Crear un flujo de trabajo: Crear un flujo de trabajo en Slack

Los flujos de trabajo te permiten automatizar tareas y trabajar de forma más eficiente en Slack. De forma predeterminada, cualquier persona que cuente con un plan puede crear flujos de trabajo con el Generador de flujos de trabajo. Si no ves esta opción, es posible que los propietarios y administradores hayan restringido el acceso a la creación de flujos de trabajo.

¿Es la primera vez que usas los flujos de trabajo? Consulta el tutorial ¿Qué es un flujo de trabajo de Slack? para obtener información general.


Componentes de un flujo de trabajo

Antes de empezar, es útil comprender los componentes que conforman un flujo de trabajo. A medida que creas un flujo de trabajo, personalizarás cada componente para crear una automatización que realizará una tarea o completará un proceso en Slack. 

Componente Definición Ejemplo
¿Cómo comienza tu flujo de trabajo? La acción que iniciará el flujo de trabajo. El flujo de trabajo se iniciará cuando un usuario complete la acción especificada para iniciar un flujo de trabajo, como unirse a un canal o hacer clic en un enlace en Slack.
Paso Las acciones que quieres que el flujo de trabajo lleve a cabo. Un paso podría consistir en enviar un mensaje o recopilar información mediante un formulario. También puedes agregar pasos desde servicios de terceros.
Variable Información que se ha enviado a tu flujo de trabajo y que puede mencionarse en cualquier otro lugar. Una variable podría ser el nombre de la persona que ejecutó el flujo de trabajo y se podría incluir en un mensaje dándole la bienvenida a un canal.
Administrador de flujo de trabajo Un miembro de tu espacio de trabajo con permiso para administrar el flujo de trabajo. Todos los administradores de flujos de trabajo pueden editar, cancelar o eliminar un flujo de trabajo. También pueden agregar o eliminar a otros administradores de flujos de trabajo.


Abre el Generador de flujos de trabajo

  1. En la computadora, pasa el cursor sobre  Más y, a continuación, selecciona   Automatizaciones.
    La imagen de un cursor sobre el ícono de Más en la aplicación de Slack para computadora.
  2. En la esquina superior derecha, haz clic en   Nuevo flujo de trabajo.


Paso 1: Elige cómo comienza tu flujo de trabajo
 

  1. Debajo de Iniciar el flujo de trabajo, haz clic en   Elegir un evento y selecciona una opción de la lista:

      Desde un enlace
    Comparte este enlace en Slack. Cuando alguien de tu espacio de trabajo haga clic en él, se iniciará tu flujo de trabajo.

        Programado
    Especifica una fecha, una hora y una cadencia para que tu flujo de trabajo se inicie automáticamente.

        Cuando se usa una reacción emoji
    Especifica un emoji y un canal. Tu flujo de trabajo se iniciará cuando alguien utilice tu reacción emoji en ese canal.

        Cuando una persona se une a un canal
    Especifica un canal. Tu flujo de trabajo se iniciará cuando alguien se una a ese canal.

        Cuando se actualiza un elemento de lista
    Especifica una lista. Cuando un elemento de la lista se actualiza, se iniciará el flujo de trabajo. Además, puedes filtrar por campo para que el flujo de trabajo se inicie cuando se haga una actualización al campo que especifiques.

        De un webhook
    Configura eventos externos para determinar cómo se inicia tu flujo de trabajo.
  2. Sigue las indicaciones y, después, haz clic en Continuar

Nota: Es necesario que los flujos de trabajo que comienzan en un enlace se compartan en Slack y se haga clic en ellos para comenzar. Hacer clic en el enlace fuera de Slack no iniciará el flujo de trabajo.

 

Paso 2: Cómo agregar pasos a tu flujo de trabajo

Una vez que hayas decidido cómo empezará tu flujo de trabajo, los pasos que agregues completarán la tarea que quieras automatizar. Los pasos son las áreas fundamentales de cualquier flujo de trabajo; pueden entrar en acción dentro y fuera de Slack. Cuando alguien inicie tu flujo de trabajo, los pasos se producirán en el orden que especifiques. 


Agregar pasos

Para agregar pasos a tu flujo de trabajo, determina qué tipo de paso quieres utilizar y, a continuación, búscalo y selecciónalo en la biblioteca de pasos.

  1. Busca un paso o elige uno de la lista.
  2. Sigue las indicaciones para configurar el paso y, luego, haz clic en Guardar.

Nota: Para configurar un paso para enviar mensajes a un canal, debes tener permisos de publicación para ese canal. Si no tienes permisos de publicación, pídele a un propietario o administrador que te los conceda.


Tipos de pasos

Tipo de paso Descripción Quién puede agregar
Slack Realiza una acción de Slack, como enviar un mensaje o agregar a alguien a un canal. Todos (opción predeterminada)
Conector Realiza una acción en un servicio de terceros, como agregar una fila a una hoja de cálculo de Google o crear una nueva reunión por Zoom. Todos (opción predeterminada)*
Personalizado Creado específicamente para que tu organización realice cualquier acción que especifique el desarrollador Colaboradores de la aplicación*

*Si la aprobación de aplicaciones está activada para tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid, las aplicaciones y los conectores personalizados tendrán que ser aprobados antes de que puedas agregarlos a los flujos de trabajo.
†A menos que el desarrollador haya establecido otros permisos


Más detalles acerca de los pasos del conector

Para crear flujos de trabajo que lleven a cabo acciones en otros servicios, como agregar una fila a una hoja de Google o iniciar una reunión de Zoom, puedes agregar pasos de conexión para servicios de terceros. Dependiendo de la configuración de tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid, es posible que tengas que solicitar acceso o configuración adicional para los conectores antes de poder agregar sus pasos a un flujo de trabajo.

