Asynchrone Kommunikation: Die Lösung für eine produktive Zusammenarbeit zu jeder Zeit

Einfach ausgedrückt: Kommunikation, die nicht in Echtzeit stattfindet, ist asynchron. Bei Bedarf teilen die Teammitglieder Informationen, und die anderen lesen und antworten, wann sie können. Zum Beispiel:

• Textnachrichten
• Instant Messaging
• E-Mails
• Markierte Screenshots
• Videoaufzeichnungen
• Slack oder andere Tools für die Zusammenarbeit

Da Unternehmen aller Größen auf teilweise oder vollständige Remote-Arbeit umstellen, ist asynchrone Kommunikation besonders wichtig. Laut einer Umfrage von Globalization Partners aus dem Jahr 2021 werden rund 63 % der Unternehmen Remote-Arbeit dauerhaft erlauben. Während der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen versucht, die Büroerfahrung virtuell nachzubilden, aber Videokonferenzen allein sind keine nachhaltige langfristige Lösung. Sogar für diejenigen, die zur Präsenzarbeit zurückgekehrt sind, kann asynchrone Kommunikation dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und Ausfallzeiten zu verringern.

Vorteile der asynchronen Kommunikation

Asynchrone Kommunikation löst zahlreiche Probleme bei der Arbeit, vor allem wenn es um Beschäftigte im Home-Office geht.

• Beseitige Probleme hinsichtlich der Zeitzonen. Die heutigen Remote-Beschäftigten befinden sich oft nicht in der gleichen Zeitzone wie das Büro oder die anderen Beschäftigten. Asynchrone Kommunikation ermöglicht es allen Beteiligten, so zu kommunizieren, wie es ihnen möglich ist, anstatt zu versuchen, Besprechungszeiten zu finden, die für alle passen.
• Berücksichtige unterschiedliche Zeitpläne. Selbst wenn das Büro wieder vollständig besetzt ist, arbeiten viele Beschäftigte heute zu flexiblen Arbeitszeiten. Bei der asynchronen Kommunikation können alle zu ihren persönlichen Arbeitszeiten Nachrichten senden und beantworten.
• Behalte Social Distancing bei. Die Pandemie wird uns wahrscheinlich noch einige Zeit begleiten. Aber auch vor und nach einer Pandemie verbreiten sich Viren wie Erkältungen und Grippe in überfüllten Büros. Statt die Menschen in einem Konferenzraum zu versammeln, ist es bei der asynchronen Kommunikation einfacher, sich zu verteilen.
• Spare Zeit. Manche Dinge lassen sich am besten im persönlichen Gespräch klären. Aber für die meisten Büroanforderungen ist es einfach nicht so produktiv, sich auf Echtzeitkommunikation zu verlassen. Persönliche Besprechungen beinhalten eine Menge Ausfallzeiten. Zudem kommt es bei Videokonferenzen gelegentlich zu Störungen, Aussetzern und Neustarts. Durch asynchrone Kommunikation werden diese Fallstricke vermieden, und es gibt eine schriftliche Aufzeichnung, in der das Besprochene leicht nachzulesen ist.
• Fördere Inklusivität. Nicht alle sind extrovertiert oder sprechen gerne vor vielen Menschen. Einige Menschen brauchen Zeit, um ihre Gedanken zu sammeln, bevor sie auf eine Anfrage antworten oder eine Präsentation halten. Asynchrone Kommunikation verringert den Druck. Wer möchte, kann sofort antworten, wer mehr Zeit braucht, kann sie sich nehmen. Da die meisten asynchronen Mitteilungen schriftlich erfolgen, müssen Introvertierte nicht ins Rampenlicht treten, um gehört zu werden.

Asynchrone Kommunikation funktioniert natürlich nur, wenn sie gut implementiert und effektiv ist. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Teammitglieder die Technologie nicht verstehen, vergessen zu antworten oder die Gespräche in eine andere Richtung lenken als das Thema. Glücklicherweise gibt es einige bewährte Methoden, mit denen sich die Effizienz und der Nutzen der asynchronen Kommunikation maximieren lassen.

Bewährte Methoden

Biete Schulungen an

Die Einführung der asynchronen Kommunikation bedeutet oft, dass neue Technologien eingesetzt werden. Du solltest nicht davon ausgehen, dass deine Teammitglieder wissen, wie sie funktionieren und wie sie sie am besten nutzen. Stelle Schulungsunterlagen und -videos zur Verfügung und biete eine klare Anlaufstelle für Fragen.

Agiere zielgerichtet

Denke über die Ziele nach, die du erreichen willst und wie asynchrone Kommunikation dazu beitragen kann. Lege anschließend fest, welche Richtlinien und Verfahren du brauchst, um sicherzustellen, dass es wie gewünscht funktioniert. Beispielsweise könntest du wollen, dass alle ihre Daten einmal pro Woche synchronisieren, oder du könntest wöchentliche Aufgaben für jedes Projekt-Team festlegen. Bevor du ein neues Tool einführst, solltest du zusammenfassen, wie es deine Ziele unterstützt, und dem Tool bei der Schulung klare Priorität einräumen.

