Administrar acceso a los pasos de conector en el Generador de flujos de trabajo

Cuando los miembros de tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid creen flujos de trabajo en el Generador de flujos de trabajo, podrán agregar pasos para hacer diferentes cosas. Los pasos de aplicaciones de terceros, denominados pasos conectores, permiten que un flujo de trabajo realice acciones en otro servicio. Sigue leyendo para obtener más información acerca de los conectores y cómo administrar el acceso.

Qué esperar

  • Si una aplicación necesita aprobación, los miembros deberán solicitar acceso a los conectores. De forma predeterminada, todos los conectores estarán visibles para que los soliciten los miembros de tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid. Algunos conectores incluyen distintos pasos, mientras que otros pueden solo aportar uno.
  • Una regla de automatización enviará solicitudes a los administradores para que las revisen (tanto desde un mensaje directo desde Slackbot como del panel de administración). Obtén más información acerca de esta regla y cómo hacer cambios a continuación.
  • Una vez que se haya usado un conector en un flujo de trabajo (o se haya aprobado una solicitud), puedes establecer diferentes permisos de acceso para pasos individuales y especificar dominios permitidos si lo deseas.


Revisar las solicitudes de conector

Revisar las solicitudes enviadas por Slackbot

Las solicitudes de Slackbot incluirán el nombre del conector, la persona que lo solicitó, una lista de los pasos que incluye el conector y lo que hacen, además de comentarios adicionales si están disponibles. Aquí se detalla cómo se revisan:

  1. Cuando recibas una solicitud, abre el mensaje directo con Slackbot.
  2. Haz clic en Aprobar o Rechazar. Al rechazar una solicitud, se eliminará el acceso al conector en el Generador de flujos de trabajo.

Cuando se apruebe o rechace una solicitud, Slack actualizará el mensaje de solicitud original para reflejar el estado y se notificará a la persona que hizo la solicitud.

Revisar las solicitudes desde el panel

También puedes ver y administrar las solicitudes del conector desde la sección Solicitudes del panel de administración: 

Planes Pro y Business+

Plan Enterprise Grid

  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Configuración y administración en el menú y, luego, haz clic en Administrar aplicaciones.
  3. Desde la barra lateral izquierda, haz clic en Solicitudes.
  4. Haz clic en el  ícono con tres puntos junto al conector.
  5. Selecciona Aprobar o Rechazar.
  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y haz clic en Ajustes de la organización.
  3. En la barra lateral izquierda, haz clic en  Integraciones y, luego, selecciona Solicitudes.
  4. Haz clic en el  ícono con tres puntos junto al conector.
  5. Selecciona Aprobar o Rechazar.

Consejo: Puedes ver todos los conectores aprobados desde la sección Resoluciones de la página Administrar aplicaciones (planes Pro y Business+) o Resoluciones en la sección Integraciones del panel de administración (plan Enterprise Grid).


Administrar las reglas de automatización

De forma predeterminada, la regla de automatización para las solicitudes de conector está configurada para enviar a revisión a todas las solicitudes. Para aprobar o restringir automáticamente ciertos conectores, puedes ajustar la regla:

Planes Pro y Business+

Plan Enterprise Grid

  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Configuración y administración en el menú y, luego, haz clic en Administrar aplicaciones.
  3. Desde la barra lateral izquierda, haz clic en Solicitudes.
  4. Haz clic en Reglas de automatización para ver una lista de las reglas que ya existen; después, haz clic en el  ícono con tres puntos que está junto a la regla Solicitudes de conector y selecciona Editar regla.
  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y haz clic en Ajustes de la organización.
  3. En la barra lateral izquierda, haz clic en Integraciones, luego, selecciona Solicitudes.
  4. Haz clic en Reglas de automatización para ver una lista de las reglas que ya existen; después, haz clic en el ícono con tres puntos que está junto a la regla Solicitudes de conector y selecciona Editar.

Nota: Si eliminas o pausas esta regla, cualquier otra regla que hayas configurado para la aprobación de la aplicación aplicará a los conectores.


Administrar el acceso a pasos individuales

Una vez que se haya agregado un conector a un flujo de trabajo (o se haya aprobado una solicitud), puedes establecer diferentes permisos de acceso para pasos individuales. 

Planes Pro y Business+

Plan Enterprise Grid

  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Configuración y administración en el menú y, luego, haz clic en Administrar aplicaciones.
  3. Haz clic en Pasos del flujo de trabajo que está en la barra lateral izquierda, y selecciona un conector de la lista.
  4. Junto al paso que quieras administrar, haz clic en el  ícono con tres puntos.
  5. Selecciona Editar quién puede usar este paso.
  6. Elige una opción del menú desplegable y haz clic en Guardar.
  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y haz clic en Ajustes de la organización.
  3. En la barra lateral izquierda, haz clic en  Integraciones y, luego, selecciona Pasos del flujo de trabajo.
  4. Selecciona un conector de la lista y haz clic en la pestaña Pasos.
  5. Junto al paso que quieras administrar, haz clic en el  ícono con tres puntos.
  6. Selecciona Editar quién puede usar este paso.
  7. Elige una opción del menú desplegable y haz clic en Guardar.


