Communiquer à distance : maintenir la communication interne

Depuis le début de la crise sanitaire, notre façon de communiquer au bureau a radicalement changé. Le télétravail, jusqu’à présent assez limité en entreprise, était essentiellement l’apanage des travailleurs indépendants. Il s’est désormais installé dans le quotidien des salariés aux quatre coins de la France. Le hic, c’est que cette transition aussi soudaine qu’imprévue pose un réel problème en matière de communication interne.

‎  ♦ Mais précisément, quels échanges relèvent de la communication interne ?

De prime abord, on pourrait penser que cela se limite aux messages officiels (bilan de l’activité, annonces générales et autres). Or, cela regroupe en réalité la totalité des échanges qui ont lieu entre les membres d’une organisation. S’il est possible pour une entreprise de poursuivre sa communication officielle par voie numérique, c’est tout le reste qui est mis à mal par la distanciation sociale.

Télétravailler, c’est dire adieu aux échanges en face à face, aux discussions autour de la machine à café, aux repas partagés à la cantine ou encore aux afterworks qui servent à resserrer les liens. Pourtant, ces activités qui font partie intégrante de la vie d’un bureau sont essentielles pour galvaniser les équipes et maintenir l’énergie collective. Pour les entreprises qui ont dû passer au télétravail du jour au lendemain, il s’agit là d’une vraie problématique. Aujourd’hui, 62 % des salariés considèrent que l’inconvénient numéro 1 du télétravail est la perte de lien collectif.

 

Pour vous aider dans cette tâche, nous vous proposons quelques conseils pour renforcer le lien à distance, préserver la cohésion des effectifs et contribuer au moral de chacun.

Prendre le temps de dire merci

Comme on dit, ce sont souvent les petits riens qui font tout. Dans ce domaine, le constat est assez morose en France, où 42 % des salariés affirment ne recevoir aucune reconnaissance de leur hiérarchie. Pourtant, dire merci est aujourd’hui plus indispensable que jamais, quelle que soit la contribution. Comme le montre cet article, les bienfaits sont nombreux. Ainsi, 4 employés sur 5 se disent prêts à travailler plus pour une entreprise qui met en avant leurs succès. Ce qui est très intéressant avec cette pratique, c’est qu’elle est aussi vertueuse. Il suffit qu’une personne dise merci à un collègue pour que celui-ci ait ensuite envie de « passer le message à son voisin ».

 → Concrètement, comment s’y prendre ?

Ici, reconnaissance ne rime pas avec récompense : pas besoin d’investir dans un programme qui distribue des « points cadeaux » aux salariés. C’est avant tout le geste qui compte et la spontanéité est bien plus payante qu’un protocole de reconnaissance obligatoire. L’idéal, c’est par exemple de créer un fil de discussion consacré aux messages de remerciement dans votre plateforme de collaboration. Libre à vous de créer un fil de discussion par équipe ou groupé si au contraire vous préférez fédérer tous les effectifs pour partager de bonnes ondes à tous les échelons. Il se peut qu’au début la participation soit assez timide, alors n’hésitez pas à mettre à contribution les managers.

Si vous préférez que les remerciements se fassent à l’abri des regards, nous ne pouvons que vous conseiller d’utiliser la Thank You Machine mise au point par Zendesk. Ne vous fiez pas à son nom, tout y est proposé en français ! Cet outil gratuit vous permet d’envoyer une carte personnalisée à un collègue pour lui pour dire merci. Le ton est léger et drôle, on est très loin des formulations formelles : vous y trouverez des suggestions de texte, mais vous pouvez aussi écrire votre propre mot.

Encourager les échanges spontanés

La vie d’une entreprise est en partie rythmée par les échanges spontanés autour d’un café ou d’un repas. Ces discussions informelles sont évidemment essentielles pour tisser des liens entre collègues, mais pas seulement. Elles permettent aussi de faire émerger de nouvelles idées et d’envisager un problème sous un angle différent. Qui n’a jamais eu un éclair de génie au moment d’une pause bien méritée ? Or, c’est bien sur ce point que le télétravail pèche : 62 % des employés considèrent que la perte de lien collectif est le le principal inconvénient du travail à distance.

