Automatizza la raccolta dei dati con canvas e Workflow Builder
Per raccogliere e condividere le informazioni dai moduli dei workflow, aggiungi le variabili a un canvas. Quando le persone compilano un modulo in un workflow, le loro risposte verranno aggiunte a un nuovo canvas.
Funzionamento
- Le variabili sono segnaposti per dati dinamici e vengono fornite da un’origine dati. Un canvas che include una variabile viene aggiornato automaticamente in base ai dati di un modulo creato con Workflow Builder.
- Quando aggiungi variabili a un canvas, verrai guidato nella creazione e nella pubblicazione di un workflow che invia un modulo ai membri.
- Ogni volta che qualcuno utilizza il workflow per compilare il modulo, potrai vedere le risposte in una copia del tuo canvas al posto delle variabili. Potrai poi condividere tale canvas ovunque e con chiunque su Slack.
Passaggio 1: Crea un canvas
Per prima cosa, crea un canvas che includa le informazioni che raccoglierai tramite un modulo. Quando qualcuno compila il modulo, le variabili verranno sostituite mentre il resto del testo e della formattazione rimane statico. Per tenere ordinati i canvas delle risposte ai moduli vuoti, ti consigliamo di utilizzare un titolo facile da riconoscere, come Brief esecutivo team azienda: Modello di risposta ai moduli.
- Dal desktop, passa il puntatore su Altro , quindi seleziona Canvas .
- Clicca su Nuovo canvas o su Inizia da un modello nell’angolo in alto a destra.
- Aggiungi il testo e la formattazione al canvas. Per esempio, se vuoi raccogliere la data dal modulo di un workflow, devi aggiungere una riga per Data: al canvas.
Se vuoi aggiungere le variabili, prosegui al passaggio 2. Puoi sempre tornare indietro e modificare il canvas in un secondo momento.
Passaggio 2: Aggiungi le variabili al canvas
Le variabili del canvas rappresentano un segnaposto per i dati che raccoglierai con il modulo del workflow. Quando crei una variabile, verrà inclusa anche come domanda nel passaggio del modulo del workflow.
- Dal canvas, clicca sull’icona dei tre puntini e seleziona Gestisci automazioni.
- Posiziona il cursore sulla riga di testo alla quale vuoi aggiungere una variabile, poi clicca su Aggiungi variabile.
• Utilizzando l’esempio Data: del passaggio 1, posiziona il cursore accanto al testo statico per aggiungere una variabile che verrà sostituita dalla data selezionata nel modulo del workflow. Il canvas avrà un aspetto del genere: - Aggiungi un Nome, poi clicca su Salva.
- Scegli un Tipo per la variabile (testo, persona, canale o data). Ciò determinerà il formato delle risposte al modulo, ma puoi sempre modificarlo in un secondo momento.
- Clicca su Crea.
Dopo aver terminato di creare le variabili, prosegui al passaggio 3: abilitare il workflow.
Nota: se includi la variabile Persona , il canvas includerà il profilo del nome del membro inserito nel modulo, ma tale membro non riceverà alcuna notifica.
Passaggio 3: Abilita il workflow
Quando hai terminato di aggiungere le variabili al canvas, segui le istruzioni per completare la configurazione del workflow che raccoglierà i dati. Il workflow invierà un modulo utilizzando le variabili come domande e creerà una copia del canvas che contiene le risposte al modulo.
- Dal canvas, clicca sull’icona dei tre puntini e seleziona Gestisci automazioni.
- Dalla scheda Variabili, clicca su Configura.
- Aggiungi un titolo al modulo e rivedi le variabili incluse nel modulo come domande, poi clicca sulla freccia avanti .
- Aggiungi un titolo al canvas che contiene le risposte al modulo, poi clicca sulla freccia avanti .
- Seleziona una persona o un canale dal menu a discesa per decidere dove condividere il canvas completato.
- Clicca su Pubblica workflow.
- Rivedi il riepilogo dei passaggi del workflow, poi clicca su Fatto.
Dopo che avrai pubblicato il workflow, quest’ultimo sarà visibile nella scheda Workflow sotto Gestisci automazioni del canvas. Da qui, prosegui al passaggio 4: condividere il workflow.
Suggerimento: è possibile anche condividere i moduli del canvas completati in modo dinamico utilizzando le variabili del workflow. Seleziona Persona che ha eseguito il workflow o Canale dove è stato eseguito il workflow per stabilire dove è stato inviato il canvas in base a questi input.
Passaggio 4: Condividi il workflow
Il workflow si avvia da un link su Slack. Per consentire ai membri di utilizzare il workflow e di iniziare a raccogliere le risposte al modulo, dovrai condividere il link.
- Dal canvas, clicca sull’icona dei tre puntini e seleziona Gestisci automazioni.
- Dalla scheda Workflow, passa il mouse sul workflow e clicca
sull’icona Condividi . - Cerca un canale o una persona, poi clicca su Inoltra.
Modificare il canvas
Aggiungere o rimuovere il testo
Puoi modificare il testo o la formattazione del canvas in qualsiasi momento. Le modifiche che apporti non altereranno i canvas creati da risposte al modulo del workflow precedenti, ma le future esecuzioni del workflow produrranno canvas corrispondenti alle tue modifiche.
Aggiungere o modificare le variabili
Se desideri aggiungere altre variabili nel canvas o modificarle, dovrai anche configurare un nuovo workflow che includa le variabili aggiornate nel modulo. Per evitare confusione, assicurati di annullare la pubblicazione delle versioni obsolete del workflow.
Modificare le variabili
- Dal desktop, passa il puntatore su Altro , quindi seleziona Canvas .
- Cerca e seleziona il canvas.
- Passa il mouse sopra una variabile, poi clicca sull’icona della matita per modificare il Nome o il Tipo, o clicca sull’icona del cestino per eliminarla.
Crea un nuovo workflow
- Dal canvas, clicca sull’icona dei tre puntini e seleziona Gestisci automazioni.
- Clicca sulla scheda Workflow nella barra laterale sulla destra del canvas, poi clicca su Crea workflow.
- Rivedi i dettagli del workflow, aggiungi un titolo al canvas e decidi dove condividere il canvas, poi clicca su Pubblica workflow.
- Rivedi il riepilogo dei passaggi del workflow, poi clicca su Fatto.