Personalizar la retención de archivos y mensajes

De forma predeterminada, Slack conservará todos tus mensajes y archivos (incluidos los clips de audio y vídeo) durante el tiempo que exista tu espacio de trabajo. Si lo deseas, puedes personalizar tus ajustes de retención para que se eliminen automáticamente los mensajes y archivos después de un periodo de tiempo determinado. También puedes permitir a los miembros que editen los ajustes de retención de mensajes directos y canales individuales.

Lo que necesitas saber:

  • La eliminación de mensajes y archivos no se puede deshacer. Modifica estos ajustes con cuidado.
  • Las opciones de retención de datos del plan Gratuito son limitadas. Puedes elegir conservar los mensajes y archivos o eliminarlos después de 90 días.
  • Las eliminaciones se llevan a cabo una vez al día, por lo que es posible que los datos se eliminen al poco tiempo de haber modificado los ajustes de retención.
  • Los ajustes de retención se aplicarán a todos los mensajes y archivos, incluidos los que estén fijados con una chincheta o guardados.

Nota: la retención no se aplica a los mensajes de canales eliminados. Si eliminas un canal, sus mensajes y revisiones se eliminarán de forma permanente, independientemente de los ajustes de retención del espacio de trabajo.


Cómo modificar los ajustes de retención de mensajes

Plan Gratuito

Planes Pro y Business+

Plan Enterprise Grid

Al configurar la retención de mensajes de conversaciones, los propietarios de espacios de trabajo pueden elegir entre estas opciones:

  • Conservar todos los mensajes, pero sin realizar un seguimiento de las revisiones
    Slack conservará todos los mensajes, pero no hará un seguimiento de las modificaciones y los mensajes eliminados.
  • Eliminar mensajes después de 90 días
    Slack eliminará mensajes pasados 90 días.

Aplicar los ajustes básicos de retención de datos te permite eliminar automáticamente los mensajes y archivos de que se ocultan con el plan Gratuito.

Nota: Ten en cuenta que los ajustes de retención determinan qué contenido aparece en un archivo de exportación.

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. Al lado de Historial de mensajes, haz clic en Ampliar.
  4. En el menú desplegable, selecciona los ajustes de retención que deseas usar.
  5. Haz clic en Guardar.
  6. Marca la casilla para confirmar el cambio y haz clic en Aplicar los nuevos ajustes.

Al configurar la retención de mensajes de conversaciones, los propietarios de espacios de trabajo pueden elegir entre estas opciones:

  • Conservar todo
    Slack conservará todos los mensajes y hará un seguimiento de las modificaciones y los mensajes eliminados.
  • Conservar todos los mensajes, pero sin realizar un seguimiento de las revisiones
    Slack conservará todos los mensajes, pero no hará un seguimiento de las modificaciones y los mensajes eliminados.
  • Eliminar mensajes y sus revisiones después de... 
    Slack eliminará los mensajes de acuerdo con el lapso de tiempo personalizado que hayas establecido.

Nota: Ten en cuenta que los ajustes de retención determinan qué contenido aparece en un archivo de exportación.

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. Al lado de Historial de mensajes, haz clic en Ampliar.
  4. En el menú desplegable, selecciona los ajustes de retención que deseas usar.
  5. Haz clic en Guardar.
  6. Marca la casilla para confirmar el cambio y haz clic en Aplicar los nuevos ajustes.

Como propietario de una organización, puedes definir una política de retención de mensajes que se aplicará a todos los espacios de trabajo de tu organización. Con una política establecida, los propietarios de los espacios de trabajo no tienen la opción de modificar los ajustes de retención de mensajes para los espacios de trabajo que gestionan. Los propietarios de la organización también pueden configurar una política para ocultar mensajes antes de que la retención de mensajes los elimine definitivamente. Al configurar la retención de mensajes de conversaciones, puedes elegir entre estas opciones:

  • Conservar todo
    Slack conservará todos los mensajes y hará un seguimiento de las modificaciones y los mensajes eliminados.
  • Conservar todos los mensajes, pero sin realizar un seguimiento de las revisiones
    Slack conservará todos los mensajes, pero no hará un seguimiento de las modificaciones y los mensajes eliminados.
  • Eliminar mensajes y sus revisiones después de... 
    Slack eliminará los mensajes de acuerdo con el lapso de tiempo personalizado que hayas establecido.

