Neuen Workflow in Slack erstellen

Wer kann diese Funktion benutzen?

Verwende den Workflow-Builder, um Aufgaben, die du täglich erledigst, zu automatisieren und effizienter in Slack zu arbeiten. Standardmäßig kann jede Person mit einem kostenpflichtigen Plan Workflows erstellen. Inhaber:innen und Administrator:innen können jedoch den Zugriff auf den Workflow-Builder einschränken. Wenn du diese Option nicht siehst, wende dich bitte an einen Inhaber oder Administrator, um Hilfe zu erhalten.

Neu bei Workflows? Schaue dir unsere Tutorials Was ist ein Slack-Workflow? und Workflow erstellen an, um die Grundlagen zu lernen.


Workflow-Builder öffnen

  1. Klicke auf dem Desktop oben links auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder
  3. Klicke oben rechts auf Workflow erstellen.


Schritt 1: Wähle aus, wie dein Workflow beginnt
 

  1. Wähle eine Option aus der Liste:

       Über einen Link in Slack
        Auf einem Zeitplan
        Wenn eine Emoji-Reaktion verwendet wird
        Wenn eine Person einem Channel beitritt
        Von einem Webhook
  2. Befolge die Anweisungen und klicke dann auf Weiter

 

Schritt 2: Schritte zu deinem Workflow hinzufügen

Sobald du entschieden hast, wie dein Workflow starten soll, fügst du Schritte hinzu, um die Aufgabe oder den Prozess auszuführen. Schritte sind die Bausteine eines jeden Workflows. Sie können eine Vielzahl von Aktionen innerhalb und außerhalb von Slack ausführen und werden in der von dir festgelegten Reihenfolge abgeschlossen. 

Typen von Schritten

Schritt-Typ Beschreibung Wer kann hinzufügen
Slack Nimmt eine Slack-Aktion vor, etwa das Senden einer Nachricht oder das Hinzufügen von Personen zu einem Channel. Alle (standardmäßig)
Connector Führt eine Aktion in einem Drittanbieterdienst aus, etwa das Hinzufügen einer Zeile zu einer Google-Tabelle oder das Erstellen eines neuen Zoom-Meetings Alle (falls genehmigt)*
Benutzerdefinierte Speziell für deine Organisation entwickelt, um die auf Entwicklerseite angegebenen Aktionen durchzuführen App-Mitarbeitende (sobald die App genehmigt ist)**

*Standardmäßig verfügbar, falls für deinen Workspace oder deine Enterprise Grid-Organisation keine App-Genehmigung erforderlich ist
**Sofern auf Entwicklerseite keine anderen Berechtigungen festgelegt wurden


Weitere Details zu Connector-Schritten

Connectors enthalten Workflow-Schritte, mit denen du Aktionen in anderen Diensten durchführen kannst, etwa das Hinzufügen einer Zeile zu einer Google-Tabelle oder das Starten eines Zoom-Meetings. Wenn für deinen Workspace oder deine Enterprise Grid-Organisation eine App-Genehmigung erforderlich ist, musst du möglicherweise den Zugriff auf Connector-Schritte beantragen, bevor du sie einem Workflow hinzufügen kannst.

Wenn du einen Connector-Schritt zu deinem Workflow hinzufügst, ist eine Authentifizierung bei diesem Dienst erforderlich. Workflow-Ersteller:innen können wählen, ob einzelne Personen, die ihre Workflows verwenden, sich mit ihren eigenen Accounts authentifizieren oder ihre eigenen Anmeldedaten verwenden müssen.

In manchen Fällen ist es nur sinnvoll, die Leute ihre eigenen Accounts verwenden zu lassen, z. B., wenn ein Schritt in deinem Workflow mit der Person verknüpft werden soll, die ihn ausführt. In anderen Fällen bietet dir die Nutzung deines Accounts mehr Flexibilität. Etwa, wenn dein Workflow Formularantworten sammelt und an eine private Google-Tabelle sendet, auf die du nicht jedem Zugriff gewähren möchtest.

Hinweis: Standardmäßig können Workflow-Ersteller:innen wählen, wie sich Leute authentifizieren sollen. Inhaber:innen und Administrator:innen können allerdings diese Genehmigung einschränken. Wenn du diese Option nicht siehst, wende dich bitte für Hilfe an einen Inhaber oder Administrator


Schritte hinzufügen

Suche Schritte in der Schritt-Bibliothek und wähle diese aus, um sie zu deinem Workflow hinzuzufügen.

