Communication asynchrone : bonnes pratiques et avantages

Pour faire simple, la communication qui n’a pas lieu en temps réel est appelée « asynchrone ». Les membres d’équipe partagent des informations lorsque cela est nécessaire, tandis que les autres les lisent et y répondent selon leurs disponibilités. Exemples :

• SMS
• Messagerie professionnelle instantanée
• E-mails
• Captures d’écran annotées
• Vidéo enregistrée
• Slack ou autres outils de collaboration

À mesure que les entreprises de toutes tailles se tournent vers le télétravail partiel ou complet, la communication asynchrone prend de l’importance. Selon une étude menée en 2021 par Globalization Partners, environ 63 % des entreprises vont autoriser le télétravail de façon permanente. Au cours de la crise sanitaire, nombreuses ont été les entreprises qui ont tenté de recréer la vie de bureau de façon virtuelle, mais les réunions vidéo ne peuvent pas, à elles seules, être une solution à long terme. Même pour ceux qui sont retournés dans un environnement de travail physique, la communication asynchrone peut aider à stimuler la productivité et à limiter les interruptions.

Les avantages de la communication asynchrone

La communication asynchrone résout de nombreux problèmes sur le lieu de travail, en particulier ceux qui concernent les salariés en télétravail.

• Éliminer les préoccupations liées au fuseau horaire. De nos jours, les télétravailleurs n’exercent pas tous leurs fonctions depuis le même fuseau horaire que leurs collègues au bureau. Plutôt que de trouver des heures de réunion qui conviennent à tout le monde, la communication asynchrone permet aux collaborateurs d’échanger de la manière qu’ils souhaitent.
• Ouvrir la voie à des plannings variés. Même si votre entreprise a entièrement réintégré vos salariés au bureau, nombre d’entre eux bénéficient désormais d’horaires flexibles. Grâce à la communication asynchrone, il est possible pour chacun d’envoyer des messages ou de répondre pendant ses propres horaires de travail.
• Maintenir la distanciation sociale. Il y a de fortes chances pour que la crise sanitaire se prolonge. Mais au-delà de la crise du Covid, des virus comme celui de la grippe sont susceptibles de se propager dans nos couloirs très fréquentés. Plutôt que d’embêter tout le monde à rejoindre la salle de conférence, la communication asynchrone vous permet de diffuser les informations facilement.
• Gagner du temps. Pour certaines choses, il est important de discuter en face à face. Toutefois, pour la plupart des besoins du bureau, la communication en temps réel n’est pas productive. Les réunions en personne entraînent de nombreuses interruptions. Par exemple, une visioconférence peut connaître des bugs, des déconnexions et des redémarrages. Avec la communication asynchrone, ces problèmes disparaissent. De plus, elle permet de garder une trace afin de revenir sur un sujet qui a été abordé auparavant.
• Stimuler l’inclusivité. Tout le monde n’est pas extraverti ou n’apprécie pas de parler devant un public. Certaines personnes ont besoin d’un temps de réflexion pour synthétiser leurs pensées en vue de répondre à une demande ou de faire une présentation. La communication asynchrone élimine le stress de l’immédiateté. Cela convient à tout le monde : celles et ceux qui veulent répondre immédiatement et les autres qui préfèrent prendre le temps pour réfléchir à leur réponse. De plus, comme la communication asynchrone se déroule par écrit, les introvertis n’ont pas à craindre de devoir s’exprimer en public.

Bien entendu, la communication asynchrone ne fonctionne que lorsqu’elle est bien mise en place et performante. Dans le cas contraire, les membres d’équipe peuvent appréhender la technologie, oublier de répondre ou encore digresser lors des conversations. Heureusement, il existe des bonnes pratiques qui permettent d’optimiser l’efficacité et la facilité d’utilisation de la communication asynchrone.

Bonnes pratiques

Former

Implémenter la communication asynchrone signifie souvent intégrer de nouvelles technologies au travail. Ne présupposez pas que les membres de votre équipe savent comment les utiliser efficacement. Mettez à disposition des documents et des vidéos de formation ainsi qu’un point de contact en cas de questions.

Se concentrer sur les objectifs

Analysez les objectifs que vous essayez d’atteindre et réfléchissez à la manière dont la communication asynchrone peut y vous aider. Définissez ensuite les politiques et procédures dont vous avez besoin pour garantir que tout fonctionne comme vous le souhaitez. Par exemple, vous pourriez trouver pertinent de synchroniser chaque semaine les données de tout le monde ou de définir des livrables hebdomadaires pour les différentes équipes. Avant de mettre en place un nouvel outil, veillez à résumer la façon dont cela vous aide à atteindre vos objectifs et mettez ce point en avant lors de la formation.

