Collaboration

5 conseils pour optimiser le travail d’équipe

Par l’équipe Slack26 février 2021

Le travail d’équipe est un vecteur de performance. Lorsque la cohésion n’est pas au rendez-vous, le mécanisme s’enraye : l’efficacité décline, l’ambiance se dégrade et le taux de turnover augmente. À terme, ce cercle vicieux peut impacter financièrement votre entreprise, mais aussi entamer sa réputation. Dans cet article, vous trouverez de bonnes pratiques pour améliorer le travail d’équipe parmi vos effectifs. La technologie sera l’un de vos meilleurs alliés !

Comment reconnaître un bon travail d’équipe ?

Un bon travail d’équipe passe avant tout par une communication réussie. En tant que manager, vous avez pour mission de créer les conditions qui permettront aux collaborateurs de contribuer à l’effort collectif en partageant librement leurs idées, leurs suggestions et leurs savoirs. Dans le même temps, pour mener vos troupes dans la bonne direction, vous devez leur fournir une feuille de route claire et répondre présent pour les accompagner au quotidien.

Le problème, c’est que la communication tend à s’éparpiller et se perdre en cours de route. Multiplication des plateformes de messagerie, cloisonnement de l’information ou encore manque de visibilité sur les rôles et les attentes de chacun : les écueils sont nombreux.

Quelles sont les conséquences d’un mauvais travail d’équipe ?

Une mauvaise gestion du travail d’équipe peut être lourde de conséquences. Voici ses signes les plus fréquents : répartition inégale du travail, manque d’implication, énergie collective en berne, détérioration de l’ambiance de travail, apparition de clans au sein d’une équipe, baisse de la motivation, faible rétention des employés ou encore chute de l’efficacité.

Quelles sont les conséquences d’un travail d’équipe réussi ?

À l’échelle collective, un travail d’équipe réussi permet d’augmenter la productivité et de développer une synergie des savoirs et des compétences. Au niveau personnel, les collaborateurs seront plus impliqués et plus heureux au travail, trouveront une satisfaction personnelle dans leur mission et s’aligneront avec les objectifs de l’entreprise.

Comment consolider le travail d’équipe ?

Privilégier un canal de communication unique

Une coopération réussie passe avant tout par une communication fluide. Pour cela, l’idéal est d’utiliser une plateforme unique qui regroupe tous les modes de discussion nécessaires aux ressources internes de votre entreprise. Avec la généralisation du télétravail, cette solution devra a minima allier chat en direct, messagerie privée, visioconférence et appels audio. Vos équipes pourront ainsi passer au choix par un mode d’échange synchrone ou asynchrone selon la nature et le niveau d’urgence de chaque discussion.

Trop d’entreprises ont encore tendance à s’appuyer uniquement sur les e-mails, une pratique pourtant néfaste pour la productivité. Selon Publicom, un salarié reçoit en moyenne 58 courriels par jour (soit 1 toutes les 8 minutes), ce qui perturbe sa concentration. Pire encore, des études suggèrent que 60 % des e-mails ne sont pas lus. Voilà deux bonnes raisons de passer à une communication ouverte !

Centraliser les ressources utiles

En moyenne, les salariés consacrent 7h30 par semaine à la recherche d’informations internes. Pour simplifier le travail d’équipe dans son ensemble et la coopération lors de chaque nouveau projet, nous vous conseillons de créer un répertoire rassemblant toutes les ressources utiles (guides de travail, feuilles de route et autres) dans une plateforme de stockage cloud.

Dans leur version professionnelle, les outils comme Dropbox, Google Drive et Box permettent aux utilisateurs de coopérer dans des documents partagés où chaque modification est enregistrée en temps réel. Ainsi, tous les membres d’équipe auront toujours sous les yeux la version la plus récente de chaque fichier. De votre côté, vous disposerez d’un historique précis des changements.

