Personalizar las políticas de retención de archivos y mensajes

De forma predeterminada, Slack conservará todos los mensajes y archivos durante el tiempo que exista tu espacio de trabajo. Si lo deseas, puedes personalizar la configuración de conservación, y eliminar los mensajes y archivos después de un período de tiempo establecido. Por ejemplo, establecer una política para conservar los mensajes por 10 días eliminará automáticamente los mensajes de tu espacio de trabajo que tengan más de 10 días. 

Aspectos básicos

  • La eliminación de mensajes y archivos no se puede deshacer. Ten cuidado al ajustar estas configuraciones.
  • En los planes Estándar y Plus, puedes modificar los ajustes de conservación para todo el espacio de trabajo o para los canales específicos.
  • En una organización de Enterprise Grid, puedes establecer una política que se aplique a cada espacio de trabajo en tu organización.
  • Configurar o cambiar una política no eliminará nada de inmediato; surtirá efecto la próxima vez que se aplique la política, por lo general, a las 9 p. m. hora estándar del Pacífico (PST). 
  • Con la configuración de conservación de mensajes, la eliminación se produce una vez al día en un ciclo.
  • Los ajustes de conservación se aplicarán a todos los mensajes y archivos, incluidos los que los miembros fijaron o marcaron como favoritos.
  • Slackbot notificará a todos los propietarios del espacio de trabajo sobre los cambios en las políticas de retención.

Nota: Si se aprueba tu solicitud para utilizar la Exportación corporativa y habilitas la herramienta, los ajustes de conservación personalizada se restablecerán para conservar todos los archivos.


Conservación de mensajes

Existen cuatro tipos de políticas de conservación de mensajes para canales y mensajes directos:

  • Conservar todo
    Slack conservará todos los mensajes publicados en tu espacio de trabajo, así como los registros en tu exportación de datos con las modificaciones y los mensajes eliminados.
  • Conservar todos los mensajes, pero no las revisiones
    Slack conservará todos los mensajes, pero no llevará un registro con el texto original antes de haber sido modificado o eliminado.
  • Eliminar mensajes y revisiones después de... 
    Este ajuste permite conservar los mensajes durante un cierto número de días. Una vez transcurrido ese lapso de tiempo, Slack eliminará de forma permanente los mensajes (incluidos los registros con ediciones y eliminaciones) de los canales y mensajes directos. El plazo mínimo es de un solo día.
  • Permitir que los miembros del espacio de trabajo puedan anular estos ajustes
    Al seleccionar esta opción, ofreces a los miembros la capacidad de establecer períodos de conservación personalizados (más cortos o más largos que los ajustes generales) en canales privados y mensajes directos. Los propietarios de los espacios de trabajo también pueden hacer uso de esta opción en los canales públicos.


Cómo definir una política de conservación de mensajes

Planes Estándar y Plus

Plan Enterprise Grid

A continuación te mostramos cómo configurar una política de conservación para tus canales y mensajes directos:

  1. En la aplicación para computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. En el menú, selecciona Administración y, a continuación, Ajustes del espacio de trabajo.
  3. En Ajustes, expande Conservación y eliminación de mensajes.
  4. Haz clic en Guardar. A continuación, pulsa Confirmar ajustes.

Recuerda: Si se permite que los miembros configuren distintas políticas de conservación para los mensajes directos y los canales privados en los que participan, dichas políticas tendrán prioridad sobre las políticas de todo el espacio de trabajo.

Nota: Un propietario de la organización debe ponerse en contacto con Slack para agregar o cambiar las políticas de conservación de su organización.

Los propietarios de una organización pueden definir una política de conservación de mensajes que se aplique a todos los espacios de trabajo de su organización. Si se define una política, Slackbot se lo notificará al propietario principal de la organización y solicitará su aprobación para aplicarla. Con una política establecida, los propietarios de los espacios de trabajo no tienen la opción de ajustar la conservación de mensajes para los espacios de trabajo individuales.


Revisa las políticas de conservación de mensajes a nivel de organización:

  1. Inicia sesión en tu cuenta de Enterprise Grid de Slack desde la computadora y, luego, haz clic en Administrar organización.
  2. En  Ajustes, haz clic en Mensajes y archivos.
  3. Consulta las políticas de canales y mensajes directos en Políticas de conservación de mensajes.

Define las políticas de conservación de mensajes a nivel de espacio de trabajo:

Nota: Con una política a nivel de organización establecida, los propietarios de los espacios de trabajo no podrán definir la conservación de mensajes al nivel del espacio de trabajo. Estos ajustes se bloquearán y no se podrán modificar.

