Personalizar la retención de archivos y mensajes

Por defecto, Slack conservará todos tus mensajes y archivos durante el tiempo que exista tu espacio de trabajo. Si lo deseas, puedes configurar que se borren después del periodo de tiempo que determines. 

Lo que necesitas saber:

  • La eliminación de mensajes y archivos no se puede deshacer. Procede con cuidado al ajustar la configuración.
  • Los ajustes de retención se aplicarán a todos los mensajes y archivos, incluidos los que estén fijados con una chincheta o guardados.
  • En los planes Estándar y Plus, puedes configurar los ajustes de retención para todo el espacio de trabajo o para canales en concreto.
  • En el plan Enterprise Grid, puedes establecer una política para los ajustes de retención que se aplicará a todos los espacios de trabajo de la organización.
  • En canales compartidos, los ajustes de retención se aplicarán a los mensajes, archivos y demás contenidos enviados por miembros de tu organización. El contenido enviado por miembros de una organización externa se adherirá a los ajustes de retención de su espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid.
  • Los cambios en los ajustes de retención no surtirán efecto inmediatamente. Las eliminaciones se realizan a diario, por lo que la tuya se producirá la próxima vez que se ejecute tu política; por lo general, a las 21:00 (hora del Pacífico).
  • Las eliminaciones con las políticas de retención de mensajes se producen una vez al día en ciclo.
  • Slackbot notificará a todos los propietarios del espacio de trabajo acerca de los cambios en las políticas de retención.

Nota: Si se aprueba tu solicitud para utilizar la exportación corporativa y habilitas la herramienta, los ajustes de retención personalizados se restablecerán para conservar todos los archivos.


Retención de mensajes

Existen cuatro tipos de políticas de retención de mensajes para canales y mensajes directos. Ten en cuenta que los ajustes de retención determinan qué contenido aparece en un archivo de exportación.

  • Conservar todo
    Slack conservará todos los mensajes intercambiados en tu espacio de trabajo, además de los registros con las modificaciones y los mensajes eliminados del usuario.
  • Conservar todos los mensajes, pero sin realizar un seguimiento de las revisiones
    Slack conservará todos los mensajes, pero no llevará un registro del texto original comparado con las modificaciones y eliminaciones de los mensajes del usuario.
  • Eliminar mensajes y sus revisiones después de... 
    Este ajuste permite conservar los mensajes durante un número de días determinado. Una vez transcurrido ese lapso de tiempo, Slack eliminará de forma permanente los mensajes (incluidos los registros de modificaciones y eliminaciones) de los canales y mensajes directos. El plazo mínimo es de un solo día.
  • Permitir que los miembros del espacio de trabajo anulen estos ajustes
    Este ajuste permite a los miembros configurar su propio periodo de retención, acortándolo o prolongándolo, para los canales cerrados y mensajes directos. Con esta opción, los propietarios de un espacio de trabajo también podrán modificar los ajustes de retención de canales públicos.

 

Cómo modificar los ajustes de retención de mensajes

Planes Estándar y Plus

Plan Enterprise Grid

  1. Desde la app para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. Haz clic en la pestaña Ajustes en la parte superior de la página.
  4. Junto a Eliminación y retención de mensajes, haz clic en Expandir.
  5. Selecciona los ajustes de retención que prefieras.
  6. Haz clic en Guardar.
  7. Marca la casilla junto a Sí, aplicar los nuevos ajustes y, a continuación, haz clic en Confirmar ajustes.

Recuerda: si se permite que los miembros configuren diferentes ajustes de retención en canales cerrados y mensajes directos en los que participan, estos ajusten sobrescribirán la configuración del espacio de trabajo.

Cómo configurar las políticas de retención de mensajes a nivel de organización

Los propietarios de una organización pueden definir una política de retención de mensajes que se aplique a todos los espacios de trabajo de su organización. Para hacerlo, contacta con nosotros.

Si se define una política, Slackbot se lo notificará al propietario principal de la organización y solicitará su aprobación para aplicarla. Con una política establecida, los propietarios de los espacios de trabajo no tienen la opción de modificar los ajustes de retención de mensajes para los espacios de trabajo individuales.


Cómo revisar las políticas de retención de mensajes a nivel de organización

  1. Desde la app para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes de la organización.
  3. Haz clic en Ajustes en la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona Mensajes y archivos.
  4. Revisa tu política en Políticas de retención demensajes.

Cómo definir los ajustes de retención de mensajes a nivel de espacio de trabajo

Nota: si se establece una política de retención a nivel de la organización, los propietarios de espacios de trabajo no podrán modificar los ajustes de retención de mensajes de sus espacios de trabajo.

