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So verwendest du Slack-Channels zur Organisation deines Arbeitsalltags

Bewährte Methoden zum Einrichten von Channels in deinem Workspace

Autor: Matt Haughey15. April 2021Illustration von Pete Ryan

Channels sind eine der Kernfunktionen von Slack und die beste Möglichkeit, Projekt-Teams rund um ein gemeinsames Ziel zu organisieren.

Channels schaffen Klarheit und Sichtbarkeit in Bezug auf Rollen und Verantwortlichkeiten, sodass die Arbeit schneller und effizienter erledigt werden kann. 

So kannst du loslegen:

Füge Channels für Projekt-Teams, Projekte und Funktionen hinzu

Vorab solltest du wissen, dass du verschiedene Möglichkeiten hast, wie du eine Unterhaltung in Slack beginnen kannst. Du kannst:

  • Eine Direktnachricht an nur eine Person schicken
  • Eine Gruppen-Direktnachricht mit bis zu neun Leuten erstellen
  • Offene Channels erstellen
  • Geschlossene Channels erstellen

Es gibt zwar Situationen, in denen die private Kommunikation (über Direktnachrichten und geschlossene Channels) wünschenswert ist, aber es ist am besten, wenn die Projekt-Teams standardmäßig offene Channels verwenden, damit alle in deinem Unternehmen die benötigten Informationen finden können, wenn sie in Zukunft danach suchen.

Slack verfügt über zwei Standard-Channels, #allgemein und #zufälliges. Das Erstellen neuer Channels ist also der erste Schritt zum Organisieren deiner Arbeit. Das heißt aber nicht, dass du sofort Dutzende von Channels starten musst. Vielmehr kannst du Channels immer dann hinzufügen, wenn es gerade nötig ist. Beispiele hierfür sind:

  • Ein Channel, der ausschließlich für Unterhaltungen und Updates eines Projekt-Teams bestimmt ist, z. B. #team-marketing
  • Ein Channel, um ein neues Projekt mit einer Gruppe von Leuten anzustoßen, z.  B #projekt-blog-neugestaltung
  • Automatisierte oder maschinell erstellte Channels mit Daten von Apps und Diensten, die dein Unternehmen nutzt, z. B. #slack-twitter

Den Überblick über Channels und Nachrichten zu behalten, muss nicht anstrengend sein.

Hier ist ein nützlicher Tipp für alle, die neu bei Slack sind: markiere wichtige Nachrichten mit einem Stern. Dadurch kannst du sie in deiner Seitenleiste einfacher finden. Du kannst auch Channels oder Direktnachrichten mit einem Stern markieren, um organisiert und auf dem Laufenden zu bleiben.

Die Arbeit mit aussagekräftigen Channel-Namen organisieren

Wenn du logische Präfixe zu Channel-Namen hinzufügst, wie z. B. #nyc-büro, ist die Channel-Zielsetzung für andere klar. Und wenn du sie ausgiebig nutzt, hilft das anderen dabei, die Channels, die sie möglicherweise benötigen, im Voraus zu erkennen. Beispielsweise könnten deine Team-Mitglieder #nyc-vertrieb erstellen, um sich mit dem Vertriebs-Team in New York abzustimmen.

Wenn du Channels für aktive Projekte erstellst, verwende Namen, die mit dem Präfix #projekt- beginnen, wie etwa: #projekt-neue-website, #projekt-2019-konferenz und #projekt-alpha. Diese Channels werden in deiner Seitenleiste gruppiert.

Dasselbe Prinzip gilt auch für Channels wie #team-marketing, #team-vertrieb und #team-design. In diesen Channels können Mitglieder Status-Updates veröffentlichen, wichtige Kalendererinnerungen austauschen und allgemeine Besprechungen, die mit ihren Verantwortlichkeiten zusammenhängen, abhalten.

Für Firmen, die vor allem mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten, kannst du Channels mit einem Präfix wie #kunde- oder #accounts- und dem Namen der Organisation, mit der du zusammenarbeitest, kennzeichnen, z. B. #kunde-fiktion oder #accounts-megacorp.

Wenn ihr euch darauf geeinigt habt, wie ihr die Channel benennt, kannst du diese Leitlinien mit allen teilen, indem du sie in deinem Haupt-Channel für Mitteilungen veröffentlichst und anpinnst.

So pinnst du eine Nachricht an den Desktop:

  1. Bewege den Cursor über die Nachricht, die du pinnen möchtest.
  2. Klicke auf das Symbol mit den drei Punkten.
  3. Wähle An Channel pinnen oder In dieser Unterhaltung pinnen in einer Direktnachricht.

Das Pinnen eignet sich für so viele Situationen, aber nehmen wir mal das große Kick-off-Meeting als Beispiel. Pinne das Strategie-Deck an den oder die entsprechenden Channels. So kann jeder, der nochmal einen Blick auf den Plan werfen möchte, immer leicht darauf zugreifen.

Channels im Zuge des Unternehmenswachstums erstellen

Wenn die Reichweite oder die Mitgliederzahl eines Channels erheblich zunimmt, können sich die Gruppenunterhaltungen überschneiden und die Themen schwieriger zu verfolgen sein. Wenn du an diesen Punkt gelangst, solltest du in Betracht ziehen, spezifischere Channels mit einer ähnlichen Nomenklatur hinzuzufügen.

