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Wie du Slack-Channels zur Organisation deines Arbeitsalltags nutzt

Bewährte Methoden für die Einrichtung der Channels für deinen Workspace, einschließlich des Zeitpunkts, wann du neue Channels erstellen und wie du sie benennen solltest

Autor: Matt Haughey15. August 2019Illustration von Pete Ryan

Channels sind eine der Kernfunktionen von Slack und der beste Weg, verschiedene Gruppen von Menschen, die gleichzeitig an Projekten arbeiten, zu koordinieren. Außerdem liefern sie einen umfassenden und sofort durchsuchbaren Verlauf der gesamten Arbeit in deinem Unternehmen.

Wir haben bereits in der Vergangenheit Möglichkeiten aufgezeigt, wie Channels Arbeitsabläufe transformieren – von mehr Übersichtlichkeit in unternehmensweiten Unterhaltungen bis hin zur Steigerung des Team-Zusammenhalts durch den Austausch von Informationen und Wissen. All das beginnt mit der korrekten Einrichtung deiner Channels.

Füge Channels für Projekt-Teams, Projekte und Funktionen hinzu

Vorab solltest du wissen, dass du verschiedene Möglichkeiten hast, wie du eine Unterhaltung in Slack beginnen kannst. Du kannst:

  • Eine Direktnachricht an nur eine Person schicken
  • Eine Gruppen-Direktnachricht mit bis zu neun Leuten erstellen
  • Einen offenen Channel erstellen
  • Einen geschlossenen Channel erstellen

Es gibt zwar Situationen, in denen die private Kommunikation (über Direktnachrichten und geschlossene Channels) wünschenswert ist, aber es ist am besten, wenn die Projekt-Teams standardmäßig offene Channels verwenden, damit alle in deinem Unternehmen die benötigten Informationen finden können, wenn sie in Zukunft danach suchen.

Slack verfügt standardmäßig über zwei Channels, #allgemein und #zufälliges. Das Erstellen neuer Channels ist also der erste Schritt zum Organisieren deiner Arbeit. Das heißt aber nicht, dass du sofort Dutzende von Channels starten musst. Vielmehr kannst du Channels immer dann erstellen, wenn es gerade nötig ist. Beispiele hierfür sind:

  • Ein Channel, der ausschließlich für Unterhaltungen und Updates eines Projekt-Teams bestimmt ist, z. B. #team-marketing
  • Ein Channel, um ein neues Projekt mit einer Gruppe von Leuten anzustoßen, z. B #projekt-blog-neugestaltung
  • Automatisierte oder maschinell erstellte Channels mit Daten von Apps und Diensten, die dein Unternehmen nutzt, z. B. #slack-twitter

Organisiere die Arbeit mit aussagekräftigen Channel-Namen

Wenn du logische Präfixe zu Channel-Namen hinzufügst, wie z. B. #nyc-büro, ist der Zweck eines Channels für andere klar. Und wenn du sie ausgiebig nutzt, hilft das anderen dabei, die Channels, die sie möglicherweise benötigen, im Voraus zu erkennen. Beispielsweise könnten deine Team-Mitglieder #nyc-vertrieb erstellen, um sich mit dem Vertriebs-Team in New York abzustimmen.

Wenn du Channels für aktive Projekte erstellst, verwende Namen, die mit dem Präfix #projekt- beginnen, wie etwa: #projekt-neue-website, #projekt-2019-konferenz und #projekt-alpha. Diese Channels werden in deiner Seitenleiste gruppiert.

Dasselbe Prinzip gilt auch für Channels wie #team-marketing, #team-vertrieb und #team-design. In diesen Channels können Mitglieder Status-Updates veröffentlichen, wichtige Kalendererinnerungen austauschen und allgemeine Besprechungen, die mit ihren Verantwortlichkeiten zusammenhängen, abhalten.

Für Firmen, die vor allem mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten, kannst du Channels mit einem Präfix wie #kunde- oder #accounts- und dem Namen des Unternehmens, mit dem du zusammenarbeitest, kennzeichnen, z. B. #kunde-fiktion oder #accounts-megacorp.

Wenn ihr euch darauf geeinigt habt, wie ihr die Channel benennt, kannst du diese Leitlinien mit allen teilen, indem du sie in deinem Haupt-Channel für Mitteilungen veröffentlichst und anpinnst.

How to use Slack channel naming conventions

Lade unseren PDF-Leitfaden zur Channel-Nomenklatur herunter, um dich besser zu organisieren.

Channels im Zuge des Unternehmenswachstums erstellen

Wenn die Reichweite oder die Mitgliederzahl eines Channels erheblich zunimmt, können sich die Gruppenunterhaltungen überschneiden und die Themen schwieriger zu verfolgen sein. Wenn du an diesen Punkt gelangst, solltest du in Betracht ziehen, spezifischere Channels mit einer ähnlichen Nomenklatur hinzuzufügen.

