Collaboration
conseils Slack

Comment utiliser les canaux Slack pour organiser votre vie professionnelle

Meilleures pratiques pour la création et l’organisation des canaux dans votre espace de travail et convention d’attribution de noms

De Matt Haughey15 août 2019Illustration par Pete Ryan

Les canaux sont l’une des fonctionnalités principales de Slack. Grâce à eux, vous créez différents groupes de travail simultanés. Ces canaux conservent tout l’historique de l’activité de l’entreprise, que vous pouvez consulter via un moteur de recherche.

Nous avons déjà expliqué comment les canaux transforment les méthodes de travail, qu’il s’agisse d’organiser des conversations à l’échelle de l’entreprise ou de renforcer la collaboration et le partage d’informations au sein des équipes. Premièrement, il est important de bien configurer les canaux.

Ajoutez des canaux pour les équipes, les projets et les fonctions

Avant de commencer, gardez à l’esprit que vous pouvez choisir la manière de démarrer une conversation dans Slack. Vous pouvez :

  • Envoyer un message direct à un utilisateur dans Slack
  • Créer un message direct de groupe comprenant jusqu’à 9 personnes
  • Créer un canal public
  • Créer un canal privé

Même si une conversation privée (par message direct ou canal privé) est utile dans certains cas, il est recommandé d’utiliser des canaux publics pour les équipes afin que chaque personne de l’entreprise puisse avoir accès aux informations nécessaires.

Slack inclut par défaut deux canaux : #général et #aléatoire. Créer des canaux supplémentaires est donc la première étape pour organiser votre travail. Cela ne signifie pas pour autant que vous devez créer des dizaines de canaux immédiatement. Ajoutez plutôt des canaux au fur et à mesure, lorsque vous en avez besoin. Par exemple :

  • Un canal pour les conversations et informations relatives à une équipe en particulier, comme #équipe-marketing.
  • Un canal réservé au lancement d’un nouveau projet avec un groupe de personnes spécifiques, comme #projet-refonte-blog
  • Des canaux générés automatiquement, contenant des données générées par les applications et les services que votre société utilise, comme #slack-twitter

Utilisez des conventions d’attribution de noms pour organiser vos canaux

Utilisez des préfixes logiques pour le nom de vos canaux, comme #bureau-bordeaux, pour indiquer clairement l’objectif du canal. Vous pouvez même anticiper les canaux dont vous aurez besoin. Par exemple, vos collègues peuvent créer un canal #ventes-bordeaux pour la coordination avec l’équipe commerciale basée à Bordeaux.

Lorsque vous créez des canaux pour des projets en cours, utilisez des noms avec le préfixe #projet-, comme #projet-nouveau-site, #projet-conférence-2020 ou #projet-alpha. Ces canaux seront ainsi regroupés dans votre barre latérale.

Vous pouvez appliquer ce même principe aux canaux #équipe-marketing, #équipe-ventes ou #équipe-design. Dans ces canaux, les membres peuvent publier des informations sur l’avancement de leurs projets, partager des rappels, ou encore participer à des conversations générales relatives à leurs fonctions.

Pour les entreprises travaillant essentiellement avec des partenaires externes, vous pouvez utiliser des préfixes comme #client- ou #compte- et y ajouter le nom de votre partenaire, comme #client-fictions ou #compte-multinationale.

Une fois que vous avez déterminé la marche à suivre pour nommer les canaux, diffusez vos recommandations en épinglant un message dans les canaux réservés aux annonces.

How to use Slack channel naming conventions

Pour vous aider à organiser vos canaux, téléchargez notre guide PDF sur les conventions d’attribution de noms de canaux.

Créez des canaux au fur et à mesure que votre entreprise se développe

Lorsque l’ampleur ou le nombre de membres d’un canal augmente considérablement, les discussions de groupe peuvent se chevaucher, rendant les sujets difficiles à suivre. Dans une telle situation, il peut être utile d’ajouter des canaux spécifiques, en suivant les mêmes conventions d’attribution de noms.

