Mit diesen Zeitmanagement-Strategien arbeitest du smarter

Schließlich haben wir bei einem typischen Bürojob etwa acht Stunden Zeit, um alles zu erledigen, was auf unserer To-do-Liste steht. Zieht man jedoch die Zeit für Pausen, Meetings, Gespräche, Ablenkungen und den Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben ab, bleibt uns tatsächlich viel weniger Zeit.

Stell dir vor, du bist gerade dabei, einen Antrag auszuarbeiten, wirst aber in ein Meeting beordert, bevor du ihn fertigstellen kannst. Oder du verbringst unerwartet eine Stunde damit, die Arbeit eines Teammitglieds zu bearbeiten, oder du schaust auf dein Handy und siehst eine Flut von Nachrichten und Aufgaben. Plötzlich vergehen die Stunden wie im Flug, die Deadlines fühlen sich entmutigend an, und du bist hungrig, abgelenkt und müde.

Schauen wir uns also an, wie verschiedene Zeitmanagement-Strategien umgesetzt werden können und wie Führungskräfte die Zeitmanagement-Fähigkeiten und -Praktiken in ihren Unternehmen stärken können.

Warum sind Zeitmanagement-Strategien so wichtig?

Ein schlechtes Zeitmanagement erschwert nicht nur unsere Arbeit, sondern kann auch zu mehr Stress führen. Von 1.049 US-Amerikaner:innen, die von Gallup befragt wurden, haben 41 % das Gefühl, nicht genug Zeit zu haben, um das zu tun, was sie tun wollen, und ein ähnlich hoher Anteil fühlt sich deswegen unwohl.

Angesichts der begrenzten Zeit und der scheinbar unbegrenzten Menge an Arbeit sind Zeitmanagement-Strategien ein wichtiges Tool, um die Produktivität und Konzentration der Mitarbeitenden zu verbessern. Aber nicht nur Einzelpersonen können davon profitieren.

Das weltweit tätige Beratungsunternehmen McKinsey stellt fest, dass Unternehmen zunehmend eine Rolle dabei spielen, wie Mitarbeitende ihre Zeitmanagement-Fähigkeiten verbessern: „Zeitmanagement ist nicht nur eine Frage der persönlichen Produktivität, auf die Unternehmen keinen Einfluss haben, sondern wird zunehmend zu einem organisatorischen Problem, dessen Ursachen tief in den Unternehmensstrukturen und -kulturen verankert sind.“

Führungskräfte können tatsächlich Einfluss darauf nehmen, wie gut Mitarbeitende ihre Zeit managen – 85 % der Personen, die sich selbst als effektive Zeit-Manager:innen bezeichnen, geben laut McKinsey an, dass sie bei der Zeitplanung und -einteilung unterstützt werden. Wenn du dein Team in Zeitmanagement-Strategien schulst, Kommunikationstechniken entwickelst und deine Leute mit Aufgaben betraust, die ihren Stärken entsprechen, kann dein Unternehmen das Potenzial der Mitarbeitenden besser ausschöpfen.

Wie du effektive Zeitmanagement-Strategien einführst

Zeitmanagement besteht aus einer Kombination von Strategien und Techniken, die dir helfen, bewusst Prioritäten zu setzen, Ablenkungen zu begrenzen und sich auf Ergebnisse zu konzentrieren. Jede dieser Strategien hat ihre eigenen Vorteile und kann, wenn du sie kombinierst, deinem Team zu höchster Effizienz verhelfen.

Erstelle einen Plan und teile ihn den Teams mit

Daniel Dowling, Self-Improvement-Coach, sagt, dass eine 10- bis 30-minütige Planung täglicher oder wöchentlicher Aufgaben die Produktivität steigern kann, weil sie Menschen eine klare Vorstellung davon vermittelt, was sie innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erledigt haben sollten (und was noch zu tun ist). Dieses Prinzip lässt sich auch auf die Team-Ebene übertragen. Es liegt in der Verantwortung der Teamleitung, dafür zu sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und einen Prioritätenplan haben, auf den sie sich berufen können, damit die einzelnen Teammitglieder auf Kurs bleiben.

Außerdem sollten Führungskräfte Kommunikationskanäle einrichten, um den Fortschritt bei lang- oder kurzfristigen Projekten zu teilen. Die Produktivitätsexpertin Maura Thomas empfiehlt außerdem, klare Anweisungen und Erwartungen dafür zu formulieren, wie die Teams diese nutzen sollten.

