Une communication efficace sur le lieu de travail requiert souvent une capacité à éprouver de l’empathie pour ses collègues, ainsi qu’une volonté de coopérer et de faire des compromis. Vous rencontrerez des collègues aux personnalités et aux parcours variés, c’est pourquoi il est important de connaître les meilleurs styles de communication à utiliser lorsque vous interagissez avec eux.
Lorsque les personnes se sentent respectées et en confiance, elles sont plus susceptibles de collaborer efficacement et d’atteindre leurs objectifs. Voici quelques façons d’appliquer ces compétences de communication à des interactions spécifiques avec des collègues et des membres de l’équipe.
4 styles de communication à connaître sur le lieu de travail
Si la diversité des points de vue peut créer un meilleur environnement de travail et permet d’obtenir de meilleurs résultats professionnels, s’adresser à des individus différents dans des situations différentes nécessitera d’adapter votre style de communication.
Selon les auteurs de The Responsible Communication Style Guide, un manuel axé sur la rédaction d’écrits plus inclusifs, le langage que nous utilisons finit souvent par dicter les termes de la culture d’entreprise. Pour favoriser un lieu de travail inclusif et collaboratif, réfléchissez au type de langage que vous souhaitez utiliser, au moment opportun pour l’utiliser et à la manière d’adopter des méthodes de communication distinctes pour entrer en contact avec divers collègues.
1. Exposer à votre responsable votre avancée dans les projets
Lorsque les membres de l’équipe considèrent que leurs supérieurs sont accessibles, des rapports amicaux se développent, de même que le niveau général d’implication de chacun. Les responsables très occupés apprécieront probablement une communication directe et un calendrier fixe pour les mises à jour. Voici quelques moyens pour votre responsable et vous de maintenir l’efficacité tout en ne manquant aucune information :
- Créez et mettez à jour un ordre du jour partagé à l’avance afin que votre responsable et vous vous sentiez prêts à aborder les sujets les plus importants
- Demandez des précisions sur les objectifs ou les tâches lorsque c’est nécessaire, et plaidez votre cause lorsqu’il s’agit d’attentes ou de priorités
- Si vous décidez tous deux que l’entretien individuel n’est pas nécessaire au cours d’une semaine chargée, restez en contact en vous envoyant un bref message écrit
2. Échanger avec un collègue au tempérament réservé
Les personnes introverties peuvent être des dirigeants compétents, même si elles emploient un type de leadership plus discret. Même si elles paraissent renfermées, elles peuvent aussi être en train de réfléchir à une idée novatrice ou à un plan d’action stratégique avant de le partager avec leur équipe.
La plupart des introvertis n’apprécient pas les conversations informelles. Mais il existe de nombreuses façons d’engager le dialogue avec un collègue réservé :
- Communiquez par message écrit, ce qui permet à une personne introvertie de réfléchir avant de répondre
- Réduisez les réunions au minimum afin que les personnes introverties n’épuisent pas trop leur énergie dans les interactions de groupe
- Recueillez des questions écrites au cours d’une réunion plutôt que de demander aux participants de les poser à voix haute
3. Collaborer au sein d’un groupe
La communication ouverte peut cultiver la transparence et aider tous les membres d’une équipe à sentir qu’ils apportent des connaissances et des compétences importantes à un projet. Mais dans une grande équipe, il peut être difficile de communiquer avec tout le monde. Voici quelques moyens de vous assurer que vous communiquez de manière réfléchie et efficace avec plusieurs membres de l’équipe à la fois :
- Utilisez un langage inclusif qui n’est pas spécifique à un genre ou à un groupe.
- Concluez chaque réunion en assignant les prochaines étapes à des personnes spécifiques
4. Rester en contact avec les collègues éloignés
De par la nature même de leur travail, les salariés en télétravail peuvent se sentir déconnectés de certains aspects sociaux du travail en équipe. Vous pouvez toutefois veiller à entretenir des relations avec vos collègues qui travaillent loin de vous. Restez en contact avec les membres de l’équipe à distance en :
- Organisant des réunions en ligne pour les synchroniser, quel que soit votre lieu de travail
- Exploitant les réunions audio ou vidéo à distance pour créer un dialogue plus riche et plus animé
- Mettant en place une communication écrite décontractée pour établir des relations amicales entre les réunions
Devenir un collaborateur capable de manier les différents styles de communication d’entreprise
La communication au travail ne doit pas être une source de stress, mais elle nécessite une réflexion approfondie. Comme le rappellent les auteurs de The Responsible Communication Style Guide, « un communicant responsable s’efforce de présenter une diversité de points de vue ».
Comme toute chose qui en vaut la peine, communiquer avec concentration et compassion demande du temps et de l’attention. En réfléchissant aux styles de communication les plus efficaces selon vos collègues, vous pouvez contribuer à réduire les malentendus et les conflits potentiels sur le lieu de travail.
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