  1. Suche nach einem Schritt oder wähle einen aus der Liste aus.
  2. Befolge die Anweisungen, um den Schritt zu konfigurieren, und klicke dann auf Speichern.

Hinweis: Du musst du über die Posting-Berechtigungen für einen Channel verfügen, um einen Schritt so zu konfigurieren, dass er Nachrichten an diesen Channel sendet. Wenn du keine Posting-Berechtigungen hast, bitte eine:n Inhaber:in oder Administrator:in, dir diese zu erteilen.


Schritte anpassen

Bestimmte Schritte können so angepasst werden, dass sie Informationen enthalten, die in deinem Workflow eingereicht wurden (z. B. eine Antwort auf eine der Fragen in einem Formular oder den Namen der Person, die den Workflow gestartet hat). Mit Variablen und Buttons kannst du deine Schritte auf Wunsch anpassen.

Variablen

Buttons

Mit Hilfe von Variablen kannst du Informationen aus früheren Schritten in deinem Workflow in nachfolgende Schritte einfügen. Welche Variablen dir zur Verfügung stehen, hängt davon ab, wie dein Workflow startet, wer an verschiedenen Stellen mit den Schritten interagiert und welche Informationen in den Workflow gelangen (z. B. Antworten auf ein Formular). Wenn du Connector-Schritte hinzufügst, kannst du möglicherweise auch eindeutige Variablen für diese Schritte verwenden.
Wenn du zu einem Schritt in deinem Workflow einen Button hinzufügst, wird der Workflow nicht fortgesetzt, bis jemand auf den Button klickt. Buttons können bei jedem Start eines Workflows nur einmal angeklickt werden.


Schritte bearbeiten und neu anordnen

Du kannst Schritte jederzeit ändern und neu anordnen. Das funktioniert so:

  • Öffne einen Workflow und klicke auf das  Bleistiftsymbol, um einen Schritt zu bearbeiten. 
  • Klicke auf den  Pfeil nach oben oder den  Pfeil nach unten oder ziehe den Schritt an eine neue Position, um ihn neu anzuordnen.


Schritt 3: Deinen Workflow veröffentlichen

Wenn du deinen Workflow veröffentlichst, können andere ihn verwenden. Wenn du deinen Workflow veröffentlichen möchtest, musst du noch einige letzte Handgriffe vornehmen.

Titel, Beschreibung und Symbol hinzufügen

  1. Wähle einen Namen für deinen Workflow. Dies wird angezeigt, wenn der Workflow-Link geteilt wird, der Workflow eine Nachricht in einem Channel postet usw.
  2. Füge bei Bedarf eine Beschreibung hinzu. Klicke auf Datei auswählen und lade ein Bild hoch, um ein Symbol hinzuzufügen.


Workflow-Manager:innen hinzufügen

Alle hinzugefügten Workflow-Manager:innen haben die gleichen Berechtigungen wie du als Ersteller:in des Workflows.

  1. Gib unter Workflow-Manager:innen den Namen der Person ein, die du hinzufügen möchtest.
  2. Wähle ihren Namen aus.


Zugriffsberechtigungen festlegen

Standardmäßig kann jede Person in deinem Workspace deinen Workflow finden und verwenden und nur Workflow-Manager:innen können eine Kopie erstellen. So änderst du die Standardberechtigungen:

  1. Öffne das Dropdown-Menü unter Wer kann diesen Workflow finden? oder Wer kann diesen Workflow kopieren?
  2. Wähle eine Option aus. Um sicherzustellen, dass externe Personen, mit denen du in Slack Connect zusammenarbeitest, die Berechtigung haben, deinen Workflow zu nutzen, wähle alle Channels aus, zu denen sie gehören.
  3. Klicke auf Veröffentlichen.

Tipp: Wenn Leute deinen Workflow nutzen, kannst du sehen, wie sie damit interagieren, und du kannst eventuelle Fehler im Workflow-Aktivitäts-Log einsehen.

Wer kann diese Funktion benutzen?

Verwende den Workflow-Builder, um Aufgaben, die du täglich erledigst, zu automatisieren und effizienter in Slack zu arbeiten. Standardmäßig kann jede Person mit einem kostenpflichtigen Plan Workflows erstellen. Inhaber:innen und Administrator:innen können jedoch den Zugriff auf den Workflow-Builder einschränken. Wenn du diese Option nicht siehst, wende dich bitte an einen Inhaber oder Administrator, um Hilfe zu erhalten.

