Todos (opción predeterminada)
Conector Realiza una acción en un servicio de terceros, como agregar una fila a una hoja de cálculo de Google o crear una nueva reunión por Zoom. Todos (si se aprueba)*
Personalizado Creado específicamente para que tu organización realice cualquier acción que especifique el desarrollador Colaboradores de la aplicación (una vez aprobada la aplicación)**

* Disponible como opción predeterminada si no se requiere aprobación de la aplicación para tu espacio de trabajo u organización Enterprise Grid
** A menos que el desarrollador haya establecido otros permisos


Más detalles acerca de los conectores

Se pueden agregar pasos de conector para configurar los flujos de trabajo de modo que permitan realizar acciones en otros servicios, como agregar una fila a una hoja de Google o iniciar una reunión de Zoom. Dependiendo de la configuración de tu espacio de trabajo o de tu organización Enterprise Grid, es posible que tengas que solicitar acceso o configuración adicional para conectores antes de poder agregar sus pasos a un flujo de trabajo.

Cuando agregas un paso de conector a tu flujo de trabajo, solicitamos la autenticación con ese servicio. Los creadores de flujos de trabajo pueden elegir si necesitan que las personas que usan sus flujos de trabajo se autentiquen con sus propias cuentas o usen sus propias credenciales.

En algunos casos, solo tendrá sentido que las personas usen sus propias cuentas, como si un paso de tu flujo de trabajo se asociara con la persona que lo usa. En otros, usar tu cuenta te da más flexibilidad. Por ejemplo, si tu flujo de trabajo recopila y envía respuestas de formularios a una hoja de cálculo privada de Google a la que no quieres que todas las personas tengan acceso.

Nota: De forma predeterminada, los creadores de flujos de trabajo pueden elegir cómo quieren que se autentiquen las personas, pero los propietarios y los administradores pueden restringir ese permiso. Si no ves esta opción, comunícate con un propietario o un administrador para pedirle ayuda.


Agregar pasos

Para agregar pasos a tu flujo de trabajo, búscalos y selecciónalos en la biblioteca de pasos.

  1. Busca un paso o elige uno de la lista.
  2. Sigue las indicaciones para configurar el paso y, luego, haz clic en Guardar.

Nota: Para configurar un paso para enviar mensajes a un canal, debes tener permisos de publicación para ese canal. Si no tienes permisos de publicación, pídele a un propietario o administrador que te los conceda.


Personalizar los pasos

Ciertos pasos se pueden personalizar para incluir información que se envió a tu flujo de trabajo (como una respuesta a una de las preguntas de un formulario o el nombre de la persona que inició el flujo de trabajo). Si quieres, puedes usar variables y botones para personalizar los pasos.

Variables

Botones

Las variables te permiten insertar información de pasos anteriores de tu flujo de trabajo a pasos posteriores. Las variables disponibles para ti dependerán de cómo comience tu flujo de trabajo, quién interactúa con los pasos en varios puntos y la información que se transmite al flujo de trabajo (como las respuestas a un formulario). Si agregas pasos de terceros, también puedes utilizar variables exclusivas de dichos pasos.
Cuando agregas un botón a un paso en tu flujo de trabajo, este último no continuará hasta que alguien haga clic en el botón. Solo se puede hacer clic en los botones una vez cada vez que se inicia un flujo de trabajo.


Editar y reordenar los pasos

En cualquier momento puedes cambiar y reordenar los pasos. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

  • Para editar un paso, abre un flujo de trabajo y haz clic en el  ícono del lápiz
  • Para reordenar un paso, haz clic en la  flecha hacia arriba o la  flecha hacia abajo, o arrástralo a una nueva ubicación.


Paso 3: Publicar tu flujo de trabajo

Publicar tu flujo de trabajo lo pone a disposición de las personas para que lo usen. Para publicar tu flujo de trabajo, deberás agregar algunos toques finales.

Agrega un título, una descripción y un ícono

  1. Haz clic en el ícono del flujo de trabajo en la esquina superior izquierda del Generador de flujos de trabajo.
  2. Elige un nombre para tu flujo de trabajo. Esto es lo que aparecerá cuando se comparta el enlace del flujo de trabajo, el flujo de trabajo publique un mensaje en un canal, etc.
  3. Si quieres, agrega una descripción. Para agregar un ícono, haz clic en Elegir archivo para subir una imagen.


Cómo agregar administradores de flujos de trabajo

Todos los administradores de flujos de trabajo que agregues tendrán los mismos permisos que tienes por haber creado el flujo de trabajo.

  1. Haz clic en el   ícono con tres puntos en la esquina superior derecha del Generador de flujos de trabajo y, luego, selecciona Configuración.
  2. Haz clic en Editar.
  3. Debajo de Administradores de flujos de trabajo, escribe el nombre de la persona que deseas agregar.
  4. Selecciona su nombre.


Establecer permisos de acceso

De manera predeterminada, todas las personas en tu espacio de trabajo pueden encontrar y usar tu flujo de trabajo, y solo los administradores del flujo de trabajo pueden hacer una copia. A continuación te explicamos cómo cambiar los permisos predeterminados:

    1. Haz clic en el   ícono con tres puntos en la esquina superior derecha del Generador de flujos de trabajo y, luego, selecciona Configuración.
    2. Haz clic en Editar.
    3. Abre el menú desplegable debajo de ¿Quién puede encontrar este flujo de trabajo? o ¿Quién puede copiar este flujo de trabajo?
    4. Selecciona una opción. Para asegurarte de que las personas externas con las que trabajas en Slack Connect tengan permiso para usar tu flujo de trabajo, marca la casilla junto a Incluir también organizaciones externas conectadas para encontrar y ejecutar.
    5. Haz clic en Guardar.
    6. Regresa al Generador de flujos de trabajo y haz clic en Publicar.

Nota: Los canales de Slack Connect y las personas externas pueden obtener acceso a tu flujo de trabajo solo si los propietarios y administradores de tu organización han permitido que las personas externas ejecuten flujos de trabajo creados por tu organización.

Consejo: Una vez que las personas comienzan a usar tu flujo de trabajo, puedes ver cómo interactúan con él y en el registro de actividad del flujo de trabajo puedes ver cualquier error.