Cómo gestionar el acceso y los permisos del creador de flujos de trabajo

¿Quién puede usar esta función?
  • Los propietarios y administradores de espacios de trabajo y de organizaciones
  • Los planes Estándar, PlusEnterprise Grid

El creador de flujos de trabajo ofrece un conjunto de herramientas para automatizar procesos rutinarios en Slack. Por defecto, todos los miembros de un espacio de trabajo (salvo los invitados) pueden crear flujos de trabajo. 

  • En los planes Estándar y Plus, los propietarios y los administradores del espacio de trabajo pueden restringir la creación de flujos de trabajo a solo algunos miembros, decidir si los miembros pueden crear flujos de trabajo mediante webhooks y elegir si los miembros pueden descargar datos de formulario del flujo de trabajo.
  • En el plan Enterprise Grid, los propietarios y administradores de la organización pueden establecer políticas de la organización para administrar quién puede crear flujos de trabajo y gestionar el acceso a determinadas funciones de flujos de trabajo. Los propietarios y administradores de la organización también pueden optar por desactivar el creador de flujos de trabajo para su organización.

 

Cómo configurar los permisos del creador de flujos de trabajo

Planes Estándar y Plus

Plan Enterprise Grid

Restringir la creación de flujos de trabajo

Por defecto, los miembros del espacio de trabajo pueden crear flujos de trabajo. Para delimitar quiénes pueden crear flujos de trabajo, sigue estos pasos:

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. Haz clic en Permisos.
  4. Junto a Creación de flujos de trabajo, haz clic en Ampliar.
  5. Decide quién puede crear flujos de trabajo.
  6. Haz clic en Guardar.

Nota: si anulas el acceso de un miembro a crear flujos de trabajo, aún podrá gestionar los flujos de trabajo que haya creado antes de perder dicho permiso.


Administrar el acceso a las funciones del flujo de trabajo

Por defecto, los miembros con permiso para crear flujos de trabajo pueden hacerlo mediante webhooks y descargar datos de formulario del flujo de trabajo. Sigue estos pasos para gestionar el acceso a estas funciones: 

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo
  3. Haz clic en Permisos
  4. Junto a la función cuyo acceso quieras gestionar, haz clic en Expandir
  5. Marca o desmarca la casilla. 
  6. Haz clic en Guardar

En el plan Enterprise Grid, los propietarios y administradores de la organización pueden optar por desactivar el creador de flujos de trabajo para su organización y establecer políticas de la organización para administrar los siguientes permisos para todos los espacios de trabajo:

Nota: si el creador de flujos de trabajo está activado y no se ha establecido una política de la organización para la creación de flujos de trabajo, todos los miembros (excepto los invitados) podrán crear flujos de trabajo. Sin embargo, los propietarios o administradores de espacios de trabajo pueden limitar la creación a determinados miembros de sus espacios de trabajo.

Cómo gestionar el acceso al creador de flujos de trabajo para tu organización

Para activar o desactivar el creador de flujos de trabajo para tu organización, sigue estos pasos: 

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes de la organización.
  3. En la barra lateral izquierda, haz clic en Ajustes  . Luego, selecciona Ajustes de la organización.
  4. Junto al creador de flujos de trabajo, selecciona Activar o Desactivar. A continuación, haz clic en Activar o Desactivar para confirmar.

Nota: todos los flujos de trabajo que se hayan creado antes de desactivar el creador de flujos de trabajo seguirán activos y disponibles para todo el mundo. Para evitar que los miembros inicien flujos de trabajo, añádete como colaborador y elimínalos (o pídeselo a un colaborador).


Cómo establecer una política de la organización para el creador de flujos de trabajo

Con el creador de flujos de trabajo activado, los propietarios y administradores de la organización pueden establecer políticas de la organización para gestionar quién puede crear flujos de trabajo y acceder a sus funciones.

