Uniquement pour les administrateurs : conseils pour la gestion des accès externes aux canaux

En tant qu’administrateur Slack, vous participez déjà à l’optimisation de la productivité de vos équipes internes. Désormais, vous pouvez faire de même pour les équipes externes à votre organisation, grâce au lancement de Slack Connect pour tous les forfaits Slack payants.

Slack Connect donne la possibilité à vos équipes de travailler avec différentes organisations au sein d’un même canal Slack. Chaque organisation peut y accéder depuis son propre espace de travail Slack. Il est possible d’y partager des fichiers, d’ajouter des collègues, mais aussi de prendre des décisions en un clin d’œil, comme avec les équipes internes.

Imaginons que votre entreprise soit confrontée à un problème avec un logiciel. Si vous créez un canal partagé avec vos fournisseurs, vous pouvez rapidement les contacter pour résoudre ce problème directement dans Slack. Ce type de collaboration en temps réel permet à votre équipe de travailler plus rapidement, en évitant de devoir jongler d’une boîte de réception à une appli tout en assurant la sécurité de tous les employés et de toutes les informations de l’entreprise.

Maintenant que vous en savez plus sur l’utilisation de Slack Connect, voici ce que chaque administrateur doit savoir concernant la création et la gestion des canaux.

Rédigez votre politique interne

Il est possible que vous utilisiez déjà des comptes invités pour vos collaborateurs indépendants, stagiaires ou toute personne requérant un accès limité à Slack. En revanche, les canaux sont la solution idéale pour collaborer avec plusieurs intervenants d’une ou de plusieurs organisations, notamment car les membres de chacune d’elles peuvent ajouter d’autres collègues à mesure de l’évolution d’un projet, sans solliciter l’intervention d’un administrateur.

Pour vous assurer que tous les membres de votre équipe savent à quel moment, pour quelle raison et de quelle manière ils peuvent créer un canal partagé avec des organisations extérieures, diffusez une annonce interne dans Slack.

Ce canal n’est pas à but répressif et ne consiste pas uniquement à communiquer des instructions. Il s’agit aussi de la parfaite occasion pour attirer l’attention sur les avantages de la collaboration avec des partenaires externes, des fournisseurs et des clients en un seul et même canal, ainsi que de souligner différentes possibilités d’utilisation pour les créer. Par exemple, vous pouvez inviter votre équipe commerciale à demander qu’un canal partagé soit créé pour tout nouveau client à la suite de la signature d’un accord de non-divulgation (NDA).

Créez un canal pour trier les demandes d’accès externe

Pareillement à ce qui a été précédemment mentionné pour les demandes d’invités, les administrateurs doivent créer et publier un canal consacré au regroupement de toutes les demandes d’accès externe. Ainsi, vos membres ne perdent pas un temps précieux à chercher des instructions dans leur espace de travail et chaque administrateur dispose d’une visibilité sur la procédure des demandes. Respectez les conventions de dénomination des canaux de votre organisation, par exemple : #plz-accès-externe ou #aide-accès-externe.

Épinglez à ce canal une note dans laquelle seront succinctement expliqués les points suivants :

• Les éléments à inclure dans chaque demande, tels que le nom de l’organisation partenaire, ses coordonnées, le nom du projet et sa durée prévue
• Où trouver, ou comment obtenir, un NDA signé par un partenaire, par exemple : Consultez #aide-juridique
• Comment utiliser un canal partagé avec des organisations extérieures, notamment les types de publications à éviter (mots de passe, informations personnelles, actualités concernant de prochaines versions ou les différents accomplissements de votre entreprise, etc.)

Commencez à partager un canal

Inviter une organisation à rejoindre un canal partagé est aussi facile que de partager un lien. Suivez les indications lors de la création d’un nouveau canal (ou dans un canal existant, rendez-vous dans le menu Paramètres du canal), et vous trouverez un lien raccourci pour envoyer une invitation à votre partenaire externe. Selon vos paramètres, l’invitation sera envoyée à un administrateur de chaque équipe en vue d’être approuvée. Une fois que chaque partie l’aura acceptée, votre partenaire rejoindra le canal et vos équipes pourront commencer à collaborer sans tarder.

