Cómo gestionar el acceso y los permisos del creador de flujos de trabajo

¿Quién puede usar esta función?
  • Los propietarios y administradores de espacios de trabajo y de organizaciones
  • Disponible en planes de pago.

El creador de flujos de trabajo ofrece un conjunto de herramientas para automatizar procesos rutinarios en Slack, sin necesidad de programar nada. De forma predeterminada, todos los miembros (pero no los invitados) pueden acceder al creador de flujos de trabajo para crear flujos personalizados.

Qué esperar


Administrar el acceso al Creador de flujos de trabajo

Planes Pro y Business+

Plan Enterprise Grid

De forma predeterminada, todos los miembros de un espacio de trabajo pueden crear flujos de trabajo. Los propietarios y administradores del espacio de trabajo tienen la posibilidad de restringir el acceso a ciertas personas: 

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. Haz clic en la pestaña Permisos en la parte superior de la página.
  4. Junto a Creación de flujos de trabajo, haz clic en Ampliar.
  5. Decide quién puede crear flujos de trabajo. Si seleccionas Cualquier propietario o administrador, puedes marcar la casilla situada al lado de Incluir también usuarios y grupos específicos para garantizar el acceso a ciertos miembros o grupos de usuarios en particular.
  6. Haz clic en Guardar.  

Nota: si quita el acceso al Creador de flujos de trabajo a algunos miembros, estos podrán seguir gestionando los flujos de trabajo que hayan creado antes de perder el acceso. 

De forma predeterminada, todos los miembros de una organización de Enterprise Grid pueden crear flujos de trabajo. Los propietarios y administradores de la organización puede deshabilitar el creador de flujos de trabajo de su organización o establecer una política de organización para gestionar qué miembros de la misma pueden acceder al creador de flujos de trabajo. 

Nota: si el creador de flujos de trabajo está habilitado y no se ha establecido ninguna política de la organización, los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden restringir la creación en los espacios de trabajo que ellos gestionan. 

Cómo activar o desactivar el Creador de flujos de trabajo

Para activar o desactivar el creador de flujos de trabajo para tu organización, sigue estos pasos: 

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes de la organización.
  3. En la barra lateral izquierda, haz clic en Ajustes  . Luego, selecciona Ajustes de la organización.
  4. Junto al creador de flujos de trabajo, selecciona Activar o Desactivar. A continuación, haz clic en Activar o Desactivar para confirmar.

todos los flujos de trabajo que se hayan creado antes de desactivar el creador de flujos de trabajo seguirán activos y disponibles para todo el mundo. Para evitar que los miembros inicien un flujo de trabajo, añádete como colaborador y elimínalo (o pídeselo a un colaborador).


Cómo establecer una política de la organización para la creación de flujos de trabajo

Con el Creador de flujos de trabajo activado, los propietarios y administradores de la organización pueden establecer políticas de la organización para gestionar quién puede crear flujos de trabajo.

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes de la organización.
  3. En la barra lateral izquierda, haz clic en Ajustes  . Luego, selecciona Políticas de la organización.
  4. Haz clic en la pestaña de Permisos
  5. Junto a Creación de flujos de trabajo, haz clic en Añadir política
  6. Decide quién puede crear flujos de trabajo. Si seleccionas Cualquier propietario o administradorPropietarios y administradores de la organización, puedes marcar la casilla junto a Incluir también estos usuarios específicos para garantizar el acceso a ciertos miembros en particular.
  7. Haz clic en Guardar política y, a continuación, Crear política para confirmar. 

Cómo gestionar las creación de flujos de trabajo para un espacio de trabajo

Si no se ha establecido una política de la organización para la creación de flujos de trabajo, los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden restringir la creación de flujos a ciertos miembros de su espacio. 

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
  3. Haz clic en Permisos.
  4. Junto a Creación de flujos de trabajo, haz clic en Ampliar
  5. Decide quién puede crear flujos de trabajo. Si seleccionas Cualquier propietario o administrador, puedes marcar la casilla situada al lado de Incluir también usuarios y grupos específicos para garantizar el acceso a ciertos miembros o grupos de usuarios en particular.
  6. Haz clic en Guardar


Cómo gestionar el acceso a las funciones del flujo de trabajo

Nota: en los planes Pro y Business+, estas funciones de flujos de trabajo están disponibles de forma predeterminada. En el plan Enterprise Grid, estas funciones solo están disponibles si un propietario o administrador de la organización las habilita.