Bei Slack teilen wir normalerweise jedes Projekt in mindestens drei Channels auf, die jeweils für eine andere Gruppe und eine andere Unterhaltung bestimmt sind. Als wir beispielsweise die neueste Desktop-App von Slack (intern Sonic genannt) eingeführt haben, wurde die Arbeit in #dev-sonic, #feedback-sonic und #gtm-sonic unterteilt.

  • In #dev-sonic hat das Entwickler-Team Codes ausgetauscht und überprüft sowie Tests der neuesten Beta-Versionen von Apps durchgeführt
  • Im Channel #feedback-sonic haben Produkt-Managerinnen und -Manager die Funktionen, die Funktionalität und das Design der App zusammen mit dem Feedback von Testerinnen und Testern sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besprochen
  • In #gtm-sonic haben unsere Marketing- und PR-Teams den Markteinführungsplan zur Erfassung und Iteration von Ressourcen im Vorfeld des „großen Tages“ koordiniert

 

Welche Anzahl von Channels ist die korrekte Anzahl?

Kurz gesagt: Es kommt ganz auf die Größe deiner Organisation an.

Wenn verschiedene Projekt-Teams in einer Organisation Slack verwenden, ist es üblich, bis zu zwei- oder dreimal so viele Channels zu nutzen, wie es Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt, die die App verwenden. Aber mehr Channels in deinem Slack-Workspace bedeuten nicht unbedingt mehr Arbeit für alle, wenn du Channels sehr fokussiert und organisiert hältst.

Selbst wenn du in einem großen Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern arbeitest, wirst du in Channels mit nur einem Dutzend Leuten am produktivsten arbeiten können.

Wenn du mehrere themen- und projektspezifische Channels einrichtest, können sich Diskussionsgruppen auf eine kleinere Anzahl von Leuten beschränken, was den Beteiligten hilft, sich aufeinander abzustimmen und schneller voranzukommen. Wenn viele spezifische Channels vorhanden sind, bedeutet dies, dass sich jede Person an weniger Channels beteiligen muss, weil nur eine Handvoll davon für ihre tägliche Arbeit notwendig ist.

Wenn in einem großen Projekt-Team zu wenige Channels verfügbar sind, kann das ein echtes Problem darstellen. Angenommen, in einem Unternehmen arbeiten 500 Leute, die insgesamt nur 40 Channels nutzen. Jeder dieser Channel umfasst wahrscheinlich viele verschiedene Themen und Projekte, die sich über mehrere Fachbereiche und -gruppen erstrecken, sodass spezifische Informationen schwieriger zu finden sind. Es ist besser, neue Channels zu eng gefassten Themen hinzuzufügen, damit diese klar definiert bleiben.

Slack Connect: mit externen Organisationen zusammenarbeiten

Durch Slack Connect kannst du deinen eigenen Slack-Workspace mit dem eines anderen Unternehmens, wie dem einer Agentur, eines Lieferanten einer freiberuflichen Beraterin oder eines freiberuflichen Beraters verknüpfen. Die Arbeit geht schneller voran, wenn beide Seiten Modelle, Entwürfe und fertige Arbeiten in ihrem Geteilten Channel austauschen und nicht auf E-Mail-Threads oder Telefonanrufe angewiesen sind. Außerdem können beide Seiten während der gesamten Laufzeit eines Projekts je nach Bedarf Team-Mitglieder hinzufügen oder entfernen.

Beim Erstellen eines Geteilten Channels in Slack Connect kannst du beide Unternehmensnamen angeben (z. B. #fiktion-beacon), aber beide Seiten können auch ihren eigenen Namen für denselben Geteilten Channel gemäß ihrer unterschiedlichen Nomenklatur festlegen. Wie bei den Channel-Namen sind auch die offenen und geschlossenen Einstellungen für Geteilte Channels unabhängig voneinander, sodass sie auf beiden Seiten als offen, auf beiden Seiten geschlossen oder auf einer Seite offen und auf der anderen Seite geschlossen eingestellt werden können.

Soziale Channels bieten echten Mehrwert

Abgesehen von funktionsübergreifenden Projekt-Teams, die gemeinsam an Projekten arbeiten, sind einige der beliebtesten Channels eher informeller oder sozialer Natur, wie z. B. #musik, #podcasts oder #laufen.

Einige denken vielleicht, dass es kontraproduktiv ist, über außerberufliche Aktivitäten zu sprechen, aber soziale Channels ermöglichen es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sich besser kennen zu lernen, ihr Wissen und ihre Erfahrungen auszutauschen und helfen, ein tieferes Gefühl der Verbundenheit und des Zusammenhalts in Projekt-Teams aufzubauen.

Wahlweise kannst du in deiner Nomenklatur in dieser Art von Channels das Präfix #sozial- oder #spaß- voranstellen, um die Zwecke dieser Bereiche deutlich zu machen.

Mit Channels ist alles an einem zentralen Ort

Mit ein wenig Voraussicht und Planung kann jeder in deiner Organisation mithilfe von Channels ganz einfach die benötigten Informationen finden. Und wenn alle Zugang zu den richtigen Leuten und Informationen haben, sind die Möglichkeiten endlos.

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