Bei Slack teilen wir normalerweise jedes Projekt in mindestens drei Channels auf, die jeweils für eine andere Gruppe und eine andere Unterhaltung bestimmt sind. Als wir vor kurzem die neueste Desktop-App von Slack (intern Sonic genannt) eingeführt haben, wurde die Arbeit in #dev-sonic, #feedback-sonic und #gtm-sonic unterteilt.

  • In #dev-sonic hat das Entwickler-Team Codes ausgetauscht und überprüft sowie Tests der neuesten Beta-Versionen von Apps durchgeführt
  • Im Channel #feedback-sonic haben Produktmanagerinnen und -manager die Funktionen, die Funktionalität und das Design der App zusammen mit dem Feedback von Testerinnen und Testern sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besprochen
  • In #gtm-sonic haben unsere Marketing- und PR-Teams den Markteinführungsplan zur Erfassung und Iteration von Ressourcen im Vorfeld des „großen Tages“ koordiniert

Welche Anzahl von Channels ist die korrekte Anzahl?

Kurz gesagt: Es kommt ganz auf die Größe deines Unternehmens an.

Wenn verschiedene Projekt-Teams in einem Unternehmen Slack verwenden, ist es üblich, bis zu zwei- oder dreimal so viele Channels zu nutzen, wie es Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt, die die App verwenden. Aber mehr Channels in deinem Slack-Workspace bedeuten nicht unbedingt mehr Arbeit für alle, wenn du Channels sehr fokussiert und organisiert hältst.

Selbst wenn du in einem großen Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern arbeitest, wirst du in Channels mit nur einem Dutzend Leuten am produktivsten arbeiten können.

Wenn du mehrere themen- und projektspezifische Channels einrichtest, können sich Diskussionsgruppen auf eine kleinere Anzahl von Personen beschränken, was den Beteiligten hilft, sich aufeinander abzustimmen und schneller voranzukommen. Wenn viele spezifische Channels vorhanden sind, bedeutet dies, dass sich jede Person an weniger Channels beteiligen muss, weil nur eine Handvoll davon für ihre tägliche Arbeit notwendig ist.

Wenn in einem großen Projekt-Team zu wenige Channels verfügbar sind, kann das ein echtes Problem darstellen. Angenommen, in einem Unternehmen arbeiten 500 Leute, die insgesamt nur 40 Channels nutzen. Jeder dieser Channel umfasst wahrscheinlich viele verschiedene Themen und Projekte, die sich über mehrere Fachbereiche und -Gruppen erstrecken, sodass spezifische Informationen schwieriger zu finden sind. Es ist besser, neue Channels zu eng gefassten Themen hinzuzufügen, damit diese klar definiert bleiben.

Geteilte Channels: Mit externen Unternehmen zusammenarbeiten

Durch Geteilte Channels kannst du deinen eigenen Slack-Workspace mit dem eines anderen Unternehmens, wie dem einer Agentur, eines Lieferanten oder eines freiberuflichen Beraters oder einer freiberuflichen Beraterin, verknüpfen. Die Arbeit geht schneller voran, wenn beide Seiten Modelle, Entwürfe und fertige Arbeiten in ihrem Geteilten Channel austauschen und nicht auf E-Mail-Threads oder Telefonanrufe angewiesen sind. Außerdem können beide Seiten während der gesamten Laufzeit eines Projekts je nach Bedarf Team-Mitglieder hinzufügen oder entfernen.

Beim Erstellen eines Geteilten Channels kannst du beide Unternehmensnamen angeben (z. B. #fiktion-beacon), aber beide Seiten können auch ihren eigenen Namen für denselben Geteilten Channel gemäß ihrer unterschiedlichen Nomenklatur festlegen. Wie bei den Channel-Namen sind auch die offenen und geschlossenen Einstellungen für Geteilte Channels unabhängig voneinander, so dass sie auf beiden Seiten als offen, auf beiden Seiten geschlossen oder auf einer Seite offen und auf der anderen Seite geschlossen eingestellt werden können.

Soziale Channels bieten echten Mehrwert

Abgesehen von funktionsübergreifenden Projekt-Teams, die gemeinsam an Projekten arbeiten, sind einige der beliebtesten Channels eher informeller oder sozialer Natur, wie z. B. #musik, #podcasts oder #laufen.

Einige denken vielleicht, dass es kontraproduktiv ist, über außerberufliche Aktivitäten zu sprechen, aber soziale Channels ermöglichen es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sich besser kennen zu lernen, ihr Wissen und ihre Erfahrungen auszutauschen und helfen, ein tieferes Gefühl der Verbundenheit und des Zusammenhalts in Projekt-Teams aufzubauen.

Wahlweise kannst du in deiner Nomenklatur in dieser Art von Channels das Präfix #sozial- oder #spaß- voranstellen, um die Zwecke dieser Bereiche deutlich zu machen.

Mit Channels ist alles an einem zentralen Ort

Mit ein wenig Voraussicht und Planung kannst du Channels auf logische und transparente Weise einrichten, damit alle in deinem Unternehmen die Informationen finden können, die sie brauchen. Und wenn alle Zugang zu den richtigen Leuten und Informationen haben, sind die Möglichkeiten endlos.

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