En parallèle, cette mise en commun des connaissances facilitera l’intégration des nouvelles recrues, qui trouveront dans cette base de données les réponses à leurs interrogations et, le cas échéant, les documents de transition préparés par leurs prédécesseurs. Cette ressource permettra ainsi à chaque coéquipier de travailler de façon plus autonome et plus efficace.

Aligner les objectifs

Une équipe, c’est un peu comme un orchestre : chacun doit avoir une partition pour remplir son rôle. En tant que manager, vous avez pour rôle d’apporter une direction claire sur les missions à réaliser. Pour une coopération réussie, il est primordial d’exposer la finalité globale de chaque projet (que vous pourrez par exemple épingler dans le groupe de discussion dédié) mais aussi de fixer des objectifs précis et quantifiables à chaque collaborateur.

Pour veiller au bon moral des troupes, nous vous conseillons de scinder chaque objectif en livrables à court terme. Vous pourrez ainsi célébrer chaque étape franchie, veiller au respect des délais impartis, mais aussi vérifier que chacun avance sans dévier de son but (il s’agit là du meilleur rempart contre l’effet tunnel). Pour faciliter votre répartition du travail, nous vous conseillons l’outil Asana : vous pouvez y créer un nombre illimité de tâches et de projets et y convier toutes vos équipes.

Mutualiser les différences

Dans une équipe, chacun apporte sa pierre à l’édifice en offrant une expérience et des compétences uniques : c’est cette intelligence collective qui permet de relever des défis ambitieux. Pour faire émerger des solutions innovantes, instaurez une communication ouverte.

Pourquoi ne pas tenir des sessions de brainstorming où chacun pourrait partager ses idées ? Pour donner l’exemple, vous pouvez même ouvrir le bal en demandant à vos équipes si elles ont des suggestions pour améliorer la gestion de projet. Pour contribuer au codéveloppement, vous pouvez aussi solliciter le feedback des collaborateurs (de façon respectueuse et bienveillante, évidemment).

En parallèle, vous pouvez lancer un groupe d’entraide où chacun peut demander des conseils ou prêter main-forte dans ses domaines de prédilection. Car oui, travailler en équipe, c’est aussi partager ses savoirs et mettre à profit les compétences de chacun !

Renforcer la cohésion

Qui dit travail d’équipe, dit esprit d’équipe. Pour une coopération réussie, vos effectifs doivent bien s’entendre, mais aussi apprendre à fonctionner ensemble. En tant que manager, vous avez pour mission d’assurer la cohésion (exactement comme le ferait un coach sportif !).

L’idéal est de rassembler vos collaborateurs lors d’activités conviviales et informelles pour briser la glace et renforcer le lien qui les unit. Dans un contexte de bureau, vous pourriez par exemple proposer des sessions yoga ou bien organiser un afterwork (si le contexte sanitaire le permet). En télétravail, une bonne pratique serait d’instaurer des pauses café, de créer un groupe de discussion informel, ou bien encore de vous engager ensemble pour une œuvre caritative.

Les possibilités sont très vastes. Pour viser juste, vous devez trouver une occupation qui plaira à tout le monde. Le but est de créer une solidarité dans l’effort (physique ou mental) et de mieux cerner la personnalité de chacun. Une étude réalisée en France démontre que la pratique d’un sport au travail permet de réduire de 40 % l’absentéisme et d’augmenter de 9 % la productivité.

Pour résumer…

Un travail d’équipe efficace repose sur la communication. L’information doit circuler sans entraves au sein d’un écosystème unique et partagé : cela facilite les échanges et garantit la synergie des efforts.

Parallèlement, vos effectifs doivent être incités à s’exprimer, que ce soit pour demander de l’aide, faire part de suggestions ou partager leur savoir au pied levé. Vous poserez ainsi les bases d’un leadership participatif, renforcerez l’implication générale et la responsabilisation.

Enfin, n’hésitez pas à employer la communication informelle pour rapprocher vos effectifs. Quand vos collaborateurs se sentent épaulés, écoutés et fédérés, ils participent volontiers à l’effort commun !

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