Administrar los dominios permitidos

Para agregar pasos conectores a un flujo de trabajo, la persona que cree el flujo de trabajo deberá conectar su cuenta. De manera predeterminada, las personas podrán usar una cuenta en cualquier dominio, pero puedes crear una lista de permitidos para especificar qué dominios pueden usar los miembros de tu espacio de trabajo u organización.

Planes Pro y Business+

Plan Enterprise Grid

  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Configuración y administración en el menú y, luego, haz clic en Administrar aplicaciones.
  3. Desde la barra lateral izquierda, haz clic en Pasos del flujo de trabajo.
  4. Haz clic en el  ícono de tres puntos que está junto al conector y selecciona Administrar los dominios y la autenticación.
  5. Agrega tus dominios y haz clic en Guardar.
  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y haz clic en Ajustes de la organización.
  3. En la barra lateral izquierda, haz clic en  Integraciones y, luego, selecciona Pasos del flujo de trabajo.
  4. Haz clic en el  ícono de tres puntos que está junto al conector y selecciona Administrar los dominios y la autenticación.
  5. Agrega tus dominios y haz clic en Guardar.


Administrar los permisos de autenticación

Los creadores que agregan pasos conectores a sus flujos de trabajo pueden elegir si las personas se autentican para otros servicios con su propia cuenta o si usan las credenciales del creador. Para evitar que los creadores permitan a los usuarios autenticarse con sus credenciales, sigue los pasos que se indican a continuación:

Planes Pro y Business+

Plan Enterprise Grid

  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, luego, haz clic en Administrar aplicaciones
  3. Desde la barra lateral izquierda, haz clic en Pasos del flujo de trabajo
  4. Haz clic en el  ícono de tres puntos que está junto al conector y selecciona Administrar los dominios y la autenticación
  5. Debajo de Cómo se autentican los usuarios del flujo de trabajo, selecciona Requerir la cuenta del usuario
  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y haz clic en Ajustes de la organización
  3. En la barra lateral izquierda, haz clic en  Integraciones y, luego, selecciona Pasos del flujo de trabajo.
  4. Haz clic en el  ícono de tres puntos que está junto al conector y selecciona Administrar los dominios y la autenticación.
  5. Debajo de Cómo se autentican los usuarios del flujo de trabajo, selecciona Requerir la cuenta del usuario
¿Quién puede usar esta función?
  • Propietarios o administradores de organizaciones y propietariosadministradores de espacios de trabajo
  • Disponible en planes de pago

Los miembros de tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid pueden agregar pasos a sus flujos de trabajo que se conectan con aplicaciones de terceros y realizan acciones en ellas. En algunos casos, estos pasos requerirán que apruebes o rechaces su uso, o que configures detalles adicionales para activarlos para tus miembros.


Cómo funciona

  • De forma predeterminada, todos los pasos de conector estarán visibles para que los miembros de tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid los soliciten al crear un flujo de trabajo. Si se activa aprobación de la aplicación, los miembros deberán solicitar acceso a los pasos de terceros
  • Algunos pasos de conector requieren una configuración adicional antes de poder agregarlos a un flujo de trabajo. Los miembros solicitarán esta configuración cuando agreguen un paso de conector a un flujo de trabajo por primera vez.

Nota: Si la aprobación de la aplicación está activada, una regla de automatización enviará todas las solicitudes de pasos de conector para su revisión. Para aprobar o restringir automáticamente determinados pasos de terceros o ajustar dónde se envían las solicitudes, puedes editar la regla.

 

Establecer visibilidad predeterminada para los pasos de conector

Puedes elegir si los miembros de tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid pueden ver todos los pasos de conector disponibles , o si solo verán aquellos que hayas aprobado.  

Pro y Business+

Enterprise Grid

  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, que aparece en la barra lateral.
  2. Coloca el mouse sobre Herramientas y ajustes y, luego, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. Haz clic en la pestaña Permisos.
  4. Junto a Visibilidad predeterminada de pasos de terceros, haz clic en Ampliar.
  5. Marca o desmarca el cuadro junto a Mostrar solo los pasos de terceros aprobados en el Generador de flujos de trabajo.
  6. Haz clic en Guardar.
  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu organización, que aparece en la barra lateral.
  2. Coloca el mouse sobre Herramientas y ajustes y, luego, haz clic en Ajustes de la organización.
  3. Haz clic en  Ajustes a la izquierda y selecciona Ajustes de la organización.
  4. Junto a Visibilidad predeterminada de pasos de terceros, haz clic en Editar.
    Marca o desmarca el cuadro junto a Mostrar solo los pasos de terceros aprobados en el Generador de flujos de trabajo.
  5. Haz clic en Guardar.

