通过分流频道快速确定任务的优先级

如果你的角色要求你确定优先级并及时响应请求,那么你就会知道跟踪意外出现的问题是多么困难。从客户支持票证到账单查询,我们将向你展示如何使用频道有效整理传入的任务。✅

优势

  • 通过提高可见度明确所有权
  • 减少花在分配职责和更新外部问题跟踪程序上的时间。
  • 为过往请求及其处理方式创建可搜索历史

步骤 1:创建 #分流频道

使用 #分流- 前缀创建公共频道并指定其功能。例如,对有关发票和付款的问题使用 #分流-账单。前缀向所有人员发出信号,表示该频道将用于对该主题的传入消息进行分类和优先级排序。将此频道设置为公共频道,让你的整个工作区都能查看哪些问题尚待解决、哪些问题已经解决。

 

步骤 2:共享准则

设定对频道使用方式的预期很重要。创建一个帖子,说明你希望成员如何提出请求和报告问题。以下是有关这些准则的一些建议:

  • 使用表情符号来代表优先级。选择一组表情,以此来分类对消息的处理速度。

    🔴 :red_circle:表情代表此问题很紧急。
    🔵 :blue_circle:表情代表一个问题或难题。
    ⚪️ :white_circle:表情代表这是反馈意见。
  • 包括一个简短说明。概述成员需要在其请求中包括的信息。
  • 通过回复分配和申领任务。选择表情回复,告诉其他人员正在进行的工作以及由谁进行。

    👀 :eyes: 表情回复表示“我正在为你查看”。
    :white_check_mark: 表情回复表示“我已经解决了这个问题”。
  • 在消息列中跟进。让正在处理请求的人员明确,如果问题需要其他意见、修订或批准,他们应该在消息列中留下评论。

小窍门:钉选准则至分流频道,以供所有人员查看!

 

步骤 3:使用应用和集成

如果分流频道的操作很多,开发人员可以构建一个机器人,该机器人在每日预设时间扫描该频道,查找对消息的特定表情回复。这将帮助你的团队跟踪所有未解决的问题。

triagebotchannelexample.png

你还可以将分流频道连接至团队用来管理传入请求的外部工具或控制中心。例如,你可以安装 Jira 服务器警报来跟踪产品开发团队出现的问题。或使用 Stripe 应用来查看转入的费用、发票付款和订阅。

💡浏览应用目录,查找你的团队喜欢的一些工具。

步骤 4:选择分流队长(可选)

如果需要,在某些情况下,指派一个人员监视频道并在设定时间段内确保分流顺利运行,非常有益——这个人员就是分流队长。👩‍✈️

分流队长负责确保所有传入消息都得到足够的关注。当涉及到问题的优先级和是否需要外包求助时,他们还会帮助做出艰难的判断。结束轮班后,他们可以将控制权交给下一个轮值人员。

captainslogexample.png

更新频道主题,让所有人知道具体时、日、周或月的当值人员。我们建议定期轮换队长,以防倦怠。