Vous avez sans doute, au moins une fois dans votre vie, oublié quelque chose d’important. Il s’agissait peut-être de l’adresse du siège social de votre entreprise ou du mode de fonctionnement de l’imprimante du bureau. Ce sont des situations courantes. En revanche, nous n’avons pas toujours un collègue à proximité pour nous aider rapidement. C’est là qu’intervient Slackbot, notre bot de discussion qui vous accueille dans Slack, vous envoie des rappels et tente de répondre à toutes les questions concernant un produit.
Ces fonctionnalités sont certes très utiles, mais il y a plus : les réponses personnalisées, qui vous permettent d’adapter Slackbot à votre environnement professionnel. Avec elles, vous pouvez programmer Slackbot pour qu’il réponde spécifiquement à des phrases ou à des mots publiés dans Slack.
Il existe plusieurs façons astucieuses d’utiliser les réponses personnalisées de Slackbot pour faciliter le travail, tout en amenant de la gaieté dans le quotidien des utilisateurs.
Mais pour commencer, comment ça marche ?
Accédez à l’option Personnaliser Slackbot dans le menu de votre espace de travail. Cliquez sur l’onglet Slackbot, où vous aurez la possibilité d’ajouter de nouvelles réponses (si votre administrateur Slack a autorisé tous les membres à en ajouter). Vous pouvez ajouter du texte dans la partie entrée (ce que vous saisissez dans un message) et dans la partie sortie (comment Slackbot réagira à ce texte).
Attention cependant, Slackbot peut devenir agaçant si vous mettez en place une réponse à des phrases ou des mots fréquemment utilisés. Ces réponses seront activées dans tous les canaux, nous vous conseillons donc de les tester dans un message direct envoyé à vous-même.
Comment tirer le meilleur parti de Slackbot au travail
Les réponses Slackbot les plus utiles sont celles qui se déclenchent rarement, mais qui vous donnent une information cruciale à un moment clé. Le cas idéal : vous ne savez pas que vous avez besoin d’aide, mais Slackbot intervient pour vous guider. Consultons quelques exemples.
La connexion au Wi-Fi du bureau
Le mot de passe du Wi-Fi du bureau fait partie de ces choses que l’on récupère une fois et que l’on oublie, puisqu’il est enregistré sur nos appareils. Mais lorsqu’une personne le demande ou pose la question sur Slack, son message contiendra sûrement les termes « mot de passe Wi-Fi » ou « Wi-Fi invité ». Si vous avez paramétré Slackbot pour qu’il réagisse à ces groupes de mots, vous allez pouvoir gagner du temps.
Quel est le mot de passe Wi-Fi ?
Des informations de référence, rarement utilisées mais précieuses
Certaines équipes ajoutent des symboles très peu utilisés pour servir de déclencheur dans Slackbot, afin que le bot partage des informations de référence. Par exemple, une équipe peut choisir !test pour afficher l’URL compliquée de son serveur de simulation de site Web. !cartebureau peut afficher un plan régulièrement mis à jour de l’emplacement du bureau attribué à chacun, et !couleurs peut lister toutes les couleurs approuvées par votre entreprise pour les logos et les documents.
Autre exemple, de nombreux bureaux utilisent encore des systèmes téléphoniques qui nécessitent des codes spéciaux pour composer un numéro ou écouter vos messages. Si vous devez passer un appel classique, Slackbot peut réagir aux mots « longue distance », « code téléphonique » ou encore « messages téléphoniques » et publier les instructions pour aider les utilisateurs.
Rappels concernant le langage utilisé sur le lieu de travail
Il s’agit d’avertir gentiment les personnes lorsque certains mots ou phrases sont publiés : c’est l’une des utilisations les plus fréquentes de Slackbot. Au sein de l’agence de services numériques 18F, les personnes cherchent à utiliser un langage plus inclusif dans leur environnement professionnel, y compris sur Slack. Lorsque quelqu’un publie une phrase comme « Bonjour à tous », un rappel automatique apparaît pour lui proposer d’autres mots usuels qui ont le même sens, tout en étant inclusifs.
Cette fonctionnalité peut également guider les collaborateurs de l’entreprise qui renomment des projets ou des produits. Incitez chacun à utiliser le nouveau lexique en concordance avec l’expérience client. Par exemple, si le Projet Alpha s’appelle désormais Projet longueur d’avance, Slackbot peut envoyer un rappel lorsque les utilisateurs emploient son ancien nom.
Des réponses amusantes et agréables
Il existe également de nombreuses réponses personnalisées drôles et astucieuses : en voici quelques-unes.
Slackbot peut fournir plusieurs réponses différentes à un même déclencheur. Cela signifie qu’il peut répondre pile ou face à la phrase pile ou face, par exemple..
Certaines équipes ont même défini le « mot secret du jour », qui envoie une réponse personnalisée à un mot rarement utilisé (comme insidieux, pléthore ou encore gargantuesque). Slackbot déclenche des félicitations lorsque quelqu’un utilise le mot du jour, et certaines équipes offrent au gagnant un avoir dans un café proche en guise de récompense.
Les réponses personnalisées de Slackbot sont une fonctionnalité de Slack parfois ignorée, mais elles peuvent être utiles pour répondre à des questions ou pour envoyer un petit rappel au bon moment.
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