 

Administrar pasos de conector

Cambiar el estado de un paso de conector

Puedes aprobar o denegar el acceso a los pasos antes de recibir las solicitudes de tus miembros, o configurarlos para que requieran una solicitud de aprobación. 

Pro y Business+

Enterprise Grid

  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, que aparece en la barra lateral.
  2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y haz clic en Configurar aplicaciones.
  3. Desde la barra lateral izquierda, haz clic en Pasos del flujo de trabajo.
  4. Junto a la aplicación de terceros, haz clic en el  ícono con tres puntos.
  5. Selecciona Aprobar, Rechazar o Cambiar para que se requiera aprobación.
  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu organización, que aparece en la barra lateral.
  2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, luego, haz clic en Ajustes de la organización.
  3. Desde la barra lateral izquierda, haz clic en Pasos del flujo de trabajo.
  4. Junto a la aplicación de terceros, haz clic en el  ícono con tres puntos.
  5. Selecciona Aprobar, Rechazar o Cambiar para que se requiera aprobación.

Nota: Si la aprobación de la aplicación no está activada, todos los pasos de conector serán visibles en el Generador de flujos de trabajo de forma predeterminada y su estado se establecerá como Aprobado. Cuando se activa la aprobación de la aplicación, los pasos de conector se ocultan de forma predeterminada.


Revisar las solicitudes de aprobación enviadas por Slackbot

Si tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid tiene activada la aprobación de la aplicación, los miembros tendrán que solicitar aprobación para utilizar pasos de conector en los flujos de trabajo que generen. De forma predeterminada, las solicitudes se envían a tu conversación de mensajes directos con Slackbot e incluyen el nombre de la aplicación de terceros, la persona que la solicitó, una lista de los pasos de conector que incluye la aplicación y lo que hacen, además de comentarios adicionales si están disponibles. Aquí se detalla cómo se revisan:

  1. Cuando recibas una solicitud, abre el mensaje directo con Slackbot.
  2. Haz clic en Aprobar o Rechazar. Al rechazar una solicitud, se eliminará el acceso a los pasos de conector en el Generador de flujos de trabajo.

Cuando se apruebe o rechace una solicitud, Slack actualizará el mensaje de solicitud para reflejar el estado y se notificará a la persona que hizo la solicitud.

 

Configurar pasos de conector

Es posible que los pasos de conector requieran una configuración adicional antes de poder agregarlos a los flujos de trabajo. Si tienes activada la aprobación de aplicaciones, se te pedirá que las configures cuando apruebes sus pasos de flujo de trabajo. Si la aprobación de aplicaciones no está activada, o si el paso de conector está aprobado pero no configurado, tus miembros tendrán que solicitar configuraciones para pasos de conector.


Revisar las solicitudes de configuración enviadas por Slackbot

Los miembros pueden solicitar la configuración de los conectores y sus pasos desde la biblioteca de pasos del Generador de flujos de trabajo. Las solicitudes incluirán el nombre del conector de terceros, la persona que lo solicitó, una lista de los pasos que incluye el conector y lo que hacen, además de comentarios adicionales si están disponibles. Aquí se detalla cómo se revisan:

  1. Cuando recibas una solicitud, abre el mensaje directo con Slackbot.
  2. Haz clic en Configurar y sigue las instrucciones para configurar la aplicación para su uso con el Generador de flujos de trabajo.
  3. Si la aprobación de la aplicación está activada, vuelve a tu conversación de mensajes directos con Slackbot y haz clic en Aprobar. 

Cuando hayas completado la configuración de la solicitud (y aprobado los pasos, cuando sea necesario), Slack actualizará el mensaje de solicitud para reflejar el estado y se notificará a la persona que hizo la solicitud.

 

Revisar solicitudes pendientes

Pro y Business+

Enterprise Grid

También puedes ver y gestionar las solicitudes de pasos de conector y las configuraciones desde la sección Solicitudes de la página Administrar aplicaciones.

  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, que aparece en la barra lateral.
  2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y haz clic en Administrar aplicaciones.
  3. Desde la barra lateral izquierda, haz clic en Solicitudes.
  4. Junto a la aplicación de terceros, haz clic en el  ícono con tres puntos.
  5. Seleccione Aprobar, Rechazar o Configurar y aprobar

Nota: La sección Solicitudes solo aparecerá en la página Administrar aplicaciones si se activa la aprobación de la aplicación.

También puedes ver y gestionar las solicitudes de pasos de conector y las configuraciones desde la sección Solicitudes del panel de administración. 

