Surcharge informationnelle : comment gérer le flot d’informations ?

Aujourd’hui, les actifs sont confrontés à une surcharge d’informations. À quel point ? La professeur de la Columbia Business School Sheena Iyengar, experte comportementale, estime que le salarié moyen doit traiter, consciemment ou inconsciemment, l’équivalent de 174 journaux d’actualité au quotidien.

« Si l’on réfléchit au monde d’aujourd’hui, nous sommes face à plus de possibilités et d’informations que jamais », déclare Sheena Iyengar. C’est particulièrement vrai au travail, où le flot de demandes quotidiennes arrive à déconcentrer même les salariés les plus attentifs.

« Cette surcharge d’informations et de possibilités a un coût : les salariés sont distraits, font plus d’erreurs à cause du multitâche et sont moins innovants quand il s’agit de résoudre les problèmes », dit-elle. En conséquence, les salariés accomplissent moins de choses et les priorités stratégiques sont reléguées au second plan, au profit de tâches subalternes qui nécessitent de l’attention.

 

Comment gérer efficacement les demandes qui sollicitent votre attention et votre temps ? S’inspirant de son célèbre TED talk sur le choix, Sheena Iyengar présente cinq stratégies pour faire face au flot d’informations sur le lieu de travail.

1. Choisir avec soin

Selon Sheena Iyengar, les salariés qui gèrent bien leur temps se posent régulièrement la question suivante : « Est-ce que cette tâche mérite que j’y consacre du temps ou dois-je la déléguer ? »

Avec beaucoup d’e-mails à traiter, de réunions auxquelles assister, de projets à mener et de tâches à accomplir, les salariés doivent apprendre à préserver leur temps et leur concentration. S’ils ne sont pas sélectifs en amont, ils seront moins susceptibles de déterminer où leur concentration doit être placée. « Au lieu de s’occuper de leurs priorités, ils finissent par se noyer dans un verre d’eau. Ils réagissent à ce qui vient à eux dans l’instant, au jour le jour », explique Sheena Iyengar.

Lorsque vous êtes sélectif, vous pouvez vous débarrasser de ce qui est moins important et déléguer ou externaliser les tâches qui ne correspondent pas à vos compétences et à vos intérêts. En enlevant ces tâches de votre agenda, vous pouvez consacrer plus de temps et de matière grise à des activités qui apportent une valeur ajoutée.

2. Identifier trois à cinq priorités

 Selon Sheena Iyengar, le cerveau humain peut se souvenir d’environ sept choses à la fois, à plus ou moins long terme. Si vous devez constamment consulter votre liste de tâches, c’est un problème. Elle recommande de réduire vos priorités aux trois ou cinq choses les plus importantes pour vous, car même sept choses peuvent être difficiles à retenir.

Une fois que vous avez dressé votre liste, elle vous recommande d’aller plus loin et de vous concentrer sur ce que vous devez faire pour accomplir chaque tâche. Pour éviter la surcharge d’informations, elle suggère de vous poser trois questions :

• Quel est le problème que j’essaie de résoudre ?
• Comment décomposer ce problème ?
• Quelles sont les informations dont j’ai besoin pour trouver la meilleure solution ?

En précisant ce que vous recherchez et pourquoi, vous pouvez aborder l’information de manière proactive, plutôt que de réagir à tous les documents disponibles.

3. Évaluer l’importance

 Toutes les tâches et décisions ne sont pas égales. Par exemple, décider de ce que l’on va manger au petit-déjeuner demande moins de temps et de recherche que décider d’accepter ou non une nouvelle offre d’emploi.

Évaluer le niveau d’importance d’une décision à prendre ou d’un choix à faire peut vous aider à déterminer combien de temps y consacrer. Parfois, vous devrez « choisir le meilleur et rien d’autre », indique Sheena Iyengar, tandis que parfois, l’idéal est de « s’arrêter là, parce que c’est suffisant pour prendre sa décision ».

En identifiant les options qui valent la peine de s’y pencher et d’y consacrer du temps et celles qui n’en valent pas la peine, vous vous libérez pour prendre des décisions efficaces et utiles.

4. Fixer un délai pour la collecte d’informations

 S’ils ne se fixent pas de limite de temps, les salariés risquent d’être engloutis dans le flot d’informations et d’options. Comme le note la spécialiste, disposer d’un flot d’informations peut séduire et créer une dépendance.

Pour éviter la perte de temps, Sheena Iyengar recommande de définir une limite de temps à la collecte d’informations. « L’époque où l’on se disait Laissez-moi faire des recherches et voir où cela me mène est révolue, dit-elle, car deux heures vont passer et vous vous rendrez compte que vous n’avez rien fait. »

La façon dont vous utilisez le temps qui vous est imparti peut varier, mais l’essentiel est d’être stratégique. « Pour certains d’entre nous, il est plus important de consacrer une ou deux heures à explorer un grand nombre de thèmes différents, afin d’enrichir sa base de connaissances de manière créative », explique-t-elle. « Pour d’autres, c’est l’occasion de concentrer ses recherches sur un thème précis pendant le temps imparti. »

5. Programmer ensemble des tâches connexes

Une fois que vous avez identifié vos principales priorités et les informations dont vous avez besoin, explique Sheena Iyengar, la clé pour améliorer la productivité est de travailler sur des tâches liées à intervalles réguliers. En planifiant des tâches similaires les unes après les autres par tranches de 30 minutes, vous risquez moins de vous enfermer ou d’être submergé par une surcharge d’informations, indique-t-elle.

En revanche, passer d’une tâche à l’autre sans lien entre elles crée une surcharge cognitive qui peut inhiber la productivité. Sheena Iyengar admet qu’il est parfois inévitable de passer d’une tâche à l’autre, mais il peut être utile de reconnaître la charge mentale de ces transitions répétées. « Lorsque vous commencez une nouvelle tâche, par exemple apprendre à utiliser une nouvelle application ou télécharger un nouveau fichier d’une nouvelle manière, intégrez le fait qu’il y aura un effort au démarrage pour éviter la frustration », déclare-t-elle. « La frustration engendre une perte d’énergie. »

Le pouvoir du choix

Alors que la surcharge d’informations peut rendre les décisions quotidiennes difficiles, Sheena Iyengar considère notre capacité à choisir comme un outil puissant. En nous aidant à déterminer ce qui est utile et pertinent, faire un choix nous donne la liberté de créer. « À partir des décisions que nous prenons, nous pouvons orienter les aspects les plus importants de notre vie », dit-elle. « Je pense que c’est à ce moment-là que l’on optimise réellement nos choix. »

Le pouvoir d’une décision ne consiste pas à choisir devant un distributeur automatique, dit-elle. Il s’agit plutôt de dire : « Regardez, j’ai ce problème. Comment puis-je imaginer une solution et la mettre en œuvre de manière à ce qu’elle fasse réellement la différence ? »