Chaque organisation peut personnaliser le nom du canal dans son espace de travail partagé. Par exemple, l’entreprise A peut nommer son canal partagé #2020-campagne-hiver et l’entreprise B #comptes-entreprise-a.

De même, les organisations peuvent attribuer leurs propres paramètres de confidentialité à leurs canaux partagés. En bref, chacune peut nommer un canal comme elle le souhaite et lui attribuer une visibilité correspondant à ses besoins.

Gestion des canaux partagés privés

Pour les propriétaires et administrateurs d’organisations utilisant Enterprise Grid, un tableau de bord au niveau de l’organisation vous fournit une visibilité sur toutes les organisations externes associées à la vôtre.

Cet écran vous permet de voir le nombre de canaux que vous partagez avec chaque partenaire, ainsi que les espaces de travail dans lesquels se trouvent ces canaux. Ce tableau de bord vous permet également d’arrêter le partage de canaux avec une organisation à la fin d’une collaboration.

Besoin d’autoriser d’autres membres à créer, modifier, déconnecter ou archiver un canal partagé avec des partenaires externes ? Vous pouvez attribuer ces autorisations en activant l’option « Qui peut partager des canaux avec des organisations externes ? » dans l’onglet Paramètres > Administration des canaux du tableau de bord Enterprise Grid.

Vous êtes administrateur dans le cadre d’un forfait Slack Standard ou Plus ? Le tableau de bord d’administration vous permet de gérer les canaux partagés avec des parties externes. Vous pouvez y afficher les organisations avec lesquelles vous partagez des canaux, mais aussi désactiver ces derniers, le cas échéant.

Contenu associé : Découvrez comment Zendesk, Seek, Deliveroo, Iress et Fastly utilisent Slack Connect afin de transformer la communication avec leurs clients, partenaires, etc. 

Conseils pour travailler dans des canaux partagés

Une fois que les propriétaires ou administrateurs des deux organisations auront approuvé un canal partagé, chacun devra alors se mettre au travail. Lorsque vous entrez dans un canal partagé, le nom de l’organisation connectée s’affiche juste au-dessus de la zone de saisie de votre message pour vous rappeler que vous travaillez avec un partenaire externe.

Dès le lancement de votre projet, nous recommandons de partager un ensemble de bonnes pratiques avec l’organisation connectée, notamment :

• Des contrats de niveau de service définissant les délais de réponse, qui doivent prendre en compte les différents fuseaux horaires, ainsi que toutes les spécificités de vos organisations en termes d’horaires de travail
• Vos bonnes pratiques d’utilisation du mode de disponibilité « Ne pas déranger »
• Un glossaire regroupant les réactions émoji que votre équipe utilise et comment l’autre équipe doit les interpréter (par exemple, 👀 pour une demande en cours d’examen et ✅ pour du contenu approuvé)
• Un code de conduite à respecter pour les notifications et les fils de discussion afin d’éviter de saturer le canal et de changer de sujet dans les conversations

Après avoir partagé vos bonnes pratiques, épinglez-les au canal sous la forme d’une note afin que chacun puisse facilement s’y référer. Les membres des deux organisations peuvent ajouter d’autres collègues au canal pendant toute la durée de votre projet, et cette note épinglée leur permettra d’être rapidement opérationnels.

Slack Connect intègre tous les avantages de Slack à tout travail que votre équipe accomplit en collaboration avec des organisations externes. Comme avec les canaux que vous utilisez déjà, tous les fichiers, toutes les conversations et le contexte dont vous et vos partenaires avez besoin, se trouvent dans un seul et même endroit dédié. De ce fait, les canaux vous permettent, ainsi qu’à vos partenaires, d’optimiser votre productivité.