  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu organización, que aparece en la barra lateral.
  2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, luego, haz clic en Ajustes de la organización.
  3. En la barra lateral izquierda, haz clic en  Integraciones y, luego, selecciona Solicitudes.
  4. Junto a la aplicación de terceros, haz clic en el  ícono con tres puntos.
  5. Seleccione Aprobar, Rechazar o Configurar y aprobar.

Consejo: Puedes ver todos los conectores aprobados desde la sección Pasos de flujo de trabajo de la página Administrar aplicaciones (planes Pro y Business+) o Flujos de trabajo en la sección  Integraciones del panel de administración (plan Enterprise Grid).

 

Establecer permisos para acceso específico

Una vez que se haya agregado un paso de conector a un flujo de trabajo (o se haya aprobado la aplicación solicitada), puedes establecer diferentes permisos de acceso para pasos individuales. 

Pro y Business+

Enterprise Grid

  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, que aparece en la barra lateral.
  2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y haz clic en Administrar aplicaciones.
  3. En la barra lateral izquierda, haz clic en Pasos del flujo de trabajo y selecciona una aplicación de terceros de la lista.
  4. Junto al paso que quieras administrar, haz clic en el  ícono con tres puntos.
  5. Selecciona Editar quién puede usar este paso.
  6. Elige una opción del menú desplegable y haz clic en Guardar.
  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu organización, que aparece en la barra lateral.
  2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, luego, haz clic en Ajustes de la organización.
  3. En la barra lateral izquierda, haz clic en  Integraciones y, luego, selecciona Pasos del flujo de trabajo.
  4. Selecciona una aplicación de terceros de la lista y haz clic en la pestaña Pasos.
  5. Junto al paso que quieras administrar, haz clic en el  ícono con tres puntos.
  6. Selecciona Editar quién puede usar este paso.
  7. Elige una opción del menú desplegable y haz clic en Guardar.

 

Administrar los dominios permitidos

Al agregar pasos de conector a un flujo de trabajo, la persona que genera el flujo de trabajo tendrá que conectar su cuenta de ese servicio para autorizar que el flujo de trabajo lo use. De manera predeterminada, las personas podrán usar una cuenta en cualquier dominio, pero puedes crear una lista de permitidos para especificar qué dominios pueden usar los miembros de tu espacio de trabajo u organización.

Pro y Business+

Enterprise Grid

  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, que aparece en la barra lateral.
  2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y haz clic en Administrar aplicaciones.
  3. Desde la barra lateral izquierda, haz clic en Pasos del flujo de trabajo.
  4. Haz clic en el  ícono de tres puntos que está junto al paso de terceros y selecciona Administrar los dominios y la autenticación.
  5. Agrega tus dominios y haz clic en Guardar.
  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu organización, que aparece en la barra lateral.
  2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, luego, haz clic en Ajustes de la organización.
  3. En la barra lateral izquierda, haz clic en  Integraciones y, luego, selecciona Pasos del flujo de trabajo.
  4. Haz clic en el  ícono de tres puntos que está junto al paso de terceros y selecciona Administrar los dominios y la autenticación.
  5. Agrega tus dominios y haz clic en Guardar.

 

Administrar los permisos de autenticación

Cuando un creador de flujos de trabajo agrega un paso de conector a su flujo de trabajo, puede elegir si las personas que ejecutan el flujo de trabajo se autentican con su propia cuenta para otros servicios o si pueden utilizar las credenciales del creador para omitir el paso de autenticación. Para evitar que los creadores permitan a los usuarios autenticarse con sus credenciales, sigue los pasos que se indican a continuación:

Pro y Business+

Enterprise Grid

  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, que aparece en la barra lateral.
  2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y haz clic en Administrar aplicaciones
  3. Haz clic en Pasos del flujo de trabajo en la columna de la izquierda. 
  4. Haz clic en el  ícono de tres puntos que está junto a un tercero y selecciona Administrar los dominios y la autenticación.
  5. Debajo de Cómo se autentican los usuarios del flujo de trabajo, selecciona Requerir la cuenta del usuario
  1. En tu computadora, haz clic en el nombre de tu organización, que aparece en la barra lateral.
  2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, luego, haz clic en Ajustes de la organización
  3. En la barra lateral izquierda, haz clic en  Integraciones y, luego, selecciona Pasos del flujo de trabajo.
  4. Haz clic en el  ícono de tres puntos que está junto a un tercero y selecciona Administrar los dominios y la autenticación.
  5. Debajo de Cómo se autentican los usuarios del flujo de trabajo, selecciona Requerir la cuenta del usuario
¿Quién puede usar esta función?
  • Propietarios o administradores de organizaciones y propietariosadministradores de espacios de trabajo
  • Disponible en planes de pago