Neu bei Workflows? Schaue dir unsere Tutorials Was ist ein Slack-Workflow? und Workflow erstellen an, um die Grundlagen zu lernen.


Workflow-Builder öffnen

  1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Workspace-Namen.
  2. Wähle Tools und Einstellungen aus dem Menü aus und klicke dann auf Workflow-Builder
  3. Klicke oben rechts auf Workflow erstellen.


Schritt 1: Wähle aus, wie dein Workflow beginnt
 

  1. Wähle eine Option aus der Liste:

       Über einen Link in Slack
        Auf einem Zeitplan
        Wenn eine Emoji-Reaktion verwendet wird
        Wenn eine Person einem Channel beitritt
        Von einem Webhook
  2. Befolge die Anweisungen und klicke dann auf Weiter

 

Schritt 2: Schritte zu deinem Workflow hinzufügen

Sobald du entschieden hast, wie dein Workflow starten soll, fügst du Schritte hinzu, um die Aufgabe oder den Prozess auszuführen. Schritte sind die Bausteine eines jeden Workflows. Sie können eine Vielzahl von Aktionen innerhalb und außerhalb von Slack ausführen und werden in der von dir festgelegten Reihenfolge abgeschlossen. 

Typen von Schritten

Schritt-Typ Beschreibung Wer kann hinzufügen
Slack Nimmt eine Slack-Aktion vor, etwa das Senden einer Nachricht oder das Hinzufügen von Personen zu einem Channel. Alle (standardmäßig)
Connector Führt eine Aktion in einem Drittanbieterdienst aus, etwa das Hinzufügen einer Zeile zu einer Google-Tabelle oder das Erstellen eines neuen Zoom-Meetings Alle (falls genehmigt)*
Benutzerdefinierte Speziell für deine Organisation entwickelt, um die auf Entwicklerseite angegebenen Aktionen durchzuführen App-Mitarbeitende (sobald die App genehmigt ist)**

*Standardmäßig verfügbar, falls für deinen Workspace oder deine Enterprise Grid-Organisation keine App-Genehmigung erforderlich ist
**Sofern auf Entwicklerseite keine anderen Berechtigungen festgelegt wurden


Weitere Details zu Connectors

Durch das Hinzufügen von Connectors kannst du deine Workflows so konfigurieren, dass Aktionen in anderen Services ausgeführt werden, etwa das Hinzufügen einer Zeile zu einer Google-Tabelle oder das Starten eines Zoom-Meetings. Je nach den Einstellungen deines Workspace oder deiner Enterprise Grid-Organisation musst du möglicherweise Zugriff auf die Connectors oder eine zusätzliche Konfigurationen für die Connectors anfordern, damit du die entsprechenden Schritte in einen Workflow einfügen kannst.

Wenn du einen Connector-Schritt zu deinem Workflow hinzufügst, ist eine Authentifizierung bei diesem Dienst erforderlich. Workflow-Ersteller:innen können wählen, ob einzelne Personen, die ihre Workflows verwenden, sich mit ihren eigenen Accounts authentifizieren oder ihre eigenen Anmeldedaten verwenden müssen.

In manchen Fällen ist es nur sinnvoll, die Leute ihre eigenen Accounts verwenden zu lassen, z. B., wenn ein Schritt in deinem Workflow mit der Person verknüpft werden soll, die ihn ausführt. In anderen Fällen bietet dir die Nutzung deines Accounts mehr Flexibilität. Etwa, wenn dein Workflow Formularantworten sammelt und an eine private Google-Tabelle sendet, auf die du nicht jedem Zugriff gewähren möchtest.

Hinweis: Standardmäßig können Workflow-Ersteller:innen wählen, wie sich Leute authentifizieren sollen. Inhaber:innen und Administrator:innen können allerdings diese Genehmigung einschränken. Wenn du diese Option nicht siehst, wende dich bitte für Hilfe an einen Inhaber oder Administrator.


Schritte hinzufügen

Suche Schritte in der Schritt-Bibliothek und wähle diese aus, um sie zu deinem Workflow hinzuzufügen.

  1. Suche nach einem Schritt oder wähle einen aus der Liste aus.
  2. Befolge die Anweisungen, um den Schritt zu konfigurieren, und klicke dann auf Speichern.

Hinweis: Du musst du über die Posting-Berechtigungen für einen Channel verfügen, um einen Schritt so zu konfigurieren, dass er Nachrichten an diesen Channel sendet. Wenn du keine Posting-Berechtigungen hast, bitte eine:n Inhaber:in oder Administrator:in, dir diese zu erteilen.