Los propietarios de los espacios de trabajo solo pueden establecer una política de conservación para su espacio de trabajo si no existe una política a nivel de la organización. Debido a que los archivos se almacenan a nivel de la organización, los propietarios de los espacios de trabajo no podrán establecer una política de conservación de archivos, pero pueden establecer una política de conservación de mensajes en su espacio de trabajo. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

  1. En la aplicación para computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. En el menú, selecciona Administración y, a continuación, Ajustes del espacio de trabajo.
  3. En Ajustes, haz clic en Conservación y eliminación de mensajes.
  4. Haz clic en Guardar. A continuación, pulsa Confirmar ajustes.

Nota: Los miembros pueden establecer diferentes políticas de conservación para sus mensajes directos y canales privados si las políticas a nivel de la organización y del espacio de trabajo están configuradas para permitirlo.


Cómo configurar los ajustes de un canal determinado

También puedes definir una política de conservación de mensajes para canales específicos. Los ajustes de conservación personalizados anularán la política definida en los ajustes de tu espacio de trabajo.

Nota: Los canales de espacios de trabajo múltiples siempre cumplirán con la política de conservación de la organización. En los casos en los que la política a nivel de la organización no se encuentra establecida, el valor predeterminado es conservar todos los mensajes y archivos.

  1. En la computadora, abre el canal cuyos ajustes de conservación quieras configurar.
  2. Haz clic en el   ícono de rueda dentada para acceder al menú de Ajustes del canal.
  3. Haz clic en Editar la conservación de mensajes.
  4. Selecciona Usar los ajustes de conservación personalizados en esta conversación.
  5. Selecciona cuánto tiempo te gustaría guardar los mensajes en este canal y haz clic en Guardar.
  6. Marca la casilla situada junto a Sí, aplicar los nuevos ajustes y, a continuación, haz clic en el botón Aplicar ajustes. Un mensaje de Slackbot que confirma estos nuevos ajustes se publicará en el canal para el que se realizó el cambio.

Consejo: Si deseas establecer ajustes de conservación personalizados para un canal específico, primero debes habilitar la opción a fin de permitir que los miembros anulen la política de conservación de mensajes del espacio de trabajo.


Conservación de archivos

Al configurar la política de conservación de archivos, dispones de dos opciones:

  • Conservar todos los archivos
    Slack conservará todos los archivos compartidos mientras exista el espacio de trabajo.
  • Conservar todos los archivos solo durante un número de días
    Slack eliminará de forma permanente los archivos (fragmentosnotas, archivos subidos y compartidos a través de aplicaciones como Dropbox o Google Drive) que superen el lapso de tiempo establecido.

Los archivos compartidos mediante aplicaciones como Dropbox o Google Drive quedan almacenados en el servicio de origen. Por tanto, su eliminación de Slack no afectará a los archivos originales.


Cómo definir una política de conservación de archivos

Planes Estándar y Plus

Planes Enterprise Grid

A continuación te mostramos cómo configurar una política de conservación para los archivos compartidos en tu espacio de trabajo:

  1. En la aplicación para computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Administración en el menú.
  3. Elige Ajustes y permisos.
  4. En Ajustes, expande la sección Conservación y eliminaciónde archivos.
  5. Haz clic en Guardar. A continuación, pulsa Confirmar ajustes.

Nota: Un propietario de la organización debe ponerse en contacto con Slack para agregar o cambiar las políticas de conservación de tu organización.

Los propietarios de la organización pueden definir políticas de conservación de archivos personalizadas para la organización Enterprise Grid. El propietario principal de la organización recibirá un mensaje de Slackbot con una solicitud para aprobar o denegar la nueva política de conservación de archivos.

Si se han definido las políticas de la organización, los usuarios no podrán modificar sus propios ajustes de conservación.


Revisa las políticas de conservación de archivos:

    1. Inicia sesión en tu cuenta de Enterprise Grid de Slack desde la computadora y, luego, haz clic en Administrar organización.
    2. En  Ajustes, haz clic en Mensajes y archivos.
    3. Consulta la política en Políticas de conservación de archivos.

Nota: Por el momento no existe la opción de configurar la política de conservación de mensajes en cada canal individual.

