Creare un nuovo workflow in Slack

Chi può utilizzare questa funzione?

Usa Workflow Builder per automatizzare le attività che esegui ogni giorno e lavora in modo più efficiente in Slack. Per impostazione predefinita, tutti coloro che hanno un piano a pagamento possono creare i workflow. I proprietari e gli amministratori possono scegliere di limitare l’accesso a Workflow Builder. Se non vedi questa opzione, contatta un proprietario o un amministratore per richiedere assistenza.

È la prima volta che utilizzi i workflow? Consulta i nostri tutorial Cos’è un workflow di Slack? e Creare un workflow per apprendere le informazioni di base.


aprire Workflow Builder

  1. Dal desktop, clicca sul nome della tua area di lavoro in alto a sinistra.
  2. Seleziona Strumenti dal menu e poi clicca su Workflow Builder
  3. Clicca su Crea workflow in alto a destra.


Passaggio 1: scegliere in che modo avviare il workflow
 

  1. Seleziona un’opzione dall’elenco:

       Da un link in Slack
        In base a una pianificazione
        Quando viene usata una reazione con emoji
        Quando una persona entra in un canale
        Da un webhook
  2. Segui le istruzioni, quindi clicca su Continua

 

Passaggio 2: aggiungere passaggi al workflow

Una volta deciso come avviare il workflow, aggiungerai i passaggi per eseguire l’attività o il processo. I passaggi sono la base di qualsiasi workflow. Possono eseguire una serie di azioni all’interno e all’esterno di Slack e saranno completati nell’ordine specificato. 

Tipi di passaggi

Tipo di passaggio Descrizione Chi può aggiungere
Slack Esegue un’azione Slack, come inviare un messaggio o aggiungere qualcuno a un canale. Tutti (per impostazione predefinita)
Connettore Esegue un’azione in un servizio di terze parti, come aggiungere una riga in un foglio di lavoro Google o creare una nuova riunione in Zoom Tutti (se approvato)*
Personalizzati Creato specificatamente per la tua organizzazione per eseguire qualsiasi azione specificata dallo sviluppatore Collaboratori (una volta approvata l’app)**

*Disponibile per impostazione predefinita se l’approvazione dell’app non è richiesta per l’area di lavoro o l’organizzazione Enterprise Grid
**A meno che lo sviluppatore abbia impostato altre autorizzazioni


Altre informazioni sui passaggi dei connettori

I connettori includono dei passaggi di workflow che puoi usare per eseguire azioni in altri servizi, come aggiungere una riga in un foglio Google o avviare una riunione in Zoom Se è richiesta l’approvazione dell’app per l’area di lavoro o l’organizzazione Enterprise Grid, può essere necessario richiedere l’accesso ai passaggi del connettore prima di poterli aggiungere a un workflow.

Quando aggiungi un passaggio di connettore al workflow, è richiesta l’autenticazione per quel servizio. I creatori di workflow possono scegliere se richiedere alle singole persone che usano i workflow di eseguire l’autenticazione con il loro account o usare le proprie credenziali.

In alcuni casi, ha più senso chiedere alle persone di usare il loro account, ad esempio quando un passaggio del workflow deve essere associato alla persona che lo usa. In altri, l’utilizzo del proprio account garantisce maggiore flessibilità. Ad esempio, se il workflow raccoglie e invia le risposte di un modulo a un foglio di lavoro Google, potrebbe non essere consigliato dare l’accesso a tutti.

Nota: Per impostazione predefinita, i creatori di workflow possono scegliere la modalità di autenticazione delle persone, ma i proprietari e gli amministratori possono limitare tale autorizzazione. Se non vedi questa opzione, contatta un proprietario o un amministratore per richiedere assistenza. 


aggiungere i passaggi

Per aggiungere passaggi al workflow, trovali e selezionali dalla libreria di passaggi.

  1. Cerca un passaggio o scegline uno dall’elenco.
  2. Segui le istruzioni per configurare il passaggio, quindi clicca su Salva.

Nota: Per configurare un passaggio per inviare messaggi a un canale, è necessario disporre delle autorizzazioni per postare in quel canale. Se non disponi di tali autorizzazioni, chiedi a un proprietario o amministratore di concedertele.


Personalizzare i passaggi

Alcuni passaggi possono essere personalizzati per includere informazioni che sono state inviate al workflow (come la risposta a una delle domande di un modulo oppure il nome della persona che ha avviato il workflow). Se vuoi, puoi utilizzare le variabili e i pulsanti per personalizzare i passaggi.

