Wie du asynchrone Kommunikation für Remote-Arbeit nutzt

Asynchrone Unterhaltungen finden nicht in Echtzeit statt. Diese Form der Kommunikation wurde bei der Umstellung auf Remote-Arbeit während der Pandemie größtenteils außer Acht gelassen. Jetzt, da sich Remote-Arbeitsmodelle etabliert haben, ist es an der Zeit, diese wertvolle Art der geschäftlichen Kommunikation stärker zu nutzen, um erhebliche Produktivitätszuwächse zu erzielen.

Eine wertvolle Ergänzung für unsere Arbeitsabläufe

Ganz zu Anfang der Umstellung auf Remote-Arbeit haben viele Unternehmen die bekannten Abläufe aus dem Büro einfach eins zu eins in die virtuelle Welt übertragen. Häufig mussten dazu in kürzester Zeit synchrone Echtzeit-Kommunikationskanäle bereitgestellt werden – nicht nur um persönliche Meetings zu simulieren, sondern auch um informelle Gespräche und einen persönlichen Austausch unter Kolleg:innen aufrechtzuerhalten. Dies lief jedoch nicht ohne Schwierigkeiten ab. Je nach Art des Unternehmens ergaben sich u. a. folgende Probleme:

• Verschiedene Zeitzonen. Einige Remote-Arbeitende leben hunderte oder tausende Kilometer vom Bürostandort entfernt. Das Ansetzen von Meetings in verschiedenen Zeitzonen ist nicht einfach.
• Unterschiedliche Arbeitszeiten. Selbst wenn alle in derselben Stadt arbeiten, favorisieren Remote-Arbeitende häufig eine flexible Zeitplanung. Einige Menschen sind früh am Morgen am produktivsten, andere mitten in der Nacht. Viele haben Kinder oder Partner:innen, die ebenfalls von zu Hause aus arbeiten bzw. am Unterricht teilnehmen. Für die Kommunikation in Echtzeit müssen Zeitfenster freigeschaufelt werden, an denen alle verfügbar sind.
• Technische Pannen. Von Kandidat:innen in Vorstellungsgesprächen bis hin zu Gästen in den 8-Uhr-Nachrichten – keiner ist davor gefeit. Alles läuft super, bis der Bildschirm einfriert, die Audioverbindung verloren geht oder mehrere Teilnehmende die Verbindung zum Meeting wiederherstellen müssen. Bei Dingen, die nicht asynchron verhandelt werden können, ist es den Ärger wert, ansonsten ist das ständige Terminieren von Meetings jedoch einer der größten Produktivitätshemmer überhaupt.

Asynchrone Kommunikation ist eine lohnenswerte Alternative für alle Arten von Arbeitsumgebungen. In Remote-Arbeitsumgebungen ist sie jedoch geradezu unerlässlich. Sie ermöglicht es Menschen nämlich, Informationen entgegenzunehmen, diese zu verarbeiten und nach ihrer eigenen zeitlichen Planung darauf zu reagieren. Außerdem wird schriftlich aufgezeichnet, was besprochen wurde. Hierdurch kann zusätzliche Zeit eingespart werden, da sich die Beteiligten die Aufzeichnung noch einmal durchlesen können, anstatt die Unterhaltung mit Kolleg:innen oder Vorgesetzten noch einmal Revue passieren zu lassen.

Tools für die asynchrone Kommunikation

Für die asynchrone Kommunikation gibt es eine Reihe unterschiedlicher Formate. Hier eine Auswahl der beliebtesten Tools:

• E-Mail
• Videoaufzeichnungen
• Screenshots mit Markierungen
• Tools für die Zusammenarbeit wie z. B. Slack
• Instant Messaging oder Textnachrichten

Umsetzung von asynchroner Kommunikation

Um alle Vorteile der asynchronen Kommunikation wirklich nutzen zu können, empfiehlt es sich, einen logischen und tragfähigen Implementierungsplan zu erstellen. Dieser soll gewährleisten, dass die ausgewählten Tools und die Art und Weise ihrer Nutzung wirklich zur Erreichung deiner geschäftlichen Gesamtziele beitragen.

• Wähle Tools, die zu deinem Projekt-Team passen. Denke darüber nach, wie in deinem Unternehmen aktuell kommuniziert wird. Beziehe dabei die häufigsten Arten der Kommunikation ein. Entscheide dich für Tools, die die asynchrone Übermittlung dieser Nachrichtenformate ermöglichen.
• Lege Erwartungen fest. Bei asynchroner Kommunikation ist es entscheidend, Antwortfristen festzulegen So wird z. B. häufig verlangt, dass Nachrichten spätestens bis zum Ende des folgenden Arbeitstags beantwortet werden müssen.
• Schule deine Mitarbeitenden. Einigen fällt der Umgang mit neuer Technologie leichter als anderen. Aber selbst diejenigen, die ein neues Tool früh nutzen, wissen nicht unbedingt, wie sie es optimal nutzen. Erstelle Schulungsdokumente und -videos und stelle eine Person für Fragen zur Verfügung.
• Keine Angst vor Experimenten. Asynchrone Kollaborationstools wie Slack bieten vielfältige Optionen zur individuellen Anpassung. Du kannst je nach Projekt verschiedene Channels einrichten, E-Mail integrieren oder zur Priorisierung von Threads sogar Emojis nutzen. Probiere es aus und finde heraus, was für dein Projekt-Team am besten funktioniert. Darüber hinaus kannst du bewährte Methoden implementieren. Vielleicht laufen die Dinge ja reibungsloser, wenn alle kurze Kommentare wie „OK“ oder „Hört sich gut an“ durch Emoji-Reaktionen ersetzen. Oder vielleicht lohnt es sich, eine Obergrenze für themenfremde Unterhaltungen festzulegen.

Wie misst du Erfolg?

Wie stellst du fest, ob deine Initiative für asynchrone Kommunikation erfolgreich ist? Denke daran, dass es zwei Hauptziele gibt:

• Geschwindigkeit verbessern
• Remote-Arbeit einbeziehen

Wenn deine Projekte schneller und reibungsloser laufen und deine Remote-Arbeitenden wirklich das Gefühl haben, zum Projekt-Team zu gehören, dann herzlichen Glückwunsch. Du hast alles richtig gemacht. Im Gegensatz zu vielen anderen Initiativen brauchst du keine Unmengen an Daten, um den Erfolg der asynchronen Kommunikation zu messen. Höre bei Mitarbeiterbeschwerden genau zu, behalte den Projektablauf im Auge und mache bei Bedarf ruhig auch einmal von einer synchronen Kommunikationsform Gebrauch, z. B. von einem Telefonanruf oder einem Video-Meeting.

Die asynchrone Kommunikation schafft viele der Probleme, die durch Remote-Arbeit entstehen, aus dem Weg und steigert gleichzeitig die Produktivität insgesamt. Wähle deine Tools sorgfältig aus, bringe alle auf den neuesten Stand und behalte den Projektablauf im Auge. Damit hast du den ersten Schritt auf deinem Weg hin zu einem tragfähigeren Remote-Arbeitsmodell gemacht.