Ein koordiniertes und informiertes Team verbessert nicht nur das Zeitmanagement. Laut einer Studie des Telekommunikationsunternehmens Mitel verbringen Mitarbeitende mehr als zwei Drittel ihrer Zeit mit der Vernetzung, Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander und verlieren fast 15 % ihrer Arbeitszeit durch ineffiziente Kommunikation.

Entwickle eine Struktur, aber lasse Flexibilität zu

Schaue dir die Ergebnisse an, die dein Team erreichen möchte, und fördere Zeitmanagement-Strategien, die den Mitarbeitenden helfen, diese Ziele zu erreichen, und zwar auf eine Weise, die sowohl Struktur als auch Flexibilität zulässt. Studien haben ergeben, dass die Produktivität von Mitarbeitenden des Einzelhandelsunternehmens Gap, die im Voraus einen konkreten Zeitplan erhielten, um 5 % und der Umsatz um 7 % gestiegen sind, was auf einen Zusammenhang zwischen Stabilität und Leistung hinweist. Gleichzeitig sehnen sich jedoch viele Mitarbeitende nach Flexibilität: Von den von Slack befragten Mitarbeitenden geben 52 % an, dass sie dort arbeiten möchten, wo sich Prozesse ständig verbessern.

Natürlich variieren die Bedürfnisse je nach Unternehmen. Aber Führungskräfte sollten mit ihren Mitarbeitenden zusammenarbeiten, um einen Prozess zu finden, der für alle funktioniert:

• Lass deine Mitarbeitenden mitbestimmen, wie sie ihre Aufgaben erledigen, indem sie die Ergebnisse priorisieren. Wenn sie wissen, was zu tun ist, können sie ihren eigenen Prozess entwickeln.
• Setze deinem Team, wenn möglich, keine Fristen, sondern Erwartungen. Gute Arbeit kann auch ohne Zeitdruck geleistet werden.
• Kläre die übergeordneten Ziele des Unternehmens und verknüpfe diese mit den unmittelbaren Aufgaben der einzelnen Mitarbeitenden. So können alle erkennen, wie sie sich in den größeren Plan einfügen.

Kultiviere Teamarbeit und Support

Thomas sagt, dass ein Mangel an Zeitmanagement-Fähigkeiten nicht das Einzige ist, was die Mitarbeitenden daran hindert, maximale Leistung zu erbringen. Vielmehr handelt es sich um ein umfassenderes kulturelles Problem, das manchmal durch die Führungsebene noch verstärkt wird.

Sie nennt mehrere Möglichkeiten, wie Unternehmen und Führungskräfte unbeabsichtigt ein unproduktives Umfeld schaffen, indem sie etwa von ihren Teammitgliedern erwarten, dass sie rund um die Uhr online sind und sofort auf E-Mails antworten. Noch wichtiger: „Viele Mitarbeitende haben zwar Probleme mit dem Zeit- und Aufmerksamkeits-Management, aber die Lösungen werden nicht greifen, wenn die Führungskräfte nicht die zugrunde liegenden kulturellen Probleme angehen.“

Anstatt zu erwarten, dass deine Mitarbeitenden rund um die Uhr ihre E-Mails checken, solltest du sicherstellen, dass alle ein zuverlässiges Teammitglied haben, das während ihrer Abwesenheit einspringen kann. Auf diese Weise können die Mitarbeitenden, wenn sie frei haben, auch ganz abwesend sein. Eine verlässliche Vertretung ist nicht nur gut für die Produktivität, sondern beugt auch Burnout und Stress vor, was wiederum eine kostspielige Fluktuation verhindern kann.

Zeitmanagement-Strategien können wirklich etwas bewirken

Erinnerst du dich noch an den Antrag, den du nicht fertigstellen konntest, weil du ständig von Meetings unterbrochen wurdest? Jetzt hast du in deinem Kalender Zeit für konzentriertes Arbeiten eingeplant, sodass niemand mehr „an deine Tür klopft“. Deine Teammitglieder sind sich über ihre Ziele im Klaren, sodass du nicht mehr in letzter Minute zum Gegenlesen gezwungen wirst. Und auch wenn dein Handy mit einer Flut von Nachrichten überschwemmt wird, gerätst du nicht in Panik, sondern erinnerst dich daran, dass du dir Zeit für die Bearbeitung dieser Nachrichten geblockt hast.

Mit der richtigen Kombination von Zeitmanagement-Strategien wirken Deadlines nicht mehr so entmutigend. Du fühlst dich stattdessen weniger gestresst und kannst dir eine richtige, wohlverdiente Mittagspause gönnen.