Chez Slack, nous séparons généralement chaque projet en trois canaux au moins, chacun destiné à un public et à des discussions spécifiques. Récemment, lorsque nous avons lancé la toute dernière application Slack pour ordinateur (que nous appelons Sonic en interne), nous avons créé les canaux #devel-sonic, #feedback-sonic et #gtm-sonic pour ce projet.

  • Dans le canal #devel-sonic, l’équipe de développement partage et vérifie le code, et mène des tests sur les dernières versions bêta de l’application
  • Dans le canal #feedback-sonic, les chefs de produit discutent des fonctionnalités et de la conception de l’application, avec le retour des testeurs et des collaborateurs
  • Dans le canal #gtm-sonic, les équipes marketing et relations publiques coordonnent la stratégie de lancement pour mettre en place toutes les ressources nécessaires en vue du jour J

Y a-t-il un nombre idéal de canaux à utiliser ?

Cela dépend de la taille de votre entreprise.

Lorsque différentes équipes d’une même entreprise adoptent Slack, il n’est pas rare d’avoir deux à trois fois plus de canaux que d’utilisateurs . Cela dit, un nombre important de canaux dans votre espace de travail ne signifie pas une augmentation de la charge de travail ; les différents canaux doivent être correctement organisés et spécialisés.

Même si vous travaillez dans une grande entreprise qui compte des milliers d’employés, les canaux vous aident à travailler plus efficacement, avec à peine une dizaine d’utilisateurs.

Lorsque vous créez plusieurs canaux spécifiques à des sujets de discussion et à des projets, les utilisateurs pourront mener leurs discussions par petits groupes de manière plus ciblée, et ainsi se mettre d’accord plus rapidement. Avoir de nombreux canaux spécifiques dans l’entreprise permet à chaque utilisateur de ne participer qu’à ceux qui le concernent au quotidien.

Il peut, au contraire, être problématique pour une grande équipe de disposer de trop peu de canaux. Imaginez une entreprise où 500 collaborateurs utilisent seulement 40 canaux. Chacun de ces canaux centralisera probablement de multiples discussions et projets concernant divers groupes. Les informations spécifiques seront difficiles à localiser. Il est plus efficace d’ajouter des canaux sur des sujets très spécifiques, pour éviter que les conversations ne se chevauchent.

Canaux partagés : collaborez avec des entreprises extérieures

Les canaux partagés vous permettent de connecter votre espace de travail Slack à celui d’une autre entreprise, par exemple une agence, un prestataire ou un consultant externe. Vous pourrez ainsi collaborer, échanger des fichiers et des informations dans un canal partagé, au lieu de recourir à des conversations par téléphone ou e-mail. Chaque entreprise peut également ajouter ou supprimer des membres selon les besoins, tout au long du projet commun.

Lorsque vous créez un canal partagé, vous pouvez inclure les noms des deux sociétés, par exemple #société1-société2), mais chaque partie pourra donner le nom de son choix à ce canal de son côté, en utilisant ses propres conventions d’attribution de noms. Comme pour les noms, les paramètres public et privé peuvent être définis de manière indépendante pour les canaux partagés. Un canal partagé peut donc être public ou privé pour toutes les parties, ou public pour une partie et privé pour l’autre.

Les canaux sociaux créateurs de valeur

En dehors des canaux destinés aux équipes transverses travaillant sur un même projet, les canaux sociaux ou réservés aux discussions informelles, comme #musique, #podcasts ou #sports sont très populaires.

Pour certains, il peut être contreproductif de discuter de choses qui ne sont pas liées au travail. Néanmoins, les canaux sociaux permettent aux employés de mieux se connaître, de partager leurs savoirs, et contribuent à renforcer la camaraderie et la cohésion au sein des équipes.

Vous pouvez opter pour un préfixe particulier pour ces canaux, comme #social- ou #divertissement-, pour identifier plus facilement leur fonction.

Centralisez tout

En faisant preuve de prévoyance et de réflexion, vous pouvez organiser vos canaux de manière logique, pour que vos employés puissent retrouver facilement les informations dont ils ont besoin. Quand il est possible de contacter les bonnes personnes et d’accéder aux bonnes informations, les possibilités sont infinies.

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