Cómo establecer una política de creación de flujos de trabajo

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes de la organización.
  3. En la barra lateral izquierda, haz clic en Ajustes  . Luego, selecciona Políticas de la organización.
  4. Haz clic en la pestaña de Permisos
  5. Decide quién puede crear flujos de trabajo. Si seleccionas Cualquier propietario o administrador o Propietarios y administradores de la organización, puedes marcar la casilla junto a Incluir también estos usuarios para seleccionar otros miembros desde el menú desplegable.
  6. Haz clic en Guardar política y, a continuación, Crear política para confirmar. 

Nota: si se establece una política de la organización, los propietarios y administradores de espacios de trabajo no podrán gestionar los permisos de creación de los flujos de trabajo de su espacio de trabajo.


Cómo establecer una política de acceso a las funciones de un flujo de trabajo

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes de la organización
  3. En la barra lateral izquierda, haz clic en Ajustes  . Luego, selecciona Políticas de la organización
  4. Haz clic en la pestaña de Permisos
  5. Junto a la política que quieras definir, haz clic en Añadir política
  6. Sigue las indicaciones y selecciona Guardar política. Haz clic en Crear política para confirmar. 

Cómo gestionar los permisos del creador de flujos de trabajo para un espacio de trabajo

Si el creador de flujos de trabajo está activado y no se han establecido políticas de la organización para la creación de flujos de trabajo y el acceso a funciones, los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden gestionar los permisos de sus espacios de trabajo. 

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. Haz clic en Permisos.
  4. Junto al permiso del creador de flujos de trabajo que quieras gestionar, haz clic en Expandir
  5. Realiza los cambios que quieras y haz clic en Guardar

Consejo: Marca la casilla junto a Incluir también a estos usuarios y grupos para conceder permisos de creación de flujos de trabajo a otros miembros del espacio de trabajo o grupos de usuarios, además de los propietarios y administradores.

 

Cómo ver los flujos de trabajo publicados

Los propietarios y administradores pueden ver todos los flujos de trabajo publicados que hayan creado los miembros de su espacio de trabajo. 

Nota: en este momento, los propietarios y administradores de organizaciones no pueden ver todos los flujos de trabajo creados en una organización de Enterprise Grid. Para ver todos los flujos de trabajo de un espacio de trabajo, debes ser propietario o administrador de ese espacio de trabajo.

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Herramientas en el menú, y después haz clic en Creador de flujos de trabajo.
  3. En la parte superior de la pantalla, haz clic en la pestaña Todos los flujos de trabajo publicados.
  4. Junto al flujo de trabajo que quieras ver, haz clic en el icono de los tres puntos verticales  . Luego, selecciona Ver.

 

Cómo gestionar los flujos de trabajo publicados

Los propietarios y administradores del espacio de trabajo también pueden modificar, eliminar o anular la publicación de flujos de trabajo de Slack, siempre y cuando sean colaboradores. 

Cómo añadirse como colaborador

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Herramientas en el menú, y después haz clic en Creador de flujos de trabajo.
  3. En la parte superior de la pantalla, haz clic en la pestaña Todos los flujos de trabajo publicados.
  4. Junto al flujo de trabajo que quieras gestionar, haz clic en el icono de los tres puntos verticales  .
  5. Selecciona Editar y, a continuación, en Añadirme para convertirte en colaborador.

Nota: cuando te añadas como colaborador en un flujo de trabajo, Slackbot notificará a los demás colaboradores.

Cómo gestionar un flujo de trabajo

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Herramientas en el menú, y después haz clic en Creador de flujos de trabajo.
  3. En la parte superior de la pantalla, haz clic en la pestaña Tus flujos de trabajo.
  4. Junto al flujo de trabajo que necesites gestionar, haz clic en el icono de los tres puntos verticales  .
  5. Selecciona una opción del menú y, a continuación, guarda tus cambios o confirma la acción.

Consejo: si el único colaborador de un flujo de trabajo deja tu espacio de trabajo, cualquier propietario o administrador del espacio de trabajo puede añadirse como colaborador para gestionarlo.