Lachen-Symbol von Slackbot in Slack-Nachricht

Ein Leitfaden für benutzerdefinierte Slackbot-Antworten

Wie du automatische Antworten auf häufig gestellte Fragen bei der Arbeit erstellst, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter freundlich an etwas erinnerst und vieles mehr

Irgendwann in deinem Arbeitsleben hast du sicher schon einmal etwas vergessen, das du eigentlich wissen müsstest – zum Beispiel die Postleitzahl der Hauptniederlassung oder den Zugang zum gemeinsamen Drucker deines Unternehmens. Obwohl diese Situationen häufig vorkommen, ist nicht immer jemand sofort zur Stelle, den man fragen könnte. Hier kommt der Slackbot ins Spiel – unser freundlicher Chatbot, der dich in Slack begrüßt, dir pünktlich Erinnerungen schickt und versucht, alle Fragen zum Produkt zu beantworten.

All diese Funktionen sind zweifelsohne hilfreich – aber es gibt noch eine weitere Funktion: die sogenannten benutzerdefinierten Antworten, mit denen du den Slackbot an deine individuelle Arbeitsumgebung anpassen kannst. Damit kannst du den Slackbot so programmieren, dass er auf eine bestimmte Art und Weise reagiert, wenn in Slack ein bestimmtes Wort oder eine bestimmte Formulierung gepostet werden.

Es gibt verschiedene intelligente Möglichkeiten, den Slackbot mit benutzerdefinierte Antworten zu verwenden, um sowohl die tägliche Arbeit zu erleichtern als auch MItarbeiterinnen und Mitarbeitern ein Lächeln ins Gesicht zu zaubern.

Aber zunächst einmal: Wie funktioniert das?

Rufe zunächst in deinem Workspace-Menü die Option „Slackbot individuell anpassen“ auf. Klicke auf den Tab „Slackbot“. Dort findest du eine Option zum Hinzufügen neuer Antworten (vorausgesetzt, deine Slack-Administratorin oder dein Slack-Administrator hat erlaubt, dass neue Antworten hinzugefügt werden können). Du kannst sowohl auf der Eingabeseite (was du in eine Nachricht schreibst) als auch auf der Ausgabeseite (wie der Slackbot antworten wird) einen beliebigen Text eingeben.

 

Einrichtung einer benutzerdefinierten Slackbot-Antwort, wenn jemand im Channel nach dem WLAN fragt

Ein Hinweis: Wenn der Slackbot auf häufig verwendete Formulierungen in einem sehr beschäftigten Projekt-Team antwortet, kann das ablenken oder stören. Das kann ich jedem Channel passieren. Du solltest die Antworten also zunächst in einer DM an dich selbst testen.

So kannst du den Slackbot bei der Arbeit optimal einsetzen

Am hilfreichsten ist eine Slackbot-Antwort, wenn sie selten ausgelöst wird, aber genau dann Informationen bereitstellt, wenn du sie brauchst. Ideal sind Situationen, in denen du eigentlich gar nicht wusstest, dass du Hilfe brauchst, aber der Slackbot ist da, um dir zu helfen. Hier ein paar Beispiele:

Das WLAN-Passwort im Büro ausfindig machen

Das WLAN-Passwort fürs Büro gehört zu den Informationen, die man einmal hört und dann wieder vergisst, nachdem man es in seinen Geräten gespeichert hat. Aber wenn jemand danach sucht oder in Slack um Zugang bittet, kommt in der Regel die Formulierung „Gast-WLAN“ oder WLAN-Passwort. Wenn der Slackbot in dieser Situation automatisch den Netzwerknamen und das Passwort ausgibt, ist das nicht nur unglaublich hilfreich, sondern spart auch eine Menge Zeit.

 

WLAN-Passwort von Slackbot
Bilge Yanar10:55 Uhr

Wie lautet das WLAN-Passwort?