Los propietarios y administradores tienen la posibilidad de gestionar el acceso a ciertas funciones del Creador de flujos de trabajo:

  • Crear flujos de trabajo con webhooks
  • Descargar datos de formulario del flujo de trabajo como un archivo CSV
  • Usar pasos de las aplicaciones en los flujos de trabajo

Planes Pro y Business+

Plan Enterprise Grid

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y permisos en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo
  3. Haz clic en la pestaña Permisos en la parte superior de la página. 
  4. Junto a la función cuyo acceso quieras gestionar, haz clic en Ampliar. A continuación, marca o desmarca la casilla. 
  5. Haz clic en Guardar

Cómo establecer una política de acceso a las funciones de un flujo de trabajo

Los propietarios y administradores de la organización pueden establecer políticas para gestionar el acceso a las funciones del flujo de trabajo.

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes de la organización
  3. En la barra lateral izquierda, haz clic en Ajustes  . Luego, selecciona Políticas de la organización
  4. Haz clic en la pestaña de Permisos
  5. Junto a la política que quieras definir, haz clic en Añadir política
  6. Sigue las indicaciones y selecciona Guardar política. Haz clic en Crear política para confirmar. 

Cómo gestionar el acceso a las funciones de un flujo de trabajo para un espacio de trabajo

Si no se ha establecido una política de la organización para acceder a la función de un flujo de trabajo, los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden determinar el acceso a los espacios que ellos gestionan.

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes y administración en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo
  3. Haz clic en Permisos
  4. Junto al permiso del creador de flujos de trabajo que quieras gestionar, haz clic en Ampliar
  5. Realiza los cambios que quieras y haz clic en Guardar


Cómo ver los flujos de trabajo publicados

Los propietarios y administradores pueden ver cualquier flujo de trabajo publicado que hayan creado los miembros de su espacio de trabajo. 

Nota: en este momento, los propietarios y administradores de organizaciones no pueden ver todos los flujos de trabajo creados en una organización de Enterprise Grid. Para ver todos los flujos de trabajo de un espacio de trabajo, debes ser propietario o administrador de ese espacio de trabajo.

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Herramientas en el menú, y después haz clic en Creador de flujos de trabajo.
  3. En la parte superior de la pantalla, haz clic en la pestaña Todos los flujos de trabajo publicados
  4. Junto al flujo de trabajo que quieras ver, haz clic en el icono de los tres puntos verticales  . Luego, selecciona Ver.

 

Cómo gestionar los flujos de trabajo publicados

Los propietarios y administradores de espacios de trabajo pueden añadirse a sí mismos como colaboradores en cualquier flujo de trabajo de su espacio. Un colaborador de un flujo de trabajo puede editar los pasos del flujo, cambiarlo de nombre, anular su publicación o eliminarlo. 

Cómo añadirse como colaborador

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Herramientas en el menú, y después haz clic en Creador de flujos de trabajo.
  3. En la parte superior de la pantalla, haz clic en la pestaña Todos los flujos de trabajo publicados. Haz clic en
     Filtrar para ajustar los resultados por colaborador y estado publicado.
  4. Junto al flujo de trabajo que quieras gestionar, haz clic en el icono de los tres puntos verticales  .
  5. Selecciona Editar y, a continuación, en Añadirme para convertirte en colaborador.

Nota: cuando te añadas como colaborador en un flujo de trabajo, Slackbot notificará a los demás colaboradores.

Cómo gestionar un flujo de trabajo

  1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Herramientas en el menú, y después haz clic en Creador de flujos de trabajo.
  3. En la parte superior de la pantalla, haz clic en la pestaña Tus flujos de trabajo.
  4. Junto al flujo de trabajo que necesites gestionar, haz clic en el icono de los tres puntos verticales  .
  5. Selecciona una opción del menú y, a continuación, guarda tus cambios o confirma la acción.

Consejo: si el único colaborador de un flujo de trabajo deja tu espacio de trabajo, cualquier propietario o administrador del espacio de trabajo puede añadirse como colaborador para gestionarlo.