Nota: Ten en cuenta que los ajustes de retención determinan qué contenido aparece en un archivo de exportación.

Cómo configurar las políticas de retención de mensajes a nivel de organización

Para configurar una política de organización de retención de mensajes o para ocultarlos, contacta con nuestro equipo de Ayuda. Si se define una política, Slackbot se lo notificará al propietario principal de la organización y solicitará su aprobación para aplicarla. Si se aprueba, Slackbot notificará a todos los propietarios del espacio de trabajo de los cambios en los ajustes de retención.


Cómo revisar las políticas de retención de mensajes a nivel de organización

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes de la organización.
  3. Haz clic en Ajustes en la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona Historial de mensajes y archivos.


Cómo definir los ajustes de retención de mensajes a nivel de espacio de trabajo

Nota: si se establece una política de retención a nivel de la organización, los propietarios de espacios de trabajo no podrán modificar los ajustes de retención de mensajes de sus espacios de trabajo.

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. Al lado de Historial de mensajes, haz clic en Ampliar.
  4. En el menú desplegable, selecciona los ajustes de retención que deseas usar.
  5. Haz clic en Guardar.
  6. Marca la casilla para confirmar el cambio y haz clic en Aplicar los nuevos ajustes.

Nota: si se aprueba tu espacio de trabajo para exportar datos de todas las conversaciones, podrás eliminar mensajes, pero seguirás teniendo la posibilidad de acceder a ellos en las exportaciones. Esta configuración se aplica a los canales (plan Business+) o a los canales y mensajes directos (plan Enterprise Grid).


Cómo permitir los ajustes de retención de una conversación concreta

Los propietarios de organizaciones y espacios de trabajo con planes de pago pueden permitir a otras personas anular los ajustes de retención y editar la retención de mensajes de conversaciones individuales con las siguientes opciones:

Planes Pro y Business+

Plan Enterprise Grid

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. Al lado de Historial de mensajes, haz clic en Ampliar.
  4. Marca la casilla junto a Permitir que los miembros del espacio de trabajo anulen estos ajustes.
  5. Haz clic en Guardar.
  6. Marca la casilla para confirmar el cambio y haz clic en Aplicar los nuevos ajustes.

Cómo configurar políticas de anulación de retención de mensajes

Como propietario de organización, puedes establecer una política con la que permitir a los administradores o miembros anular los ajustes de retención y ajustar la retención de mensajes para conversaciones individuales en cada espacio de trabajo de tu organización de Enterprise Grid. Con esta política establecida, los propietarios de los espacios de trabajo no tienen la opción de modificar los ajustes de retención de mensajes para los espacios de trabajo que gestionan.

Contacta con nuestro equipo de Ayuda para configurar esta política para tu organización. Al establecer una política, Slackbot se lo notificará al propietario principal de la organización y solicitará su aprobación para aplicarla. Si se aprueba, Slackbot notificará a todos los propietarios del espacio de trabajo de los cambios en los ajustes de retención.


Cómo revisar políticas de anulación de retención de mensajes

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes de la organización.
  3. Haz clic en Ajustes en la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona Historial de mensajes y archivos.
  4. Revisa las políticas junto a anulaciones del historial de mensajes.


Cómo definir los ajustes de anulación de retención de mensajes a nivel de espacio de trabajo

Nota: si se establece una política de retención a nivel de la organización, los propietarios de espacios de trabajo no podrán modificar los ajustes de retención de mensajes de sus espacios de trabajo.

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. Al lado de Historial de mensajes, haz clic en Ampliar.
  4. Marca la casilla junto a Permite a los miembros enviar mensajes en canales cerrados.
  5. Haz clic en Guardar.
  6. Marca la casilla para confirmar el cambio y haz clic en Aplicar los nuevos ajustes.

 

Cómo modificar los ajustes de retención de archivos

Al configurar los ajustes de retención de archivos, puedes elegir entre estas opciones dependiendo de tu plan:

Plan Gratuito

Planes Pro y Business+

Plan Enterprise Grid

Al configurar la retención de archivos, los propietarios de espacios de trabajo pueden elegir entre estas opciones:

  • Conservar todos los archivos
    Slack conservará todos los archivos compartidos mientras exista el espacio de trabajo.
  • Conservar los archivos solo durante 90 días
    Slack eliminará de forma permanente los archivos (extractospublicaciones y archivos subidos y compartidos a través de aplicaciones de terceros como Dropbox o Google Drive) después de 90 días.