¿Quién puede usar esta función?
  • Los propietarios de espacios de trabajo y los propietarios de organizaciones
  • Los planes Estándar, Plus y Enterprise Grid

Por defecto, Slack conservará todos tus mensajes y archivos durante el tiempo que exista tu espacio de trabajo. Si lo deseas, puedes personalizar los ajustes de retención para que se eliminen todos los mensajes y archivos después de un tiempo determinado. Por ejemplo, una política de retención de mensajes de 10 días eliminará automáticamente cualquier mensaje de tu espacio de trabajo que tenga más de 10 días. 

Aspectos básicos

  • La eliminación de mensajes y archivos no se puede deshacer. Procede con cuidado al ajustar la configuración.
  • En los planes Estándar y Plus, puedes configurar los ajustes de retención para todo el espacio de trabajo o para canales en concreto.
  • En una organización de Enterprise Grid, puedes definir una política que se aplique a todos los espacios de trabajo de tu organización.
  • Configurar o cambiar una política no eliminará nada de inmediato. Las eliminaciones se realizan a diario, por lo que la tuya se producirá la próxima vez que se ejecute tu política; por lo general, a las 21:00. PST.
  • Los ajustes de retención se aplicarán a todos los mensajes y archivos, incluidos los que estén fijados con una chincheta o guardados.
  • Slackbot notificará a todos los propietarios del espacio de trabajo acerca de los cambios en las políticas de retención.

Nota: si se aprueba tu solicitud para utilizar la exportación corporativa y habilitas la herramienta, los ajustes de retención personalizados se restablecerán para conservar todos los archivos.


Retención de mensajes

Existen cuatro tipos de políticas de retención de mensajes para canales y mensajes directos:

  • Conservar todo
    Slack conservará todos los mensajes intercambiados en tu espacio de trabajo, así como los registros que se encuentran en una exportación de datos con las modificaciones y los mensajes eliminados del usuario.
  • Conservar todos los mensajes, pero sin realizar un seguimiento de las revisiones
    Slack conservará todos los mensajes, pero no llevará un registro del texto original comparado con las modificaciones y eliminaciones de los mensajes del usuario.
  • Eliminar mensajes y sus revisiones después de... 
    Este ajuste permite conservar los mensajes durante un número de días determinado. Una vez transcurrido ese lapso de tiempo, Slack eliminará de forma permanente los mensajes (incluidos los registros de modificaciones y eliminaciones) de los canales y mensajes directos. El plazo mínimo es de un solo día.
  • Permitir que los miembros del espacio de trabajo anulen estos ajustes
    Este ajuste permite que los miembros establezcan su propio periodo de retención, acortándolo o prolongándolo, para los canales cerrados y mensajes directos. Los propietarios de los espacios de trabajo también pueden hacer uso de esta opción en los canales abiertos.


Cómo definir una política de retención de mensajes

Planes Estándar y Plus

Plan Enterprise Grid

A continuación te mostramos cómo configurar una política de retención para tus canales y mensajes directos:

  1. Desde la aplicación de ordenador, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. En la pestaña Ajustes, busca Retención y eliminación de mensajes.
  4. Haz clic en Expandir y selecciona los ajustes de retención que prefieras.
  5. Haz clic en Guardar.
  6. Marca la casilla situada junto a Sí, aplicar los nuevos ajustes y, a continuación, haz clic en Confirmar ajustes.

Recuerda: si se permite que los miembros configuren distintas políticas de retención para los mensajes directos y los canales cerrados en los que participan, dichas políticas tendrán prioridad sobre la política de todo el espacio de trabajo.

Nota: un propietario de la organización debe ponerse en contacto con Slack para añadir o cambiar las políticas de retención de la organización.

Los propietarios de una organización pueden definir una política de retención de mensajes que se aplique a todos los espacios de trabajo de su organización. Si se define una política, Slackbot se lo notificará al propietario principal de la organización y solicitará su aprobación para aplicarla. Con una política establecida, los propietarios de los espacios de trabajo no tienen la opción de ajustar la retención de mensajes para los espacios de trabajo individuales.


Revisa las políticas de retención de mensajes a nivel de organización:

  1. Desde la aplicación de ordenador, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes de la organización.
  3. Haz clic en Ajustes en la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona Mensajes y archivos
  4. Consulta las políticas de los canales y mensajes directos en Políticas de retención de mensajes.

Define las políticas de retención de mensajes a nivel de espacio de trabajo:

Nota: Con una política a nivel de organización establecida, los propietarios de los espacios de trabajo no podrán definir la retención de mensajes al nivel del espacio de trabajo. Estos ajustes se bloquearán y no se podrán ajustar.