Afin de compenser ce manque, nous vous conseillons d’encourager les interactions informelles entre collègues. Par exemple, de nombreuses entreprises ont mis en place un espace en ligne de « pauses café virtuelles » où les salariés peuvent faire un break ensemble, prendre des nouvelles de chacun et papoter de tout et de rien. Pour ceux qui aiment travailler en musique, l’application Resonatr permet de créer une radio partagée où chacun peut ajouter ses morceaux favoris. Dans un autre registre, vous pouvez aussi créer un bot ludique pour faciliter les échanges dans votre messagerie pro en ligne. Comment faire ? Suivez l’exemple de Marvin, le bot de rencontres conçu par Fabernovel pour aider ses collaborateurs à faire connaissance à distance !

Face au télétravail, les salariés peuvent être tentés de se consacrer corps et âme à leur mission pour prouver qu’on peut leur faire confiance, même à distance. Mais justement, décompresser de temps à autre est essentiel pour ne pas saturer. Ainsi, la société Jägermeister a récemment lancé un canal de discussion (intitulé #best_of_homeoffice) où chacun peut garder le contact et même partager des vidéos au cours de la journée.

Impliquer les instances dirigeantes

Ce n’est pas parce que les échanges sont dématérialisés que la culture d’entreprise doit s’étioler. Pour lui permettre de s’exprimer à distance, les figures de l’entreprise doivent se montrer présentes. Dans le contexte incertain que nous connaissons, la transparence, l’entraide et le soutien sont plus que jamais essentiels. Le problème ? Une récente étude affirme que le principal frein à la communication interne reste le manque d’implication des instances dirigeantes.

Pour gagner le soutien des effectifs, veiller au moral de chacun et renforcer la cohésion, le management doit bien entendu faire le point sur l’actualité de l’entreprise et communiquer les informations importantes, mais aussi se montrer disponible pour écouter les retours des équipes, qui sont souvent précieux. C’est là un élément essentiel de la communication interne : loin d’être figée, elle est tantôt descendante, tantôt ascendante et tantôt transversale. Un outil comme SurveyMonkey est idéal pour réaliser des sondages et connaître l’avis de chacun. Partager un calendrier qui regroupe l’emploi du temps (réunions, projets, congés, etc.) de tous les collaborateurs, des équipes de terrain aux instances dirigeantes, permet également de gagner en transparence.

Prenons comme exemple Hubspot, qui compte 2 500 collaborateurs répartis dans le monde entier. Depuis ses débuts, sa culture d’entreprise repose sur la transparence et l’ouverture d’esprit. Grâce à sa plateforme collaborative, les salariés peuvent se contacter à tout moment. Et quand on dit tout le monde, c’est vraiment tout le monde, même le PDG de l’entreprise ! Pour permettre d’abolir les distances, la société a également mis en place de groupes de discussion internationaux qui rassemblent des salariés ayant des expériences communes.

Varier les supports de communication interne

La clé pour maintenir l’engagement sur la durée, c’est de diversifier les outils et les modes de communication. L’idéal est d’équilibrer la communication synchrone et asynchrone. Prenons comme exemple les réunions vidéo, qui sont devenues la coqueluche des entreprises lors du confinement. En télétravail, les modes d’échange en temps réel, comme la visioconférence, permettent d’éviter les erreurs de compréhension et d’expliquer un contexte si besoin. Néanmoins, ils ne sauraient constituer le seul substitut à la vie de bureau. En effet, beaucoup de salariés ressentent un vrai sentiment de lassitude et de fatigue mentale en raison de leur usage intempestif.

C’est là qu’intervient la communication asynchrone, qui regroupe tous les échanges en différé. C’est notamment le cas des plateformes de messageries par canaux. Leur atout ? Chacun peut prendre connaissance d’informations et y répondre au moment opportun, lorsque son emploi du temps le permet. Cette souplesse dans la gestion de sa journée est l’un des avantages majeurs du télétravail.

Diversifier les supports de communication, cela passe aussi par une prise en charge des appareils mobiles pour inclure tous collaborateurs qui œuvrent sur le terrain. Pour autant, n’allez pas croire qu’il faille multiplier les solutions. De nos jours, les plateformes collaboratives proposent de nombreux modes de discussion et sont optimisées pour une utilisation sur ordinateurs et mobiles !