Si les stratégies de gestion du temps vous aident à travailler plus efficacement et plus rapidement, elles vous permettent également de travailler plus intelligemment. En tirant parti d’outils et de stratégies de gestion de la charge de travail, vous pourrez mieux vous focaliser sur les tâches les plus importantes et limiter les sources de déconcentration.
Dans une journée typique, nous disposons d’environ 8 heures pour accomplir toutes les tâches prévues. Mais si vous enlevez le temps de la pause repas, les différentes réunions, les conversations, les distractions et les transitions d’une tâche à l’autre, il en reste beaucoup moins.
Imaginez que vous soyez en train de préparer une proposition ; entre temps vous vous retrouvez dans une réunion, passez une heure à vérifier le travail d’un collègue, découvrez une avalanche de messages et de tâches sur votre smartphone… Les heures filent, l’échéance se rapproche, vous ressentez une grande fatigue, vous perdez votre concentration et vous n’avez même pas le temps de déjeuner.
Voyons comment vous pouvez adopter différentes stratégies pour gérer votre temps, et comment les responsables peuvent développer leurs compétences en la matière au sein de leur entreprise.
Pourquoi les stratégies de gestion du temps sont-elles importantes ?
Une mauvaise gestion du temps rend le travail plus difficile, mais peut aussi être source de stress. Sur les 1 049 Américains interrogés par Gallup, 41 % considèrent qu’ils manquent de temps pour faire ce qu’ils ont envie de faire, et à peu près autant en ressentent du stress.
Alors que le nombre d’heures est limité mais que le volume de travail explose, les stratégies de gestion du temps jouent un rôle important pour aider les salariés à améliorer leur productivité et leur concentration. Et ils ne sont pas les seuls à en tirer des avantages.
Le cabinet McKinsey note que les entreprises jouent un rôle de plus en plus important dans la manière dont les salariés optimisent leur gestion du temps. « Aujourd’hui, la gestion du temps s’impose de plus en plus comme une problématique qui concerne l’entreprise entière, et est profondément ancrée dans sa structure et sa culture. »
Et les responsables ont une réelle influence sur la manière dont leurs salariés gèrent leur temps. 85 % des personnes qui estiment gérer efficacement leur temps disent avoir reçu de l’aide en matière de planification et d’organisation, d’après McKinsey. En formant vos équipes aux stratégies de gestion du temps, en développant vos techniques de communication et en leur confiant des tâches qui font appel à leurs compétences, vous pouvez tirer pleinement parti du potentiel de vos collaborateurs.
Comment mettre en place des stratégies efficaces
La gestion du temps s’appuie sur un ensemble de stratégies et de techniques visant à définir des priorités, à limiter les distractions et à se focaliser sur les résultats. Chacun de ces points présente des avantages, et en les combinant vous aidez votre équipe à maximiser son efficacité.
Établissez un programme et présentez-le à vos équipes
Daniel Dowling, coach en développement personnel, explique que le fait de consacrer 10 à 30 minutes à planifier les tâches quotidiennes ou hebdomadaires permet de gagner en productivité, car cela nous donne une idée précise des choses à accomplir sur la période concernée. Ce même principe peut être appliqué à une équipe entière. Le rôle du responsable est de s’assurer que tous les membres sont sur la même longueur d’onde et ont tous accès à un programme qui établit les priorités. Ainsi, chaque membre individuel pourra avancer dans son travail.
Un responsable doit également mettre en place des canaux de communication pour partager l’avancement des projets à court ou long terme. Maura Thomas, experte en productivité, recommande également de définir clairement les instructions et les attentes concernant la manière dont les équipes en font usage.
Le fait de garantir que les équipes sont sur la même longueur d’onde et partagent les mêmes informations ne permet pas uniquement d’améliorer la gestion du temps. D’après une étude de Mitel, spécialiste des télécommunications, les salariés passent plus des deux tiers de leur temps à échanger, collaborer et communiquer entre eux, mais perdent près de 15 % de leur temps en communications inefficaces.
Une approche structurée mais flexible
En tenant compte des résultats que votre équipe vise, développez des stratégies permettant aux salariés de les atteindre, de manière structurée et flexible à la fois. Une étude montre que la productivité a augmenté de 5 % et les ventes de 7 % pour les salariés de Gap ayant reçu un programme concret à l’avance, ce qui montre un lien entre stabilité et résultat. Et en même temps, de nombreux collaborateurs recherchent la flexibilité. Parmi ceux interrogés par Slack, 52 % révèlent qu’ils souhaitent travailler au sein d’une structure qui améliore constamment ses processus.
De toute évidence, les besoins varient d’une entreprise à l’autre. Néanmoins, les responsables doivent collaborer avec leurs salariés afin de mettre en place un processus qui convient à tous :
- Laissez vos salariés s’exprimer sur la manière dont ils souhaitent effectuer leurs tâches en priorisant les résultats. Ils pourront se créer leur propre processus, du moment qu’ils savent ce qu’ils ont à faire.
- Lorsque vous le pouvez, définissez des attentes, au lieu de définir des échéances. Votre équipe est capable de faire du bon travail sans que vous la pressiez.
- Présentez clairement les objectifs globaux de l’entreprise, et faites le lien avec les tâches individuelles concrètes. Chaque salarié pourra ainsi identifier le rôle qu’il a à jouer dans cette stratégie.
Facilitez le travail d’équipe et la collaboration
Mme Thomas explique qu’il existe d’autres obstacles à la productivité que des lacunes dans la gestion du temps. Bien souvent, il s’agit d’un problème à plus grande échelle, parfois amplifié par les dirigeants.
Elle pointe plusieurs manières dont les entreprises et leurs dirigeants peuvent créer un environnement peu productif par inadvertance, notamment en attendant de leurs collaborateurs qu’ils soient connectés et joignables à tout moment, ou qu’ils répondent immédiatement aux e-mails. Néanmoins, elle rappelle que si bon nombre de salariés peinent à gérer leur temps et leur concentration, les solutions mises en place ne seront efficaces que si les dirigeants traitent les problèmes culturels sous-jacents.
Au lieu d’attendre de vos salariés qu’ils surveillent leurs e-mails en permanence, assurez-vous qu’ils aient un collègue qui puisse prendre le relais en leur absence. Ainsi, ils pourront poser des congés en toute sérénité. Cela garantira leur productivité, réduira les risques de burnout et le stress, et vous permettra de mieux les fidéliser.
Les stratégies de gestion du temps font la différence
Vous souvenez-vous de l’ébauche de proposition que vous n’avez pas pu terminer car vous étiez sans cesse interrompu par des réunions ? Vous avez décidé de bloquer un créneau dans votre emploi du temps pour vous focaliser sur cette tâche, et personne ne vient vous déranger. Vos collègues savent parfaitement ce qu’ils ont à faire, et vous n’avez pas besoin de repasser sur leur travail. Et même si vous pouvez toujours recevoir une avalanche de messages sur votre smartphone, vous ne paniquez pas, car vous savez que vous avez également prévu un créneau pour les traiter.
En combinant intelligemment les stratégies de gestion du temps, vous abordez les échéances plus sereinement, vous réduisez le stress, et surtout, vous n’avez plus peur de prendre une vraie pause repas.
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