Cuando agregar un paso de conector a tu flujo de trabajo, te pedimos que autentifiques una cuenta con ese servicio de terceros antes de que el flujo de trabajo pueda completar el paso con éxito. Los creadores de flujos de trabajo pueden elegir si necesitan que las personas que usan sus flujos de trabajo se autentiquen con sus propias cuentas o usen sus propias credenciales.

Nota: De forma predeterminada, los creadores de flujos de trabajo pueden elegir cómo quieren que se autentiquen las personas, pero los propietarios y los administradores pueden restringir ese permiso. Si no ves esta opción, comunícate con un propietario o un administrador para pedirle ayuda.


Personalizar los pasos

Al configurar tu paso, es posible que veas la opción de agregar variables o botones. Las variables permiten que el flujo de trabajo utilice la información de los pasos anteriores para informar los pasos y respuestas futuros. Los botones permiten que el flujo de trabajo “detenga” el flujo de pasos hasta que se haga clic en el botón.

Variables

Botones

Las variables disponibles en un paso dependerán de la información previa que se haya pasado al flujo de trabajo. Por ejemplo, puedes agregar un paso Enviar un mensaje a tu flujo de trabajo y seleccionar la variable Persona que utilizó este flujo de trabajo para cambiar dinámicamente el destinatario según quién inició el flujo de trabajo.

Insertar una variable

  1. En el paso que estás personalizando, haz clic en   insertar una variable. (En algunos lugares, verás solo el ícono  ).
  2. Selecciona desde la lista de variables. Cuando tu flujo de trabajo se ejecute, los datos dinámicos reemplazarán la variable.
Cuando agregas un botón a un paso en tu flujo de trabajo, este último no continuará hasta que alguien haga clic en el botón. Solo una persona puede hacer clic en los botones cada vez que se usa un flujo de trabajo. 

Agregar un botón

  1. En el paso que estás personalizando, haz clic en Agregar botón.
  2. Haz clic en el   ícono del lápiz para editar el texto que aparece en el botón, selecciona un color y agrega un texto descriptivo para que el botón funcione correctamente.
  3. Haz clic en Listo y, luego, en Guardar.


Editar y reordenar los pasos

Si cambias de opinión, puedes ajustar la configuración de tus pasos y cambiar el orden en que se ejecutan. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

  • Para editar un paso, haz clic en el  ícono del lápiz
  • Para reordenar un paso, haz clic en la  flecha hacia arriba o la  flecha hacia abajo, o arrástralo a una nueva ubicación.


Paso 3: Finaliza y publica tu flujo de trabajo

Antes de publicar tu flujo de trabajo, puedes agregar algunos toques finales. Siempre puedes editar tu flujo de trabajo luego de su publicación si decides ajustar los detalles, administradores del flujo de trabajo o permisos de acceso.

Agrega un título, una descripción y un ícono

  1. Haz clic en el ícono del flujo de trabajo en la esquina superior izquierda del Generador de flujos de trabajo.
  2. Elige un nombre para tu flujo de trabajo. Esto es lo que aparecerá cuando se comparta el enlace del flujo de trabajo, el flujo de trabajo publique un mensaje en un canal, etc.
  3. Si quieres, agrega una descripción. Para agregar un ícono, haz clic en Elegir archivo para subir una imagen.


Cómo agregar administradores de flujos de trabajo

Todos los administradores de flujos de trabajo que agregues tendrán los mismos permisos que tienes por haber creado el flujo de trabajo.

  1. Haz clic en el   ícono con tres puntos en la esquina superior derecha del Generador de flujos de trabajo y, luego, selecciona Configuración.
  2. Haz clic en Editar.
  3. Debajo de Administradores de flujos de trabajo, escribe el nombre de la persona que deseas agregar.
  4. Selecciona su nombre.


Establecer permisos de acceso

De manera predeterminada, todas las personas en tu espacio de trabajo pueden encontrar y usar tu flujo de trabajo, y solo los administradores del flujo de trabajo pueden hacer una copia. A continuación te explicamos cómo cambiar los permisos predeterminados:

  1. Haz clic en el   ícono con tres puntos en la esquina superior derecha del Generador de flujos de trabajo y, luego, selecciona Configuración.
  2. Haz clic en Editar.
  3. Abre el menú desplegable debajo de ¿Quién puede encontrar este flujo de trabajo? o ¿Quién puede copiar este flujo de trabajo?
  4. Selecciona una opción. Para asegurarte de que las personas externas con las que trabajas en Slack Connect tengan permiso para usar tu flujo de trabajo, marca la casilla junto a Incluir también organizaciones externas conectadas para encontrar y ejecutar.
  5. Haz clic en Guardar.
  6. Regresa al Generador de flujos de trabajo y haz clic en Finalizar.
  7. Revisa los detalles y luego haz clic en Publicar.

¡Eso es todo! Acabas de crear un flujo de trabajo. Si tu flujo de trabajo comienza con un enlace, asegúrate de compartir el enlace en Slack para que las personas de tu espacio de trabajo u organización Enterprise Grid puedan encontrar y utilizar el flujo de trabajo.

Nota: Los canales de Slack Connect y las personas externas pueden obtener acceso a tu flujo de trabajo solo si los propietarios y administradores de tu organización han permitido que las personas externas ejecuten flujos de trabajo creados por tu organización.

Consejo: Una vez que las personas comienzan a usar tu flujo de trabajo, puedes ver cómo interactúan con él y en el registro de actividad del flujo de trabajo puedes ver cualquier error.

¿Quién puede usar esta función?
  • Todos los miembros (de manera predeterminada)
  • Disponible en planes de pago