Los propietarios del espacio de trabajo solo pueden establecer una política de retención para su espacio de trabajo si no existe una política al nivel de la organización. Dado que los archivos se almacenan al nivel de la organización, los propietarios del espacio de trabajo no podrán establecer una política de retención de archivos, pero sí pueden establecer una política de retención de mensajes en su espacio de trabajo. Aquí te explicamos cómo:

  1. Desde la aplicación de ordenador, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. En la pestaña Ajustes, busca Retención y eliminación de mensajes.
  4. Haz clic en Expandir y selecciona los ajustes de retención que prefieras.
  5. Haz clic en Guardar.
  6. Marca la casilla situada junto a Sí, aplicar los nuevos ajustes y, a continuación, haz clic en Confirmar ajustes.

Nota: los miembros pueden definir diferentes políticas de retención para sus mensajes directos y canales cerrados si en las políticas tanto a nivel de organización como a nivel de espacio de trabajo así se estipula.

 
Cómo configurar los ajustes de un canal determinado

También puedes definir una política de retención de mensajes para canales específicos. Los ajustes de retención personalizados anularán la política que hayas definido en los ajustes de tu espacio de trabajo.

Nota: los canales que pertenecen a varios espacios de trabajo siempre se adherirán a la política de retención de la organización. En casos en los que no esté definida la política a nivel de organización, la configuración por defecto es la de conservar todos los mensajes y archivos.

  1. En el ordenador, abre el canal cuyos ajustes de retención quieras configurar.
  2. Haz clic en  Información en la parte superior derecha.
  3. Haz clic en  Más y, a continuación, selecciona Más opciones.
  4. Selecciona Editar retención de mensajes.
  5. Selecciona Usar los ajustes de retención personalizados en esta conversación.
  6. Selecciona cuánto tiempo te gustaría guardar los mensajes en este canal y haz clic en Guardar.
  7. Marca la casilla situada junto a Sí, aplicar los nuevos ajustes y, a continuación, haz clic en Aplicar ajustes. Se publicará un mensaje de Slackbot en el que se confirman estos nuevos ajustes en el canal.

Nota: los miembros pueden definir diferentes políticas de retención para sus mensajes directos y canales cerrados si en los ajustes tanto a nivel de organización como a nivel de espacio de trabajo así se estipula.


Retención de archivos

Al configurar la política de retención de archivos, dispones de dos opciones:

  • Conservar todos los archivos
    Slack conservará todos los archivos compartidos mientras exista el espacio de trabajo.
  • Conservar todos los archivos solo durante un número de días
    Slack eliminará de forma permanente los archivos (extractosnotas y archivos subidos y compartidos a través de aplicaciones como Dropbox o Google Drive) que superen el lapso de tiempo que hayas establecido. 

Los archivos compartidos mediante aplicaciones como Dropbox o Google Drive quedan almacenados en el servicio de origen. Eliminarlos de Slack no afectará a los archivos originales.


Cómo definir una política de retención de archivos

Planes Estándar y Plus

Planes Enterprise Grid

A continuación te mostramos cómo configurar una política de retención para los archivos compartidos en tu espacio de trabajo:

  1. Desde la aplicación de ordenador, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. En la pestaña Ajustes, busca Retención y eliminación de archivos.
  4. Haz clic en Expandir y selecciona los ajustes de retención que prefieras.
  5. Haz clic en Guardar. A continuación, pulsa Confirmar ajustes.

Nota: un propietario de la organización debe ponerse en contacto con Slack para añadir o cambiar las políticas de retención de tu organización.

Los propietarios de la organización pueden ponerse en contacto con Slack para definir políticas de retención de archivos personalizadas para la organización de Enterprise Grid. El propietario principal de la organización recibirá un mensaje de Slackbot con una solicitud para aprobar o denegar la nueva política de retención de archivos.

Si se han definido las políticas de la organización, los usuarios no podrán modificar sus propios ajustes de retención.


Revisa las políticas de retención de archivos:

    1. Desde la aplicación de ordenador, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
    2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
    3. Haz clic en Ajustes en la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona Mensajes y archivos.
    4. Consulta la política en Políticas de retención de archivos.

Nota: por el momento, no existe la opción de establecer los ajustes de retención de archivos en cada canal individual.

¿Quién puede usar esta función?
  • Los propietarios de espacios de trabajo y los propietarios de organizaciones
  • Los planes Estándar, Plus y Enterprise Grid