Variabili

Pulsanti

Le variabili ti consentono di inserire le informazioni dei passaggi precedenti nel workflow nei passaggi successivi. Le variabili disponibili dipenderanno dalla modalità di avvio del workflow, dalle persone che interagiscono con i passaggi nelle varie fasi e dalle informazioni che vengono trasferite nel workflow (ad esempio le risposte a un modulo). Se aggiungi passaggi di connettori, potresti anche utilizzare le variabili specifiche per questi passaggi.
Quando aggiungi un pulsante a un passaggio nel workflow, questo non andrà avanti a meno che un utente non prema il pulsante. I pulsanti possono essere selezionati una volta ogni volta che il workflow si avvia.


Modificare e riordinare i passaggi

Puoi modificare e riordinare i passaggi in qualsiasi momento. Ecco come fare:

  • Per modificare un passaggio, apri un workflow e clicca sull’icona matita  
  • Per riordinare un passaggio, clicca su freccia su  freccia giù   o trascinalo nella nuova posizione.


Passaggio 3: pubblicare il workflow

La pubblicazione del workflow consente ad altre persone di utilizzarlo. Per pubblicare il workflow, dovrai aggiungere qualche tocco finale.

Aggiungere un titolo, una descrizione e un’icona

  1. Scegli un nome per il workflow. Questo verrà visualizzato quando viene condiviso il link al workflow, il workflow posta un messaggio in un canale, ecc.
  2. Se vuoi, aggiungi una descrizione. Per aggiungere un’icona, clicca su Scegli file per caricare un’immagine.


aggiungere i collaboratori

Qualsiasi collaboratore che aggiungi avrà le stesse autorizzazioni che hai tu in qualità di creatore del workflow.

  1. Sotto Collaboratori, digita il nome della persona da aggiungere.
  2. Selezionane il nome.


Impostare le autorizzazioni di accesso

Per impostazione predefinita, chiunque faccia parte della tua area di lavoro può trovare e usare il workflow e solo i collaboratori possono fare una copia. Ecco come modificare le autorizzazioni predefinite:

  1. Apri il menu a discesa sotto Chi può trovare questo workflow? o Chi può copiare questo workflow?
  2. Seleziona un’opzione. Per assicurarti che le persone esterne con cui lavori su Slack Connect dispongano delle autorizzazioni per usare il tuo workflow, seleziona uno dei canali a cui partecipano già.
  3. Clicca su Pubblica.

Suggerimento: man mano che le persone iniziano a utilizzare il tuo workflow, potrai vedere come interagiscono e visualizzare eventuali errori dal registro attività del workflow.

Chi può utilizzare questa funzione?

Usa Workflow Builder per automatizzare le attività che esegui ogni giorno e lavora in modo più efficiente in Slack. Per impostazione predefinita, tutti coloro che hanno un piano a pagamento possono creare i workflow. I proprietari e gli amministratori possono scegliere di limitare l’accesso a Workflow Builder. Se non vedi questa opzione, contatta un proprietario o un amministratore per richiedere assistenza.

È la prima volta che utilizzi i workflow? Consulta i nostri tutorial Cos’è un workflow di Slack? e Creare un workflow per apprendere le informazioni di base.


aprire Workflow Builder

  1. Dal desktop, clicca sul nome della tua area di lavoro nella barra laterale.
  2. Dal menu, seleziona Strumenti e impostazioni e clicca su Workflow Builder
  3. Clicca su Crea workflow in alto a destra.


Passaggio 1: scegliere in che modo avviare il workflow
 

  1. Seleziona un’opzione dall’elenco:

       Da un link in Slack
        In base a una pianificazione
        Quando viene usata una reazione con emoji
        Quando una persona entra in un canale
        Da un webhook
  2. Segui le istruzioni, quindi clicca su Continua

 

Passaggio 2: aggiungere passaggi al workflow

Una volta deciso come avviare il workflow, aggiungerai i passaggi per eseguire l’attività o il processo. I passaggi sono la base di qualsiasi workflow. Possono eseguire una serie di azioni all’interno e all’esterno di Slack e saranno completati nell’ordine specificato. 

Tipi di passaggi

Tipo di passaggio Descrizione Chi può aggiungere
Slack Esegue un’azione Slack, come inviare un messaggio o aggiungere qualcuno a un canale. Tutti (per impostazione predefinita)
Connettore Esegue un’azione in un servizio di terze parti, come aggiungere una riga in un foglio di lavoro Google o creare una nuova riunione in Zoom Tutti (se approvato)*
Personalizzati Creato specificatamente per la tua organizzazione per eseguire qualsiasi azione specificata dallo sviluppatore Collaboratori (una volta approvata l’app)**

*Disponibile per impostazione predefinita se l’approvazione dell’app non è richiesta per l’area di lavoro o l’organizzazione Enterprise Grid
**A meno che lo sviluppatore abbia impostato altre autorizzazioni


Altre informazioni sui passaggi dei connettori

I connettori includono dei passaggi di workflow che puoi usare per eseguire azioni in altri servizi, come aggiungere una riga in un foglio Google o avviare una riunione in Zoom Se è richiesta l’approvazione dell’app per l’area di lavoro o l’organizzazione Enterprise Grid, può essere necessario richiedere l’accesso ai passaggi del connettore prima di poterli aggiungere a un workflow.