Nota: los archivos compartidos mediante aplicaciones de terceros permanecerán almacenadas en el servicio de origen. Eliminarlos de Slack no afectará a los archivos originales.

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. Al lado de Historial de archivos, haz clic en Ampliar.
  4. Selecciona los ajustes de retención que prefieras.
  5. Haz clic en Guardar.
  6. Marca la casilla junto a Sí, aplicar los nuevos ajustes y, a continuación, haz clic en Confirmar ajustes.

Al configurar la retención de archivos de conversaciones, los propietarios de espacios de trabajo pueden elegir entre estas opciones:

  • Conservar todos los archivos
    Slack conservará todos los archivos compartidos mientras exista el espacio de trabajo.
  • Conservar todos los archivos solo durante un número de días
    Slack eliminará de forma permanente los archivos (extractosnotas y archivos subidos y compartidos a través de aplicaciones de terceros como Dropbox o Google Drive) que superen el lapso de tiempo que hayas establecido.
  • Guarda todos archivos, incluidos los archivos eliminados
    Slack conservará todos los archivos mientras exista el espacio de trabajo. Los archivos eliminados estarán disponibles a través de las exportaciones de todas las conversaciones y Discovery API.
  • Guarda todos los archivos, incluidos los eliminados, durante cierto número de días
    Slack eliminará de forma permanente los archivos (extractos, publicaciones, archivos subidos y los compartidos a través de aplicaciones de terceros) que superen el lapso de tiempo que hayas establecido. Los archivos eliminados estarán disponibles a través de las exportaciones de todas las conversaciones y Discovery API.

Nota: los archivos compartidos mediante aplicaciones de terceros permanecerán almacenadas en el servicio de origen. Eliminarlos de Slack no afectará a los archivos originales.

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. Al lado de Historial de archivos, haz clic en Ampliar.
  4. Selecciona los ajustes de retención que prefieras.
  5. Haz clic en Guardar.
  6. Marca la casilla junto a Sí, aplicar los nuevos ajustes y, a continuación, haz clic en Confirmar ajustes.

Como propietario de una organización, puedes establecer una política de retención de archivos que se aplique a todos los espacios de trabajo de tu organización. Para hacerlo, contacta con nuestro equipo de Ayuda. Si se define una política, Slackbot se lo notificará al propietario principal de la organización y solicitará su aprobación para aplicarla. Al configurar la retención de archivos de conversaciones, los propietarios de organizaciones pueden elegir entre estas opciones:

  • Conservar todos los archivos
    Slack conservará todos los archivos compartidos mientras exista el espacio de trabajo.
  • Conservar todos los archivos solo durante un número de días
    Slack eliminará de forma permanente los archivos (extractosnotas y archivos subidos y compartidos a través de aplicaciones de terceros como Dropbox o Google Drive) que superen el lapso de tiempo que hayas establecido.
  • Guarda todos archivos, incluidos los archivos eliminados
    Slack conservará todos los archivos mientras exista el espacio de trabajo. Los archivos eliminados estarán disponibles a través de las exportaciones de todas las conversaciones y Discovery API.
  • Guarda todos los archivos, incluidos los eliminados, durante cierto número de días
    Slack eliminará de forma permanente los archivos (extractos, publicaciones, archivos subidos y los compartidos a través de aplicaciones de terceros) que superen el lapso de tiempo que hayas establecido. Los archivos eliminados estarán disponibles a través de las exportaciones de todas las conversaciones y Discovery API.

Nota: los archivos compartidos mediante aplicaciones de terceros permanecerán almacenadas en el servicio de origen. Eliminarlos de Slack no afectará a los archivos originales.


Cómo revisar las políticas de retención de archivos

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes de la organización.
  3. Haz clic en Ajustes en la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona Historial de mensajes y archivos.
  4. Revisa las políticas junto a Subidas de archivos.

Nota: por el momento no es posible establecer los ajustes de retención de conversaciones específicas.

¿Quién puede usar esta función?
  • Los propietarios de espacios de trabajo y los propietarios de organizaciones
  • Disponible entodos los planes