Schritte anpassen

Bestimmte Schritte können so angepasst werden, dass sie Informationen enthalten, die in deinem Workflow eingereicht wurden (z. B. eine Antwort auf eine der Fragen in einem Formular oder den Namen der Person, die den Workflow gestartet hat). Mit Variablen und Buttons kannst du deine Schritte auf Wunsch anpassen.

Variablen

Buttons

Mit Hilfe von Variablen kannst du Informationen aus früheren Schritten in deinem Workflow in nachfolgende Schritte einfügen. Welche Variablen dir zur Verfügung stehen, hängt davon ab, wie dein Workflow startet, wer an verschiedenen Stellen mit den Schritten interagiert und welche Informationen in den Workflow gelangen (z. B. Antworten auf ein Formular). Wenn du Drittanbieter-Schritte hinzufügst, kannst du möglicherweise auch individuelle Variablen für diese Schritte verwenden.
Wenn du zu einem Schritt in deinem Workflow einen Button hinzufügst, wird der Workflow nicht fortgesetzt, bis jemand auf den Button klickt. Buttons können bei jedem Start eines Workflows nur einmal angeklickt werden.


Schritte bearbeiten und neu anordnen

Du kannst Schritte jederzeit ändern und neu anordnen. Das funktioniert so:

  • Öffne einen Workflow und klicke auf das  Bleistiftsymbol, um einen Schritt zu bearbeiten. 
  • Klicke auf den  Pfeil nach oben oder den  Pfeil nach unten oder ziehe den Schritt an eine neue Position, um ihn neu anzuordnen.


Schritt 3: Deinen Workflow veröffentlichen

Wenn du deinen Workflow veröffentlichst, können andere ihn verwenden. Wenn du deinen Workflow veröffentlichen möchtest, musst du noch einige letzte Handgriffe vornehmen.

Titel, Beschreibung und Symbol hinzufügen

  1. Klicke auf das Workflow-Symbol in der oberen linken Ecke des Workflow-Builders.
  2. Wähle einen Namen für deinen Workflow. Dies wird angezeigt, wenn der Workflow-Link geteilt wird, der Workflow eine Nachricht in einem Channel postet usw.
  3. Füge bei Bedarf eine Beschreibung hinzu. Klicke auf Datei auswählen und lade ein Bild hoch, um ein Symbol hinzuzufügen.


Workflow-Manager:innen hinzufügen

Alle hinzugefügten Workflow-Manager:innen haben die gleichen Berechtigungen wie du als Ersteller:in des Workflows.

  1. Klicke auf das Symbol mit den drei Punkten in der oberen rechten Ecke des Workflow-Builders und wähle dann Einstellungen.
  2. Klicke auf Edit (Bearbeiten).
  3. Gib unter Workflow-Manager:innen den Namen der Person ein, die du hinzufügen möchtest.
  4. Wähle ihren Namen aus.


Zugriffsberechtigungen festlegen

Standardmäßig kann jede Person in deinem Workspace deinen Workflow finden und verwenden und nur Workflow-Manager:innen können eine Kopie erstellen. So änderst du die Standardberechtigungen:

    1. Klicke auf das Symbol mit den drei Punkten in der oberen rechten Ecke des Workflow-Builders und wähle dann Einstellungen.
    2. Klicke auf Edit (Bearbeiten).
    3. Öffne das Dropdown-Menü unter Wer kann diesen Workflow finden? oder Wer kann diesen Workflow kopieren?
    4. Wähle eine Option aus. Wenn du sicherstellen möchtest, dass externe Personen, mit denen du in Slack Connect zusammenarbeitest, die Erlaubnis zur Verwendung deines Workflows haben, aktiviere das Kontrollkästchen neben Ebenfalls verbundene externe Organisationen in die Suche und Ausführung einschließen.
    5. Klicke auf Speichern.
    6. Kehre zum Workflow-Builder zurück und klicke dann auf Veröffentlichen.

Hinweis: Slack Connect-Channels und externe Personen kann nur dann Zugriff auf deine Workflows gewährt werden, wenn deine Inhaber:innen und Admins externen Personen die Ausführung von Workflows erlaubt haben, die von deiner Organisation erstellt wurden.

Tipp: Wenn Leute deinen Workflow nutzen, kannst du sehen, wie sie damit interagieren, und du kannst eventuelle Fehler im Workflow-Aktivitäts-Log einsehen.