Travail en silos : qu’est-ce que c’est et comment l’éviter ?

Comment une entreprise peut-elle accepter la réalité des silos tout en éliminant les obstacles qui l’empêchent de mieux connecter ses équipes ?

1. Travailler en silos n’est pas forcément un problème majeur

Il faut avant tout comprendre que le travail en silos n’est pas à fuir à tout prix. En effet, il est tout à fait normal pour les salariés de collaborer efficacement avec des collègues qui partagent la même logique de travail.

« Le travail en silos est plus naturel que le travail collaboratif. C’est l’instinct de groupe », affirme Ron Ashkenas, coauteur du Harvard Business Review Leader’s Handbook et de The GE Work-Out. « Il en va de même dans les entreprises. Sortir du cadre du silo n’est pas naturel. »

Comme l’explique la journaliste Gillian Tett dans son ouvrage The Silo Effect de 2015, le silo peut être nécessaire. « Le monde du travail se spécialise, notamment parce que la technologie progresse et se complexifie. Elle n’est souvent compréhensible que par une poignée d’experts », détaille Gillian Tett. « Travailler en silos nous permet de nous organiser, de classer et d’arranger nos vies, nos industries et nos institutions. Cela nous incite à prendre nos responsabilités ».

Les silos sont souvent le résultat d’une organisation étroite et efficace des services et peuvent être un atout essentiel quand il s’agit d’évaluer la santé d’une entreprise. Selon Chris Fussell, coauteur de One Mission : How Leaders Build a Team of Teams et ancien Navy SEAL, il y a une rupture de communication quand les efforts déployés pour connecter un silo à un autre deviennent pénibles.

« Dans la plupart des entreprises, le véritable problème tient au fait que les silos sont déconnectés… et que les informations ne sont pas transmises suffisamment rapidement. Cela entrave la capacité d’adaptation », explique Chris Fussell, dans l’interview donnée à Inc.com en 2017. « La solution est de connecter les silos de manière efficace ».

Autrement dit, votre objectif premier doit être de garantir que les équipes de l’entreprise aient envie de collaborer, et ce, de manière fluide.

2. Optimiser votre manière de communiquer

Selon l’étude Slack Future of Work, 24 % des salariés sont insatisfaits de la communication dans leur entreprise. Cela comprend également la manière dont les informations sont diffusées. De plus, 52 % d’entre eux souhaitent que les processus de travail suivent une amélioration constante.

Cela peut prendre du temps de prioriser la transparence et la communication à l’échelle de l’entreprise. Pour cela, commencez par sélectionner soigneusement un ensemble d’outils de gestion de projets, puis définissez une liste claire de bonnes de pratiques de communication afférentes.

De plus, incitez vos équipes à se familiariser avec la façon dont leurs collègues communiquent. Par un exemple, un ingénieur aura tendance à préférer communiquer par écrit, tandis qu’un commercial, lui, le fera davantage lors d’une pause café.

3. Prendre l’initiative

Si la collaboration est un élément clé dans le fonctionnement de l’entreprise, les salariés doivent aimer venir au travail et se parler chaque jour. Pour cela, il faut avant tout créer un environnement de travail positif, en :

• offrant un processus d’intégration qui pose les bases d’une culture d’entreprise axée sur la sécurité psychologique et l’inclusion
• assurant la continuité de cette culture dans le temps
• créant un lieu de travail qui laisse place à une collaboration et à une connexion naturelles afin de ne pas favoriser le travail en silos et l’apparition de difficultés qui en découlent à terme

Plus la communication systématique est incitée par la culture de l’entreprise, plus les salariés vont l’intégrer dans leur processus.

4. Programmer (et respecter) des évaluations régulières

Quelle que soit la taille de votre entreprise, la communication doit devenir la norme au quotidien. Évitez la surcharge de réunions en planifiant un rapide point d’avancement hebdomadaire. Vous pouvez également utiliser la matrice d’attribution des responsabilités (RACI) afin de détailler les responsabilités, y compris quelles équipes doivent communiquer entre elles et quand elles doivent le faire. Les salariés seront davantage enclins à communiquer au-delà des silos lorsqu’ils peuvent l’anticiper.

« Je me suis récemment entretenu avec une très grande entreprise qui organise une réunion hebdomadaire chaque lundi matin », affirme Ron Ashkenas. « Chaque personne, où qu’elle soit dans le monde, prend 20 minutes pour effectuer une mise en commun et s’assurer que chacun sait ce que les autres font, quels sont les obstacles auxquels ils doivent faire face ensemble, etc. Bien entendu, l’heure varie selon les semaines, afin que les personnes de chaque fuseau horaire y trouvent leur compte. »

5. En cas de doute, s’arrêter, collaborer et écouter

Si vous avez essayé toutes ces solutions et que vos silos ne parviennent tout simplement pas à se connecter entre eux, ou bien si un problème plus contraignant ou plus urgent se présente, des mesures plus fortes doivent être prises. The GE Work-Out propose une solution. Il s’agit d’une méthode d’intervention selon laquelle les gestionnaires des équipes qui travaillent sur un projet ou qui sont impactées par ce projet se réunissent pour :

• contourner les goulots d’étranglement bureaucratiques
• développer des solutions créatives et collaboratives
• permettre aux personnes de mettre ces solutions immédiatement en application

« Cela demande de la pratique, mais aussi un système structurel  », insiste Ron Ashkenas. « Les dirigeants doivent en permanence inciter les collaborateurs à dépasser le cadre des silos, mais, avec le temps, cette tendance naturelle s’estompera ».

6. Garder son objectif en tête

Limiter le travail en silos devient une tâche à part entière ? C’est normal car cela demande de l’investissement. Mais la déconnexion entre les équipes est une menace qui peut paralyser l’entreprise et ses collaborateurs. Investir du temps dans la communication aidera votre entreprise sur le long terme.

Dans son livre, The Silo Effect, Gillian Tett raconte comment le fait d’inciter les services municipaux de la ville de New York à partager certaines informations a permis de réduire le nombre d’incendies mortels dans les bâtiments résidentiels laissés à l’abandon. À long terme, une collaboration régulière est la façon la plus efficace et productive de travailler.

« Le coût que cela implique est bien plus faible que celui engendré par l’absence de mesures en ce sens », déclare Jon Ashkenas. « Si chaque équipe reste dans son coin et que les mois passent, vous verrez que les opérations n’avancent pas et vous devrez recommencer depuis le début. Cela peut engendrer toutes sortes de problèmes allant des retards de commercialisation aux clients insatisfaits. Les risques sont élevés ».

Ceci dit, n’en faites pas une obsession. Travailler en silos semble inévitable, mais en créant des réseaux et en mettant en place les stratégies listées ci-dessus, vous pouvez progressivement apprendre à vous adapter et à connecter ces silos.