Erstelle technische Regeln

Es empfiehlt sich auch, grundlegende Regeln für den Umgang mit der Technik am Arbeitsplatz einzuführen, einschließlich asynchroner Kommunikationswege. Vielleicht möchtest du, dass alle bis zum Ende des nächsten Arbeitstages auf neue Nachrichten antworten. Du solltest vielleicht eine virtuelle Kaffeeküche einrichten und alle themenfremden Gespräche dorthin lenken. Viele Leute nutzen ihre privaten Smartphones oder andere Geräte, um sich in asynchrone Kommunikationswege einzuloggen, was die Einführung neuer Sicherheitsverfahren zum Schutz der Unternehmensdaten erforderlich machen könnte.

Praktiziere radikale Transparenz

Wenn sich die Kommunikation hauptsächlich auf asynchrone Channels verlagert, kann das Vertrauen leicht schwinden, insbesondere wenn einige oder alle Teammitglieder aus der Ferne arbeiten. Mache es dir zur Gewohnheit, gegenüber allen Teammitgliedern äußerst transparent zu sein.

Verwende starke Tools für die Zusammenarbeit

Tools wie Textnachrichten können zwar durchaus Teil einer umfassenden asynchronen Kommunikationsstrategie sein, du solltest dich aber nicht ausschließlich auf sie verlassen. Starke Tools für die Zusammenarbeit wie Slack bieten viele verschiedene Anpassungsoptionen, sodass du die Kommunikation so organisieren kannst, dass sie zu deinem Unternehmen passt und gleichzeitig die gemeinsame Arbeit fördert.

Fördere die Emoji-Nutzung

Statt Diskussionsthreads mit Kurznachrichten wie „Verstanden“ oder „Ich stimme zu“ zu überfrachten, sollten die Teammitglieder Reaktions-Emoji verwenden, um ihren Standpunkt zu verdeutlichen. Auf diese Weise bleiben die Unterhaltungen übersichtlich und es muss nicht so viel geblättert werden.

Hole Feedback ein

Alle, die schon einmal „Undercover Boss“ gesehen haben, können bestätigen, dass die Dinge in der Praxis oft ganz anders laufen, als sich die Führungsetage das vorstellt. Ermutige deine Teammitglieder dazu, sich einige Zeit mit jedem neuen Tool zu beschäftigen und dann ihr Feedback zu geben. Ermutige sie auch dazu, ihre allgemeinen Gedanken über die Kommunikation bei der Arbeit mitzuteilen und darüber, wie sie verbessert werden könnte.

Wann sollte synchrone Kommunikation verwendet werden?

Auch wenn asynchrone Kommunikation enorme Vorteile bietet, insbesondere bei der Remote-Arbeit, gibt es Situationen, in denen ein persönliches Gespräch am besten geeignet ist. Jede Arbeitsumgebung ist anders, aber viele Arbeitgeber nutzen synchrone Kommunikation für Dinge wie:

• Die Übermittlung sensibler Informationen. Personalgespräche, Unternehmensübernahmen und andere heikle Situationen lassen sich in der Regel am besten im persönlichen Gespräch klären. Wenn das nicht möglich ist, sind Videokonferenzen besser als asynchrone Nachrichtenübermittlung. In beiden Fällen ist es ratsam, das Gespräch mit einem Chat oder einer E-Mail fortzusetzen, um das Besprochene zu bestätigen.
• Das Einstellen und Entlassen. Führe, wenn möglich, Vorstellungsgespräche auf die altmodische Art, damit du und die Bewerber:innen die Körpersprache und andere nonverbale Signale des anderen einschätzen können. Wenn du dich von Mitarbeitenden trennen musst, ist es am besten, ein respektvolles Abschlussgespräch zu führen, in dem die Betroffenen Fragen stellen können.
• Wichtige Dreh- und Angelpunkte. Kommt es zu einer grundlegenden Umstrukturierung im Unternehmen oder in einem einzelnen Projekt-Team, sollte ein Meeting mit allen betroffenen Beschäftigten einberufen werden. In solchen Situationen machen schnell Gerüchte die Runde. Gehe daher proaktiv vor und sei dem Klatsch und Tratsch immer einen Schritt voraus.

Hybride Zusammenarbeit nach Maß

Das übergeordnete Ziel der Bürokommunikation sollte es sein, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Das gilt sowohl für asynchrone als auch für synchrone Kommunikation. Viele Führungskräfte haben jedoch nur wenig Erfahrung mit asynchroner Kommunikation und sind unsicher, wie sie diese am besten einsetzen können.

Nimm dir Zeit und gehe es langsam an, indem du deine Pläne nach und nach änderst. Befolge diese bewährten Methoden und stelle sicher, dass du in besonders heiklen oder einschneidenden Situationen auf Echtzeitkommunikation umschaltest. Mit etwas Übung wirst du feststellen, dass asynchrone Kommunikation Zeit und Geld spart und die Produktivität steigert.