가짜 일을 없애는 데 무엇보다 ‘커뮤니케이션’이 중요!

위기는 한 편으로는 기회이기도 합니다. 팬데믹으로 인해 우리는 원격 근무에 대해 다시 고민하기 시작했습니다. 원격 근무의 업무 효율성이 더 나은지 여부는 기업 문화, 산업, 직무 등에 따라 차이를 보이지만, 분명히 알게 된 사실은 우리가 업무 효율성에 오히려 방해되는 불필요한 일까지 하고 있었다는 것입니다. 일명 ‘가짜 일(Fakeworking)’을 해왔던 것입니다. 

‘가짜 일’을 창시한 브렌트 피터슨은 이를 ‘회사의 전략과 목표에 도움이 되지 않는 일’로 정의하며 근로자의 대다수가 ‘가짜 일’에 시달리고 있다고 주장합니다. 문제는 자신이 하는 가짜 일을 회사와 팀의 성과에 도움이 되는 진짜 일로 착각한다는 사실입니다. 나의 업무 중 어떤 것이 가짜 일인지 제대로 파악하지 못한다면 이로 인한 업무 효율성 개선은 결코 쉽지 않아 보입니다. 그럼 회사 업무 속에 숨어 있는 가짜 일에는 어떤 것들이 있으며 가짜 일이 문제가 되는 이유, 그리고 어떻게 해결해야 할지 알아보겠습니다.

회사의 업무 속에 숨어 있는 가짜 일들

앞서 언급했듯이 가짜 일을 없애는 데 가장 먼저 맞닥뜨리는 문제는 어떤 일이 가짜 일인지 모르는 경우가 많다는 사실입니다. 언뜻 보면 구분이 쉽지 않은 경우도 있어 가짜 일을 진짜 일로 착각하는 경우도 있습니다. 그럼 가짜 일에는 어떤 것들이 있을까요? 

먼저 형식적인 회의입니다. 회의의 목표나 성과가 뚜렷하지도 않으며 시간만 되면 열리는 경우를 말합니다. 형식적인 회의의 비효율성은 많은 이들이 인지하고 있음에도 조직 문화 때문에 고쳐지지 않는 경우가 많습니다. 각종 서류 업무도 업무 효율을 떨어뜨리는 가짜 일에 해당합니다. 간단히 구두로 끝낼 수 있는 일일 업무 보고 자료 작성이 대표적입니다. 이러한 보고 자료는 회사나 업무 목표를 위한 보고가 아닌 상사를 위한 보고인 경우가 대부분입니다. 또한 메신저로 중요한 업무를 보고 있는 동료에게 상대적으로 우선순위가 떨어지는 업무에 대해 수시로 묻거나 답하는 일도 가짜 일에 속합니다. 동료와 업무에 관해 이야기하며 소통하는 것 자체는 업무 효율성을 올리는 한 방법이지만 중요하고 급한 업무를 보고 있는 동료에게 수시로 말을 건다면 오히려 동료를 방해하는 행위가 됩니다. 

가짜 일, 문제가 되는 이유는 무엇일까?

가짜 일은 기본적으로 업무 효율성을 떨어뜨립니다. 하지만 진짜 문제는 단순히 개인의 생산성에서 그치지 않는다는 데 있습니다. 근로자의 생산성과 비즈니스 생산성은 서로 긴밀히 연결되어 있기 때문에 가짜 일을 열심히 하는 문화가 조직 뼛속 깊이 박혀있다면 결국 기업의 성장에도 걸림돌이 될 수 있습니다.

해결하기가 쉽지 않다는 점도 하나의 문제점입니다. 가짜 일과 진짜 일은 자세히 들여다보지 않으면 구분이 쉽지 않기 때문에 가짜 일을 열심히 하며 성취감을 느끼는 일이 발생합니다. 이에 더해 가짜 일은 주로 직장에서 권위나 기득권을 내세우려는 상사들에 의해 만들어지는 경우가 많습니다. 특히 권위적인 기업문화를 가진 곳에서 낮은 직급의 직원들은 이에 따를 수밖에 없습니다. 코로나19로 인해 재택근무를 도입했지만, 직원들을 제대로 통제하지 못할까 고심하거나 불안해하는 기업이나 관리자들도 있습니다. 재택근무 시 그룹웨어에서 일정 시간마다 근무 중임을 확인하는 버튼을 클릭하도록 하는 회사에서 그러한 모습을 확인할 수 있습니다.

 

가짜 일, 어떻게 해결해야 하는가?