Créer des règles pour la technologie

Mettre en place des règles basiques pour la technologie sur le lieu de travail est également une bonne idée, et la communication asynchrone ne doit pas y échapper. Par exemple, vous pouvez demander que tout le monde réponde aux nouveaux messages avant la fin de la journée de travail. Vous pouvez configurer une sorte de pause café virtuelle afin que les conversations libres s’y développent. De nombreuses personnes pourraient utiliser leur téléphone personnel ou d’autres appareils pour se connecter aux canaux de communication asynchrone, c’est pourquoi vous devrez peut-être réfléchir à implémenter des procédures de sécurité afin de protéger les données de l’entreprise.

Être adepte d’une transparence complète

Lorsque les canaux de communication asynchrone deviennent le mode dominant d’interaction, la confiance peut facilement diminuer, en particulier si une partie ou l’ensemble des membres d’équipe sont en télétravail. Prenez l’habitude de faire preuve d’un maximum de transparence avec chaque membre de votre équipe.

Utiliser des outils de collaboration puissants

Les outils tels que les messages écrits peuvent faire partie d’une stratégie globale de communication asynchrone, mais vous ne devez pas compter que sur eux. Des outils de collaboration puissants tels que Slack offrent de nombreuses options de personnalisation, afin que vous puissiez organiser vos communications en fonction de ce qui est propre à votre entreprise, et ce, tout en facilitant le travail collaboratif.

Encourager l’utilisation d’émojis

Plutôt que d’encombrer les fils de discussion avec des messages courts tels que « Ça marche » ou « Tout à fait d’accord », incitez les membres d’équipe à utiliser les réactions émoji pour s’exprimer. Cela permettra de garder les conversations simples et de limiter la nécessité de faire défiler les messages.

Faire des commentaires

Si vous avez déjà regardé Patron Incognito, vous savez que les choses ne se passent souvent pas du tout de la même manière au bureau qu’au sein de la direction. Incitez vos membres d’équipe à consacrer du temps à chacun des nouveaux outils, puis à donner leur avis. De même, invitez-les à faire part de leur avis concernant la communication au travail et la façon dont elle peut être améliorée.

Quand utiliser la communication en temps réel

Bien que la communication asynchrone offre d’énormes avantages, en particulier pour les personnes en télétravail, la communication en face à face peut, dans certains cas, être le mode de communication le plus approprié. Chaque lieu de travail a ses propres caractéristiques, mais les employeurs favorisent souvent la communication en temps réel pour les situations suivantes :

• Transmettre des informations sensibles. Les évaluations des collaborateurs, les acquisitions d’entreprises et d’autres situations sensibles sont généralement plus faciles à gérer en personne. Si cela n’est pas possible, la visioconférence reste plus pertinente que l’échange de messages asynchrone. Dans tous les cas, il est judicieux de garder une trace de chaque discussion via un chat ou un e-mail, en répertoriant ce qui a été abordé.
• Embaucher et licencier. Lorsque cela est possible, mener un entretien d’embauche de manière classique reste la meilleure solution, car vous et le candidat pouvez examiner le langage corporel et tout autre signe non verbal de l’autre. De la même façon, si vous devez licencier un salarié, lui proposer un dernier entretien en personne est plus respectueux et permet à la personne concernée de poser des questions.
• Changements majeurs. Si votre entreprise ou une équipe donnée est amenée à connaître un changement radical, il est généralement nécessaire d’organiser une réunion avec tous les collaborateurs concernés. Dans ce genre de situation, les rumeurs vont bon train, c’est pourquoi vous devez faire preuve de proactivité et anticiper toute spéculation.

Trouver la bonne combinaison

L’objectif principal de la communication au bureau est de permettre une diffusion fluide des informations. C’est valable pour la communication asynchrone comme pour la communication en temps réel. Toutefois, par manque d’expérience dans la communication asynchrone, de nombreux dirigeants ne savent pas comment implémenter cette méthode.

Prenez le temps de vous y intéresser et ajustez vos plans à mesure que vous gagnez en maîtrise. Suivez ces bonnes pratiques et assurez-vous de favoriser la communication en temps réel dans les situations les plus sensibles et difficiles. Avec la pratique, vous verrez comment l’implémentation de la communication asynchrone vous permet de gagner du temps et de l’argent, tout en stimulant la productivité.