  1. Desde la app para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. En la pestaña Ajustes, busca Retención y eliminación de mensajes.
  4. Haz clic en Expandir y selecciona los ajustes de retención que prefieras.
  5. Haz clic en Guardar.
  6. Marca la casilla situada junto a Sí, aplicar los nuevos ajustes y, a continuación, haz clic en Confirmar ajustes.

Nota: los miembros pueden establecer diferentes ajustes de retención para canales cerrados y mensajes directos si la política de la organización y los ajustes del espacio de trabajo lo permiten.

Consejo: debido a que los archivos se almacenan a nivel de organización, los propietarios de los espacios de trabajo no pueden establecer una política de retención de archivos. Obtén más información sobre cómo configurar una política de retención de archivos a continuación.


Cómo configurar
los ajustes de un canal determinado

Si tienen los permisos necesarios, los miembros podrán configurar los ajustes de retención de mensajes para canales individuales, incluidos los canales compartidos. Los ajustes de retención personalizados anularán los ajustes de tu espacio de trabajo. No te olvides:

  • Para definir ajustes de retención personalizados para un canal específico, primero debes activar la opción para permitir que los miembros del espacio de trabajo puedan anular la política de retención de mensajes del espacio de trabajo.
  • Los canales que pertenecen a varios espacios de trabajo siempre se adherirán a la política de retención de la organización. En casos en los que no esté definida la política a nivel de organización, la configuración por defecto es la de conservar todos los mensajes y archivos.
  • Si se seleccionan los ajustes de retención para canales compartidos solamente se aplicarán a los mensajes y archivos enviados por miembros de tu organización.
  1. En el ordenador, abre el canal cuyos ajustes de retención quieras configurar.
  2. Haz clic en Información en la parte superior derecha.
  3. Haz clic en Más y, a continuación, selecciona Más opciones.
  4. Selecciona Editar retención de mensajes.
  5. Selecciona Usar los ajustes de retención personalizados en esta conversación.
  6. Selecciona cuánto tiempo te gustaría guardar los mensajes en el canal y haz clic en Guardar.
  7. Marca la casilla situada junto a Sí, aplicar los nuevos ajustes y, a continuación, haz clic en Aplicar ajustes. Se publicará un mensaje de Slackbot en el que se confirman estos nuevos ajustes en el canal.

Nota: Los miembros pueden añadir diferentes ajustes de retención para sus canales cerrados y mensajes directos si la política de la organización y los ajustes del espacio de trabajo lo permiten.

 

Retención de archivos

Al configurar la política de retención de archivos, dispones de dos opciones:

  • Conservar todos los archivos
    Slack conservará todos los archivos compartidos mientras exista el espacio de trabajo.
  • Conservar todos los archivos solo durante un número de días
    Slack eliminará de forma permanente los archivos (extractosnotas y archivos subidos y compartidos a través de aplicaciones de terceros como Dropbox o Google Drive) que superen el lapso de tiempo que hayas establecido.

Nota: los archivos compartidos mediante aplicaciones como Dropbox o Google Drive quedan almacenados en el servicio de origen. Eliminarlos de Slack no afectará a los archivos originales.

 

Cómo modificar ajustes de retención de archivos

Configura los ajustes de retención de archivos compartidos en tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid siguiendo los pasos que aparecen a continuación. Actualmente, no hay ninguna opción para establecer los ajustes de retención de conversaciones específicas.

Planes Estándar y Plus

Planes Enterprise Grid

    1. Desde la app para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
    2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
    3. Haz clic en la pestaña Ajustes en la parte superior de la página.
    4. Junto a Eliminación y retención de archivos, haz clic en Expandir.
    5. Selecciona los ajustes de retención que prefieras.
    6. Haz clic en Guardar.
    7. Marca la casilla junto a Sí, aplicar los nuevos ajustes y, a continuación, haz clic en Confirmar ajustes.

Cómo establecer políticas de retención de archivos

Los propietarios de una organización pueden definir una política de retención de archivos que se aplique a todos los espacios de trabajo de su organización. Para hacerlo, contacta con nosotros.

Si se define una política, Slackbot se lo notificará al propietario principal de la organización y solicitará su aprobación para aplicarla. Si ya hay políticas de organización, los miembros no podrán modificar los ajustes de retención de sus canales ni mensajes directos.


Cómo revisar las políticas de retención de archivos

Los propietarios principales de la organización y los propietarios de la organización podrán revisar las políticas de retención de archivos siguiendo estos pasos:

    1. Desde la app para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
    2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
    3. Haz clic en Ajustes en la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona Mensajes y archivos.
    4. Revisa tu política en Políticas de retención de mensajes.
¿Quién puede usar esta función?
  • Los propietarios de espacios de trabajo y los propietarios de organizaciones
  • Los planes Estándar, Plus y Enterprise Grid