Slackbot11:00 Uhr

Hallo! Das Passwort für die WLAN-Netzwerke an Standorten der Fiktion GmbH lautet FiktionGmbH2016. Besuche hilfe-it,wenn du Hilfe bei der Einrichtung brauchst. :laptop:

Selten verwendete – aber unendlich wertvolle – Referenzmaterialien

Einige Projekt-Teams verwenden als Slackbot-Auslöser für Referenzmaterial individuelle Symbole, die im normalen Sprachgebrauch nicht vorkommen. Ein Projekt-Team könnte mit !staging die lange, undurchsichtige URL zu seinem Staging-Server ausspucken lassen, auf dem die Website getestet wird. Mit !officemaps könnte ein regelmäßig aktualisiertes Bild jedes zugewiesenen Arbeitsplatzes angezeigt werden, und !colors könnte eine Liste aller von deinem Unternehmen genehmigten Farben für Logos und Materialien ausgeben.

Automatische Slackbot-Antwort im Channel mit genehmigten Unternehmensfarben

In vielen Büros gibt es immer noch Telefonsysteme, bei denen spezielle Codes erforderlich sind, um Anrufe zu tätigen oder Nachrichten abzurufen. Wenn du ganz altmodisch zum Telefon greifen musst, kann eine Slackbot-Antwort für „Ferngespräche“ oder „Telefonvorwahl“ oder „Telefonnachrichten“ mit den notwendigen Anweisungen eine praktische Ressource sein.

Einfache Erinnerungen zu Sprachgepflogenheiten bei der Arbeit

Ein weiterer beliebter Einsatzbereich der benutzerdefinierten Slackbot-Antworten ist es, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen kurzen Hinweis zu senden, wenn sie bestimmte Wörter oder Formulierungen posten. Die Agentur für digitale Dienstleistungen 18F strebt innerhalb des Unternehmens eine inklusivere Sprache an, und das betrifft auch Slack. Wenn jemand einen Satz wie „hey guys“ (Hallo Jungs) postet, wird automatisch eine Erinnerung mit anderen Wörtern eingeblendet, die dieselbe Information vermitteln können, ohne jemanden zu verprellen.

Slackbot-Antwort mit dem Vorschlag, das Wort „guys“ (Jungs) durch einen inklusiveren Begriff zu ersetzen

Die gleiche Funktion kann auch bei der Umbenennung von Projekten oder Produkten im Unternehmen hilfreich sein. Gewöhne alle daran, die neuen Begriffe zu verwenden, die mit der Kundenerfahrung übereinstimmen. Wenn z. B. Projekt Alpha jetzt als Head Start-Initiative bekannt ist, kann der Slackbot sich melden, wenn jemand den alten Namen verwendet.

Lustige und amüsante Antworten

Es gibt viele clevere und amüsante Beispiele für die Verwendung von benutzerdefinierten Antworten, wobei wir hier nur einige unserer Favoriten nennen.

Der Slackbot kann auf die gleiche Formulierung mit einer beliebigen Anzahl von Antworten reagieren, die du festgelegt hast. Das bedeutet, dass er dir auf die Formulierung Münzwurf Kopf oder Zahl anzeigen kann, dass er für dich würfeln kann, dass er dir eine beliebige Karte ziehen oder unbegrenzt viele Antworten auf eine beliebige Magic 8 Ball-Frage geben kann.

Slackbot-Antwort mit dem Vorschlag, das Wort „guys“ (Jungs) durch einen inklusiveren Begriff zu ersetzen

Es gibt auch Projekt-Teams, die „Geheimwort des Tages“ spielen, bei dem sie eine eigene Antwort auf ein obskures, selten verwendetes Wort festlegen (wie heimtückisch, Plethora oder gigantisch). Der Slackbot feiert es, wenn jemand das Wort schreibt, und einige Projekt-Teams schenken der Gewinnerin oder dem Gewinner als Belohnung einen Gutschein für ein Café in der Nähe.

Die Funktion für benutzerdefinierte Slackbot-Antworten wird in Slack oft übersehen, aber sie können nützlich sein, um Fragen zu beantworten und Menschen genau zum richtigen Zeitpunkt einen hilfreichen Impuls zu geben. (Oh, und wenn du etwas Zeit hast, kannst du sogar das berühmte Wer kommt zuerst-Roulette komplett mit dem Slackbot nachstellen).

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