바니아 세나 영국 셰필드대학교 경영대학 교수는 한 인터뷰에서 “가짜 일을 없애려면 왜 우리 팀에 가짜 일이 있는지 이해하는 것부터 시작해야 한다”라고 말했습니다. 이를 위해선 회사와 직원, 팀과 팀, 그리고 직원들 간의 원활한 커뮤니케이션이 무엇보다 중요합니다. 서로 대화가 없다면 오해를 불러일으키거나 파벌이 만들어질 가능성이 커집니다. 특히 소통 부재로 회사와 팀, 그리고 개인 각각의 목표가 연관성이 떨어진다면 가짜 일을 해결에 어려움을 겪을 수밖에 없습니다. 

팬데믹 위기 이후 원격 업무가 확산되고 있지만 꼭 원격 업무가 아니더라도 사무실 내에서도 Slack은 매우 효과적인 커뮤니케이션 촉매제가 될 수 있습니다. 그럼 Slack을 이용해 가짜 일을 해결할 수 있는 몇 가지 방법에 대해 알려드립니다.

1) 알람 기능

급하거나 중요한 업무를 하는 중에 동료로부터 다이렉트 메시지(DM)가 오거나 알람이 울린다면 업무 효율성은 떨어질 수밖에 없습니다. Slack은 이러한 경우를 위해 알림을 받을 사항과 시점을 제어할 수 있는 강력한 기능을 제공합니다. 핵심 프로젝트 및 우선순위에 계속 집중할 수 있도록 지원하기 위함입니다. 팀과 협업하는 시간을 설정하면 이 시간 외에는 방해 금지 모드가 적용됩니다. 이 시간에 전송된 메시지는 다음 날 아침에 도착합니다. 단 발신자가 긴급하게 알려야 한다고 판단한 메시지는 예외입니다. 

Slack으로 이동해 알림을 설정하여 중요한 업무 시 방해 없이 집중하시길 바랍니다.

 

2) 매일 사용하는 도구 추가하기

업무 효율을 늘리기 위해 우리는 다양한 생산성 도구들을 사용합니다. 그러다 보면 중복되는 일을 하게 되는 경우가 발생하기도 합니다. 이메일 및 캘린더 서비스나 Dropbox, Box, Google Drive와 같은 파일 저장 서비스를 이용할 때마다 여러 탭과 앱 사이를 전환하는 데에도 시간이 소요됩니다. Slack 앱 및 통합 앱을 사용하면 Slack을 모든 작업 도구를 위한 허브로 이용할 수 있어 이렇게 낭비되는 시간을 절약할 수 있습니다.

다음은 Slack을 위한 필수 앱 목록입니다. Slack과 연동할 수 있는 수많은 앱을 확인하고 업무 효율을 최대한 올려보시길 바랍니다.

3) 가벼운 대화는 Slack 허들로

원격 업무를 할 때 느끼는 불편한 점 중 하나는 가벼운 대화가 쉽지 않다는 점입니다. 사무실에서 질문을 하려고 동료의 책상으로 가고, 회의 이후에 몇 명이 따로 모이거나, 휴게실에서 우연히 마주친 동료와 근황 얘기, 가벼운 업무 보고 등이 이에 해당합니다. 그렇다고 대화를 위해 Zoom을 이용하기에는 부담스럽습니다. 바로 이럴 때 사용할 수 있는 기능이 ‘허들’입니다.

Slack 허들은 Slack 채널이나 다이렉트 메시지와 달리 내부 커뮤니케이션을 위한 가벼운 오디오 중심 방식의 도구입니다. 허들이 열려 있으면 채널의 모든 멤버는 원하는 대로 들어오고 나갈 수 있습니다. 들어와 있는 모든 사람은 화면을 공유할 수 있고, 이 화면에 ‘그리기’ 기능을 활용해 글이나 그림을 표시할 수 있어 대화 과정에서 설명하고자 하는 내용을 더욱 쉽게 표현할 수 있습니다. 실시간 자막 옵션도 있습니다. 허들을 통해 가상 커피 타임을 가질 수도 있습니다. 아래 링크를 통해 허들에서 함께 일하는 새로운 방법을 살펴보세요.

Slack 허들에서 함께 일하는 새로운 방법 (허들 새로운 기능 추가)

• 📹 클릭 한 번으로 이용하는 가벼운 비디오 기능
• 📺 여러 사용자 간의 화면 공유, 그리기 및 커서
• 🥳 좋아하는 이모티콘, 반응 및 “스티커”로 채울 수 있는 재미있고 편안한 공간
• 💬 자동으로 채널에 저장되는 메시지 스레드

 

가짜 일을 없애는 일은 간단히 해결할 수 있는 문제는 아닙니다. 경영진의 의지와 전사적인 노력이 필요합니다. 또한 이를 수월히 해결하도록 도와주는 장치도 필요합니다. 조직 내 Slack이 도입된다면 가짜 일을 해결하는 데 매우 중요하면서도 효과적인 장치가 될 것입니다.