Quando aggiungi un passaggio di connettore al workflow, è richiesta l’autenticazione per quel servizio. I creatori di workflow possono scegliere se richiedere alle singole persone che usano i workflow di eseguire l’autenticazione con il loro account o usare le proprie credenziali.

In alcuni casi, ha più senso chiedere alle persone di usare il loro account, ad esempio quando un passaggio del workflow deve essere associato alla persona che lo usa. In altri, l’utilizzo del proprio account garantisce maggiore flessibilità. Ad esempio, se il workflow raccoglie e invia le risposte di un modulo a un foglio di lavoro Google, potrebbe non essere consigliato dare l’accesso a tutti.

Nota: Per impostazione predefinita, i creatori di workflow possono scegliere la modalità di autenticazione delle persone, ma i proprietari e gli amministratori possono limitare tale autorizzazione. Se non vedi questa opzione, contatta un proprietario o un amministratore per richiedere assistenza.


aggiungere i passaggi

Per aggiungere passaggi al workflow, trovali e selezionali dalla libreria di passaggi.

  1. Cerca un passaggio o scegline uno dall’elenco.
  2. Segui le istruzioni per configurare il passaggio, quindi clicca su Salva.

Nota: Per configurare un passaggio per inviare messaggi a un canale, è necessario disporre delle autorizzazioni per postare in quel canale. Se non disponi di tali autorizzazioni, chiedi a un proprietario o amministratore di concedertele.


Personalizzare i passaggi

Alcuni passaggi possono essere personalizzati per includere informazioni che sono state inviate al workflow (come la risposta a una delle domande di un modulo oppure il nome della persona che ha avviato il workflow). Se vuoi, puoi utilizzare le variabili e i pulsanti per personalizzare i passaggi.

Variabili

Pulsanti

Le variabili ti consentono di inserire le informazioni dei passaggi precedenti nel workflow nei passaggi successivi. Le variabili disponibili dipenderanno dalla modalità di avvio del workflow, dalle persone che interagiscono con i passaggi nelle varie fasi e dalle informazioni che vengono trasferite nel workflow (ad esempio le risposte a un modulo). Se aggiungi passaggi di connettori, potresti anche utilizzare le variabili specifiche per questi passaggi.
Quando aggiungi un pulsante a un passaggio nel workflow, questo non andrà avanti a meno che un utente non prema il pulsante. I pulsanti possono essere selezionati una volta ogni volta che il workflow si avvia.


Modificare e riordinare i passaggi

Puoi modificare e riordinare i passaggi in qualsiasi momento. Ecco come fare:

  • Per modificare un passaggio, apri un workflow e clicca sull’icona matita  
  • Per riordinare un passaggio, clicca su freccia su  freccia giù   o trascinalo nella nuova posizione.


Passaggio 3: pubblicare il workflow

La pubblicazione del workflow consente ad altre persone di utilizzarlo. Per pubblicare il workflow, dovrai aggiungere qualche tocco finale.

Aggiungere un titolo, una descrizione e un’icona

  1. Scegli un nome per il workflow. Questo verrà visualizzato quando viene condiviso il link al workflow, il workflow posta un messaggio in un canale, ecc.
  2. Se vuoi, aggiungi una descrizione. Per aggiungere un’icona, clicca su Scegli file per caricare un’immagine.


aggiungere i collaboratori

Qualsiasi collaboratore che aggiungi avrà le stesse autorizzazioni che hai tu in qualità di creatore del workflow.

  1. Sotto Collaboratori, digita il nome della persona da aggiungere.
  2. Selezionane il nome.


Impostare le autorizzazioni di accesso

Per impostazione predefinita, chiunque faccia parte della tua area di lavoro può trovare e usare il workflow e solo i collaboratori possono fare una copia. Ecco come modificare le autorizzazioni predefinite:

  1. Apri il menu a discesa sotto Chi può trovare questo workflow? o Chi può copiare questo workflow?
  2. Seleziona un’opzione. Per assicurarti che le persone esterne con cui lavori su Slack Connect dispongano delle autorizzazioni per usare il tuo workflow, seleziona uno dei canali a cui partecipano già.
  3. Clicca su Pubblica.

Suggerimento: man mano che le persone iniziano a utilizzare il tuo workflow, potrai vedere come interagiscono e visualizzare eventuali errori dal registro attività del workflow.